Oman profession arvonmääritystä?

Kuinka sitä pitäisi tulevaisuudessa arvottaa omaa työtään suhteessa tiedonhaun ammattilaisiin?

  • Ovatko asiakirjahallinnan ja arkistoalan ihmiset niitä ”pahnan pohjimmaisia”, jotka tuottavat informaation sopivan kokoisiksi, muotoisiksi ja rakenteen omaaviksi kokonaisuuksiksi, joita sitten itse tiedonhaun ammattilaiset saavat alkaa työstämään ja testaamaan tosielämän tiedonhaullisissa tarkoituksissa?
  • Vai, ovatko tietämättömät tiedonhaun ihmiset niitä ainaisia kysyjiä, vailla vastauksia, joille itse asiakirjahallinnan ja arkistoalan ammattilaiset armollisesti tarjoavat vastauksia, taitavasti organisoitujen tiedonlähteiden muodossa?

Kumpi sakki vetää pidemmän korren? (Perinteisesti varmasti nuo tiedonhaun porukat – but is that necessarily the right way to look at it?)

Kotoisa kirjastoarkisto / arkistokirjasto

Viime tiistaina sain meneillään olevan kirjastoharjoitteluni puitteissa tutustua ”kirjastomaailman arkistoon”. Tilaisuus tähän tuli yllätyksenä, muunlaisten osastoesittelyiden yhteydessä, mutta olin itse henkilökohtaisesti enemmän kuin valmis pulahtamaan taas edes pieneksi hetkeksi jo jokseenkin tutuksi tulleeseen arkistomaailmaan. Kirjastoharjoitteluni pitää sisällään useampia, kaikille kirjaston eri osastoilla tällä hetkellä työskenteleville korkeakouluharjoittelijoille suunnattuja osastoesittelyjä, joista ensimmäinen (nimellä ”Tietopalveluosaston esittely”) on nyt takanapäin (ja seuraava edessä jo huomenna). Kaiken kaikkiaan, kaikesta harjoittelijoille suunnatusta ohjelman määrästä ja toteutuksesta päätellen on varsin selvää, etteivät kirjastoharjoittelijat todellakaan ole harvinaisuus näissä ympyröissä. Yksittäinen harjoittelija saa sen suhteen siis olla varsin levollisin mielin, sillä harjoittelun sisältö vaikuttaa varsin hyvin etukäteen suunnitellulta ja laaditulta.

Tiistaina pidetyn ensimmäisen osastoesittelyn puitteissa saimme siis yllättäen tilaisuuden tutustua pääkirjaston arkistoulottuvuuteen, josta ainakaan allekirjoittanut ei ollut ennen tätä päivää lainkaan tietoinen. Kirjasto- ja arkistopuolen opintojen kautta muovautunut mielikuva kirjastojen ja arkistojen perustavanlaatuisesta vastakkainasettelusta on pikemminkin ollut tähän mennessä vallalla oleva käsitykseni näiden kahden suhteesta toisiinsa: arkistoalan ajattelijat kun ovat käsittääkseni historian saatossa olleet jyrkästi arkistojen kirjastoon rinnastamista / liittämistä vastaan. Ja sama on ilmeisesti pätenyt myös toisinkin päin. (Enkä osaa kuvitella mielipiteiden jyrkästi muuttuneen tässä suhteessa, jo pelkästään oman ammattiylpeydenkin takia.) Joka tapauksessa, tällaiset mielleyhtymät ovat antaneet aihetta olettaa, etteivät kirjastot halua omaksua toimenkuvaansa minkäänlaisia arkistoulottuvuuksia, eivätkä arkistotkaan sen pahemmin mitään kirjastoihin viittaavia elementtejä. Päinvastoin, ero näiden instituutioiden välillä on haluttu pitää selvänä. Tästä syystä olin varsin (positiivisesti) yllättynyt, että harjoitteluorganisaatiossani todellisuudessa on kuin onkin oma arkisto – ja vieläpä melko asiallisestikin pidetty sellainen! (Allekirjoittaneen yllätykseksi kun kyseessä ei ollutkaan vain ahdas ja sekalainen varastohuone pullollaan epämääräistä tavaraa sikin sokin aseteltuna, niin kuin olisi pahimmillaan voinut olettaa ”arkistojen” suhteellisesta käsitteestä johtuen.)

Arkiston kaikinpuolisen hyvästä yleisilmeestä lienee kiittäminen kyseisen aineiston ”arkistonhoitajaa” (oikealta titteliltään kuitenkin informaatikkoa), jonka vastuulle kyseinen arkistokokonaisuus on aikoinaan epäsuorasti ujutettu (nyttemmin, hän vastaa arkistosta kertomansa mukaan varsin mielellään ja toivoisi ajoittain työtehtävissään saavansa enemmänkin toimeksiantoja tähän aihealueeseen liittyen). Jotteivät arkistot ja kirjastot vallan sekoittuisi keskenään epäloogisella tavalla, on tässä vaiheessa aiheellista todeta, että kyseessä on toki arkisto, joka on aineistoltaan vahvasti sidoksissa nimenomaan kirjastomaailmaan, enkä sen vuoksi (aineistokokonaisuuden nähneenä) enää edes osaisi kuvitella sen sijaitsevan missään muualla kuin kirjaston omassa kontekstissa. Kyseessä on siis käsikirjoitusarkisto , joka käsittää erilaisten (enemmän ja vähemmän kuuluisien) kirjailijoiden ja tutkijoiden monipuolista aineistoa (mm. tutkimusmateriaalia, luonnoksia, teosten käsikirjoituksia, henkilöihin ja heidän elämäänsä sekä kirjailijan/tutkijanuraansa liittyvää historiallista materiaalia, kirjeenvaihtoa ja jopa jonkin verran henkilökohtaisia esineitäkin). Arkistosta löytyy muun muassa kirjailija Annikki Kariniemen, kirjailija/taidemaalari Viljo Kojon, Tampereen yliopistomaailmassa vaikuttaneen Paavo Kolin ja runoilija/kirjallisuudentutkija Unto Kupiaisen (sekä hänen vaimonsa Kerttu Kupiaisen) aineistoja. Arkiston maineikkaimpana ja arvokkaimpana kokonaisuutena pidetään esittelijämme mukaan kirjailija F. E. Sillanpään laajaa aineistokokonaisuutta. (Kirjaston sivuilta on löydettävissä linkki yksityiskohtaiseen kohdehenkilöluetteloon arkistossa olevasta materiaalista.) Pääpiirteissään kaikki aineistot on ensinnäkin jaoteltu ja järjestetty henkilöittäin, joista kunkin aineisto järjestetty lisäksi vaihtelevassa määrin arkistokaavaan tukeutuen (arkistosta vastaavan informaatikon mukaan aineistojen järjestelyä on tehty tarpeen vaatiessa, siinä määrin kuin on ollut taitoa, aikaa ja muita resursseja). Yksityisarkistojen perusluonteesta johtuen eri henkilöiden aineistot ovat vaihdelleet suurestikin järjestyksen tasoltaan ja kunnoltaan.

Henkilökohtaisesti olisin jo silkasta uteliaisuudesta mieluusti jäänyt tarkemminkin tutustumaan arkiston aineistoihin. Arkistotiloihin oli selvästi kiinnitetty siinä määrin huomiota, että ne vaikuttivat hyvinkin arkistoksi sopivilta ja arkistolaitoksen yleisiä ohjeita noudattavilta. Materiaalit oli pääpiirteissään järjestelty asianmukaisia säilytysratkaisuja hyödyntäen ja aineistojen pitkäaikaista säilymistä silmällä pitäen. Tilaa aineistolle vaikutti olevan riittävästi. Pientä epäjärjestystä oli toki havaittavissa erityisesti muutamien ”Sekalaista aineistoa” -hyllyjen kohdalla, mutta muutoin arkisto vaikutti myös tiedonhaullisesta perspektiivistä tarkasteltuna varsin mallikkaalta. Pidin henkilökohtaisesti kyseistä arkistoa erittäin arvokkaana kokonaisuutena, ja koin sen varsin valitettavaksi tosiasiaksi, etten ollut aiemmin moisesta kirjaston aineistosta ollut tietoinen. Liekö kovin moni muukaan kirjaston asiakas? Kenties aineistojen näkyvyyteen voisi panostaa enemmänkin? Olisi sääli, että tällainen aineisto jäisi makaamaan arkiston hyllyille ja lopulta poistettaisiin/hävitettäisiin kirjaston kokoelmista kokonaan materiaalien käyttämättömyyden takia.

Onko tällainen uhka sitten todellinen? Arkistosta vastaavan informaatikon mukaan aineistosta on jo viime vuosien kuluessa poistettukin muutamia kokonaisuuksia: mm. Tampereen kaupunginkirjaston vuodesta 1952 luotsaaman Pirkanmaan kirjoituskilpailun kirjoitelmat. Kyseiset aineistot oltiin pitkällisen vatvonnan tuloksena päätetty toimittaa hävitettäväksi, kunnes Suomalaisen Kirjallisuuden Seura (SKS) oli esittelijämme kertoman mukaan viime hetkellä tullut hätiin aineiston pelastamiseksi. Allekirjoittanutta olisi lisäksi erityisesti kiinnostanut tietää arkiston aineiston mahdollisesta karttumisesta nykypäivänä, mutta informaatikon käsityksen mukaan arkiston tulevaisuus vaikutti tämän suhteen varsin häilyväiseltä. Nykyajan tendenssi siirtyä yhä enenevässä määrin sähköisiin toimintaympäristöihin on hänen mukaansa yksi syistä, joiden vuoksi arkiston aineiston ei uskalleta liiemmin toivoa lisääntyvän lähivuosina. Lisäksi esittelijämme totesi kulloisenkin kirjastonjohtajan vaikuttavan omalla tavallaan arkiston statukseen kirjastossa: tämänhetkisten tendenssien valossa on ilmeisesti odotettavissa, ettei arkistoaineisto ole arvotukseltaan prioriteettilistan kärkisijoilla.

Onko kyseisen arkistokokonaisuuden kasvu siis tyrehtynyt lopullisesti, aineiston kukoistuskausi suurin piirtein ohitse, käyttäjäkunta entistä harvalukuisempaa ja lopun enteet häilymässä horisontissa? …Vaikea uskoa, ettei mikään taho olisi näistä aineistoista enää kiinnostunut vaikka kirjasto itse päättäisikin (lähi?)tulevaisuudessa luopua kyseisestä arkistosta.

Kesä ohi – harjoittelu ohi

Allekirjoittaneen ensimmäinen harjoittelu on nyt sitten tullut päätökseen (oikeastaan jo viime maanantaina), mutta en ole saanut aikaiseksi tulla toteamaan sitä myös täällä blogitodellisuudessa – kenties siksi, etten haluaisi ajatella mukavan harjoittelukokemuksen tulleen näin pian päätökseensä? Näin jälkeenpäin on ehkä jo hyvä tuoda esille, minkälaisessa harjoittelupaikassa olen kesäni viettänyt (vaikka se on kenties käynytkin jo selville aiemmista kirjoituksistani). Kyseessä oli siis Tampereen yliopisto, eli omalla tavallaan tuttu ja turvallinen ympäristö. Näin jälkeenpäin tuntuu edelleen jokseenkin käsittämättömältä, että niinkin ison ja moniulotteisen organisaation asiakirjahallinnossa työskentelee pääasiallisesti vain 2 työntekijää, puhumattakaan arkistopuolesta, jonka laajaa reviiriä vartioi vain 1 työntekijä. Tästä huolimatta harjoittelupaikkani asiakirjahallinto- ja arkistoasiat tuntuivat olevan huomattavasti paremmalla tolalla kuin esimerkiksi viime kevään Tweb-kurssilla oman pienryhmäni haastattelemalla ELY-keskuksella, jonka asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tilanne antoi alan tuoreelle opiskelijalle jo puolessa tunnissa lähestulkoon epätoivoisen kuvan koko alasta. Omaan harjoitteluuni en tästä syystä uskaltanut tulla turhan ruusuisin mielikuvin varusteltuna – joskin todellisuus onneksi osoittautui lopulta varsin mielenkiintoiseksi ja jopa innostavaksi, vaikka myös alan haasteet kävivät harjoittelun myötä varsin ilmeisiksi. Omalla kohdallani alan haasteista jäivät kenties päällimmäisinä mieleen tietynlaiset ajoittaiset ”voimattomuuden” tuntemukset, sillä asiakirjahallinnon/arkistotoimen aloilla joutuu näköjään mitä ilmeisemmin tottumaan tietynlaiseen altavastaajan asemaan. Tämä siksi, ettei alan keskeisimpiä aspekteja välttämättä arvoteta kovinkaan korkealle organisaation muiden työntekijöiden keskuudessa. Tuntuu olevan valtava saavutus jo sinällään, mikäli oman organisaation johtoporras saadaan edes vakuuttuneeksi arkistotoimen ja asiakirjahallinnon arvosta saati sitten ajamaan näiden periaatteiden toteutumista organisaatiossa laajemminkin. Tampereen yliopistolla tunnuttiin arvostavan arkistotointa kohtuullisessa määrin, joskin loppupeleissä kenties vähemmän kuin asiakirjahallintoa – (tämä lienee yleinen tendenssi, sillä asiakirjahallinto koetaan varmasti dynaamisemmaksi ja tähän päivään aktiivisemmin kuuluvaksi toiminnoksi, kun taas arkistotoimi näyttäytyy ulkopuolisen silmissä pikemminkin unohdettuna ja vähemmän tärkeänä taustaprosessina, johon panostetaan, jos aikaa, tilaa ja taloudellisia resursseja jää muilta tärkeämmiltä toiminnoilta). Koin varsin positiiviseksi sen, ettei harjoitteluorganisaatiossani vallinnut turhan hierarkinen ilmapiiri, vaan jokaisen työnkuvaa arvostettiin aina siivoojista rehtoriin saakka. Luonnollisestikaan en kuvittele saaneeni kokonaisvaltaista kuvaa niinkin suuresta organisaatiosta vaivaisen kolmen kuukauden työpyrähdyksen aikana, mutta koen silti tulkinneeni vallitsevaa ilmapiiriä suhteellisen oikealla tavalla: suuressa organisaatiossa lienee jopa pienoinen pakko arvostaa työtoverin työpanosta, sillä tämän kokoisissa organisaatioissa yksilön oma työpanos on auttamattomasti (enemmän tai vähemmän) sidoksissa kollegoiden työpanokseen – yhteistyön tärkeys korostui mielestäni erityisesti kirjaamotyön informaatiopalveluluonteessa, mutta myös arkistotyössä, sillä arkistoitavat materiaalithan ovat juuri kaikkien muiden paitsi arkistotyöntekijän itsensä tuottamia (hyvän yhteistyön tuloksena materiaalit ensinnäkin toimitetaan arkistoihin asti ja toisekseen ne saapuvat asianmukaisessa kunnossa). Erityisesti oma esimieheni tuntui korostavan kommunikaatio- ja yhteistyötaitojen merkitystä arkistoalalla (varsin yllättäviä ominaisuuksia, joita ei varmasti suoralta kädeltä osaisi odottaa stereotypiseltä arkistotyöntekijältä?). Yliopistolla hallintoihmisten välinen kommunikaatio ja yhteistyö tuntuikin oman näkemykseni mukaan sujuvan varsin mallikkaasti, enkä ainakaan itse kohdannut kirjaamotyöntekijänä hankaluuksia tämän suhteen. (Sen sijaan ilmeisesti hallintoihmisten ja opetushenkilöstöön kuuluvien välillä on kollegojeni mukaan toisinaan aistittavissa ajatusmaailmojen erilaisuudesta johtuvia erimielisyyksiä ja eturistiriitoja – joskin omasta mielestäni kyseisen kaltaista tilannetta on mahdoton välttää. Onhan luonnollista että eri ammattien edustajat puolustavat omia näkemyksiään, tarvittaessa myös muiden kustannuksella, sillä kaiken takana on lopulta aina joukko perusitsekkäitä ihmisiä. Tästä syystä lienee turhaa tapella liian hanakasti tuulimyllyjä vastaan, vaan tarvitaan omaperäisempiä lähestymistapoja. Parhaimmassakin tapauksessa voidaan vain pyrkiä epäitsekkyyteen ja joustavuuteen, joiden kautta voi lopulta luonnistua myös se yhteistyö – mieluiten omaperäisellä, innostavalla ja osallistavalla tavalla.) Vakituiset työntekijät toki kohtaavat työssään huomattavasti enemmän haastavia tilanteita, kuin muutaman kuukauden verran organisaation pikkuapulaisena työskentelevä harjoittelija, mutta tästä huolimatta koin kuitenkin organisaatiossa olevat haasteet mielenkiintoisina ja sopivalla tavalla vaativina – ja olisinkin mielelläni jäänyt niitä ratkomaan, jos siihen olisi ollut mahdollisuuksia. Toivon mukaan samalla tavalla inspiroivia työtehtäviä ja työyhteisöjä löytyy myös tulevaisuudessa, sillä harjoittelun myötä jäi minulle ainakin varsin positiivinen kuva sekä asiakirjahallinnosta että arkistoalasta. (Todennäköisesti olin lähimpien kollegojeni mielestä joko virkistävällä (?) tai liian naiivilla tavalla vihreä innokkuudessani ja kärsimättömyydessäni päästä ratkomaan aloihin liittyviä haasteita, mutta itse kuitenkin toivon, etten koskaan menettäisi tätä liiallista (?) innokkuuttani ja omaksuisi sen sijaan rutinoitunutta, leipääntynyttä, alistuvaa tai muuten vain ”laimentunutta” asennetta alaa kohtaan, vaan haluaisin ehdottomasti kokea samanlaista intoa ja mielenkiintoa mahdollisimman pitkään.) Harjoittelupaikaltani en olisi varmasti voinut toivoa enempää – joskin arkistotyöhön liittyviä tiedonhakutehtäviä olisin mieluusti tehnyt harjoitteluni aikana enemmänkin (olisiko pitänyt pyytää esimieheltä tekaistuja tiedonhakuharjoituksia?). Kirjaamotyössä sainkin sitten tehdä jos jonkinlaista tiedonhakua huomattavasti enemmän. Tähän liittyen koin myös harjoittelussani yllätyksekseni pienimuotoisen asennemuutoksen: asiakaspalvelutehtävät osoittautuivat tällä alalla jopa mukaviksi ja erittäinkin kiinnostaviksi työtehtäviksi (täydellinen vastakohta kaupanalan asiakaspalvelutehtäviin, joiden pariin palaisin enää pitkin hampain ja korkeintaan kausiluontoisesti pakon edessä). Kaikin puolin olin siis varsin tyytyväinen harjoittelija koko kesän ja iloinen siitä, että pääsin tutustumaan myös yliopistojen toisenlaiseen, opintojen ulkopuoliseen maailmaan. Sekä työtehtävät että kollegat tekivät harjoittelustani ikimuistoisen. Mukavaa siis oli – jopa hauskaa!

Entä miten elämä jatkuu tästä eteenpäin?

Ensi viikon torstaina alkaakin sitten seuraava harjoitteluni, tällä kertaa kirjastomaailman poluilla. (Nähtäväksi jää, kuinka sujuvasti arkistokengät pystyy jättämään tien poskeen ja vetämään tilalle uudet kirjastomaailman tohvelit.) Piakkoin täytyisi myös aloitella jälleen opiskelujan todellisuutta yliopistolla graduseminaarin muodossa. ”Mistä gradu?” painaa siis taas mieltä entistä vaativammin. Onneksi olen kesän mittaan pallotellut muutamia ideoita mielessäni, enemmän tai vähemmän vakavissani, mutta tästä lisää kenties myöhemmin. Sen voin kuitenkin todeta, että monet potentiaalisista aihekukkasista ovat kuitenkin nimenomaan harjoittelun myötä mieleen pulpahtaneet, joten jo pelkästään tästä syystä voisin lämpimästi suositella työharjoittelua kaikille korkeakouluopiskelijoille – erityisesti juuri sen graduseminaarin kynnyksellä!

Mistä gradu? (3.)

Kesä (ja sitä myöten myös kirjaamo-/arkistoharjoitteluni) on hupenemassa uskomattoman nopeaa tahtia – pian on enää kuukausi harjoitteluaikaa jäljellä. Kesän edetessä kohti syksyä lähestyvät samalla myös tulevan lukuvuoden opinnot (jotka allekirjoittaneen kohdalla pitävät sisällään lähes yksinomaan gradun parissa ahertamista). ”Mistä gradu?” -kysymys alkaa siis tulla aina vain ajankohtaisemmaksi. Tähän mennessä kirjaamo- ja arkistotyöskentelyn arkipäiväiset rutiinit ovat mielestäni suhteellisen kokonaisvaltaisella tavalla ehtineet selkiytyä harjoittelussani, mutta prosessien syvällisen tuntemuksen pohjalta kumpuavat näkemykset alan mielenkiintoisista ongelmakohdista ja kehittämishaasteista vaatisivat varmasti vielä pidempää työharjoittelurupeamaa ennen kuin useampia sellaisia nousisi polttavina kielen päälle. Tokihan harjoittelijalle ehtii muodostaa monenlaisia (isompia ja suurempia) mielipiteitä erilaisista asioista harjoittelun aikana, mutta ”Mistä gradu?” -kysymys ei kuitenkaan ole laajuutensa vuoksi niitä helpoimpia – etenkään, jos tavoitteena on turhankin kunnianhimoisesti kehitellä täydellisyyttä hipovan inspiroiva ja suurta uutuusarvoa omaava graduaihe. Realistina kuitenkin käsitän, ettei täydellisen tutkimusaiheen mieleen pulpahtamista voi toiveikkaana odotella liian pitkiä aikoja (a watched kettle never boils, so to speak), vaan olennaista olisi itse osoittaa harrastuneisuutta alaa kohtaan ja tehdä aktiivista alustavaa tutkimustyötä inspiroivien aiheiden kartoittamiseksi. Heinäkuuta on kuitenkin vielä jäljellä, mistä syystä allekirjoittaneella on vielä laatimansa aikataulun puitteissa varaa ottaa rauhallisesti ja vain satunnaisesti pyöritellä mielen päällä sekä mahdollisia että niitä vähemmän mahdollisia graduaiheita impulssinomaisten ideoiden tasolla. (Elokuussa olisi tarkoitus aloittaa sitten systemaattisemmat tutkimusretket graduaiheviidakossa.)

Pohdiskellessani mahdollisia aiheita, tulin ajatelleeksi ideointiin liittyvää ajatusprosessia aiempaa analyyttisemmin. Kenties inspiroivan aiheen valintaa ei tulisi ajatella niinkään perinteisenä ”aiheen valintana”, vaan olennaista olisi kenties kysyä ”mistä haluaisin itse tietää lisää?” tai ”mitä kokonaisuutta en ymmärrä ja miksi?” Ainakin omasta mielestäni ne kaikkein vaikeimmat ja hankalimmin hahmotettavat aihekokonaisuudet tarjoavat mielenkiintoisia lähtökohtia potentiaalisten tutkimusaiheiden ideointiin. Lisäksi yleensä omat hankaluudet aiheen/kokonaisuuden hahmottamisesta usein kielivät siitä, että ongelma saattaisi suurella todennäköisyydellä olla sama (ellei jopa haastavampi) myös muille ulkopuolisille tahoille (esim. asianhallintajärjestelmien käyttäjät/arkistojen asiakkaat yms.) Seuraavana siis muutamia itseäni mietityttäviä/mietityttäneitä asioita, joista haluaisin joka tapauksessa ainakin tietää lisää (sellaisenaan ko. mietelmistä tuskin olisikaan gradun aiheiksi, ja ehkä niin onkin parempi):

Miten nykyajan Google-sukupolven edustajat sopeutuvat paperiarkistojen ”manuaaliseen” maailmaan? Kuinka orpo olo sähköisiin tietokantoihin ja erilaisten hakukoneiden käyttöön tottuneella ikäpolvella on perinteisissä paperiarkistoissa tänä päivänä – saati tulevaisuudessa? Asia varmasti kulminoituu entisestään arkistojen asiakkaiden kohdalla, ei välttämättä niinkään arkistoammattilaisella, jolla on kokemusta ja näkemystä arkistoista. Toisin sanoen, mikäli arkistojen asiakkailla on tiedonhaullisia hankaluuksia jo nykypäivänäkin, millainen on tulevaisuuden arkistojen asiakas? Entä millaisia olisivat Google-sukupolven kehittämät arkistot? Todennäköisesti ainakin täysin sähköisiä, mutta voidaanko sähköiseen ulottuvuuteen ikinä luottaa siinä määrin, että se voitaisiin hallita täysin ja siten luokitella arkistokelpoiseksi ulottuvuudeksi?

Mitä Tweb ja muut asianhallintajärjestelmät ovat arkistojen kannalta esim. 20 vuoden päästä? Millainen tietomäärä on varastoitu näihin järjestelmiin, ja onko se enää lähimainkaan hallinnassa? Esimerkiksi Tweb ei osaa automaattisesti hallinnoida sopimusasiakirjojen tilaa (voimassa/päättynyt) edes järjestelmään valmiiksi syötettyjen voimassaoloaikojen avulla, vaan sopimuksen tilan päivittäminen on käyttäjän vastuulla. Omassa harjoittelupaikassani pelkästään järjestelmään tallennettujen sopimusten voimassaoloaikojen manuaalinen hallinnointi olisi jo nyt loputon päivittämisurakka – miten onkaan vielä tulevaisuudessa kun sopimuksia on järjestelmässä kenties satojen sijaan tuhansia? (Ja tässä siis kyse pelkästään sopimuksista ja vain yhdestä niihin liittyvistä metaelementeistä.) Sähköisillä järjestelmillä saavutetaan varmasti korvaamattomia tiedonhaullisia hyötyjä, mutta millä tavoin hallitaan näitä sähköisessä muodossa olevia tietomääriä ja niiden metatietoja – vai hallitaanko? Tuleeko automaatio tässäkin lopulta avuksi – vai kuinka sokeasti sen varaan uskallettaisiin heittäytyä? Kerääntyykö sähköistä tieto- ja asiakirja-aineistoa järjestelmiin loputtomasti muistikapasiteettien alati kehittyessä laajemmiksi ja laajemmiksi? Tuleeko raja koskaan vastaan – mitä jos / mitä jos ei? Entä pitäisikö tulevaisuuden (ja jo nykyisyydenkin) valtaisassa tietoavaruudessa arkistoida jo esimerkiksi hakutermejä tms. tietoainesta, jotta ”reitit” tiedon luokse voitaisiin sähköisessä ulottuvuudessa säilyttää? (Sillä miten käy tiedolle, jonka löytämiseksi ei enää muisteta oikeita hakutermejä, kansiopolkuja tai asiasanoja?)

***

Lopuksi: Kuinka vakava ongelma ovat kaksi kuollutta, arkistoasiakirjojen väliin arkistoitunutta sokeritoukkaa? Onko kyseessä vain sattumien summa (ja otukset ovat tavalla tai toisella kulkeutuneet aineistojen mukana arkistoon) vai onko pikemminkin niin, että where there’s one, there will be more? Itse haluaisin päättäväisesti uskoa ensin mainittuun vaihtoehtoon, (ainakin kunnes toisin todistetaan, mikäli arkistosta löytyy vielä elävä yksilö). (Huom. Graduasioihinhan nämä loppukaneetit eivät toki liity millään tavoin, mikäli joku kiinnitti tähän huomionsa!)

Kirjaamon arkea kolmessa viikossa

Viimeiset kolme viikkoa olen saanut työharjoittelussani viettää harjoitteluorganisaationi kirjaamossa, mikä onkin osoittautunut varsinaiseksi intensiivikurssiksi asiakirjahallinnon ja kirjaamotyön jokapäiväiseen arkeen. Kesäkuun loppu ja erityisesti heinäkuun alkuviikot ovat näköjään jopa kirjaamossa jokseenkin rauhallista aikaa – ainakin eri tahojen yhteydenotoissa ja tiedusteluissa mitattuna. Tästä huolimatta työt eivät kirjaamossa kuitenkaan lopu kesälläkään (kuten ei myöskään arkistossa), vaan esimieheni sanoja lainatakseni ”Aina on vaan jotakin…aina.” Mielestäni tällainen n. kuukauden mittainen ja suhteellisen hidastempoinen suvantovaihe on kuitenkin täydellinen aika alan tuoreelle harjoittelijalle tutustua ja perehtyä syvemmin asiakirjahallinnon ja kirjaamotyön arkeen. Alkukesän hektisempinä aikoina kaikilta osin jopa hyödylliseksi todetulle harjoittelijalle tuntui ajoittain olevan suhteellisen vaikeaa löytää aikaa opastukseen ja neuvontaan kirjaamon toimekkaassa arjessa. Sen sijaan nyt, kun suurin osa hallinnon työntekijöistä on siirtynyt kesälaitumille, eikä pytinkiä ole harjoittelijan lisäksi pitämässä pystössä kuin korkeintaan muutama vakituinen työntekijä (viime viikolla olimme kirjaajan kanssa kaksin koko hallintokäytävällä), aikaa kirjaamon työprosessien ja -tehtävien tarkasteluun sekä niihin perehtymiseen löytyy kaksin verroin enemmän. Lisäksi olen ilokseni voinut huomata, että tällainen kirjaamoharjoittelija on vakituisten työntekijöiden keskuudessa harjoittelun kuluessa todettu  jopa erittäin hyödylliseksi ja tarpeelliseksi. Harjoitteluorganisaatiossani on vuosittain töissä useitakin korkeakouluharjoittelijoita, mutta asiakirjahallinnon ja arkistonhoidon puolella olen kuulemani mukaan ensimmäinen laatuaan. Tästä syystä on toki erityisen mukavaa voida osoittaa olevansa hyödyllinen lisä organisaation työtiimissä – vaikkakin valitettavasti väliaikainen sellainen. Erityisen raukeina kesäpäivinä on kirjaamossa jopa ehditty viettää muutama minuutti keskustellen alan kouluksesta, vakituisen työntekijän näkemyseroista alan opiskelijan vastaaviin verrattuna – sekä ennen kaikkea alan kehitystarpeista (joka on sekä minulle harjoittelijana, että samanhenkiselle kirjaaja-kollegalle erittäin hedelmällinen keskustelunaihe). Lisäksi käytännön työn ohessa on mielenkiintoista tehdä havaintoja nykyisten käytäntöjen toimivuudesta (tai toimimattomuudesta) ja keskustella niistä talon vakituisen henkilöstön kanssa. Uutuuden intoa ja tarmoa puhkuvalle harjoittelijalle on vain ajoittain vaikeaa hyväksyä muutoksen aikaansaamisen hitaus, joka mitä ilmeisemmin vaivaa kaikkia suurempia ja monitahoisia toimijoita kattavia organisaatioita. Vakituinen työntekijäkaarti osaa jo suhtautua siihen, että asiat ottavat oman aikansa, eikä prosessin nopeuttaminen ole koskaan yhden työntekijän käsissä. (Itse en suostu kuitenkaan nielemään tätä vielä, sillä alan kehitysmahdollisuudet ovat minua eteenpäin ajava voima. En myöskään usko lammasmaisen alistuvaan ajattelutapaan asioissa, joiden kehityksen eteenpäin viemisessä haluasin ehdottomasti olla mukana. Roomaa ei toki rakenettu päivässä – mutta rakennustyöt olisivat varmasti kestäneet 10 kertaa kauemmin, ellei joku motivoitunut kiihkomieli olisi asettanut tavoitteekseen urakan loppuun saattamista juuri tuossa absurdissa ajassa.)

Kirjaamon arki on konkretisoinut minulle asiakirjahallinnon todellista olemusta paljon merkityksellisemmällä tavalla, kuin mitä oppikirjojen ja kurssiluentojen kautta olen alasta lukenut. Sama pätee myös arkistonhoitoon (vaikka koenkin tässä varmasti olevan suurta vaihtelua eri tyyppisten arkistojen välillä). Käytännön työn kautta saamani näkökulman perusteella koen myös ymmärtäväni ja omaksuvani paljon enemmän alan oppikirjoista kuin aikaisemmin, jolloin minulla ei vielä ollut minkäänlaista kontaktia käytännön työhön. Luen parhaillaan Hämeenlinnan maakunta-arkiston (käsittääkseni entisen) johtajan ja kumppaneiden kirjoittamaa arkistotoimen ja asiakirjahallinnon oppikirjaa (vuodelta 2006), johon olen yllätyksekseni törmännyt vasta yliopisto-opintoihin kuuluvien kurssien ulkopuolella (muistaakseni teoksesta on ohimennen mainittu muutamilla kursseilla, mutta kurssisuoritusvaatimuksiin kyseinen teos ei ainakaan toistaiseksi suorittamillani kursseilla ole kuulunut). Kyseessä on arkistolaitoksen tuottama teos, joka on mielestäni erityisesti alan opiskelijoiden kannalta katsottuna julkaistu erittäin esimerkillisellä tavalla – sähköisessä muodossa.  Joka tapauksessa asia on joko niin, että teos todella on erittäin hyvä, kattava ja selkokielinen alan perusteos – tai harjoittelusta saamani käytännön tuntuman ansiosta teoksessa käsiteltävät asiat saavat tätä nykyä mielessäni paljon syvempiä merkityksiä, kun voin viimein todella yhdistää teoreettiset asiat käytännön kokemuksiin. Uskoakseni molemmat vaihtoehdot pitävät aika hyvin paikkansa, joten voin ehdottomasti suositella kyseistä teosta erityisesti kaikille alan opiskelijoille (jo pelkästään siitäkin syystä, ettei suomenkielistä alan kirjallisuutta ole kahmalokaupalla saatavilla muutenkaan) – kenties teosta olisi syytä suositella hankittavaksi alan opiskelijoiden kirjahyllyihin (tai virtuaaliseen sellaiseen): Jari Lybeck et al. ”Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti” – Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja Luonnollisesti voin näillä puheilla suositella myös alan organisaatiossa suoritettavaa työharjoittelua kaikille alan opiskelijoille – mieluusti vielä suhteellisen varhaisessa vaiheessa opintoja, jotta harjoittelusta saatuja kokemuksia voisi myöhemmin suhteuttaa vielä opintojen teoreettiseen sisältöön. (Toisaalta liian aikainen harjoitteluajankohta ei varmasti olisi riittävän hedelmällinen opiskelijalle, joka ei vielä kunnolla tunne edes alan teoreettista perustaa.)

Millaisiin työtehtäviin olen sitten kirjaamossa saanut viimeisen kolmen viikon kuluessa  tutustua? Kirjaamotyö on ollut minulle kaikin tavoin uuden oppimista – joskin Tweb-asianhallintajärjestelmään olen saanut tilaisuuden tutustua jo eräällä informaatiotutkimuksen opintojen ammatillisella kurssillamme. Tweb onkin osoittautunut harjoitteluorganisaatiossani erittäin keskeiseksi työvälineeksi. Työtehtäviini on kuulunut mitä erilaisempien asioiden ja asiakirjojen kirjaamista järjestelmään (mm. tehtävän täytöt, hakemukset, päätökset, oikaisupyynnöt, tarjoukset, sopimukset yms.) Lisäksi olen jonkin verran tutustunut myös kirjaamon asiakaspalveluun ja tietopalveluun liittyviin tehtäviin – yllättäen myös englannin kielellä (aiempi kandin tutkintoni osoittautui siis jo ensi metreillä tässäkin suhteessa hyödylliseksi). Toisen viikon ohjelmaan liittyi myös ei-valituille hakijoille ilmoittamista yms. tehtävän täyttöprosesseihin liittyviä mekaanisia työtehtäviä. Kirjaamossa on tämän lisäksi käsitelty myös organisaatioon saapuva posti (erityisesti epäselvä sellainen). Varsin nopeasti  olenkin oppinut huomaamaan, että kirjaamotyöntekijälle on erinomaisen tärkeää kyky hallita laajoja kokonaisuuksia, suhtautua luontevasti eri sidosryhmien/muiden tahojen/yksiköiden kanssa toimimiseen sekä tietynlainen kiireen ja erilaisten keskeytysten sietokyky. Ilman organisaation, sen toimintaprosessien ja organisaatiossa työskentelevien eri henkilöiden perinpohjaista tuntemusta kirjaamon työ on hyvin vaikeaa – jopa mahdotonta. Tästä syystä harjoittelija, jolta luonnollisesti puuttuu kaikki tämä syväluotaava tietoaines, tuntee itsensä alkuun tuskallisenkin kädettömäksi ja kyvyttömäksi. Tällaisessa tilanteessa on olennaista osata kysyä, mutta monipuoliset tiedonhankintataidot (yksi informaatiotutkimuksen pääsuuntauksista) ovat erittäin tärkeässä osassa myös tässä työssä. (Ja tässäkin kohtaa voitaisiin taas päivitellä, mitä olisikaan tiedonhankinta – saati koko yhteiskuntamme ja sen hallinnolliset prosessit nykypäivänä ilman tietokoneita, internettiä ja intranettejä. Varmasti tuolloin elettäisiin edelleen mm. käsidiaarien maailmassa, joka muuten on yhä edelleen joiltain osin osa vielä nykypäivänkin kirjaamotyötä – huomaan ma.)

Ensi viikolla olenkin kirjaamossa sitten yksin. Hallintokäytävä on edelleen typötyhjä, lukuun ottamatta esimiestäni ja yhtä sihteeriä. But, I’m totally ready – I’m planning on building ”the Rome”, in one week only!

Asiakirjahallinto vs. arkistonhoito

Olli Alm kommentoi Elkan ”Arkin kulmilta” -blogissa P. Henttosen blogipostauksesta virinnyttä keskustelua asiakirjahallinnon kiistellystä tulkinnasta joko records managementtina tai record keepinginä. Almin näkökulma edustaa arkistonhoidollista näkemystä asiaan, sillä hän tarkastelee asiakirjahallinnon merkitystä erityisesti arkistonhoidon näkökulmasta.

Parhaillaan käynnissä olevan työharjoitteluni aikana olen jo saanut tutustua niin asiakirjahallinnon kuin arkistonhoidonkin maailmaan, ja voin todeta täysin yhtyväni Almin blogikirjoituksesta välittyvään näkemykseen, jonka mukaan arkistonhoidollisten ja asiakirjahallinnollisten intressien kohtaaminen ole sen paremmin mielekästä kuin ylipäätään mahdollistakaan. Almin näkemyksen mukaan asiakirjahallinnon motivaattorina on (ja tulisikin olla) ennen kaikkea organisaation oman toiminnan tehokas mahdollistaminen, kun taas arkistonhoidolliset intressit nojaavat erilaisten asiakirjojen ja aineistokokonaisuuksien laajempaan organisatoriseen ja yhteiskunnalliseen merkitykseen pitkällä aikavälillä. Näin ollen organisaation toiminnan kannalta tiettynä hetkenä välttämättömät asiakirjat eivät välttämättä ole arkistojen näkökulmasta tärkeää pysyvästi säilytettävää aineistoa. Asiakirjahallinto on dynaamista, alati muuttuvaa ja ajan hermolla elävää organisaation tehokkaan toiminnan varmistavaa tukitoimintaa, kun taas arkistonhoito on yhteiskunnallisen ja organisatorisen muistia kartuttavaa stabiilimpaa, ”kerroksittaista”, vähä-vähältä kehittyvää (voisiko sanoa kumulatiivista?), tulevaisuuden (tutkimuksen) kannalta merkittävää ja aineistokokonaisuuksia viimeistelevää toimintaa. Asiakirjahallinto on siis toisin sanoen pakettilähetysten nopeatempoista käsittelyä tehdaslinjastolla, kun taas arkistonhoito on erityisen arvokkaiksi todettujen lähetysten huolellista varastointia, kultivointia, säilyttämistä ja hoitoa. Onko siis ihmekään, jolleivät näin erilaisista lähtökohdista toimivat tahot suhtaudu näiden ”pakettien” käsittelyyn samalla tavalla tai arvota itse käsittelyprosesseja ja prosessien lopputuotteita identtisellä tavalla? Tuskin yksikään organisaatio voisi toteuttaa toimintaansa tehokkaalla tavalla, jos asiakirjahallinto pyrittäisiin korvaamaan arkistonhoidolla. Toisaalta ei myöskään voitaisi puhua enää arkistonhoidosta, mikäli tätä toimintaa alettaisiin toteuttaa asiakirjahallinnon näkökulmasta.

Olen Almin kanssa yhtä mieltä siitä, että näiden eri tahojen tehokasta yhteistyötä tarvitaan aina (ja todennäköisesti yhä enenevässä määrin sähköisen asiakirjahallinnon yleistymisen myötä). Sekä arkistonhoitaja että asiakirjahallinnon työntekijä (esim. kirjaaja) tarvitsevat yhteistä vuorovaikutusta, ja yhteisten pelisääntöjen kartoittaminen on molempien tehokkaan toiminnan edellytys. Näin siis teoriassa – käytännössä olen jo näinkin lyhyen työrupeaman aikana todennut, etteivät teoreettiset pelisäännöt ole vedenpitäviä käytännön kenttätyössä (mikä yllätys). (Yhä edelleen uskon, että tässäkin asiassa ajan puute on yksi ilkeimmin kenkää hiertävistä kivistä: ”Miksi teillä tehdään näin eikä niinkuin teoriassa on sovittu?” ”Jaa, no hyvä kysymys. Ollaanhan mekin sitä mietitty, pitäisi joskus ehtiä vähän kattoon uusiksi nämä prosessit ja keskustelemaan sen X-henkilön kanssa, mutta tehdään nyt vielä näin, kun kerta näin on totuttu käytännössä tekemään, vaikka jos oikein ”oikeasti” haluttais tehdä niin tehtäisiin tietysti tavalla X…”) — Mitä edes on tämä ”oikeasti” ja kenen kannalta ”oikeasti”?

Alm toteaa: ”Kun asiakirjahallinto on kunnossa, niin sen jälkeen arkistonhoitajan on helppo napata (capture) sieltä se pysyväisen tiedontarpeen kannalta olennaisin aineisto talteen.”

Itse kuitenkin totean: ”Näin siis teoriassa.” Käytännössähän asiakirjahallinto ei taida ikinä olla niin kunnossa, että arkistonhoitajan olisi sieltä helppo vain ”napata” (capture) se pysyvän tiedontarpeen kannalta olennaisin aineisto. Ainakin oman työharjoitteluni aikana olen pannut merkille, ettei itse arkistoasiantuntijakaan anna eri toimijoille musta-valkoisia ohjeita siitä, mikä on säilyttämisen arvoista ja mikä ei – tarvitaan toimijoiden itsensä näkemystä avuksi, sillä he ovat oman aineistonsa todellisia asiantuntijoita (ainakin jossain määrin). Näin ollen jopa pysyvästi säilytettävän aineiston ”nappaamiseen” kaivattaisiin mieluusti sekä asiakirjahallinnon että arkistojen edustajien työpanosta (arkistonhoitajilta yleiset linjaukset ja raamit – asiakirjahallinnon työntekijöiltä spesifit, organisaatiokohtaiset yksityiskohdat). Se siitä nappaamisesta?

Siteeraisinko siis Tapani Kansaa? :

Käymme yhdessä ain
Käymme aina rinnakkain
Vaikka esteitä on
Joskus tiellä kohtalon
Voimme kaikki ne voittaa
Kun kuljemme vain
Tiemme yhdessä näin rinnakkain

Kesän kirjaamo/arkistotyöharjoittelu: alkutunnelmia

Niin koitti kesäkuu ja alkoi myös erään informaatiotutkimuksen opiskelijan kesän pituinen työharjoittelujakso tunnetun organisaation kirjaamossa/arkistossa. Jo aiempien tutustumiskäyntien perusteella työharjoittelun aloittaminen vaikutti varsin mielenkiintoiselta haasteelta, ja asianomaisen organisaation työyhteisö erittäinkin innokkaalta ottamaan alan harjoittelijan kesän ajaksi riveihinsä. Nimenomaan harjoittelijan näkökulmasta tällaisen positiivisen vastaanoton merkitystä ei kannata mielestäni turhaan vähätellä, sillä on toki päivänselvää, että juuri tämän työyhteisön kautta välittyy alan työtehtävissä vielä varsin kokemattomalle harjoittelijalle se perustavanlaatuisin ensivaikutelma koko alasta. Parhaimmillaan kyseinen työyhteisö voi joko kannustaa tuoretta harjoittelijaa eteenpäin valitsemallaan polulla – tai vaihtoehtoisesti karkottaa hänet alalta lopullisesti. Luonnollisesti työyhteisön ohella ovat myös itse työtehtävät vähintään yhtä ratkaisevassa asemassa, mistä syystä harjoittelijalle annettavien työtehtävien sisältöönkin olisi harjoittelupaikan syytä kiinnittää tosissaan huomiota. Pelkkään kahvin keittoon ei toivon mukaan enää nykyään harjoittelijoita usuteta missään – saati ainakaan yliopistotason harjoittelupaikoissa.

Kahden työpäivän perusteella olen itse onnekseni tainnut osua mielekkään organisaation palvelukseen: työyhteisössä tuntuu huumori kukkivan, ja sen verran sopivassa määrin, että työtehtäviin osataan silti paneutua riittävän asiallisella ja asiantuntevalla otteella. Mikä tärkeintä, työyhteisön jäsenet tuntuvat todella arvostavan omaa työtään ja omaavan siten riittävästi itsekunnioitusta omaa työpanostaan kohtaan – työtehtävien merkityksen vähättelyyn en usko siis tässä organisaatiossa törmääväni (kuin korkeintaan kahvihuonekeskustelujen humoristisissa heitoissa). (Aiemmissa työpaikoissani olen kohdannut erilaisiakin asenteita.)

Oman oppimiseni ja työkokemukseni kannalta olen tähän mennessä ollut varsin tyytyväinen harjoittelijalle annetujen työtehtävien ja vastuuttamisen suhteen: jo kahden päivän aikana olen saanut tutustua niin arkiston kuin kirjaamonkin työhön (sekä kädestä pitäen että itsenäisesti), ja saman linjan toivon jatkuvan vastaisuudessakin. Alaan liittyvien käytännön työtehtävien parissa konkretisoituvat aivan erityisellä tavalla juuri ne käytännön työhön liittyvät ongelmat ja haasteet, jotka oppikirjoista luettuna voivat helposti kuulostaa mitättömiltä detaljeilta tai helposti ratkaistavissa olevilta kysymyksiltä. Oman työn kautta harjaantuu myös niin asiakirjahallintoon ja arkistonhoitoon liittyvät rutiinit kuin ongelmaratkaisu- ja päättelytaidotkin, joita ei riittävällä tavalla voida mielestäni omaksua teoreettisen opetuksen kautta.

Eräällä tämän kevään informaatiotutkimuksen kurssillamme problematisoitiin organisaatiomuutosten vaikutusta asiakirjahallinnon käytännön työhön varsin teoreettisesta näkökulmasta. Omassa harjoittelupaikassani ollaankin alkavana syksynä siirtymässä hiljattaisen organisaatiomuutoksen myötä uuteen toimintatapaan, jolla on vaikutusta esimerkiksi organisaation arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS). Muutosten myötä muun muassa erilaiset osastot ja yksiköt ovat sulauttaneet toimintojaan yhteen, jolloin toimijat ovat nimellisesti muuttaneet muotoaan sekä tehtäväkokonaisuuksiensa koostumusta, kuitenkin siten, että vanhat tehtävät ovat edelleen olemassa – niitä vain hoidetaan eri toimijoiden toimesta. AMS:n rukkaaminen nimeämällä yksiköitä uudelleen ja siirtelemällä muutamia toimintoja eri kategorioihin kuulostaisi teoreettiselta kannalta katsottuna suhteellisen yksinkertaiselta toimenpiteeltä (niinkuin aiemmilla luennoillamme pohdittiin). Kuitenkin työstettyämme esimieheni kanssa keskustelemalla tätä ajatusta, on käynyt nopeasti varsin selväksi, etteivät muutokset ole käytännössä läheskään yhtä suppeita pikku muokkauksia, vaan niiden vaikutukset organisaation asiakirjahallintaan ja arkistonhoitoon ovat varsin merkittäviä. Organisaation AMS:n rukkaamisella olisi välittömät vaikutukset niin arkistonmuodostukseen kuin kirjaamotyöhönkin (AMS yhteydessä organisaation asianhallintajärjestelmään, Twebiin): uuden AMS:n suora päivittäminen vanhan AMS:n tilalle olisi katastrofaalista arkistolle, joka koostuu nimenomaan kaikista näistä ”menneistä maailmoista” – toisaalta ”menneiden maailmojen” aktiivinen säilyttäminen jokapäiväisessä käytössä olevissa ohjausjärjestelmissä luo päivittäiseen asiakirjahallinnon työhön liikaa sekavuutta, hitautta ja toimimattomuutta. Kuinka yhdistää uusi ja vanha, kun AMS:n kategoriat ovat kankeita ja jo entuudestaan täysiä, kokonaan uuden rinnakkaisen AMS:n luominen kestäisi pahimmillaan vuosia ja käytännön työn kannalta toimivia ratkaisuja kaivattaisiin HETI eikä hetken päästä?

Käytännön työssä olen lisäksi päässyt kaivautumaan arkistojen ihmeelliseen maailmaan luetteloimalla, seulomalla ja kronologisesti järjestelemällä muutaman vuosikymmenen takaisia aineistoja, joita organisaatiomme arkistoon on toimitettu Hämeenlinnan maakunta-arkistosta. Aineistokokonaisuudet pitivät sisällään kansioittain johtajan päätöksiä, erilaisia pöytäkirjoja, postikirjoja, muutamia valokuvia ja lisäksi laatikollisen historiallista aineistoa (mm. lehtileikkeitä, lehtisiä, seminaariaineistoja, ohjelmalehtisiä, kuvia yms.) Muun muassa johtajan päätösten arkistointiin olen näiden kahden päivän kuluessa ehtinyt paneutua jo useampien tuntien ajan (aika tuntuu hupenevan käsittämätöntä vauhtia). Työn ohessa onkin syntynyt moninaisia ajatuksia paperiaineistojen arkistointiin, seulontaan ja järjestämiseen liittyen, mm.: ”Aiemmin ei paperiliittimiä ja niittejä tullut ajatelleeksi viheliäisinä kapistuksina!”, ”Mahdetaanko arkistojen ulkopuolella todella kiinnittää kovinkaan suurta huomiota säilytysaikojen merkitykseen – vai ovatko seulonnan kriteerit muuttuneet paljonkin kahden vuosikymmenen aikana?”, ”Onko ’Sticky-Notes’:eilla pysyvää säilytysarvoa, jos niiden sisältämä informaatio vaikuttaa kontekstin kannalta melko olennaiselta?”, ”Mitä on tapahtunut näille ’puuttuville päätöksille nro:t 52 ja 54′”?, ”Kuka on tämä ’Hanna’ tai ’Elisa’, jolla puuttuvat päätökset ovat – pitäisikö häntä alkaa metsästämään?”, ”Onko jossain muualla säilytyksessä lisää tällaisia päätöksiä (tai niiden kopioita)?” ja ”Olisipa käden ulottuvilla tiivistetty lista erilaisten asiakirjatyyppien säilytysajoista!” Erilaisia pohdintoja ja kysymyksiä pulpahtelee työn ohessa automaattisesti mieleen tasaisin väliajoin – kun taas teoreettisten tekstien äärellä omaa pohdintaa täytyy useimmiten aktiivisesti stimuloida.

Huomenna luvassa on kenties enemmän kirjaamon puolelle painottuvaa työntekoa – ja ilmeisesti vielä yksi monista kesän aikana eteen tulevista esittelytilaisuuksista, joissa käyminen kuuluu erityisesti esimieheni (lähes viikottaiseen) työnkuvaan: tällä kertaa luvassa sähköisen rekrytointijärjestelmän esittelytuokio.

Näiden kahden päivän perusteella uskoisin todella saavani kesän aikana varsin monipuolisen kuvan asiakirjahallinnosta ja arkistotyöstä, mikäli työtehtävät jatkuvat samoilla linjoilla. Tästä on ainakin erinomaisen hyvä jatkaa!