Niin koitti kesäkuu ja alkoi myös erään informaatiotutkimuksen opiskelijan kesän pituinen työharjoittelujakso tunnetun organisaation kirjaamossa/arkistossa. Jo aiempien tutustumiskäyntien perusteella työharjoittelun aloittaminen vaikutti varsin mielenkiintoiselta haasteelta, ja asianomaisen organisaation työyhteisö erittäinkin innokkaalta ottamaan alan harjoittelijan kesän ajaksi riveihinsä. Nimenomaan harjoittelijan näkökulmasta tällaisen positiivisen vastaanoton merkitystä ei kannata mielestäni turhaan vähätellä, sillä on toki päivänselvää, että juuri tämän työyhteisön kautta välittyy alan työtehtävissä vielä varsin kokemattomalle harjoittelijalle se perustavanlaatuisin ensivaikutelma koko alasta. Parhaimmillaan kyseinen työyhteisö voi joko kannustaa tuoretta harjoittelijaa eteenpäin valitsemallaan polulla – tai vaihtoehtoisesti karkottaa hänet alalta lopullisesti. Luonnollisesti työyhteisön ohella ovat myös itse työtehtävät vähintään yhtä ratkaisevassa asemassa, mistä syystä harjoittelijalle annettavien työtehtävien sisältöönkin olisi harjoittelupaikan syytä kiinnittää tosissaan huomiota. Pelkkään kahvin keittoon ei toivon mukaan enää nykyään harjoittelijoita usuteta missään – saati ainakaan yliopistotason harjoittelupaikoissa.
Kahden työpäivän perusteella olen itse onnekseni tainnut osua mielekkään organisaation palvelukseen: työyhteisössä tuntuu huumori kukkivan, ja sen verran sopivassa määrin, että työtehtäviin osataan silti paneutua riittävän asiallisella ja asiantuntevalla otteella. Mikä tärkeintä, työyhteisön jäsenet tuntuvat todella arvostavan omaa työtään ja omaavan siten riittävästi itsekunnioitusta omaa työpanostaan kohtaan – työtehtävien merkityksen vähättelyyn en usko siis tässä organisaatiossa törmääväni (kuin korkeintaan kahvihuonekeskustelujen humoristisissa heitoissa). (Aiemmissa työpaikoissani olen kohdannut erilaisiakin asenteita.)
Oman oppimiseni ja työkokemukseni kannalta olen tähän mennessä ollut varsin tyytyväinen harjoittelijalle annetujen työtehtävien ja vastuuttamisen suhteen: jo kahden päivän aikana olen saanut tutustua niin arkiston kuin kirjaamonkin työhön (sekä kädestä pitäen että itsenäisesti), ja saman linjan toivon jatkuvan vastaisuudessakin. Alaan liittyvien käytännön työtehtävien parissa konkretisoituvat aivan erityisellä tavalla juuri ne käytännön työhön liittyvät ongelmat ja haasteet, jotka oppikirjoista luettuna voivat helposti kuulostaa mitättömiltä detaljeilta tai helposti ratkaistavissa olevilta kysymyksiltä. Oman työn kautta harjaantuu myös niin asiakirjahallintoon ja arkistonhoitoon liittyvät rutiinit kuin ongelmaratkaisu- ja päättelytaidotkin, joita ei riittävällä tavalla voida mielestäni omaksua teoreettisen opetuksen kautta.
Eräällä tämän kevään informaatiotutkimuksen kurssillamme problematisoitiin organisaatiomuutosten vaikutusta asiakirjahallinnon käytännön työhön varsin teoreettisesta näkökulmasta. Omassa harjoittelupaikassani ollaankin alkavana syksynä siirtymässä hiljattaisen organisaatiomuutoksen myötä uuteen toimintatapaan, jolla on vaikutusta esimerkiksi organisaation arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS). Muutosten myötä muun muassa erilaiset osastot ja yksiköt ovat sulauttaneet toimintojaan yhteen, jolloin toimijat ovat nimellisesti muuttaneet muotoaan sekä tehtäväkokonaisuuksiensa koostumusta, kuitenkin siten, että vanhat tehtävät ovat edelleen olemassa – niitä vain hoidetaan eri toimijoiden toimesta. AMS:n rukkaaminen nimeämällä yksiköitä uudelleen ja siirtelemällä muutamia toimintoja eri kategorioihin kuulostaisi teoreettiselta kannalta katsottuna suhteellisen yksinkertaiselta toimenpiteeltä (niinkuin aiemmilla luennoillamme pohdittiin). Kuitenkin työstettyämme esimieheni kanssa keskustelemalla tätä ajatusta, on käynyt nopeasti varsin selväksi, etteivät muutokset ole käytännössä läheskään yhtä suppeita pikku muokkauksia, vaan niiden vaikutukset organisaation asiakirjahallintaan ja arkistonhoitoon ovat varsin merkittäviä. Organisaation AMS:n rukkaamisella olisi välittömät vaikutukset niin arkistonmuodostukseen kuin kirjaamotyöhönkin (AMS yhteydessä organisaation asianhallintajärjestelmään, Twebiin): uuden AMS:n suora päivittäminen vanhan AMS:n tilalle olisi katastrofaalista arkistolle, joka koostuu nimenomaan kaikista näistä ”menneistä maailmoista” – toisaalta ”menneiden maailmojen” aktiivinen säilyttäminen jokapäiväisessä käytössä olevissa ohjausjärjestelmissä luo päivittäiseen asiakirjahallinnon työhön liikaa sekavuutta, hitautta ja toimimattomuutta. Kuinka yhdistää uusi ja vanha, kun AMS:n kategoriat ovat kankeita ja jo entuudestaan täysiä, kokonaan uuden rinnakkaisen AMS:n luominen kestäisi pahimmillaan vuosia ja käytännön työn kannalta toimivia ratkaisuja kaivattaisiin HETI eikä hetken päästä?
Käytännön työssä olen lisäksi päässyt kaivautumaan arkistojen ihmeelliseen maailmaan luetteloimalla, seulomalla ja kronologisesti järjestelemällä muutaman vuosikymmenen takaisia aineistoja, joita organisaatiomme arkistoon on toimitettu Hämeenlinnan maakunta-arkistosta. Aineistokokonaisuudet pitivät sisällään kansioittain johtajan päätöksiä, erilaisia pöytäkirjoja, postikirjoja, muutamia valokuvia ja lisäksi laatikollisen historiallista aineistoa (mm. lehtileikkeitä, lehtisiä, seminaariaineistoja, ohjelmalehtisiä, kuvia yms.) Muun muassa johtajan päätösten arkistointiin olen näiden kahden päivän kuluessa ehtinyt paneutua jo useampien tuntien ajan (aika tuntuu hupenevan käsittämätöntä vauhtia). Työn ohessa onkin syntynyt moninaisia ajatuksia paperiaineistojen arkistointiin, seulontaan ja järjestämiseen liittyen, mm.: ”Aiemmin ei paperiliittimiä ja niittejä tullut ajatelleeksi viheliäisinä kapistuksina!”, ”Mahdetaanko arkistojen ulkopuolella todella kiinnittää kovinkaan suurta huomiota säilytysaikojen merkitykseen – vai ovatko seulonnan kriteerit muuttuneet paljonkin kahden vuosikymmenen aikana?”, ”Onko ’Sticky-Notes’:eilla pysyvää säilytysarvoa, jos niiden sisältämä informaatio vaikuttaa kontekstin kannalta melko olennaiselta?”, ”Mitä on tapahtunut näille ’puuttuville päätöksille nro:t 52 ja 54′”?, ”Kuka on tämä ’Hanna’ tai ’Elisa’, jolla puuttuvat päätökset ovat – pitäisikö häntä alkaa metsästämään?”, ”Onko jossain muualla säilytyksessä lisää tällaisia päätöksiä (tai niiden kopioita)?” ja ”Olisipa käden ulottuvilla tiivistetty lista erilaisten asiakirjatyyppien säilytysajoista!” Erilaisia pohdintoja ja kysymyksiä pulpahtelee työn ohessa automaattisesti mieleen tasaisin väliajoin – kun taas teoreettisten tekstien äärellä omaa pohdintaa täytyy useimmiten aktiivisesti stimuloida.
Huomenna luvassa on kenties enemmän kirjaamon puolelle painottuvaa työntekoa – ja ilmeisesti vielä yksi monista kesän aikana eteen tulevista esittelytilaisuuksista, joissa käyminen kuuluu erityisesti esimieheni (lähes viikottaiseen) työnkuvaan: tällä kertaa luvassa sähköisen rekrytointijärjestelmän esittelytuokio.
Näiden kahden päivän perusteella uskoisin todella saavani kesän aikana varsin monipuolisen kuvan asiakirjahallinnosta ja arkistotyöstä, mikäli työtehtävät jatkuvat samoilla linjoilla. Tästä on ainakin erinomaisen hyvä jatkaa!
INFIMlotta 