Miten sen gradun kävi?

No, graduhan valmistui sitten lopulta (ja ihan aikataulussa). Kuten arvata saattaa, hektisimmän kirjoitusputken aikana ei tänne blogin puolelle tullut paljoa harhauduttua, mutta pääasia, että valmista tuli.

Gradun viimeistely sujui lopulta hirveässä kiireessä, mikä on jäänyt jälkeenpäin hiukan hamittamaan. Deadline oli kuitenkin uhkaavan lähellä, ja gradun palauttaminen venyi kirjaimellisesti viime minuuteille. Muutamia huolimattomuusvirheitä ja muita puutteita sinne tekstiin sitten lopulta jäi, mutta projekti on nyt tehty ja taputeltu, joten hyödytöntähän sitä on enää tässä vaiheessa murehtia.

Seuraavan prokkiksen kanssa sitten paremmin (?).

Nyt, kun gradun valmistumisesta on kulunut parisen kuukautta, olen pieneksi yllätyksekseni huomannut ikävöiväni kirjoittamista. Odotinkin kyllä niin käyvän (itseni tuntien), mutta en sentään olettanut ikävän iskevän näin nopeasti. Jonkinlaista uutta kirjoitusprokkista voisi kenties aloitella tässä tulevana syksynä, jahka kunnon motivaatiopiikki iskee niskaan.

Lopuksi vielä linkki valmiiseen tekeleeseeni: http://tutkielmat.uta.fi/tutkielma.php?id=23860

Graduahan en ole itse vielä painattamisen jälkeen uskaltanut lukea. Uskon löytäväni liikaa harmittamaan jääneitä yksityiskohtia, joten toistaiseksi en vielä ole halunnut kiduttaa itseäni asialla. Ehkä saan sen syksyn myötä vielä luettua hiukan armollisemmalla otteella. Tiedän myös saavani kyseisestä luku-urakasta taatusti motivaatiota kirjoittaa seuraavasta tekeleestä entistä paremman, mikä onkin oikeastaan ainoa syy, miksi haluan saada graduni vielä ennen pitkää kahlattua läpi.

Gradu ja pieni välikuolema

Blogi on selvästi kokenut pienen välikuoleman tässä viimeisen kuukauden aikana. Työkiireiden ja gradukiireiden vuoksi blogi on saanut jäädä vaille postauksia – ja eipä sillä, tämähän onkin vain lähinnä itseäni varten. Blogiin on helppo tulla kirjoittamaan silloin, kun oikeasti haluaisi kirjoittaa jotain hyödyllistä asiaa graduunsa, mutta ahdistus on liian kova, että saisi oikeasti mitään gradutasoisen järkevää hengentuotetta aikaiseksi. Blogia ei tarvitse stressata. Tänne voi vaan tulla, kirjoittaa, ja lähteä. Ja ennen kaikkea: ei tarvitse jatkuvasti perustella lähdeviitteiden muodossa, mistä mikäkin ajatus on saanut alkunsa (ellei itse halua niin tehdä).

Viimeisen kuukauden ajan olen yrittänyt ahkerasti keräillä gradun tapaustutkimuksen haastattelu-/testiaineistoja (paino sanalla ’yrittänyt’). Totta puhuen, omat työasiat tahtovat viedä mukanaan niin tehokkaasti, että välillä kiinnostaisi jäädä ennemmin ylitöihin pakertamaan asioita käytännön työn parissa, kuin näperrellä teoreettista gradun poikasta. Toisinaan asia taas on toisinpäin.

Haastattelu-/testiaineistojen keruu itsessään oli mielestäni erittäin mukava kokemus. Yllätyin itsekin, kuinka paljon oikeastaan pidin tästä osuudesta, sillä tällainen ei yleensä tule minulta luonnostaan. Olin kuitenkin päättänyt jo ennen koko graduprosessin alkua (ja edes koko graduaiheen valintaakin), että haluan ehdottomasti tehdä tapaustutkimusta, jossa haastattelen/testaan koehenkilöitä jollain tavalla. Näin ollen aineiston kerääminen ei ollut läheskään se prosessin tuskaisin osuus. Sen sijaan haastattelujen litterointi on osoittautunut erittäinkin vastahakoiseksi ja käsittämättömän aikaavieväksi puuhaksi (ensimmäisen n. 1h 20min kestäneen haastattelun sanasta-sanaan litterointiin vierähti muistaakseni 4-5 tuntia). Tässä vaiheessa kaikki yhdeksän haastattelua on kasassa, ja niistä 7.5 on saatu nyt litteroitua. Viikonlopun aikana olisi ehdottomasti saada nuo loputkin litteroinnit kasaan, jotta aineiston todellinen analyysi voisi vihdoin alkaa.

En kuitenkaan malttanut odottaa pidempään, vaan aloittelin jo tänään haastatteluaineistojen analyysia käymällä läpi ensimmäisen haastattelun tuloksia. Seminaariohjaajamme tosin huomauttikin viime kerralla, ettei kvalitatiivista tutkimusta tekevien tulisi eräiden käsitysten mukaan ollenkaan erottaa aineiston keruu- ja analyysivaiheita toisistaan, vaan molemmat ovat tyypillisesti yhteenkietoutuneita prosesseja – ja sitä niiden tulisikin olla. Itse olen tämän näkemyksen kanssa aikalailla samoilla linjoilla. Oikeastaan koen, ettei aineiston keruuta ja analyysia edes VOI erottaa toisistaan kvalitatiivisessa tutkimuksessa. Tutkimuksen tekijä analysoi välttämättä (joko tietoisesti tai epätietoisesti) saamiaan tuloksia koko prosessin ajan – muutenhan sitä ei edes koskaan tietäisi, milloin aineistoa on tarpeeksi ja milloin on syytä lopettaa. Seminaariohjaajamme totesi, että aineistoa alkaa olla riittävästi siinä vaiheessa, kun se alkaa toistaa itseään ja sen sisältä alkaa nousta esille havaittavissa olevia konventioita. Lisäksi myös se, ettei aineiston keruu tuota enää uusia tuloksia, on selkeä merkki siitä, että aineistoa alkaa olla riittävästi kasassa. Näin ollen, jollei tutkimuksen tekijä jatkuvasti analysoisi aineistonsa kehitystä sen keruuprosessin aikana, hän ei osaisi myöskään em. tavalla tunnistaa sitä tilannetta, jolloin aineiston määrä alkaa olla riittävä.

Oma graduaiheeni ja koko tapaustutkimukseni on siitä mielenkiintoinen, että se liittyy olennaisella tavalla omaan työhöni ja työpaikkaani. Aineiston analyysista tekee senkin vuoksi kiinnostavan se, että mahdollisilla tuloksilla voisi oikeasti olla merkitystä sekä oman työni toteuttamiseen että koko yksikkömme toimintaan. Koen aiheen myös siitä palkitsevaksi, että oman työn kautta saan päivittäin lisätietoa organisaation toiminnasta ja sitä toteuttavista henkilöistä. Oikeastaan teen siis jatkuvasti myös gradututkimusta – vaikka olenkin töissä pakertamassa ”oikeiden” työtehtävien parissa. Ongelmia tämä tuottaa vain siinä kohtaa, kun itse gradussa pitäisi sitten osata viitata oikeisiin lähteisiin, joista olen kaiken taustatiedon omaksunut. Valitettavasti luotettavaksi lähteeksi tuskin lasketaan omia kuulopuheitani tai työn kautta saamaani ”yleiskäsitystä” tai ”tuntumaa asiasta”. Vaikea juttu.

Joka tapauksessa, tulevana viikonloppuna olisi siis tarkoitus virallisesti aloittaa myös aineiston analyysi. Toivoisinkin, että motivaatio puskisi pintaan aivan erityisen sinnikkäästi koko viikonlopun ajan, jolloin voisin viettää n. 24/7 gradupakerruksen parissa ja saada analyysin hyvään vaiheeseen jatkoa ajatellen. (Gradun valmistuminen kesään mennessä alkaa tuntua jo erittäin kiireiseltä deadlinelta, mutta toivoa ei ole vielä heitetty, vaan elän edelleenkin siinä uskossa, että ”ehdin kyllä, jos vain haluan”.) Saa nähdä, kuinka käy.

Kenen takia sitä työtä tehdään?

Olen viime viikkoina yrittänyt kartoittaa graduni tutkimuskysymystä sekä empiirisen tutkimuksen lähestymistapaa. Tähän liittyen olen tehnyt taustatutkimusta tapausorganisaatiossa vallalla olevista mielipiteistä (sähköistä) asiakirjahallintaa ja arkistonmudostusta kohtaan sekä yrittänyt muutenkin kartoittaa (ensisijaisesti itseäni varten), millainen asiakirjahallinnallinen ja arkistonmuodostuksellinen historia organisaatiolla on takanaan. Se, että työskentelen itse samaisen organisaation riveissä auttaa kyllä huomattavasti asioiden hahmottamista, sillä ihan jokainen työpäivä tuo asioihin uusia näkökulmia.

Vasta hiljattain tajuntaani on alkanut todella iskostua, miten erilaiset näkemykset organisaation eri tasojen työntekijöillä voi ollakaan asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen tarpeellisuudesta ja käytännön toteuttamisesta. Luonnollisesti eri yksiköiden työntekijöillä on asioista eriäviä näkemyksiä, mutta oma yksikköni tuntuu ainakin olevan jokseenkin eri mieltä yleishallinnon ihmisten kanssa siitä, miten asiakirjahallintaa ja arkistonmuodostusta pitäisi toteuttaa – molemmilla ovat toki omat intressinsä etusijalla. Tämänhetkinen tilanne tuntuu kuitenkin erityisesti asianhallintajärjestelmään liittyen olevan tämä:

  1. Yleishallinnossa halutaan, että asianhallintajärjestelmää käytetään yksikkölähtöisesti, jotta järjestelmä voitaisiin nähdä nimenomaan yksikköjen oman toiminnan toteuttamisen työkaluna. Yleishallinnon rooli järjestelmän suhteen olisi ideaalitilassa nimensä mukaisesti ”yleishallinnoiva” – ts. valvojan rooli, höystettynä asioiden yleisellä ohjeistamisella, koulutuksella ja kehittämisellä. Asianhallintajärjestelmään dokumentoitaisiin rutiininomaisesti yksiköiden toimintaprosessit, ja järjestelmä olisi pääasiallinen työkalu kaikessa yksiköiden asioiden asiakirjahallinnallisella tasolla tapahtuvassa toiminnassa.
  2. Yksikössä ei asianhallintajärjestelmää haluttaisi kuitenkaan käyttää laisinkaan. Järjestelmä nähdään pikemminkin ylimääräisenä työtehtävänä, johon joudutaan minimaalisessa määrin panostamaan, koska yleishallinto velvoittaa tätä ja tarvitsee järjestelmää omaan työskentelyynsä. Mikäli yksikkö saisi päättää, voitaisiin järjestelmästä luopua vaikka kokonaan, sillä yksikön omat perinteiset ja totutut tavat hoitaa asioita toimivat heidän lähtökohdistaan katsottuna paremmin.

Toisin sanoen: Yleishallinnossa halutaan, että järjestelmää käytetään yksikkölähtöisesti. Yksikössä halutaan käyttää järjestelmää korkeintaan yleishallintolähtöisesti (mieluiten ei ollenkaan).

Lisäksi kuviossa pyörivät mukana muun muassa seuraavat realiteetit:

  1. Nykyisellään käytössä oleva asianhallintajärjestelmä on käytettävyydeltään jokseenkin epäystävällinen, mikä onnistuu jossain määrin myös karkoittamaan käyttäjiä.
  2. Järjestelmän käyttöön ei ole missään vaiheessa luotu selvää pakotetta (ts. virallista tähän velvoittavaa päätöstä ei ole tehty).
  3. Asianhallintajärjestelmän käyttöön ja tehokkaaseen arkistonmuodostukseen liittyvään aktiiviseen ohjeistukseen/koulutukseen/tiedotteisiin ei ole viime aikoina organisaatiossa panostettu. Jatkuva ja näkyvä koulutus puuttuu.
  4. Työntekijöiden vaihtuvuus vaivaa aktiivisen järjestelmän käyttöasteen ylläpitämistä.
  5. Organisaatiossa on käytössä monia muita (vakiintuneempia) tapoja/tiedotuskanavia, joiden avulla asioita hoidetaan ja käsitellään: organisaation intra, foorumiympäristöt, sähköpostilistat, jaetut kovalevyt, paperimuotoiset prosessit. Nämä keinot jättävät asianhallintajärjestelmän varjoonsa.
  6. Organisaatiokulttuurissa on vallalla tietynlainen akateemisen vapauden ajattelutapa niin hallintoa kuin organisaation koko toimintaakin kohtaan. Tällainen kulttuuri vaalii ajatustapaa, jonka mukaan ehdottomia velvoitteita ei ole, jos asiat on totuttu hoitamaan tietyllä tavalla (etenkin, jos virallisia velvoitteita ei ole annettu).
  7. Asiakirjahallinta ja arkistonmuodostus halutaan tyypillisesti hoitaa omilla totutuilla tavoilla ja siltä osin, kuin sille jää aikaa tai muita resursseja. Koko organisaation tapaa ei yleensä pidetä yksittäiselle yksikölle kaikkein optimaalisimpana tapana toimia.

Kahden tason haasteet:

  1. Kuinka saataisiin aktivoitua yksiköitä ymmärtämään, että asianhallinta, asianhallintajärjestelmä ja arkistonmuodostus halutaan kaikki toteuttaa, jollei nyt yksiköiden ehdoilla, niin ainakin yksiköiden tarpeita ajatellen? Kuinka saataisiin yksiköt innostumaan koko organisaation yhteisestä projektista, jossa asianhallintajärjestelmästä luotaisiin aidosti toimiva ja aktiivinen työkalu osaksi jokaisen yksikön toimintaa? (Tällä saavutettaisiin mm. yhtenäisyyttä kaikkien yksiköiden toimintaan ja varmuutta prosessien hoitoon sekä koko organisaation toimintaan; vähennettäisiin kaksinkertaisen työn tekemistä; vähennettäisiin erilaisten käytössä olevien järjestelmien lukumäärää; edistettäisiin tiedonkulkua ja suoraviivoitettaisiin hallinnon toteuttamista.)
  2. Kuinka saataisiin paremmin viestitettyä yleishallinnolle, ettei nykyinen asianhallintajärjestelmä palvele riittävällä tavalla yksiköiden erilaisia tarpeita? Kuinka saataisiin kehitettyä järjestelmää suoraviivaisemmaksi, selkeämmäksi, toimivammaksi ja joustavammaksi? Kuinka saataisiin järjestettyä tehokasta ja jatkuvaa koulutusta järjestelmän käyttöön? Kuinka saataisiin paremmin alleviivattua niitä hyötyjä, joita järjestelmän käyttäminen toisi yksiköille? Olisiko eri järjestelmien välille mahdollista saada lisää yhteentoimivuutta (ts. linkittää järjestelmiä yhteen ja luoda niiden välille keskusteluyhteys)? Saataisiinko asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen toteuttamiselle selkeät rajaviivat, maallikko-ohjeet ja viralliset velvoitteet? Saataisiinko ylipäätään koko organisaation yhtenäisen asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen hyödyt suhteutettua kouriintuntuvalla tavalla kaikkien yksiköiden käytännön työhön?

2013 – mitähän tästäkin tulee?

Välillä aika kuluu äärettömän nopeasti (toisinaan taas hitaasti). Arvelisin, että tämä alkava vuosi tulee kiitämään ohi yhdessä vilauksessa – pelottava ajatus. En ole taikauskoinen, mutta vuosi -13 ei jostain syystä kuulosta lupaavalta. Pitänee vain päättää toisin. Tavoitteita, tehtäviä, muutoksia ja uusia haasteita on ainakin  jo nyt kasautunut tälle vuodelle varsin runsaasti:

  • kirjaston työharjoittelu on päättynyt
  • uusi määräaikainen työtehtävä alkanut Informaatiotieteiden yksikön riveissä
  • pitkäaikaisempi (mutta satunnaista työpanosta vaativa) käännösprojekti harkinnassa
  • graduprojektin oma tavoitteellinen valmistumisaika: kevät 2013 (oma ehdoton takaraja heinäkuu-elokuu 2013)
  • maisteriopinnoista valmistuminen syksyyn 2013 mennessä
  • ja kaikki onkin sitten täysin avoinna syksystä 2013 eteenpäin – kalenteri tyhjänä, opinnot lopussa, työsuhde päättynyt. Minnekähän sitä lähtisi tai mitä tekisi? Jäänee nähtäväksi.

Tämän hetken tilanne on kuitenkin se, että kalenterin täyttää suhteellisen tehokkaasti osa-aikainen yksikön ”jokapaikanhöylätyypin” pesti ja viime syksyltä aloitettu graduprojekti (jonka eteneminen on ollut liian vapauttavan joululoman jäljiltä aikalailla jäissä). Olen pohtinut, että nyt olisi syytä laatia viikoittainen aikataulu gradun teoriaosuuden kirjoittamiselle. Tähän mennessä olen kirjoitellut lähes mielivaltaisessa järjestyksessä välillä yhtä alalukua ja toisinaan toista. Periaatteen tasolla olen kuitenkin ehdottomasti järjestelmällisyyttä vaaliva ihminen, joten prosessin hallittu eteneminen olisi tässäkin projektissa tavoitteena (vai olisiko elämä kaikkien tavoitteiden saavuttamisen jälkeen liian selkeää ja yksinkertaista?). Syksyn graduseminaareissa kehotettiin laatimaan alustava aikataulutus graduprosessille, mutta itse laatimaani aikatauluun en ole sen jälkeen palannut kuin kertaalleen syksyn kuluessa. Nyt lienee syytä aikatauluttaa kevät entistä tarkemmin (nythän koko prosessin etenemisestä on jo olemassa parempi käsitys kuin alkusyksystä). Teoriaosiot on kirjoitettava kasaan, empiirinen tutkimus suunniteltava yksityiskohtaisesti, tutkimuksen koekaniinit värvättävä (hyvissä ajoin) ja näiden mahdolliset ”varakaniinit” kartoitettava, tutkimuksen toteutusaikataulut sovittava, pari haastattelua lyötävä lukkoon, haastattelukysymykset tarkistettava ja täydennettävä, empiirinen tutkimus toteutettava, tutkimuksen tulokset kirjattava ja analysoitava, gradun empiirisen tutkimuksen osuus kirjoitettava, gradu viimeisteltävä, palautettava se, painatusasiat hoidettava ja kypsyysnäyte kirjotettava (mikä on mielestäni varsin naurettava osa koko yliopistomaailmaa: jos olet osannut kirjoittaa hyvää kieltä ja analyyttista ajattelukykyä osoittavan tutkielman, eikö riittävä kielitaito ja intellektuaalisuuden taso ole jo sitä kautta osoitettu – miksi täytyy järjestää vielä erillinen esseekoe, jossa näitä testataan vielä erikseen?)

Lisäksi opintorekisteristäni puuttuu vielä virallisesti 1 ainokainen opintopiste, joten ainakin sen verran kurssisuorituksia minun täytyy kevään kuluessa suorittaa.

Mitä tulee uuteen työsuhteeseeni, minulle tarjoutui yllättäen mahdollisuus saada jalkani oven väliin tänne oman yksikkömme puolelle, mistä olin erittäin innoissani. Pesti on kuitenkin määräaikainen (luonnollisesti), joten tilanteeseen ei pääse turhia tuudittautumaan. Kyseessä on kuitenkin loistava tilaisuus, josta aion parhaan kykyni mukaan ottaa kaiken irti. Yliopistomaailman hallinnollisten kiemuroiden selvittely ja prosessien pinnalla pitäminen on osoittautunut parin viikon työskentelyn jälkeen erittäin mielenkiintoiseksi. Lisäksi on kiinnostavaa oppia tuntemaan yliopistomaailman eri tasoja, sillä jokaisella tasolla ihmisten suhtautuminen koko instituutioon ja sen toimintaan on varsin erilaista. Itse olen sitten siitä onnekkaassa asemassa, että olen päässyt kokeilemaan vähän jokaisella tasolla mukana olemista: opiskelija, yksikön työntekijä, johtoporras. Opetushenkilökunnan tasolla olemista en toki ole kokeillut, mutta jo sivusta seuraamalla olen saanut selkeän käsityksen siitä, että myös heillä on omanlaisensa suhtautuminen yliopistomaailmaan.

Asiakirjahallinnan ja arkistoalan opiskelijan näkemys alan käytännöistä yliopistomaailmassa olivat varsin idealistisia, teoreettisia ja osittain aika naivejakin. Itse kuvittelin, että yliopistomme asiakirjahallinto ja arkistonmuodostus olisivat suurelta osin erityisen korkeatasoista – opetetaanhan kyseisessä opinahjossa juuri tätä alaa. Todellisuudessa suutarin lapsella ei edelleenkään ole kenkiä (tai ainakaan massasta erottuvia, erityisen koreita sellaisia) – joskin on silti todettava, että käytännön toteutus toimii kuitenkin niin hyvin että asiat rullaavat eteenpäin ja pulju pysyy pystyssä. Uskoakseni tämä on juuri aivan riittävä toiminnan taso useimpien perus-rivityöntekijöiden mielestä, joilla ei ole omakohtaisesti erityisiä intohimoja ko. asiaan. Sehän toimii, kun se toimii – ja se riittää. Ihanan yksinkertaista. Toisinaan sitä ehkä itsekin kyseenalaistaa kaiken tämän asiakirjahallintaan ja arkistomaailmaan kiinteästi liittyvän täydellisyyden tavoittelun. Tarvitaanko sitä täydellisyyttä nyt niin ehdottomasti – etenkään, kun sen ”täydellisyyden tilan” määrittely on meille aina ongelmallista ja erilaisia eturistiriitoja täynnä? Taas toisaalta, jollei täydellisyyttä edes tavoitella, on todennäköistä, että asiat repsahtaisivat pahemman kerran huolenpidon puutteesta. Kun kissa on poissa niin hiiret hyppivät pöydällä.

Aloittaessani tässä uudessa työssäni olen saanut pariinkin kertaan (useammalta eri henkilöltä) kehotuksen esittää parannusehdotuksia (ja myöskin toteuttaa niitä), mikäli satun huomaamaan yksikkömme (ja koko yliopistonkin toiminnassa) epäkohtia tai epäjohdonmukaisuuksia, joihin minulla olisi tuoda uutta ja tuoretta näkökulmaa. Olen henkilökohtaisesti todella mielissäni siitä, että mahdollisille ehdotuksilleni oltaisiin jo etukäteen petaamassa näinkin positiivista asennetta. En kuitenkaan ole yleensä niitä ihmisiä, joille neronleimaukset putkahtavat päähän tuosta vaan yllättäen ja täysin spontaanisti (toisinaan toki näinkin on, muttei yleensä). Jos jään odottamaan sitä idean pinnalle pulpahtamista, saan odottaa maailman tappiin saakka. Etenkin tällaisten käytännön toimintaa ja toimintatapoihin liittyviä parannuksia täytyy kunnolla ryhtyä pohtimaan, jotta minkäänlaisia parannusehdotuksia olisi esittää. Onnekseni olen saanut tutustua sekä siihen johtoportaan työympäristöön että lähempänä käytännön arjen pyörittämistä olevan yksikön maailmaan, joten minulla on ehkä jonkinlainen käsitys siitä, millaisia muutoksia ko. organisaatiossa voitaisiin ylipäätään realistisesti ajatella toteutettavan. Yksikön tasolta voitaisiin ehkä spontaanisti ehdottaa ”eikö sitä AMS:ia voitaisi suunnitella uudelleen vähän paremmin”. Johtoportaan tasolla (etenkin nykyisten resurssien asettamissa rajoissa) tällainen ajatus olisi aika absurdi, jolloin todennäköisesti todettaisiin pikemminkin, että ”kyllä yksiköissä voidaan muokata toimintaa niin, että paperit saadaan AMS:n mukaiseen järjestykseen – valmis käsikirjoitushan on jo tarjolla”.

Ensimmäisen viikon aikana (kun yksinomaan johtoportaan näkemykset olivat koulineet harjaantumatonta mieltäni), ajattelin muutamassa kohdin yksikön toimintaan tutustuessani, että ”eihän tämän nyt näin pidä mennä”. Tiesin kuitenkin, etten todellisuudessa voi sanoa vielä yhtään mitään, ennen kuin tutustun kunnolla siihen, MIKSI yksikössä näin oikein tehdään. Jo toisen viikon lopulla olen huomannut sulautuneeni entistä paremmin sisälle yksikön toimintaan (vaikka olenkin silti edelleen varsin uusi siirrännäinen, joka on vasta hiljattain saatu tikattua paikalleen). Ymmärrän kuitenkin jo nyt (erityisesti oman työni kautta), miksi ne ”kopion kopion kopiot” voivat olla ihan käteviä, silloin kun sen tieto (joskus ihan pieni ja mitätön, kuten päivämäärä tms.) tarvitsisi kaivaa suht. nopeasti esille. Kyllähän se toimintaa sujuvoittaa, jos kopion kopion kopio on oman työhuoneen hyllyssä käden ulottuvilla eikä alkuperäiskappaleena organisaation omassa päätearkistossa, toisessa rakennuksessa ja tavoitettavissa vain päätearkistonhoitajan kautta sähköpostitse esimerkiksi tunnin tai parin (ehkä jopa päivän) viiveellä, jos hän on kiireinen tai estynyt.

Taas toisaalta tunnen edelleen hienoista ja itsepintaista vastenmielisyyttä ottaessani omin pikku kätösin niitä kopion kopion kopioita useammalle eri kollegalle ja kehotuksesta vielä varmuuden vuoksi myös työskentelykopiot minulle itselleni. Lisäksi skannaan asiakirjoista sähköiset kopiot, jotka lisätään useampaan eri resurssiin yksikön työntekijöille vapaasti tarjolle. Jos sähköinenkin kopio on tarjolla muutaman hiiren näppäimen painalluksella, mihin tarvitsen omaa paperikopiota ennen kuin (= jos) TODELLA tarvitsen sitä? Vastauksen voisin saada omasta eilisestä esimerkistäni, jossa heitin sähköisen kopion roskikseen ennen kuin huomasin tarvitsevani sitä vielä. Paperikopion saatoin kaivaa paperikoristani edelleenkin ja käydä skannaamassa sen uudelleen sähköiseen muotoon. Sen sijaan sähköinen kopio oli jo kadonnut sähköisen roskakorin pohjattomiin sähköisiin syövereihin, joista sen esiin kaivaminen olisi ollut minulle mahdotonta. (Jotten nyt tässä yhteydessä antaisi itsestäni täysin leväperäistä vaikutelmaa, todettakoon, että kyseessä oli suhteellisen triviaali asiakirja, jonka pois heittämisestä olisi aiheutunut pientä mielipahaa ja minimaalista lisätyötä vain minulle itselleni.) Tästä esimerkistä huolimatta, kopion kopion kopioille en ole vieläkään lämmennyt – ja toivon, ettei niin tulekaan käymään.

Toivoisin sen sijaan, että omaksuisin työssäni sopivassa suhteessa sekä johtoportaan että yksikön työntekijöiden näkemyksiä, jolloin voisin kenties keksiä molempia osapuolia tyydyttäviä ja oikeasti toimivia ja realistisia parannusehdotuksia yliopiston asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen toteutukseen. (Tämäkin jää nähtäväksi.)

Gradu ja kieliongelma

Olen viimein saanut kirjoitettua muutaman kappaleen verran tekstiä gradua varten – ja olen vähemmän kuin tyytymätön. Teksti vaatii paljon työstöä.
Kirjoitan tekstiäni (luonnollisesti) suomeksi, mutta aiemman kandin tutkinnon alitajuntaan leimaamat tottumukset eivät tahdo taipua suomenkielisen tutkielman kirjoittamiseen – etenkään, kun arviolta 90% gradun kirjallisuuslähteistä on englanninkielistä materiaalia ja englanninkielistä tekstiä tuntuisi irtoavan suomenkielistä tekstiä vaivattomammin.

Voisinko kesken kaiken vain kääntää kelkkani ja päättää kirjoittaa tutkielmani englanniksi?

En usko. Kirjoitan kuitenkin suomalaisesta kontekstista käsin, joten suomalaisten ilmiöiden, käsitteiden ja menetelmien kääntäminen englanninkielelle saattaisi osoittautua vaikeaksi (kokemattomalle).

Ja toisaalta, kuinka voin olla varma, että itse ymmärrän englanninkielisten lähteiden tarkoitusperät oikealla tavalla? Kuinka voin saada tutkielmaani edes suhteellisen neutraalin ja objektiivisen otteen, jos omat tietotaitoni ja kokemukseni ovat kerääntyneet vain yhdestä toimintakontekstista ja näkökulmani ovat siten väkisinkin tietyllä tavoin subjektiivisia?

Voinko siis kirjoittaa englanniksi ja olettaa käyttäväni termejä ja käsitteitä ”oikealla” tavalla, jotta lukija ymmärtää välittämäni sanoman tarkoittamallani tavalla?

Vai täytyykö minun kirjoittaa suomeksi toivoen, että olen itse ymmärtänyt ”oikealla” tavalla englanninkielisen lähdekirjallisuuden välittämän sanoman, jonka pohjalta rakennan omaa sanomaani?

Muutama oivallus ja pari probleemaa…

Gradun aihe on selvillä. Aihe tuntuu laajenevan, mitä enemmän asiasta löytyy luettavaa. Lähdeluetteloiden lukeminen tuntuu lunttaamiselta, vaikkei sitä olekaan. Aihe muuttuu koko ajan kiinnostavammaksi ja entistä vaikeammaksi rajata. En haluaisi jättää mitään mielenkiintoista pois. Tehtäväluokituksista löytyykin mielin määrin lähdemateriaalia. Suurin osa lähdeaineistosta on jollakin tapaa aiheen vierestä. Tehtäväluokituksista ei löydy juuri mitään suomen kielellä. Aiheesta on kirjoitettu valtavasti lehtiartikkeleita. Luettuaan niistä lukuisia, on vaikeaa muistaa, missä artikkelissa sanottiin mitäkin. Kirjoja on vähemmän. Kirjoissa kuvataan asiakirjahallintaa/-hallintoa tai tiedonhallintaa. Kirjoissa ei keskitytä pelkkiin tehtäväluokituksiin. Huomaan erilaisten vertaisarvioitujen (lue: lähdemateriaaliksi hyväksyttävien) lehtien määrän olevan järkyttävän suppea. En halua siteerata Records Management Journalin jokaista artikkelia. En myöskään Archival Sciencen. Minun on ehkä pakko. Yritän pyristellä kliseisten/liian kulutettujen tutkimusten/teosten siteeraamista vastaan. Haluan löytää jotain uutta. En halua aloittaa niin alusta, että joudun määrittelemään, mikä on ”asiakirja”. Case-tutkimuksia on paljon. Myös tehtäväluokitusten käytettävyydestä. Yksikään ei kuitenkaan näköjään vastaa siihen yksinkertaisimpaan kysymykseen suoraan ja selkeästi: ”Osaavatko työntekijät käyttää tehtäväluokitusta?”  Vai onko ”not user-friendly”, ”confusing” tai esimerkiksi ”time-consuming” (Gunnlaugsdottir  2012) sama asia kuin vastaus ”eivät osaa”? Pitäisikö tästä siis päätellä, että käyttäjät eivät todella OSAA käyttää tehtäväluokituksia ollenkaan vai osaavat jotenkuten (ts. suoriutuvat asiasta välttävästi), mutta eivät vain pidä luokituksen käytöstä eivätkä pidä sitä käytettävyydeltään houkuttelevana, helppona, selkeänä tai muuten optimaalisesti suunniteltuna? Toisaalta, mikä lasketaan ”välttäväksi suoriutumiseksi” tai osaamiseksi ”jotenkuten” – todennäköisesti kaikki osaavat tehdä edes JONKINLAISEN luokittamisyrityksen? Ja tähän liittyen: minkä tasoista osaamattomuutta voidaan sitten tehtäväluokitusten käyttöön liittyen sietää ja hyväksyä ”normaalin rajoissa olevaksi”? Minkälainen osaaminen on sen verran riittävää, ettei siihen tarvitse puuttua? (Sillä ei kai voida olettaa, että organisaation jokainen työntekijä osaa luokittamisen täydellisesti ja  virheettömästi – etenkin, kun yhtä oikeaa luokkaa ei kaikille asiakirjoille välttämättä koskaan voida määritellä, vaan tulkintoja voi olla useita?) ….En myöskään tiedä, mistä aloittaisin gradun kirjoittamisen. En tiedä, olisiko syytä kirjoittaa jokaisen luetun artikkelin jälkeen jonkin verran tekstiä (silloin päätyisin varmasti kirjoittamaan liikaa yhdestä artikkelista). Vai lukisinko ensin ”kaiken” ja aloittaisin sitten (”kaiken” jälkeen en ehkä enää muista mitään tarkasti)?

Käsiteviidakossa

Viime viikot ovat allekirjoittaneella kuluneet melkolailla gradumateriaalien parissa ja kirjastoharjoittelun kiemuroissa. Kirjastossa olen viimeiset kaksi viikkoa kuluttanut tutustumalla kaukopalvelun saloihin, kun taas graduprojekti on tähän mennessä pitänyt sisällään lähinnä relevantin kirjallisuuden etsiskelyä, johon on oman mausteensa tuonut asiakirjojen luokitustapoihin liittyvä käsitesekamelska.

Luokitus: Suomalaisessa kontekstissa asia tuntuu valitsemani aiheen kannalta olevan ”plain and simple” – käsite on ’tehtäväluokitus’. Ongelmana tosin on, ettei suomenkielistä akateemista kirjallisuutta tunnu tehtäväluokituksista aivan hevillä löytyvän. Tästä syystä olen siis jo alusta lähtien asennoitunut siihen, että verkot tulee heittää laajemmille vesille ( = englanninkielisen aineiston sekaan). Hienoiseksi ongelmaksi tuntui kuitenkin, erityisesti tiedonhaun alkuvaiheessa, muodostuvan oikeiden hakusanojen ja -käsitteiden määrittely. Yksinkertaisesti: ”Mitä on ’tehtäväluokitus’ englanniksi?” Vastaus osoittautui vähemmän yksinkertaiseksi, sillä yhtä oikeaa vastausta ei tuntunutkaan tähän kysymykseen olevan. (Uskomatonta, etten ole edes opintojen kuluessa pahemmin tiedostanut tätä asiaa, vaikka oppiaineessa onkin tehokkaasti teroitettu suomalaisten ja ulkomaisten käytäntöjen eroista yleensä!) Ensimmäinen esiin kaivamani hakusana ”functional classification” tuotti nihkeästi tuloksia – jopa oman aiheeni kannalta täysin virheellisiä sellaisia: terveys/lääketieteeseen liittyvät lähteet tuskin auttavat oman graduni edistymistä. Vaikka asiakirjahallintoon liittyviä kirjallisuuslähteitä löytäisikin, lähteitä lueskelemalla on ajoittain haasteellista päästä käsitykseen siitä, vastaako teksteissä mainittu ”function-based classification”, ”business classification” tai yleisemmin ”records classification” edes lähimainkaan suomalaista käsitystä tehtäväluokituksesta, vaiko ihan jotain muuta luokitustapaa. Vaihtoehtoisesti aiheesta saatetaan myös puhua esimerkiksi termeillä ”record plan”,”file plan” tai yksinkertaisesti vain ”records classification scheme”. …Ja kuitenkin kaikista näistä erilaisista käsitteistä huolimatta, yli puolet jo tähän mennessä löytämistäni tehtäväluokituksiin liittyvistä kirjallisuuslähteistä ovat löytyneet ihan muunlaisten hakusanojen ja lähikäsitteiden takaa kuten ”ERMS”, ”records management”, ”knowledge organization” tai vaikkapa ”records management system”.

Kaukopalvelu: Vastapainoksi asiakirjahallinto- ja arkistopainotteiselle gradumaailmalle olen saanut tilaisuuden perehtyä kirjastoharjoittelussa kaukopalvelun yllättävän monimutkaiseen mutta mielenkiintoiseen maailmaan. Kahden viikon kaukopalvelujakson jälkeen päällimmäisiä ajatuksia on kaksi: 1. ”Asiakkaille kaukopalvelu on todellakin ERITTÄIN vaivaton, nopea ja tehokas palvelumuoto: ’sen kun pyydät niin saat’.” ja 2. ”Kaukopalvelu vaatii käsittämättömän määrän työtä, joka ei lopulta näy asiakkaalle mitenkään: ’vastaus tulee kuin apteekin hyllyltä’.” Asiahan ei toimi niin, että kaukopalvelua hoitava kirjastoammattilainen saa artikkelitilauksen asiakkaalta, kirjoittaa kaikkivoipaisen tietokannan hakukenttään artikkelin nimen, painaa hakunäppäintä, lataa löytyneen artikkelin tietokannasta ja lähettää sen lopuksi sähköpostitse tai paperitulosteena asiakkaalle 10 minuutissa. Karumpi todellisuus on sitä, että kirjastoammattilainen metsästää ensin oikeaa, kyseisen artikkelin julkaissutta lehteä lukemattomista eri tietokannoista (eri kielillä, eri käyttöliittymissä, erilaisia tietoja hyödyntäen) sekä Suomesta että ulkomailta, hylkää useita lähteitä esimerkiksi kalliiden hintojen, hitaiden toimitustapojen tai kenties vaativien tilausprosessien ja -muodollisuuksien tähden, punnitsee mielessään parasta vaihtoehtoa eri toimittajien kesken ja lopulta tilaa artikkelin yhdestä paikasta hinnalla X, mutta joutuu kuitenkin laskuttamaan asiakasta hinnalla Y (riippuen tilanteesta, erilaisista käytännöistä yms. seikoista). Olennaista on pitää silmällä sekä asiakkaan että kirjaston etua, tasapainotellen jatkuvasti palvelun kannattavuuden kanssa (toisinaan kuitenkin jälkimmäisen tahon kustannuksella). Asiakkaalle artikkeli saapuu kuitenkin kaikesta tästä taustatyöstä huolimatta usein ripeästi tilausta seuraavan päivän aikana (toisinaan jo myöhemmin samana tilauspäivänä), jolloin asiakas toteaa varmaankin mielessään ”Olipa nopea ja kivuton juttu. Kiitos, näkemiin.”

*****

Tulevalla viikolla olisi tarkoitus A) alkaa lukemaan ja analysoimaan löytämiäni kirjallisuuslähteitä ja B) perehtyä kirjaston hankinta- ja poistopalveluihin. …Jännittävää?