Näkymättömät ja sekavat arkistot

Tulevan työharjoittelupaikkani tutustumispäivän jälkeen olen pohtinut arkistoja ja niiden käytettävyyttä entistä enemmän. Jo pelkän tutustumiskäynnin perusteella sain arkistoista varsin erilaisen kuvan kuin yliopiston teoreettisten luentojen kautta. Tämä oli toki odotettavissakin, minkä vuoksi odotin suurella uteliaisuudella ensimmäistä käyntiäni tulevan harjoittelupaikkani arkistossa. (Kuten olen jo aiemmin muistaakseni maininnutkin, kyseessä oli myös allekirjoittaneen ihka ensimmäinen tutustuminen arkistoihin – mikä tietysti alan opiskelijalta on varsin surkuhupaisaa.) Tutustumisen tuloksena itse arkistotila vaikutti odotettua pienemmältä – mutta sisältö sitäkin sekalaisemmalta. Mikäli kyseessä olisi ollut suurempi arkisto (esim. Hämeenlinnan maakunta-arkisto tms.), arkistoista olisi kenties välittynyt paljonkin hallitumpi ja ehjempi kokonaiskuva, mutta suhteellisen pienenä arkistona jokseenkin hallitsemattomien arkistokokonaisuuksien kirjo oli yllättävä. Vaikka harjoittelupaikkani on organisaationa suhteellisen suuri Suomen mittakaavassa, sen toimintaan liittyvät arkistot eivät selkeästikään ole toiminnan oleellisena painopisteenä (tästä kertoo myös organisaation asiakirjahallinnon työntekijöiden minimaalinen lukumäärä). Arkistoista saamani ensivaikutelma ei siis harjoittelupaikkani arkiston perusteella ole kovinkaan ruusuinen, mutta otan sen kuitenkin vastaan mielenkiintoisena haasteena: kaipaan työharjoittelultani nimenomaan haasteita, ja haluan ehdottomasti saada realistisen ja kaunistelemattoman kuvan siitä, mitä arkistot todellisuudessa ovat. Tämän uskon minulle varmasti selkiytyvän kesän harjoittelujakson aikana. Mikä mielenkiintoisinta – tässä nimenomaisessa arkistossa uskon voivani todella olla hyödyksi päästyäni ensin jyvälle siitä, kuinka syvissä vesissä siellä tällä hetkellä uiskennellaan.

Kuinka myrskyisiltä nämä vedet sitten näyttivät näin ensi kerta turvallisesti rannalta käsin tarkasteltuna?

Kyseisessä arkistossa oli mielestäni varsin siistiä, ja tyhjiä hyllyvälejä oli vielä suhteellisen runsaasti jäljellä, mikä heti kumosi stereotypisen käsitykseni täyteen ahdetuista ja sidoksistaan pullistelevista arkistoista. Tavaran paljous ei siis vielä tällä hetkellä näyttänyt vaivaavan kyseistä arkistoa (joskin mieleen heräsi oitis kysymys siitä, millainen tulevaisuus kyseistä arkistoa odottaa, sillä arkistotilan laajennusmahdollisuuksia ei pienehkön takahuoneen lisäksi näyttänyt juurikaan olevan tarjolla). Sisällöllisesti arkisto vaikutti sen sijaan hiukan sekalaisemmalta. Arkiston lattialla ja sivupöydillä lojui muutamia laatikoita ilmeisen lajittelematonta materiaalia, joka näytti odottavan läpikäyntiä ja hyllyihin järjestämistä. Näihin ongelmallisiin materiaaleihin kuului muun muassa kansioittain valokuvia, joiden metatiedot puuttuivat käytännöllisesti katsoen täysin (ts. kuka on tässä kuvassa? onko hän (ollut) organisaation palveluksessa? miltä vuodelta kuva on? missä yhteydessä se on otettu? …..onko se edes arkistoinnin arvoinen?). Arkistoon oli muutenkin rahdattu melkoinen määrä omituista materiaalia, jonka arkistosäilytys oli ylipäätään varsin kyseenalaista — kuuluvatko taidemaalaukset arkistoon? entä kasa tyhjiä (& osittain vääntyneitä) mappeja? Muun muassa nämä ja monet muut vastaavanlaiset materiaalit osoittivat, että arkistoa on jossain määrin (epätietoisesti?) käytetty tietynlaisena varastohuoneena (esimieheni on kuitenkin ilmeisesti jo jonkin verran onnistunut karsimaan ja järjestämään arkistoon tuotuja materiaaleja). Kyseinen arkisto oli myös mielestäni erinomainen osoitus siitä, miten menneiden vuosikymmenien aikana vallalla olleet toimintaperiaatteet ovat vaihtuneet ja kehittyneet aikojen saatossa: osa vanhoista materiaalikokonaisuuksista oli muodostettu perinteisen arkistokaavan mukaan, kun taas uudemmat noudattivat nykyistä tehtäväpohjaista luokitusta. Lisäksi osa vanhoista aineistokokonaisuuksista oli aikoinaan lähetetty Hämeenlinnan maakunta-arkistoon säilytykseen, mutta loput kyseiseen kokonaisuuteen liittyvät aineistot olivat syystä tai toisesta jääneet lähettämättä – aineistot ovat siis osittain vielä tänäkin päivänä eri arkistoissa (nyt näitä pois lähetettyjä aineistoja pyritäänkin sitten haalimaan takaisin). Näiden pulmallisten epäkohtien lisäksi arkisto näytti kaipaavan hyllyjärjestysten uudelleen organisointia ja aineistokokonaisuuksien ryhmittelyä loogisella tavalla. Ajan ja muiden resurssien puute näkyikin varsin kipeällä tavalla arkisto-ressukan ulkomuodosta. Harjoitteluni aikana pääsen toivon mukaan vielä entistä paremmin jyvälle siitä, millaista aineistoa arkiston sisuksista todellisuudessa löytyy ja millainen (epä?)järjestyksen tila arkistofondien sisällä vallitsee.

 ***

Vierailuuni liittyen aloin myöhemmin pohtia arkistojen käyttömahdollisuuksia sekä vierailemassani arkistossa että kaikenlaisissa arkistoissa ylipäätään. Varsin koomista (toisaalta lähes traagista) on jo se, että itse alan opiskelijanakaan en ollut aiemmin edes vieraillut arkistossa (tämän en usko olevan harvinaista suuremman yleisön tai edes alan opiskelijoiden keskuudessa). Ennen alalle siirtymistäni (englantilaisen filologian opiskelijana) en ollut suuremmin pohtinut arkistoja tai niiden merkitystä. Toki tiesin niiden olemassa olosta ”siellä jossain”, ja olin aina mieltänyt arkistot suhteellisen kiinnostaviksi, salaperäisiksi ja labyrintinomaisiksi paikoiksi – toisin sanoen käsitykseni arkistoista oli varsin stereotypinen. Engl. fil. kandin tutkielmaa suunnitellessani ei mielessäni edes vilahtanut mahdollisuutta siitä, että arkistojakin voisi kenties käyttää tutkielman tiedonlähteinä. Eikä tätä mahdollisuutta todellakaan tuotu yliopiston opettajien taholta esille – vaikka yliopiston omissa riveissä sentään opiskellaan tätäkin alaa, vieläpä laajimmin (?) koko Suomessa. Olin toisin sanoen onnellisen (?) tietämätön arkistoissa piilevistä tiedonmurusista. (Arkistojen tarjoamat tietovarannot olisivat todennäköisesti olleet suhteellisen rajatut omaan tutkimusaiheeseeni liittyen, mutta tällaisen tiedonlähteen olemassa olon tiedostaminen tuossa vaiheessa olisi voinut tarjota uusia näkökulmia tutkielman suunnitteluun.)

Työharjoittelupaikkani kaltainen arkisto olisi kuitenkin asiaan perehtymättömälle opiskelijalle ollut varmasti liiankin haastava ja vaikeaselkoinen tiedolähde. Arkiston hakumahdollisuuksia kun ei kyseisessä arkistossa ollut käytännössä ollenkaan, ja tutkijoille varatut ”tutkimustilat” (lue: työpöytä arkiston nurkassa) olivat erittäin askeettiset – jopa luotaantyöntävät. Millaista relevanttia tietoa tällaisesta arkistosta siis voidaan uuttaa arkistojen toiminnasta mitään tietämättömälle tutkielmaansa suunnittelevalle opiskelijalle? Tuskin juuri minkäänlaista – ainakaan ilman ”kädestä-pitäen”-opastusta arkiston asiantuntijalta.

Miksi arkistoaineistojen muodostamiseen vaadittavat periaatteet sitten ovat ylipäätään niin pitkällisesti suunniteltuja ja arkistolaitoksen tarkkaan valvomia, jos tuloksena on kuitenkin tämän kaltaisia, suuremmalle käyttäjäyleisölle täysin käsittämättömän muotoisia ja käytettävyydeltään epäkiitollisia arkistoja? Eikö ole perin paradoksaalista, että arkistojen muodostuksen ohjenuorana ovat provenienssiperiaate sekä yleisemmin arkistojen eheyden, muuttumattomuuden, totuudenmukaisuuden, kokonaisvaltaisuuden ja ymmärrettävyyden säilyttämisen periaatteet – ja silti, ulkopuolinen käyttäjä ei kykene arkistoja hyödyntämään? Luonnollisesti alan opinnoissa tähdennetään sitä, ettei arkistoja voida muodostaa tutkija- tai käyttäjäyleisön tarpeita ajatellen, vaan tavoitteena on pyrkiä toimimaan autenttisena yhteiskunnan kokonaisvaltaisen toiminnan todisteena. Arkistojen halutaan toimivan puplueettomana ja objektiivisena yhteiskunnan muistina, joka todistaa tasapuolisella ja sitä kautta oikeudenmukaisella tavalla toteutuneesta toiminnasta. Käyttäjien ja tutkijoiden tarpeet ovat vasta toissijaisia asioita.

Eikö toiminnan todisteena oleminenkin sisällä kuitenkin ajatuksen siitä, että arkistoaineistot säilyvät ymmärrettävänä todisteena jollekulle niitä tarkastelevalle taholle (oli kyseessä sitten tutkija tai joku muu arkiston käyttäjä)? Mikäli asiaa tarkastellaan tältä kannalta, tällöin arkistojahan muodostetaan aina erilaista käyttöä (ja sitä myöten myös käyttäjiä) varten. Eihän arkistojen tarkkoja mudostusperiaatteitakaan olisi olemassa, mikäli aineistojen käytettävyyttä ei käyttäjän näkökulmasta haluttaisi varmistaa. Näin ollen olisi mielestäni varsin perusteltua sanoa, että arkistonmuodostuksen on oltava käyttäjälähtöistä. Ja tällöin  voitaisiin varmasti kysyä, miksi käyttettävyyden periaatteiden tarkka noudattaminen lopetetaan arkistoissa siihen, että aineistokokonaisuudet ovat kasassa ja toimitettu arkistoihin (oikeille paikoilleen). Miksi arkiston toimintaa ei viedä ”loppuun saakka” ja markkinoida nyt arkistoissa valmiina olevaa, käytettäväksi (?) muodostettua aineistoa ulkopuolisille potentiaalisille käyttäjille? Millaista käyttäjäpotentiaalia olisikaan tarjolla eri yliopistojen opiskelijoissa, jotka pohtivat relevantteja tiedonlähteitä joko kandidaatti- tai varsinkin maisterivaiheen tutkielmiinsa? Miksei tällaisia käyttäjäryhmiä houkutella aktiivisesti tutustumaan arkistoihin, miksei heille tarjota opastettua tutustumiskäyntiä tai arkiston käyttöön liittyvää opastusta ja tiedonhaun avustusta? Miksei arkistoaineistoille arkistonmuodostusperiaatteiden avulla luotua käytettävyyttä osoiteta ulkopuolisille käyttäjille? Miksei arkistojen olemassa oloa ja yhteiskunnallista merkitystä turvata markkinoimalla arkistoja suurten käyttäjäryhmien käytettäväksi? Mikseivät arkistot halua turvata tulevaisuuttaan tätä kautta? Ja mikseivät edes asiakirjahallinnon ja arkistoalan opiskelijat ole välttämättä edes koskaan tutustuneet arkistoihin käytännön kautta – tai harkinneet niiden hyödyntämistä omissa gradututkielmissaan? …. Onko vika arkistojen näkyvyydessä, vai vain minussa itsessäni, ja kaikki muut alan opiskelijat ovat jo erittäinkin kokeneita arkistojen käyttäjiä?

Mainokset

Tietopankki, muisti ja aivot – eli kirjasto

Miksi kirjastoammattilaisen työ olisi sekä äärettömän mielenkiintoista, opettavaista, haastavaa, raivostuttavaa että turhauttavaa?

Vastaukseksi riittäisi varmasti esimerkiksi tutustuminen kirjastonhoitajalta kysyttyihin kysymyksiin kirjastot.fi -sivustolla.

Muutamia kysymyspankin helmiä ovat mielestäni muun muassa seuraavat:

  • ”Mikä punainen lintu, pikkulintu esiintyy Nathanael Hawthornen kirjassa Tulipunainen kirjain? Elokuvassa The Scarlet Letter lintu tulee hyvin esille myös?”
  • ”Millainen sää oli 19.4.1925 Keski-Suomessa (Kannonkoski)?”
  • ”Haluaisin tietää Martti-nimen merkityksen.”
  • ”Miten hirvi nukkuu?”
  • ”Montako ihmistä Suomessa on kuollut lumivyöryissä? Milloin ja missä?”
  • ”Mistä Aila Meriluodon runosta on teksti ”kuin ennen voimissani te minut muistakaa”?”
  • ”Hankkimassani kirjassa on pistävä, tunkkainen haju ja siinä on yhdessä sivussa tummaa laikkua. Lienee hometta? Miten kirjan saa puhdistetuksi? Kirjaa en haluaisi hävittää, koska se on harvinainen ja minulle arvokas. Kiitos.”

Eräällä kevään luennolla muuan vieraileva luennoitsijamme kertoi kuulijoilleen kirjastojen tietopalvelutyöstä. Hän kertoi törmänneensä mitä merkillisimpiin kysymyksiin, joista esimerkkinä hän siteerasi erään asiakkaansa kysymystä: asiakas oli etsimässä runoa ”yksinaruisesta keinusta”. Lopulta kävi ilmi, että kyseessä oli itsemurhasta kertova runo, jossa yksinaruinen keinu viittasi hirttoköyteen.

Entä mikä oli kirjastonhoitajan vastaus seuraavanlaiseen 27.4. 2012 kysymyspalstalle esitettyyn kysymykseen: ”Voiko täällä kysyä IHAN MITÄ vaan?”

Vastaus: ”Kyllä täällä saa kysyä ihan mitä vaan! Meistä on todella mukavaa saada kaikenlaisia kysymyksiä. Yritämme vastata niihin niin hyvin kuin vain pystymme.” (Vastaus edustaa ilmeisesti niitä päiviä, jolloin kirjastoammattilaisen työ on nimenomaan sitä äärettömän mielenkiintoista, opettavaista ja haastavaa.)

Toisaalta, on myös näitäkin päiviä (13.5.2011): ”Saako täältä kysyä ihan mitä vaan?”

Vastaus: ”Saa kysyä.” (…jolloin työ on ilmeisesti joko raivostuttavaa, turhauttavaa tai vaan kiireistä.)

Mutta silloinkin saa kysyä!

Mistä gradu? (2.)

” Gradusuunnitelmiaan aloittelevan opiskelijapoloisen on äärimmäisen lohdullista löytää Internetin syövereistä muiden vastaavassa tilanteessa kamppailleiden kanssaihmisten blogiarkistoja. Toki tällaisten päätökseen jo saatettujen matkakertomusten lukeminen aiheuttaa myös hienoisia sydämentykytyksiä henkilölle, joka on vasta matkan alussa eikä ole onnistunut ottamaan vielä askeltakaan kohti päämääräänsä (mikä ikinä se tulee edes olemaan). Itse törmäsin kuitenkin Gradupäiväkirja-blogiin, jonka kirjoittaja on kertomansa mukaan myös opiskellut Tampereen yliopistolla informaatiotutkimusta. Blogipäivityksiä selaillessaan 2004-vuoden puolelta aina 2006-vuoden lopulle saakka, lukijalle avautuu mielestäni erinomaisen rehellinen ja realistinen kuva siitä, mitä gradun kirjoittamisprosessi todellisuudessa on. Itse en ole (ainakaan vielä) missään vaiheessa kokenut epävarmuutta siitä, ettenkö löytäisi itselleni sopivaa tutkimusaihetta tai saisi kovan uurastuksen tuloksena aikaan valmista ja eheää gradukokonaisuutta. Päinvastoin, tiedän pystyväni siihen ja saavani valmiin maisterin paperit ulos oppilaitoksen uunista – vaikka henki menisi. Sitävastoin koen samaistuvani erittäinkin hyvin blogin kirjoittajan tunnelmiin ja tuntemuksiin 2004-vuoden lopulta ja 2005-vuoden alusta, sillä tällä hetkellä potentiaaliset graduaiheet häilyvät mielessäni epämääräisinä ja hajanaisina ideariekaleina. Mistä gradu kannattaisi kirjoittaa? Mitä esimerkiksi asiakirjahallinnan tai arkistoalan graduilta ylipäätään toivotaan? Millaista gradua arvostettaisiin: case-tyylistä vai yleistason tutkimusta? Ongelma on mielestäni siinä, että case-tutkimukset ovat äärettömän mielenkiintoisia – mutta ainakin omaan makuuni toisinaan liian ”helppoja” ratkaisuja. Yleistasoisen tutkimuksen merkitys olisi varmasti laaja-alaisempi, ja tutkimustulosten suhteuttaminen muihin ympäristöihin varmasti helpompaa – mutta erinomaisen oivaltavan yleistason tutkimuksen kirjoittamiseen vaadittaisiin varmasti laaja-alaista valitun aihepiirin ja monipuolisen kirjallisuuden tuntemusta. Toisin sanoen, olisinko tarpeeksi oppinut voidakseni kirjoittaa HYVÄN yleistason gradun? Ehtisinkö oppia tarpeeksi paljon tunteakseni aihepiirini riittävän hyvinHaluaisin toisaalta kullanarvoisia neuvoja oppineemmilta henkilöiltä, opettajilta ja asiantuntijoilta – mutta toisaalta olen ehkä taaperon tasolla ajatellessani ”minä iteee!” Haluaisin toisaalta keskittyä asiakirjahallinnon tai arkistoalan graduaiheisiin, sillä kirjastopuolen tutkijamereen hukkuisin varmasti kuin hiekanjyvä saharaan. Toisaalta kirjastoalan viehätys vetoaa minuun tästäkin huolimatta. Joskin asiakirjahallinto ja arkistoala kiinnostaisivat kuitenkin hitusen enemmän…….vai kirjastoalako kuitenkin? Hullu ajatus: voisiko kirjastoja tarkastella asiakirjahallinnon/arkistotoimen näkökulmasta?

Mistä siis gradu?

Kerron kun tiedän.”

Vuosikymmenten kirjastostrategia

Opintoihini liittyen tarkastelen parhaillaan kirjastostrategioiden kehitystä viimeisten vuosikymmenten aikana, ja olen jokseenkin hämmentynyt siitä, miten vähän kirjastojen toimintastrategioissa näyttää tapahtuneen kehitystä – viimeiseen kolmeenkymmeneen vuoteen. Nykypäivän 2010-luvun kirjastostrategioissa painotetaan alan ammattilaisten ja useiden kirjastojohtajien mukaan asiakaspalvelun ja organisaation sisäisen kommunikaation kehittämistä, sivistys- ja tietopalvelujen sekä kulttuuritarjonnan varmistamista ja kehitystä, elinikäisen oppimisen merkitystä, kansainvälisyyttä ja yhteisöllisyyttä. Lisäksi kirjastojen on pyrittävä useiden alan asiantuntijoiden mukaan toimimaan monipuolisina, tasa-arvoisina, viihdyttävinä ja innovatiivisina kohtauspaikkoina erilaisille ihmisryhmille, sekä kyettävä todistamaan toimintansa oikeutus olemalla kustannustehokas ja tavoitteellinen organisaatio. Tulosjohtaminen on näin ollen myös nykypäivän kirjastoissa varsin olennaisessa osassa, sillä muun muassa valtio on muuttunut ennen niin holhoavasta ja hövelistä rahoittajatahosta kukkaron nyöreistä tiukasti kiinni pitäväksi ja toiminnan vaikuttavuutta armottomasti mittaavaksi auktoriteetiksi, jolla on valta halutessaan vaikka sulkea rahahanat kokonaan ja pahimmillaan ajaa kirjastot tilanteeseen, jossa koko kansan ilmainen lukusali ja tietopankki sulkee ovensa lopullisesti. Näin ollen kirjastojen on strategioissaan panostettava täysipainoiseisti toimintansa ennakkoluulottomaan kehittämiseen, tehtävä itsensä merkitykselliseksi – jopa välttämättömäksi –  koko yhteiskunnalle ja kyettävä todella osoittamaan toimintansa oikeutus selviytyäkseen edes tämän vuosituhannen puolivälin tienoille saakka.

Kuinka nämä nykypäivän strategiat, visiot ja toiminnan tavoitteet sitten eroavat esimerkiksi seuraavanlaisista näkemyksistä:

Kirjastojen asema kansalaisten perustietolähteenä edellyttää, että kirjasto kykenee antamaan luotettavan kuvan maailmasta ja yhteiskunnallisesta todellisuudesta… On vahvistettava henkistä kulttuuria aineellisen kulutuksen sijasta ja aivan erityisesti on korostettava elinikäisen kasvatuksen mahdollisuuksia jokaisen yksilön kohdalla… Kirjastoista on yhä selvemmin pyrittävä kehittämään kohtauspaikkoja, joissa elämyksellinen aineisto on keskeisellä sijalla, joissa palvelu perustuu inhimilliseen vuorovaikutukseen ja joiden yhteydessä voidaan harjoittaa myös muita kuin kirjastolle ominiaisia kulttuuritoimintoja. Näin kirjasto voi omalla toiminnallaan vähentää vieraantuneisuutta ja tarjota ihmisille tilaisuuksia kanssakäymiseen sen sijaan, että he tyydyttäisivät virkistystarpeitaan yksinomaan kodeissaan erilaisten vastaanottimien ja tietokonepäätteiden avulla.

Kyseinen sitaatti on Suomen kirjastoseuran tavoiteohjelmasta vuodelta 1981.  Nyttemmin se on lainattu Vesa Niinikankaan toimittamasta ”Kirjastostrategiat”-kokoelmateoksesta – tarkemmin sanottuna Maija Berndtsonin laatimasta artikkelista ”Yleinen kirjasto muuttuu”. Kyseinen kokoelmateos on puolestaan julkaistu vuonna 1992.

Edellä mainitusta 80-luvun alkupuolen sitaatista puuttuu kenties kustannustehokkuuden ja tulosjohtajuuden painopisteet, mutta muuten kyseinen tavoite on kuin suoraan 2010-luvun kirjastoammattilaisen kielen päältä varastettu. Ja eipä aikaakaan, kun kymmenen vuotta myöhemmin M. Berndtson jo nojasikin kirjastoalalla puhaltaviin kustannustehokkuuden kalseisiin tuuliin. Toisin sanoen tulosvastuullisuus on kirjastoalalla jo (vähintään) 90-luvun takaisia peruja – ja muut vielä nykypäivänäkin vallalla olevat visiomme ja strategiamme onkin keksitty jo (vähintään) 30 vuotta sitten 80-luvun alkutohinoissa (varmasti jo paljon aiemminkin – antiikin kirjastojen aikana, mutta perustan tässä kommenttini vain yksittäiseen teokseen!).

Eikö siis ole paradoksaalista, että kirjastojen strategioita silti pyritään kehittämään tasaisin väliajoin? Missä tämä kehitys oikein näkyy, jos strategioiden perussisältö tuntuu säilyneen käytännöllisesti katsoen muuttumattomana useita vuosikymmeniä? Onko vika strategioissa vai niiden toteuttajissa, jos muutosta ei näy tapahtuvan – vai onko kirjastojen kehityksellä lopultakin vain yksi yhteiskunnallisesti merkittävä suunta, jota ei strategioiden avulla voida (saati haluta) muuttaa, mikäli halutaan säilyttää ’kirjastojen’ olemus ja perustehtävä vakiona? Näkyvätkö toteutuneet strategiat sen sijaan kehittyneenä toimintana strategioiden muuntumisen sijaan? Ovatko 2050-luvun kirjastostrategiat tulevaisuudessa yhä kuin kopioita 1981-vuoden kirjastoseuran tavoiteohjelmasta?
Entä onko toiminta tuolloin kehittynyt 2010-luvun takaisesta? Toivon mukaan kyllä, sillä muuten lienee epävarmaa, onko tätä koko kansan tietolaaria enää olemassa.

What’s up, 21st century RM / AM?

Lueskelen parhaillaan tentti- ja lisämateriaaleja asiakirjallisen tiedon arvonmääritykseen ja seulontaan liittyen. Aihe on käsittämättömän laaja, merkillisen problemaattinen ja paikoin jopa turhauttava — ainakin allekirjoittaneen omasta näkökulmasta, sillä itse henkilökohtaisesti en pidä tilanteista, joissa ei asioista päästä jonkinlaiseen hyväksyttävään lopputulemaan. Pyörittelen mielelläni esimerkiksi juuri arvonmääritykseen ja seulontaan liittyviä kysymyksiä mielessäni ja tarkastelen eri näkökulmien pätevyyttä ja kattavuutta, mutta koen ajoittain turhautumusta siitä, etten löydä ”oikeaa ratkaisua”. Tästä huolimatta en koe halua luovuttaa näkökulmien plaraamisen suhteen, vaan sisuuntumisen tunteen ajamina pyörittelen asiaa kahta kauheammalla tarmolla. Voisiko siis sanoa, että asia on sekä mielenkiintoinen että turhauttava yhtä aikaa? …… Joka tapauksessa, RM:n ja AM:n parhaimpiin puoliin lukeutuu mielestäni ehdottomasti juuri se, että kaltaiseni noviisinkin ajatuksille on tällä alalla vielä rutkasti tilaa. Koin aikoinani todella vahvasti, että esimerkiksi humanististen tieteiden puolella (ts. eng. fil.) ”kaikki on jo sanottu”. Tilaa ei ollut muulle, kuin alan lukuisten arvostettujen filosofien ajatusten siteeraamiselle ja laimealle kommentoinnille, joka jo itsessään oli sekin lopulta vain muiden aiempien kommentoijien tahatonta siteeraamista. RM:n ja AM:n aloilla sen sijaan koen, että alan tuoreella opiskelijallakin on mahdollisuus pyrkiä uudeksi Jenkinsoniksi, Schellenbergiksi, Boomsiksi or whatnot. (Mahdollisuudet ovat toki todellisuudessa pikemminkin luokkaa 1/100 000:sta — mutta se yksikin riittää.) Tietoisuus siitä, että alalla on vielä tarjota ”tutkimattomia vesiä (uhka?)rohkealle tutkijaseiloreille” on riittävä kilvoite jo sinällään.

Itse jäin arvonmääritys- ja seulontasteorioita lueskellessani pohtimaan, miltä näyttäisi 2000-luvun asiakirjahallinnan/arkistotieteen, tai ylipäätään kaikkien tieteenalojen, kehitys esimerkiksi juuri 1900-luvun alkupuolen ja puolivälin ”suurten ajattelijoiden” (esim. Jenkinson ja Schellenberg) silmissä. Omat käsitykseni voivat johtua toki siitä, että parhaillaan elän tätä aikaa, ja joudun sen vuoksi tarkastelemaan tilannetta liian sokeasti ja läheltä, ilman objektiivista perspektiiviä. Koen silti kuitenkin jostain syystä, että 1900-luvun loppupuolen muutamia siteeratuimpia tutkijoita lukuun ottamatta 2000-luvun puolelta tullutta mullistavaa ja rohkeaa teoretisointia ei ole (ainakaan vielä) noussut pinnalle. Haluan toki painottaa tässäkin noviisin statustani ja todeta, että alan todelliset ammattilaiset olisivat varmasti minua pystyvämpiä arvioimaan 2000-luvun tutkimustilannetta kokonaisvaltaisemmin. Joka tapauksessa koen, ettei lähihistoria ole tarjonnut ajan tutkijoilta suuria oivalluksia, rohkeita teorioita tai erityisen innovatiivisia näkemyksiä. Ainoastaan makroseulontasuuntaukset tuovat pinnalle jonkin verran uudenlaista ajattelua, mutta suurelta osin koen nykypäivän strategioiden ja vallitsevien käsitysten sekä käytäntöjen pohjautuvan vuosikymmenten takaisten ajattelijoiden näkemyksiin. Näin ollen 2000-luvun käytännöt tuntuvat olevan Jenkinsonien, Schellenbergien, Samuelsien, Boomsien ja Cookien ajatusten kombinaatioista syntyneitä mutaatioita. Vaivaako 2000-luvun ajattelijoita innovatiivisten näkemysten puute; haluttomuus asettautua rohkean ja erilaisen teoretisoijan haavoittuvaiseen asemaan, ennen kuin omat käsitykset on hiottu huolella joka kulmasta; vai onko lopultakin kyse vain siitä, että kehitys tapahtuu aina väistämättä vanhan pohjalta, jolloin tällainen mutaatioiden ja kombinaatioiden kehittyminen on vain luonnollinen etenemissuunta eikä uusia ja radikaalisti vanhasta eroavia näkemyksiä pitäisi edes odottaa näkevänsä? Mikäli tällainen kehityssuunta on luonnollista ja väistämätöntä, en voi olla pohtimatta hienoisella kateudella menneiden vuosisatojen ajattelijoita ja filosofeja, joille maailma ja tieteen mahdollisuudet olivat vielä täysin tutkimattomat ja rajattomat (toki heidän riesanaan saattoivat toisaalta olla myös epämääräisyyden, hajanaisuuden ja suunnan löytämisen vaikeuden tuntemukset). Sen sijaan nykypäivän tieteentutkijat olisivat siis auttamattomasti kahlittuna edeltäjiensä näkemyksiin ja teorioihin, joita on kehitetty jo niin pitkälle, ettei uusien teoriasuuntien kehittäminen kaiken vanhan tiedon turruttamana ja ”jääviyttämänä” olisi tämän päivän tutkijalle enää mahdollista. Mikäli nämä ovat aikamme realiteetit, on näkökulmasta riippuen joko äärettömän mielenkiintoista tai suunnattoman turhauttavaa/masentavaa kuvitella, miltä asiakirjahallinnan ja arkistotieteen tutkimus- ja kehitysmahdollisuudet näyttävät seuraavan 100 vuoden kuluttua. Siteerataanko tuolloinkin yhä 1900-luvun alkupuolen ja puolivälin ajattelijoiden teorioita, jos 2000-luvulla ei ole päästy vanhojen teorioiden lyhykäistä kommentointia ja osittaista yhdistelyä pidemmälle? Entä ollaanko tuolloin jo nykyisten humanististen tieteenalojen tilanteessa, jossa ”kaikki on yksinkertaisesti jo sanottu”?

Entä mitä tapahtuu sen jälkeen, kun kaikilta aloilta loppuu sanottava? Miten käy ihmismielelle jota ahdistaa menneisyyden ajatuslasti yhä enenevässä määrin eikä tarjolla ole kuitenkaan kuin vain yksi maailma ja todellisuus, jossa teorioita ja ideoita voidaan toteuttaa?

”Turhan eliminointi ja tekemättä jätettävän työn maksimointi”

Eräällä viime viikon luennolla koin, yllättävää kyllä, jopa pieniä provosoitumisen tuntemuksia vierailevan luennoitsijamme johtajuusfilosofioihin liittyen. Tämänkertainen luennoitsijamme, TTY:n kirjastonjohtaja, esitteli kuulijoilleen nk. Agile-manifestin sekä tähän liittyvät periaatteet, jotka luennoitsijamme kertoi itse kokevansa erittäin hyödylliseksi ohjenuoraksi niin johtajuuden kuin tiimityönkin näkökulmasta. Kyseistä manifestia ja sen mukaisia periaatteita luennoitsijamme ei kuulemma täysin kiistattomasti allekirjoita, mutta luennolla esitettyjen argumenttien, kommenttien ja näkemysten perusteella on varsin ilmeistä, että luennoitsijamme ei vaikuta tarkastelevan johtajuuden merkitystä ja käytäntöjä kovinkaan kirjastokeskeisestä näkökulmasta. Ripauksia asiakirjahallinto- ja arkistokeskeisestä näkökulmasta ei tunnu olevan edes senkään vertaa. Ennen kaikkea luennoitsijamme kommenteista kuultaa vahvasti läpi hänen teknillinen ammattitaustansa. Kirjastoalalla tuskin ollaan laajalti edes kuultu Agile-periaatteista, sillä nekin pohjautuvat nimenomaan teknisiin toimintaympäristöihin. Luennoitsijamme mukaan periaatteet ovat kuitenkin hyvin sovellettavissa muihinkin ympäristöihin.

Itse henkilökohtaisesti koen, että Agile-periaatteissa todella on paljonkin positiivisia aspekteja: mm. asiakaslähtöisyys, muutosmyönteisyys, yhteistyöhön ja suoraan kommunikaatioon pyrkiminen, kestäviin toimintatapoihin kannustaminen, laadun varmistus ja jatkuva analyysi sekä toiminnan yksinkertaisuuden säilyttämispyrkimykset. Kaikkiin Agile-manifestin periaatteisiin on sisällytetty yllättävänkin suoraviivainen, rehellinen ja tehokkuutta tavoitteleva sävy, joka omasta mielestäni toisinaan puuttuu esim. humanistisesta näkökulmasta laadituista korulauseisista ja abstrakteista periaatteista. Näin ollen Agile-periaatteet kumpuavat aidosti konkreettisista ja käytännönläheisistä ajatusmalleista, joista on karsittu pois turha aineettomuus ja tieteellisyys. Tästä syystä en lainkaan ihmettele, miksi luennoitsijamme kokee kyseiset periaatteet hyödylliseksi ohjenuoraksi nimenomaan toiminnan suunnittelua ja toteuttamista varten. Voitaneen varmasti myös olettaa, että aiemman työtaustansa sanelemana luennoitsijamme on tottunut tarkastelemaan myös kirjastomaailmaa ja siihen liittyvää johtajuutta varsin suoraviivaisesta, koruttomasta, tehokkaasta ja yrityspainotteisesta näkökulmasta.

Agile-periaatteet sekä luennoitsijamme piinaavan tehokkaat ja yrittäjähenkiset näkemykset särähtävät kuitenkin ajoittain kaltaiseni (vannoutuneen) kirjasto-, asiakirjahallinto- ja arkistoalan opiskelijan korvaan – eikä humanismin ”romanttista” taustavaikutuskaan saa helposti suhteutettua teknillisistä lähtökohdista kantautuviin teräksisen asiapitoisiin johtajuusnäkemyksiin. (Note: itse edustaisin kaiketi nk. ”pehmeää johtajuutta”, kun taas luennoitsijamme vaikuttaa työelämän kokemustensa kautta muotoutuneen enemmän lähemmäs ”kovaa johtajuutta” kuin hänen kirjallisuuspainotteinen opiskelutaustansa olisi kenties antanut olettaa.) Erityisesti vielä kasvuvaiheessa oleva arkistonhoitaja sisälläni haukkoo terävästi henkeä luennoitsijamme todetessa, että asiakaspalveluperiaatteen jälkeen ehdottomasti tärkeimpänä ohjenuorana voidaan pitää Agile-periaatteiden mukaista ”turhan eliminointi” -käytäntöä. Tästä esimerkkinä hän toteaa nimittäin ahnaasti, ettei kaiken kattavassa asioiden dokumentaatiossa ja yksityiskohtaisessa arkistointityössä ole ”käytännön kannalta mitään järkeä”. Toisin sanoen turhasta työstä, mm. juuri yksityiskohtaisesta arkistoinnista, olisi päästävä eroon.

Myönnettävästi, arkisto- ja asiakirjahallinnan alan ongelmana todella on luennoitsijamme kuvaaman kaltainen tilanne, jossa organisaatioissa päädytään arkistoimaan ja säilyttämään nk. ”turhaa” aineistoa – parhaimmillaan vielä lukuisina kopioina. Lisäksi erilaisia rekistereitä tai asianhallinta- ja dokumentaatiokäytäntöjä saatetaan pitää yllä jopa täysin käsittämättömistä syistä (esim. ”koska näin on aina ennenkin tehty”). Näin ollen on varmasti aiheellistakin asettaa kyseenalaiseksi tällaisten ”turhien käytäntöjen ja aineistojen käsittely” – erityisesti tilanteissa, joissa tällaiseen kuluva arvokas aika voitaisiin käyttää tehokkaamminkin hyödyksi.  Agile-periaatteen mukaan ”tekemättä jätettävän työn maksimointi on oleellista”, jolloin resursseja vapautuu tehokkaampaan käyttöön ja turhan työn tekemiseltä vältytään. Mikä tässä siis saa asiakirjahallinnan ja arkistoalan opiskelijan vääntelehtimään niin evottomasti tuolillaan?

Se, mikä saa ainakin minut haukkomaan henkeäni, liittyy lähinnä luennoitsijamme kommenteista välittyvään asenteeseen arkistoalaa ja asiakirjahallintaa kohtaan. Asianhallinta- ja dokumentointikäytännöissä on varmasti epäkohtia useissakin organisaatioissa, mutta huomionarvoista luennoitsijamme näkemyksissä on kuitenkin se, että hän kokee nimenomaan asiakirjahallinnan ja arkistokäytäntöjen olevan niitä toimintoja, joihin turhan eliminointi organisaatioissa ensimmäiseksi kohdistuu. Tämä siksi, että arkistointikäytännöissä ei ole ”mitään järkeä käytännön kannalta”. Asiakirjahallinto ja arkistotyö ilmeisesti ovat niitä toimialueita, joista resurssipulan vaivatessa voidaan ensimmäiseksi löytää eliminoinnin ja supistamisen arvoisia epäkohtia. Tottahan on, että arkistojen muodostamisella ei tyypillisesti olekaan nykyhetken toiminnan kannalta juuri minkäänlaista merkitystä. Arkistojen muodostaminen voidaan siten varmasti nähdä resurssien käytön kannalta melkoisena uhkapelinä, sillä arkistojen painoarvo konkretisoituu joko vasta tulevaisuudessa (organisaatiolle itselleen tai esim. tutkijoille) – tai sitten muodostetuilla arkistoilla ei tule koskaan olemaan yhtään mitään käyttöä (jolloin niihin panostetut resurssit ovat siis organisaation kannalta kaivoon heitettyä aikaa, rahaa, työtä, energiaa – you name it).

Nykyhetken toimintaan kiinteästi panostava käytännönläheinen johtaja ei siis todennäköisesti näe arkistojen muodostamisessa mitään järkeä tilanteissa, joissa resurssien käytön priorisointi on tehokkaan toiminnan kannalta välttämätöntä. Tulisiko arkistoihmisen siis huolestua tällaisesta johtajuudesta? Vai onko tällainen pikemminkin vain järkevää ja korkeaa tuottavuutta tavoittelevaa johtajuutta (jonka kautta ylipäätään koko organisaation menestyminen ja markkinoilla säilyminen on taattu)? Onko käytännön priorisoiminen arkistotyöhön panostamisen sijaan viisas veto resurssi- ja markkinatietoiselta johtajalta? …….

Itse olisin ehkä kuitenkin arkistotyön ja asiakirjahallinnan kehittämisen ja tehostamisen kannalla, joten pitäisikö ennemmin siis puhua ”kehittämisestä ja tehostamisesta” ”turhan eliminoinnin” sijaan? VAI: onko kyseessä vain todiste siitä, että humanistitaustaista infim-opiskelijaa vaivaa nimenomaan tuo edellä mainittu abstrakteihin ja korulauseisiin periaatteisiin kangistuminen – joka saa suorasukaiset ja tehokkaat Agile-periaatteet vaikuttamaan liian rehellisiltä ja……. yksinkertaisilta?

Kirjaamossa kesällä, kirjastossa syksyllä!

Odotan mielenkiinnolla alkavaa kesää ja ensi syksyä, sillä ne tulevat allekirjoittaneen kohdalla kulumaan opintoihin liittyvien työharjoittelujaksojen merkeissä (sen gradun kirjoittamisen ohella…toivon mukaan). Kesäkuu – elokuu kuluvat kirjaamo- ja arkistotyön parissa asiakirjahallinnan käytännön koukeroihin ja muun muassa Tweb-järjestelmän käyttöön paneuduttaessa. Tämän jälkeen tarkoituksena olisi liukuhihnatyylillä siirtyä sulavasti kirjastomaailman pariin toistaiseksi vielä ennalta määrittelemättömäksi ajaksi (kuitenkin vähintään 3kk).

Koen olevani erittäin onnekkaassa asemassa, että minulle on siis tarjoutunut mahdollisuus suorittaa opintojeni kuluessa kaksi harjoittelua – vielä samana vuonna ja molemmat paikoissa, jotka ovat todella olleet toivelistani kärjessä. Tähän mennessä olen kokenut vielä mahdottomaksi määritellä, kumpaan alaan loppuviimein haluaisin ensisijaisesti erikoistua: kirjasto- vai arkistoalaan. Tästä syystä olen pyrkinyt panostamaan molempiin tasapuolisesti ja lykkäämään päätöksentekoa siihen asti, kunnes olen saanut työkokemusta molemmilta aloilta. Nyt näyttää sitten vahvasti siltä, että puolen vuoden kuluttua tämä päätöksenteon hetki viimein koittaisi – mutta osaanko silloinkaan valita vaihtoehdoista A ja B? Onko tällainen valinta edes välttämätöntä tehdä? On, mikäli haluaa tulevissa työhaastatteluissa selvitä opintojensa pääaineen selittelyiltä ja perusteluilta kahdella lauseella. Vaikken ole harjoittelupaikkojen hakemusten ohella joutunut vielä juuri kenellekään virallisemmalle taholle perustelemaan opintovalintojani, olen silti kokenut jo jokseenkin uuvuttavaksi koettaa selventää muille kiinnostuneille osapuolille, että ”opiskelin ensin humanististen tieteiden kandidaatiksi pääaineenani engl. fill, mutta informaatiotutkimuksen opinnoissa olen keskittynyt sekä A:han että B:hen, sillä…” — kuinka tätä lausetta jatketaan siten, että kiinnostuneelle osapuolelle jää mahdollisimman perusteltu, asiantunteva ja päämäärätietoinen mielikuva puhujasta ja tämän tarkoitusperistä?

”Kirjaamokesän” ja ”kirjastosyksyn” toivon todella selkiyttävän vielä entisestään tulevaisuuden visioitani urasuunnitelmia koskien. Onhan tilanne sentään huomattavasti kohentunut n. 2 vuoden takaisesta, jolloin vaatekaupan myyjänä osa-aikaisena työskennelleellä engl. fil. -opiskelijalla ei ollut käytännöllisesti katsoen minkäänlaisia urahaaveita yhdenkään alan suuntaan. Tämän lisäksi odotan malttamattomana tilaisuutta päästä vertaamaan kirjasto- ja arkisto/asiakirja-alojen ammattien viehätystä nykypäivän opiskelijan näkökulmasta. Onko näistä aloista mihinkään ja ennen kaikkea: onko nykypäivän opiskelijalle tarjolla tulevaisuutta sen paremmin kirjastonhoitajan kuin arkistoammattilaisenkaan työtehtävissä? Jos, niin millainen? Miltä nämä alat näyttävät nyt (suhteessa opinnoista saatuihin mielikuviin ja teoriapohjaan) ja mitä työtä näillä aloilla tehdään tulevaisuudessa? Muun muassa näihin kysymyksiin toivoisin saavani….osviittaa? …vastauksia? …näkemyksiä?

Palataan työharjoitteluasioihin tarkemmin sitten 4. kesäkuuta – ensimmäisen työpäivän jälkeen!