Mielipide: Luentoaikatauluihin suunnitelmallisuutta

Opetushenkilökunnalla vaikeuksia ajankäytön suunnittelussa? Täällä INFIM:n puolella olen havainnut lukuvuoden aikana kaksi mielenkiintoista ilmiötä oppiaineen luentoihin liittyen (verrattuna ”entisen” tiedekuntani englantilaisen filologian luentoihin): a) INFIM:n luennot ovat pääsääntöisesti innovatiivisempia, aihepiireiltään hyvin rajattuja ja sanalla sanoen mielenkiintoisempia (tästä kiitos siis sekä oppinaineelle itselleen että ennen kaikkea mielenkiintoiselle luennoitsijakaartille) — MUTTA b) INFIM:n luennoitsijoiden ajankäytössä olisi sen sijaan (valitettavasti) rutkastikin parantamisen varaa. Luentoaiheet ovat tyypillisesti mielenkiintoisia, monipuolisia ja vierailevat luennoitsijat tuovat monella kurssilla huomattavasti lisäarvoa luentosarjojen kokonaiskuvaan. Valitettavaa kyllä, liiankin monet luennoitsijat (niin laitoksen omat kuin vierailevat tähdetkin) aloittavat luentonsa verkkaiseen tahtiin hahmottelemalla ensin tarkastelemansa aihealueen yleisiä näkökulmia ja toimintaperiaatteita. Eipä aikaakaan kun tähän yleispätevään esittelyjohdantoon on äkkiä tuhrautunut parhaimmillaan (yli) puolet varatusta luentoajasta. Tämän huomatessaan luennoitsijan kaulavaltimo alkaa yleensä tykyttää ripeämmin, kun on todettava (jälleen kerran), että ”jahas, meillähän onkin tässä vain enää ½ tuntia käytettävänä — yritetäänpä vähän pistää vauhtia”. Tämän jälkeen itse luentosarjan perusteellisin anti käydään läpi powerpoint-diat vilisten, hajanaisesti lauselmasta toiseen hyppelehtien ja irrelevanttien diojen yli poukkoillen – hädin tuskin muistetaan henkeä vetää välissä. Lopussa seisoo sitten se ”Kiitos! Oliko kenelläkään herännyt kysymyksiä?” Tässä vaiheessa typertynyt yleisö joko tuijottaa lasittunein katsein luennoitsijaa tai yrittää vielä kiireesti raapustaa luentomuistiinpanojen viimeisiä rippeitä paperiliuskan alakulmaan, enne kuin se viimeinenkin dia katoaa takaisin luennoitsijan muistitikun uumeniin.

Mikä tässä sitten on harmillista? Ei niinkään se, että luennoitsijan ajankäytön hallinta sinällään olisi se valitettavin pikkuseikka, vaan pikemminkin se, että aidosti mielenkiintoiset luentoaiheet joudutaan kiireessä käsittelemään sellaisella vauhdilla, että kuulijoilla on parhaimmillaan kärjistetysti n. 2 sekuntia aikaa muodostaa luennoitsijan toteamuksista koherentti lauselma, ja kirjata se ylös muistiinpanoihinsa. Sen sijaan, että luennolla olisi alusta alkaen pureuduttu suoraan asian ytimeen, tuhlataan alussa tyypillisesti kallisarvoista aikaa maalailemalla taivaan rantaa yleispätevillä linjanvedoilla, terminologiaan liittyvillä problematisoinneilla tai poikkitieteellisillä kannanotoilla. Ei sillä, etteivätkö esimerkiksi terminologiset erot olisi aiheellista ottaa esille, mutta vastaavia asioita pohditaan tyypillisesti jokaisen luennoitsijan luentosarjan johdanto-osioissa. Ajankäytön suunnittelemattomuudesta johtuen luentojen tosiasiallinen anti jää liian usein vain pintaraapaisun tasolle, kun loppua kohden joudutaan kiirehtimään kuin Idän pikajunan kyydissä. Ymmärrettävistä syistä luennoitsijat ovat tyypillisesti kaikenlaisten resurssipaineiden alla, sillä ylempien tahojen vaatimuksesta opetussuunnitelmien sisältöjä karsitaan, luentojen tuntimääriä supistetaan ja osallistujamääriä kasvatetaan. Silti olisi kyettävä tarjoamaan jopa laadukkaampaa ja entistä kattavampaa opetusta koko satapäiselle yleisölle. Nämä seikat eivät silti kuitenkaan tuo oikeutusta sille, että yksi toisensa jälkeen luennoitsijat katsahtavat luentosarjansa loppupuolella salin toisella laidalla naksuttavaa aikarautaa ja möläyttävät tuhranneensa ”vähän enemmän aikaa tähän kuin oli tarkoitus”. Resurssipaineiden alla ajankäytön suunnittelun olisi kaikkien luennoitsijoiden otettava vakavasti. Toisinaan minuutteja kuluu ylenpalttisesti kenties ihan siitä viattomasta syystä, että aihe itsessään innoittaa luennoitsijaa itseäänkin siinä määrin, että siitä riittäisi asiaa vaikka toisenkin luentosarjan verran. Yleensä myös yleisö olisi todella aidosti kiinnostunut kuulemaan enemmän juuri näistä luennoitsijaa innoittavista näkökulmista, mutta vastuullinen luennoitsija kunnioittaa tällaisissa tilanteissa myös toisenlaisten kuulijoidensa aikatauluja : usein mielenkiintoiseltakin luennolta on jo ripeästi riennettävä edellisen luennoitsijan kollegan aloittelemalle seuraavalle luennolle naapurirakennukseen. Näin ollen ajankäytön hallintaa vaaditaan niin kuulijalta kuin puhujaltakin. Ajankäytön suunnitelmallisuus on toisen osapuolen roolin ja työn kunnioitusta – lisää tätä kiitos.

Mainokset

Huono historioitsija, hyvä arkistonhoitaja?

Allekirjoittaneella on aina ollut suhteellisen suuria vaikeuksia innostua historiallisten faktojen opettelusta. Arkistonhoitoon liittyvien tulevaisuuden urahaaveiden kannalta huono historian tuntemus voinee osoittautua jopa ratkaisevaksi kynnyskysymykseksi. Nyt jos koskaan sitä toivoisi yleissivistävinä kouluvuosinaan jaksaneensa osoittaa suurempaa kiinnostusta niin ensimmäisen maailmansodan kuohuntoihin, puna-armeijan liikehdintöihin kuin kylmän sodankin vaiheisiin. Lienee kuitenkin pakko todeta, että valtaosa menneiden vuosien historian tuntien monipuolisesta annista on auttamattomasti valunut hukkaan. Mikä koomisinta, historian kursseilta kerätyt arvosanat ovat itselläni silti aina olleet keskitason paremmalla puolella.

Miksei historia siis kuitenkaan kiinnosta?

Entisenä (?) humanistina, minulla on teoria: Itse henkilökohtaisesti olen kokenut historian opiskelun lähtökohtaisesti erittäin mielenkiinnottomaksi menneen maailman faktojen ja vuosilukujen muistiin takomiseksi. Tämän lisäksi vielä matemaattisia aineita vieraana maaperänä pitävä oppija ei senkään vertaa jaksa innostua vuosilukuluetteloiden loputtomasta virrasta. Kasvottomien sotajoukkojen liikkeet aikavälillä X paikasta A kohti määränpäätä B herättivät yleensä vain minimaalista mielenkiintoa, jos sitäkään. Maailman historiaan tutustuminen olisi kenties teoriassa ollut mielenkiintoinen prosessi, mutta opetuksen monotoniset metodit ja faktojen ”hajuttomuus, värittömyys ja mauttomuus” olivat omiaan pikaisesti laimentamaan heiveröisimmätkin kiinnostuksen tuntemukset ja hautaamaan ne lopullisesti.

(Akateemisesti epäkorrektilla tavalla) siteeraan Wikipediaa toteamalla, että ”[h]umanismi on … aatteellisena käsitteenä ihmisyyteen perustuva elämänkatsomus”, ja vasta myöhemmällä iällä olen tajunnut kyseisen analyysin merkityksen oman oppimiseni kannalta. Lukiovuosien Suomen historian kurssilta muistiin painuneiden faktojen määrät rajoittuvat karkeasti sanottuna Suomen itsenäisyyspäivämäärään ja jostain käsittämättömästä syystä ”Pähkinäsaaren rauhan rajaan” vuodelta 1323. Näillä tiedonjyväsillä ei arkistoissa varmasti pitkälle selvitä.

Luontaista humanistia olisivat kiinnostaneet huomattavasti enemmän esimerkiksi juuri Suomen historiaan liittyvät konkreettiset ihmiskohtalot, Mannerheimin todellinen persoona tai vaikkapa puna-armeijan sotilaan henkilökohtaiset sotakokemukset. Millainen olisi ollut vaihtoehtoisesti esimerkiksi Hitlerin tai Stalinin todellinen elämäntarina? Ja yleisemmällä tasolla: kenties Suomen valtionkin vaiheita olisi voitu tarkastella erilaisten johtohahmojen persoonallisuuksien ja elämänvaiheiden kautta? Mahdollisesti tällaisista näkökulmista kerrottuna historiallisten faktojen neutraalius ja objektiivisuus olisi kärsinyt – mutta olisiko palan neutraaliutta sittenkin uskaltanut uhrata kaltaisteni humanistien tehokkaamman oppimisen takaamiseksi? Voitaisiinko historiaakin siis tulevaisuudessa opettaa oppijalle optimaalisemmin profiloidulla tavalla – vai onko tällainen vain utopiaa?

ArchivesBlogsissa lainataan ”The Consecrated Eminence” -blogissa 16. huhtikuuta julkaistua ”Attention, Aerophilatelists” -kirjoitusta, jossa avataan ensimmäisen lentopostin historiaa varsin mielenkiintoisella ja havainnollisella tavalla. Lentopostin historiaan voi perinteisemmällä faktapohjaisella tavalla tutustua pikaisesti myös esimerkiksi juuri Wikipedia-artikkelin kautta. Merkittävää on mielestäni kuitenkin vain se, että Wikipedia-artikkeliin en todennäköisesti välittäisi tutustua pelkästä mielenkiinnosta. Sen sijaan ”Attention Aerophilatelists” -kirjoitus kiinnitti oitis jopa humanistinkin mielenkiinnon. Blogitekstissä ei tyydytä toteamaan, että ”ensimmäinen lentoposti toimitettiin kuumailmapallolla vuonna 1784”, vaan lukijalle avataan lentopostin mielenkiintosta sisältöä (kuvien kera, no less!), lähettäjän ja vastaanottajan henkilöllisyyksiä sekä arkistoidun lentopostikirjelmän mielenkiintoista käsiäalaa, hämärän peittoon jääneitä kirjelmän lauseita ynnä muita detaljeja, jotka saavat lukijan todella aidosti kiinnostumaan ja janoamaan lisäinformaatiota kyseisestä aiheesta. Tällaisesta historiastahan voisi jopa vakavasti innostua!

Voiko huonosta historioitsijasta kuitenkaan koskaan tulla hyvää arkistonhoitajaa? Tämä on ainakin omalla kohdallani vielä iso kysymysmerkki (johon en välttämättä edes halua kuulla vastausta…en vielä). Todennäköisesti ratkaisevassa asemassa on tällä haavaa vain allekirjoittaneen oma harrastuneisuus ja motivoituneisuuden taso itseopiskelua kohtaan, sillä kouluvuosien historiallisesta muistiaineksesta ei mainittavia määriä enää jäljellä ole. Nähtäväksi siis jäänee, kuinka pitkälle humanismiin kallellaan oleva arkistoalan aloittelija tulevaisuudessa pääsee. Toivon mukaan arkistoissa kaivattaisiin myös meidän ”oudompien lintujen tai mustempien lampaiden” tuomaa osaamista.

Millainen johtaja selviää tulevaisuuteen?

Perjantai-iltaa vietettiin tänään informaatiotutkimuksen opintojen parissa myöhäisiltaan kestävällä kirjastoalan asiantuntijuuteen ja johtamiseen pureutuvalla luennolla. Kurssi perustuu vierailevien luennoitsijoiden antamaan panokseen, sillä jokainen neljän tunnin sessio koostuu kahden alan ammattilaisen pitämästä luennosta. Tänä perjantaina johtamiseen ja asiantuntijuuteen saatiin mielenkiintoisella tavalla tutustua kahden täysin vastakkaisia mielipiteitä edustavien luennoitsijoiden näkemyksiin siitä, millaista johtamista mm. kirjastoalalla vaaditaan nyt ja tulevaisuudessa.

K. Vänttisen (YLE Armi) näkemys edusti kenties tyypillisen feminiinistä johtamispolitiikkaa, jonka mukaan johtamisen tulisi olla erityisesti ihmislähtöistä. Johtajuuden avulla on luotava edellytykset työ-yhteisöjen yhteistyölle, avoimille keskustelukanaville ja rohkealle kommunikaatiolle. Pyrkimyksenä olisi saavuttaa tila, jossa asiantuntijoiden joukon yhteistoiminta olisi innovatiivista, saumatonta ja sallivaa. Yksilöiden persoonallisuudet korostuisivat ja työntekijöiden työmotivaatio perustuisi ihmisläheiseen organisaatiokulttuuriin. Vänttisen mukaan ideaaleissa olosuhteissa johtajan roolista muodostuu lopulta organisaation toiminnalle täysin turha hallinnan muoto – menestykseen voidaan päästä ilman johtajiakin. Vänttisen näin muovaama johtajahahmo vaikutti kuulijasta helposti lähestyttävältä, rohkaisevalta ja jokaisen työntekijän henkilökohtaisia vahvuuksia optimaalisella tavalla hyödyntävältä inhimilliseltä henkilöltä. ”Valoa tunnelin päässä” ja ”the best is yet to come” kuvaisivat erinomaisesti luennon jälkeistä mielentilaa – ”haasteita on edessä, mutta yhdessä niistä selvitään”.

J. Saarti (Itä-Suomen yliopisto) luennoi kuitenkin täysin vastakkaisin painotuksin, erittäinkin maskuliinisesta näkökulmasta. Saarti painottaa esimerkiksi yliopistokirjastojen hankalaa asemaa nyky-yhteiskunnassamme, jossa niitä kohtaavat mm. tuotteistamis-, tuottavuus-, rahoitus-, markkinointi-, keskittämis- ja säästämispaineet –  eikä ruusuista tulevaisuutta ole tarjolla kenellekään. Lähestulkoon kaiken pahan alku ja juuri on Saarrin mukaan valtio ehdottomine vaateineen ja (liian usein) perättömine lupauksineen. Resurssit luvataan tulevaa varten, mutta valtiolle ”tuleva” voi tarkoittaa yhtä hyvin kahta vuotta kuin kahta viikkoa. Ja silti, voidaanko valtiotakaan pitää syynä kaikkeen siihen, miten tässä maassa kehitytään ja millaista tulevaisuutta kohti ollaan matkalla? Valtio ei holhoa (yliopisto)kirjastoja, ei tarjoa pysyvyyttä saati tuudittavaa turvallisuuden tunnetta – mutta antaa silti parhaassa tapauksessa (pienen tai suuren) tukon seteleitä toiminnan tukemista varten. Toisin sanoen, antaa vähän ja ottaa paljon – mutta se vähäkin on usein kullanarvoista. Onko valtio siis kirjastoille (kuten monille muillekin organisaatioille) kuin oikukas rakastaja?

Saarrin mukaan johtajuudelta vaaditaan juuri näiden oikukkaiden olojen vuoksi päättäväistä, järjestelmällistä ja asialähtöistä johtajuutta. Ja ennen kaikkea: jämerää johtajuutta tarvitaan aivan välttämättä sekä nyt että tulevaisuudessa. Työtehtävien ja asioiden henkilöitymistä on pyrittävä välttämään, eikä työnkuvaan, organisaation rakenteeseen tai mihinkään muuhun käytännön aspektiin saisi liittää liian vahvoja inhimillisiä tunnesiteitä. Organisaatiomuutoksia kohdattaessa on Saarrin mukaan pyrittävä nopeaan surutyövaiheen ylittämiseen. Johtajan roolina on tällöin rohkaista työyhteisöään siirtymävaiheessa ja osattava perustella tehtyjen päätösten välttämättömyys organisaation tulevaisuuden kannalta. Johtajan on lisäksi siedettävä epävarmuutta, oltava valmis ottamaan riskejä ja olemaan toisinaan ”sydämetön valtion virkamies”, jonka kontolla on väistämättömien ja vaikeiden ratkaisujen tekeminen.

Saarti maalaa kuvan kirjastojen muuttuvasta ja epävarmasta tulevaisuudesta. Työntekijöiden, työpaikkojen, työtehtävien, organisaatiorakenteiden ja työn tavoitteiden muutokset ovat välttämättömiä. (Yliopisto)kirjastot tulevat kohtaamaan kilpailua odottamattomilta tahoilta, sähköistyminen uhkaa fyysisten kirjastojen tarpeellisuutta tulevaisuudessa, keskittämis- ja leikkauspaineet kasvavat, yliopistokirjastojen (ja siten myös tieteen) avoimuus on uhattuna ulkopuolisten sijoittajien eriävien intressien takia — sanalla sanoen (yliopisto)kirjastojen tulevaisuus on vain suuri musta aukko.

Mitä luennolla istuneen alan opiskelijan pitäisi tällaisista tulevaisuudennäkymistä siis ottaa opikseen johtajuuteen ja asiantuntijuuteen liittyen? Tarvitaanko tulevaisuuden johtajalta kirjastoalalla siis feminiinisen ihmislähtöistä vai maskuliinisen asialähtöistä johtamistyyliä? Kasvaako johtajuuden tarve entisestään laajenevassa ja kansainvälistyvässä maailmassamme vai onko johtajille enää lainkaan kysyntää 20 vuoden päästä? Ja ennen kaikkea: kuka päättää tällaisista asioista? Kenellä on niin suuri valta vai onko sitä kenelläkään? Onko johtajuuden ja asiantuntijuuden kehityskulun etenemistä mahdollista ohjata lainkaan vai soljuuko kaikki yksinkertaisesti muun yhteiskunnallisen muutoksen valtavirran mukana? Toisin sanoen, onko meillä jokaisella vaikutusta asioiden kehitykseen, muttei kenelläkään todellista vaikutusvaltaa muuttaa kehityksen kulkua?

Kuolevatko kirjastojen johtajat sukupuuttoon seuraavan 20 vuoden kuluessa? Miten silloin käy itse kirjastojen – koittaako ”vänttisläinen” tasa-arvoisen yhteistyön kukoistuskausi vai ”saartilainen” sekasorron ja hallitsemattoman hajautumisen kierre — vai kenties jokin muu, mikä?

Hulluja ajatuksia

Yliopisto-opiskelijan tulee ennen kaikkea kyetä osoittamaan hallitsevansa objektiivisen argumentoinnin taito. Tämä voitaneen varmasti nähdä kaikkien tiedekuntien opiskelijoiden yleispätevänä tavoitteena (tätähän pyritään todentamaan mm. niiden kuuluisien kypsyysnäytteiden avulla). Argumentoinnin tulee olla korkeatasoista, mielipiteiden perustua intellektuellien älyköiden ajatuksiin tai oivaltavaltavien kollegoiden laadukkaaseen tutkimukseen. Kandin tutkielmien ja ennen kaikkea gradujen (puhumattakaan itse väikkäreistä) tulisi ilmentää kirjoittajansa kypsää pohdintaa ja ajattelutapojen kultivoituneisuutta. Sanalla sanoen yliopistoissa pitäisi pyrkiä kehittymään kohti ajatusmaailmojen eliittiä.

Vaan mitäpä jos joku uskaltaisikin asettamaan itsensä naurunalaiseksi paljastamalla, että mielessä velloo useimmiten enemmän niitä pähkähulluja kuin erityisen fiksuja ja intellektuelleja ajatuksia? Tuskin kovinkaan moni meidänkään opinahjomme arvostetuista konkari-professoreista olisi halukas valottamaan niitä paljaimpia ja naiivimpia ajatuksiaan, joille he ehkä työhuoneidensa maitolasisten ovien takana yksikseen hymähtelevät. Luennoilla paasataan kylmistä tosiasioista tai esitetään viimeiseen asti perusteltuja kysymyksenasetteluita esimerkiksi juuri arkistoalan nykytilasta. Aika ajoin julkaistaan (mieluiten kollaboratiivisen työn tuloksena) alan arvostetuissa asialehdissä tasokkaiksi luokiteltuja artikkeleita tai muita pitkällisen tutkimustyön tuloksia. Einsteineiksi ei ruveta ellei oma hypoteesi ole absoluuttisen ”vedenpitävää settiä”.

Itse olen siitä kiitollisessa asemassa, että opiskelijan statuksella pelatessani ei tarvitse kantaa huolta tyhmien kysymysten esille tuomisesta tai hullujen hypoteesien esittämisestä. Kenties joskus tulevaisuudessa varon tarkkaan tahraamasta mainettani tutkijakollegoiden silmissä (mikäli tutkijan tulevaisuuteen ylipäätään on vielä jonain päivänä realistisia mahdollisuuksia). Millaiset hulluudet sitten ovat mieltäni tänään viihdyttäneet? (Note to self: optimaalisimmat olosuhteet hullujen ajatusten kehittymiselle ovat useimmiten loppuviikosta, pitkälle alkuiltaan venyvillä luennoilla, jotka kruunaa jokseenkin höttöinen ja flunssaoireinen olotila. Mielen virkeys ei kenties todellisuudessa ole korkeimmillaan, mutta näissä olosuhteissa liika rationalismi antaa piristävällä tavalla tilaa lennokkaammalle ajattelulle. ”I can” instead of ”I can’t”, ”genious” instead of ”ridiculous”.)

Ajatus 1: Millainen olisi luova arkisto? Multimediapainotteinen, 3D-elementtejä, värikäs…tai rauhoittavan kokovalkoinen, hologrammiasiakirjoja, simulaatioita, emuloituja näkymiä, interaktiivinen kartta lattiassa, organisoituja esittelykierroksia huvipuistojen vuoristoratavaunujen tyyliin, discovery-tyylisiä arkistolabyrintteja…. mitä vielä?

Ajatus 2: Miksei rakennettaisi arkistokaupunkia? Oikea kaupunki, jonne arkistojen asiakkaat voisivat tulla hakemaan etsimäänsä tietoa. Kuinka tieto löydettäisiin? Yhtä loogisesti kuin palvelut löydetään nykypäivän kaupungeissakin: mikäli haluat tietoa 1950-luvun juna-aikatauluista, ratakaavioista, kalustosta tms – menet arkistokaupungin rautatieasemalle jne.

Ajatus 3: Voisivatko ylipopiston asiakirjahallinnan & arkistoalan opiskelijat toteuttaa yliopistolla käytännön arkistonhoitoa ja kehitellä vuosittain vaihtuvia innovatiivisia asiakirjahallinnan tai arkistojen hankkeita/kehitysprojekteja? Käytännön oppimista yhdistettynä teoreettiseen opetukseen. Mahdollisuus tiedekuntien väliseen yhteistyöhön toiminnan kehittämisessä. Yliopistojen asiakirjahallinta & arkistot ajan hermolla olevia innovatiivisia alan edelläkävijöitä, jotka aktiivisesti hyödyntävät tuoreiden opiskelijoiden uusien näkökulmia.

Tällaista pohdintaa flunssahöyryjen keskeltä. Luonnollisesti kaikki edellä mainitut ideat nitistettäisiin alta aikayksikön suuren yleisön ja erityisesti päättäjien arvostelevan silmän alla, sillä ideoiden toteutushan vaatisi lähes yli-inhimillisiä resursseja koko yhteiskunnalta, yliopistoilta ja asiakirjahallinnan sekä arkistoalan ammattilaisilta. Liekö nykymaailmassa enää tilaa ”einsteinilaisuudelle”? (Vai olisiko sen uusi muoto tätä nykyä ”kollaboratiivinen einsteinilaisuus” – yhteisöllisyys ja sosiaalisuus kun näyttävät olevan tämänkin alan nousevia trendejä?)

Asiakirjahallinan koulutuksella tähdätään käytäntöön?

Viittaanpa jälleen kerran professorimme P. Henttosen ”Asiakirjahallinnan reunamerkintöjä” -blogiin, sillä silmiini osui sieltä varsin mielenkiintoinen keskustelunaihe: asiakirjahallinnan vieraantuminen akateemisesta tutkimustyöstä ja kohdistuminen entistä enemmän käytännön työtehtäviin. Lisäksi kirjoituksessa kommentoitiin alan opetuksen nykytilaa, joka on ilmeisesti Kansallisarkistolaisten (ja Henttosen itsensäkin) mielestä valitettavan pirstaloitunutta, hajanaista ja resurssipulan kourissa.

Oma näkemykseni alan koulutuksen tilasta: Alan tuoreena opiskelijana olen todella kokenut asiakirjahallinnan opetuksen toteutuksen osittain erittäinkin omituiseksi lähinna kahdesta eri syystä: a) ainakin Tampereen yliopistossa asiakirjahallinnan opintoihin on mahdollista keskittyä periaatteessa vasta maisterivaiheen syventävissä opinnoissa, sillä aineopintojen puolella asiakirjahallinnan kursseja ei ole tarjolla käytännössä ollenkaan ja b) mikä kummallisinta, maisterivaiheen asiakirjahallinnan kursseista huomattavan suuri osa on lisäksi itseopiskelukursseja (ts. kirjatenttejä). Molemmat aspektit ovat mielestäni erittäin valitettavia, sillä nykyisellä tarjolla olevien kurssien määrällä ja ”opetuksen” toteutuksella alan opiskelija saa pahimmillaan todella kapea-alaisen näkökulman asiakirjahallintaan. Koska alan opinnot pystyy toden teolla aloittamaan vasta maisterivaiheessa, kaivattaisiin mielestäni nykyistä enemmän kontaktiopetusta jo ihan siitäkin syystä, ettei asiakirjahallinnan ala ole mielestäni helpoimmasta päästä hahmottaa – varsinkaan yksin tenttikirjoja läpi kahlatessa. Tilannetta hankaloittaa entisestään vielä se, että alan tutkimusta ei juurikaan ole tehty suomeksi, eikä ulkomainenkaan kirjallisuus välttämättä paljon lisäarvoa tarjoa, sillä Suomen käytännöt eroavat ulkomaisista varsin radikaalisti. Mikä siis ratkaisuksi? Enemmän rahoitusta asiakirjahallinnan opetuksen kehittämiseen ja laajentamiseen? ….Vaan kuka avaisi kukkaron nyörejään?

Oma näkemykseni asiakirjahallinnan alan vieraantumiseen tutkimustyöstä: Mistä johtuu, että asiakirjahallinnan alan opiskelijoiden painopiste on (ilmeisesti) kääntymässä kohti käytännön asioiden problematiikkaa ja vieraantumassa tutkimukseen liittyvistä motivaatioista? Itse en ainakaan henkilökohtaisesti allekirjoita tätä yleistystä, sillä itse kyllä tähtäisin kernaasti tutkijan pallille, mikäli tällaiseen aikanaan mahdollisuuden saisin. Uskon kuitenkin, että käytännön työn aspekteihin liittyvä vetovoima on todellista, sillä olen itsekin opintojeni kuluessa useampaankin otteeseen kaivannut sitä käytännön kokemusta ja näkemystä asioihin. Teoretisoivana noviisina on nimittäin erittäin vaikeaa edes kuvitella ryhtyvänsä tutkimaan asiakirjahallinnan laajaa alaa ilman pienintäkään käsitystä siitä, mitä asiakirjahallinnan käytännön työ todellisuudessa pitää sisällään. Näin ollen en täysin käsitä, miksi käytännön työhön suuntaavia tavoitteita pidettäisiin huonona asiana. Faktahan on kuitenkin se, että ”insinööri, joka ei tiedä hitustakaan mekaanikon käytännön työstä, ei osaa suunnitella erinomaista autoa”. Lisäksi asiaa pohdiskeltaessa tulisi varmasti ottaa huomioon myös asiakirjahallinnan alan sähköistyminen. Sähköistä asiakirjahallintaa sekä siihen liittyvää problematiikkaa ja erityisominaisuuksia ei ainakaan tällä hetkellä välttämättä opita kirjoja lukemalla. Ulottuvuutena se on niin uusi ja jatkuvan kehityspaineen alla, mistä syystä alan opiskelija kokee varmasti suorastaan välttämättömäksi päästä näkemään ja kokemaan sähköistä asiakirjahallintaa käytännössä. Eikö käytännön työkokemuksesta olisi näin ollen vain etua alan tutkijalle? Eikö käytännön työn kautta kartutettaisi nimenomaan laajempaa ja perustellumpaa näkökulmaa asioihin? Eikö käytännön työn ja sen kautta kohdattujen ongelmien konkretisoituminen edistäisi tutkijan työtä merkittävästi? …Onko ongelmana siksi niinkään itse käytännön työhön suuntautuminen vai pikemminkin se, ettei käytännön työn pariin liimautuneita alan ammattilaisia saada houkuteltua takaisin akateemikkojen pariin? Mikäli näin on, olisi varmasti syytä kysyä, miksei tutkijan/opettajan työtä koeta tarpeeksi vetovoimaiseksi tai mitkä muut seikat saavat alan ammattilaiset karttamaan tutkijan/opettajan työtä. Arvomaailmojen muutokset? Resurssipula? Raha?

Tiedoksi asiakirjahallinnan & arkistoalan silmäätekeville ammattilaisille ja alan päättäjille: Käytännön työ tarjoaa arvokkaita näkökulmia. Perustakaa lisää tutkijan palleja niin kyllä allekirjoittanutkin olisi valmis taistelemaan yhden itselleen. Tarjotkaa varma työtulevaisuus – nykypäivän korkeakouluopiskelijoidenkin tulevaisuus näyttää keikkahommien ja vuokratöiden runtelemalta. Tarjoaako tänä päivänä asiakirjahallinnan käytännön työ yhä enenevässä määrin tutkijan pestiä vakaampaa tienestiä?

The (un)importance of defining a ’record’

Mikä on asiakirja?

Tämähän lukeutuu niihin ensimmäisiin kysymyksiin, joihin kuulijan naamaa hierotaan huolella tämän alan ensimmäisillä (ja useilla seuraavillakin) luennoilla. Asiakirjan arkkityyppiähän edustaa varmasti kaikille se valkoinen A4-arkki, johon on painettu tärkeää informaatiota esim. organisaation toiminnasta. Tällaisten asiakirjojen kotihan on luonnollisesti toimiston kirjahyllyllä, siististi rei’itettynä ja pölyttyneisiin mappeihin ladottuna. Tällaisia mappeja onkin sitten hyllykaupalla, konttorit pullollaan.

Herätys ihmiset, 2000-luku (jopa 2010-luku, no less!) on täällä, joten asiakirja on nykypäivänä paljon muutakin. Luen tällä hetkellä Sari Mäkisen & Pekka Henttosen kirjoittamaa artikkelia ”Motivations for records management in mobile work”, jossa myöskin pyritään määrittelemään, mikä asiakirja on. Tässä tukeudutaan (suomalaisille tyypilliseen tapaan) lainsäädäntöön ym. määräyksiin, ja artikkelissa onkin päädytty siteeraamaan ISO 15489-1 -standardia, jonka mukaan asiakirja on  “information created, received and
maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of
legal obligations or in the transaction of business”. Määritelmä on varmasti laadukas, mutta kuitenkin vain yksi muiden joukossa. Lukuisia muitakin on listattu opintojeni aikana mitä erilaisimpien tietolähteiden ja henkilöiden toimesta.

Erilaisia määritelmiä asiakirjalle on itse asiassa kuultu jo sen verran, että nykyään ensireaktioni asiakirjan määritelmiä kohdatessani on varsin luotaantyöntävä. Mikäli asiakirjaksi voitaisiin periaatteessa laskea jo kuvia, sähköposteja, esineitä, videomateriaalia, mp3-tiedostoja yms. materiaalia (joka ei sähköisen ulottuvuuden ansiosta enää välttämättä ole edes käsin kosketeltavassa muodossa), herää kysymys siitä, onko asiakirjan käsitteen tarkka määrittely edes ylipäätään mahdollista? Lisäksi määritelmien takana on luonnollisesti aina inhimillinen olento, joka objektiivisuuteen pyrkiessään ei kuitenkaan koskaan voi täysin eliminoida määritelmistään subjektiivisuutensa sekä henkilökohtaisten tulkintojensa ja näkemystensä välillistä vaikutusta. Eikö silloin ole niin, että asiakirja on loppupeleissä aina eri asioita eri ihmisille? Vaikka asiakirjaksi määriteltäisiin kaikki organisaation toimintaan liittyvä tieto, olisi se kuitenkin kaikkien organisaation toimijoiden henkilökohtainen mielipidekysymys: kahviautomaatin hankinta taukotilaan ilmentää organisaation tekemiä päätöksiä sen varojen käyttöön liittyen, mutta kuitenkin kyseessä on vain kahvittelumahdollisuuden tarjoaminen organisaation työntekijöille – onko kyseessä siis asian dokumentoinnin ja sitä myöden asiakirjan arvoinen investointi vai ei?

Oma määritelmäni asiakirjalle: dokumentoitu ja tulkitsijalleen merkityksellinen informaatio.

’Dokumentoitu’ siksi, että esimerkiksi implisiittinen tieto/informaatio koettaisiin usein arvokkaaksi ja säilyttämisen arvoiseksi, mutta ollessaan aineettomassa ajatuksen tilassa, sitä ei vielä voida tulkita asiakirjaksi. Kohteen tulee siis olla jollakin tavoin näkyväksi dokumentoituna.

’Tulkitsijalleen merkityksellinen’ siksi, että asiakirjallisuus on jokaisen henkilökohtainen tulkinta ja merkityksellinen automaattisesti silloin, jos kohde on tulkittu asiakirjan tittelin arvoiseksi.

’Informaatio’ siksi, että kyseessä on merkityksen omaava kokonaisuus (eli enemmän kuin merkityksetön ’data’), muttei välttämättä ’tietoa’ (eli perusteltu tosi uskomus).

Määritelmät ovat tärkeitä, sillä ilman niiden luomia yhteisiä käsitekokonaisuuksia järjellinen ja vastavuoroinen kommunikaatio eri yksilöiden kesken ei olisi mahdollista. Voiko määritelmistä tulla kuitenkin fiksaatio, jollei konsensukseen tunnuta pääsevän? Asiakirja on asiakirja. Piste. Jokainen muodostakoon oman käsityksensä. Vai voiko todellinen akateemikko/tutkija sanoa näin ja todella malttaa jättää määritelmät sikseen?

Mistä gradu?

Vasta ensimmäisen vuoden informaatiotutkimuksen opiskelija, ja nyt jo miettimässä sopivia gradun aiheita? Näinpä kyllä, mutta opintoja on silti kohta kasassa jo sen verran, että valmistumista voisi alkaa pikku hiljaa haikailla (kandi kun on suoritettu jo aiemmasta pääaineesta, eng. filologiasta). Infimin opinnot ovat kyllä olleet kuin kaksiteräinen miekka. Opinnot ovat suunnattoman mielenkiinnon siivittämänä edenneet aikamoisella aikataululla, mutta samalla on takaraivossa jäytänyt kysymys siitä, edetäänkö tässä nyt liian nopeasti. Intressejä valmistua nopealla aikataululla olisi enemmän kuin tarpeeksi, mutta opintoja ja yliopiston ilmapiiriä rakastavan ei ole niin helppoa päästää irti, sitten kun se valmistumisen aika viimein koittaa. Ja sehän näyttäisi koittavan ensi lukuvuoden lopussa, mikäli asiat menevät suunnitelmien mukaan ja saan edes sen lopullisen tutkinto-oikeuden infimin maisteriohjelmaan.

No entäs se gradu sitten? Mistä kirjoittaa ja mihin keskittyä? Keneltä kysyä neuvoa, vai kysyisikö lainkaan (kun sattuu olemaan näitä ”minä-itse-tutkin” -ihmisiä)? Olen koittanut pohtia kuumeisesti, olisiko kirjasto-, arkisto- vai asiakirjahallinnan ala sopivin maaperä gradun kirjoittamista varten, mutta tulevaisuuden työllistymisnäkymien kannalta ei haluasi yhtäkään sulkea pois. Mitä tästä nyt sitten voi päätellä? Joko kirjoitan 3 gradua (!!) tai ”hirtän sydämeni” ja rajaan tiukalla linjalla pois 2 vähiten kiinnostavaa. Jätetään se vielä auki ensi syksyyn asti, sillä en tunne osaavani vielä tehdä perusteltua valintaa.

Jos nyt kuitenkin aloitan spekuloinnin asiakirjahallinnan aihepiiristä. Olen jonkin verran etsiskellyt osviittaa tähän erään opettajamme kirjoittelemasta blogista ”Asiakirjahallinnan reunamerkintöjä”, ja ilmeisesti esimerkiksi tehtäväluokituksista tehtävälle tutkimukselle olisi tarvetta (toki asiakirjahallinnasta tehtyä suomenkielistä tutkimusta tuntuu olevan muutenkin sen verran rajatusti, että lähes mikä tahansa alan kirjoitelma otettaisiin vastaan sormet syyhyten). Tehtäväluokitusten muodostamisen ja käytön tutkimus saattaisi tosiaan olla mielenkiintoista – kenties suhteessa äskettäisellä kurssilla pintapuolisesti käsiteltyyn kuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen. Jokin tällaisessa tutkimusaiheen asettelussa ei kuitenkaan syystä tai toisesta puhuttele minua. Kaipaan erikoisempaa näkökulmaa tutkimukseen, ja kenties englannin opinnoista takaraivooni jäänyt kaipuu suomalaisuuden ulkopuoliseen tutkimukseen aiheuttaa levottomuuden tunteita pelkästään Suomeen ja suomalaisiin käytäntöihin liittyvään tutkimukseen ryhtymisestä. Miten olisi se kuuluisa Australia? Tai Saksa? Olisiko näistä maista löydettävissä tehtäväluokituksen tyylisiä toteutuksia? Entä voitaisiinko tehdä käyttötutkimusta Suomen tehtäväluokituksesta ja esim. juuri Saksan vastaavasta – ja vertailla näitä keskenään: mitä hyvää & mitä huonoa? Kenties kahden esimerkkiorganisaation käyttäjätutkimusta tähän liittyen? …Heti alkaa kuulostaa ainakin omaan korvaani kutkuttavan jännittävältä haasteelta. Vaikka suuruudenhulluus kai tästä päällimmäisenä nousee mieleen.

Tweb-järjestelmästä en varmaankaan halua graduani raapustaa. Ensinnäkin kyseisestä järjestelmästä on ainakin jokunen gradu jo kirjoitettu, ja toisekseen viime maanantainen Pirkanmaan ELY-keskuksessa tehty Tweb-haastatteluvierailu latisti kyllä ainakin allekirjoittaneen kiinnostusta kyseisen järjestelmän toimivuutta kohtaan. Tähän mennessä en ole yhdeltäkään organisaatiolta (saati opetushenkilökunnaltamme) vielä kuullut erityisen positiivisia kommentteja koko Twebiin liittyen. Ilmeisesti järjestelmä on ainakin suhteellisen toimiva ”karvalakkijärjestelmä”, josta halutessaan voi muokata omia tarpeitaan kohtuullisen hyvin vastaavan kokonaisuuden, mutta innovatiiviseksi tai mielenkiintoa herättäväksi kyseistä järjestelmää ei silti voi parhaalla tahdollakaan kuvailla (tämä kuitenkin täysin väheksymättä järjestelmän kehittänyttä Triplan Oy:tä). Näin ollen herääkin vain yksi kysymys: miksi niinkin laimeaa kiinnostusta herättävää järjestelmää sitten ylipäätään tyydytään käyttämään? Totta, kyseessä on julkisen sektorin laajasti hyödyntämä järjestelmä, ja sen vaihtaminen täysin uuteen järjestelmäpakettiin olisi varmasti aivosolut verille raastava hanke – mutta eikö juuri nyt olisi se yhdestoista hetki muutokselle, jos sellaista ylipäätään haluttaisiin alkaa kaavailemaan? Sähköinen asiakirjahallinta on entistä enemmän ottamassa tuulta alleen ja paperiaineistoista luopumiseen haluaisivat tähdätä jo entistä useammat toimijat (mm. ELY:n kirjaamolaiset olivat tätä mieltä). Eli: ”Nyt tai ei koskaan!” ja ”’Etiäppäin!’, sanoi mummo lumessa”. ….Olisiko tästä muutosvastaisuudesta (tai laiskuudesta?) Twebiin liittyen ehkä sittenkin nyhdettävissä jonkinlainen gradun aihe? Käyttäjäkokemuksista ei ainakaan pitäisi olla pulaa…