Tenure Track

Viimeisestä pidemmästä postauksesta on jo vierähtänyt yllättävän kauan aikaa. Lähinnä siksi, että olen viime viikkoina ollut suorastaan väsynyt ajattelemaan. Gradu. Työt. Molemmat kiinnostaisivat ihan äärettömän paljon, mutta välillä sitä vain on hetkiä, jolloin haluaisi haudata raskaat aivonsa johonkin kiven koloon ja kulkea hetken mieli kevyenä, ilman ajatuksia.

Nyt olen kuitenkin viime päivinä mietiskellyt yksikössämme ja koko yliopistolla ajankohtaisena olevaa tenure track -asiaa. Olen saanut valmistella muutamien aiheeseen liittyvien asiakirjojen ja ohjeiden englanninkielisiä käännöksiä, minkä varjolla olen päässyt mukavasti vähän entistä paremmin sisälle koko tenure track -asiaan. Tämä taas on herättänyt mieleeni monia tulevaisuuden työllistymisnäkymiin liittyviä kysymyksiä.

Tenure trackin (suom. vakinaistamispolun) ideana on asteittainen edistyminen uramallin tasolta toiselle kohti professorin toistaiseksi voimassa olevaa tehtävää. Tampereen yliopiston informaatiotieteiden yksikössä on eilettäin avautunut ensimmäinen tenure track -mallia noudattava työpaikkailmoitus. Kyseessä on apulaisprofessorin tehtävä tilastotieteen, erityisesti data-analyysin erikoisalalla. (Lisätietoja) Vakinaistamispolun tasot ovat 1. tutkijatohtori (3-5 vuotta) 2. yliopistonlehtori (5 vuotta) 3. yliopistotutkija (5 vuotta) 4. apulaisprofessori (5 vuotta) ja 5. professori (vakituinen). Hakija rekrytoidaan ennalta määritellylle tasolle, josta tämä etenee (tyypillisesti) 5 vuoden sykleissä kohti professorin pestiä. Viiden vuoden välein (siis tasolta toiselle siirryttäessä) suoritetaan tenure review -arviointi: henkilö on joko suoriutunut tehtävässään esimerkillisesti, jolloin hän siirtyy seuraavalle tasolle TAI suoriutumistaso ei täytä annettuja vaatimuksia, jolloin seuraavalle tasolle ei siirrytä vaan työsuhde päättyy.

Tämä pakottaa ajattelemaan tulevaisuuden työllistymishaaveita erilaisesta näkökulmasta. Onko entisestään yleistyvä trendi se, että vakituisiin pesteihin enää tulevaisuudessa palkata suoralta kädeltä – vaan vakinaiset paikat on ansaittava useiden määräaikaisten työsuhteiden ja ensiluokkaisen työssä edistymisen kautta? Vakinaistamispolun tasojen yli ei voi hyppiä, vaan jokainen edessä oleva taso on kahlattava läpi, mikäli henkilö on alunperin rekrytoitu esim. juuri tälle alimmalle tutkijatohtorin tasolle. Parhaimmillaan tutkijatohtorin määräaikaisessa pestissä aloittavalta voi siis kulua seuraavat 20 vuotta ennen kuin hän saavuttaa professorin vakituisen pestin! Entäs jos työntekijä pahaksi onnekseen sattuu kompuroimaan maaliviivalla eikä apulaisprofessorin tehtävässään kykenekään osoittamaan tarpeeksi edistyksellisiä työtuloksia? Todetaanko silloin, ettei henkilö valitettavasti täytä määrättyjä kriteereitä tällä kertaa, mistä johtuen professorin vakinainen pesti luiskahtaa hyppysistä (20 vuoden puurtamisen päätteeksi) ja apulaisprofessorin pesti päättyy kaikessa hiljaisuudessa määräajan kuluttua umpeen – tough luck.

Toki, vakinaistamispolun etenemismalli on huomattavasti lyhyempi, mikäli henkilö rekrytoidaan jo valmiiksi korkeammalle tasolle, kuten tuossa edellä mainitussa työpaikkailmoituksessamme, suoraan apulaisprofessoriksi: tuolloin jo viiden vuoden kuluttua näköpiirissä siintää mahdollisuus edetä vakinaiseen professorin työsuhteeseen – huomattavasti inhimillisempi tulevaisuudennäkymä. Kysymys kuuluukin: kuka sitten haluaisi ikinä hakeutua vakinaistamispolun alimman tason tutkijatohtorin pestiin, jos siihen liittyvä etenemismalli on pitkä kuin nälkävuosi? Kenties sellaiset henkilöt, jotka keräävät kokemusta erilaisista yhteisöistä eivätkä aktiivisesti edes havittele sitä vakituista pestiä? (Ovatko tällaiset henkilöt sitten kuitenkaan kovin sitoutuneita työntekijöitä?)

….Tai ehkä tuohon työtehtävään hakeutuisivat juuri minunkin sukupolveani edustavat yksilöt, jotka eivät vielä tähän päivään mennessä ole päässeet tuudittautumaan vakituisten työpaikkojen suomaan turvallisuuden tunteeseen, vaan ovat sitä vastoin tottuneet stressaamaan työtilannettaan ja ajattelemaan, etteivät ”työpaikka” ja ”pysyvyys” ikinä sovi samaan lauseeseen. Sen sijaan työntekijän on kyettävä jatkuvasti venymään, haastamaan itseään, pyrkimään tehokkuuteen, kuluttamaan vähemmän, tuottamaan enemmän, korostamaan parhaita puoliaan, edistämään ammattitaitoaan, kehittämään tietämystään, kouluttautumaan laaja-alaisemmin, verkostoitumaan kattavammin – ja terävöittämään alati omaa kuvaansa työnantajan silmissä. Pienikin lipsahdus tästä kehityskulusta palkitaan oitis työsuhteen päättämisellä – tai ei niinkään, vaan ”työsuhteen jatkamatta jättämisellä”, sillä oven takanahan kolkuttelee jo jonoksi asti muitakin entistä tehokkaampia kandidaatteja, jotka kärkkäästi tunkevat jalkaansa oven väliin heti oivan tilaisuuden tullen.

Näistäkin asioista huolimatta tenure track on kuitenkin loppupeleissä hyvä juttu. Vaikka kyseisen uramallin alku onkin määräaikaisten pestien värittämää, jokaista tasoa seuraa kuitenkin aina mahdollisuus. Ilman tenure trackia määräaikaista tehtävää ei välttämättä seuraisi edes sitä mahdollisuutta – vaan vain työsuhteen päättyminen (mm. oma tilanteenihan on nykyisen työni suhteen juuri tällainen). Tenure track edustaa myös mielenkiintoista haastetta rekrytoitavalle työntekijälle: viiden vuoden välein työntekijälle asetetaan uudet tavoitteet, joiden tavoitteleminen luo mielekkyyttä omaan työhön. Myös tuloksia odottava työyhteisö motivoi haastamaan itsensä ja kehittämään omaa ammattitaitoaan mahdollisimman kokonaisvaltaisella tavalla. Yliopisto tarjoaakin mielestäni puitteet todella mielekkäälle ja haastavalle urakehitykselle, jossa voi parhaimmillaan kokea todellista ”työn imua”, sillä työyhteisönä yliopisto edustaa ihan omaa maailmaansa. Toisinaan yliopistojen ylevän akateeminen ja jopa jokseenkin tärkeilevä ilmapiiri voi toki tuntua hitusen teennäiseltä, mutten voi väittää, ettenkö kokisi juuri tätä työyhteisöä omakseni. Oman määräaikaisen pestini päättyessä tulen varmasti kokemaan tietynlaista orpouden tunnetta, kun minulle osoitetaan ovea ja olisi aika kerätä luunsa kasaan ja siirtyä muualle. Tosin, jos tuolla hetkellä sattuisi olemaan tenure track -pesti avoinna, tunkisin varmaan hanakasti itsekin jalkaani oven väliin.

Takaisiko tenure track minullekin mahdollisuuden ja ehkä sitten jonain päivänä jopa sen myyttisen vakinaispestin? Kuka tietää.

Freshly baked Open Access -report!

Viime syksyn kirjastoharjoittelun aikana laatimani Tampereen yliopiston kirjaston rinnakkaistallennusraportin englanninkielinen käännös on viimein ilmestynyt ja lisätty TamPub-arkistoon vapaasti saataville! Linkki kirjaston nettisivujen tiedotteeseen tässä KLIK!, ja linkki itse raporttiin tässä KLIK!

Oman käännöksen ”julkaiseminen” muiden luettavaksi on aina yhtä jännittävää  ja hermostuttavaa yhtä aikaa. Kääntäjänä sitä katsoo ja analysoi aina omaa tekstiään niin kriittisesti – ja kuitenkaan en tietääkseni ole laatinut vielä yhtään sellaista käännöstä, josta ei itse tekstin sanoma välittyisi lukijalle aivan tarpeeksi ymmärrettävässä muodossa. Täydellisyyteen haluan kuitenkin aina pyrkiä. Kääntäjän työ on kuitenkin siinä suhteessa epäkiitollista, ettei kääntäjän työpanosta tyypillisesti edes huomata – ellei tekstin luettavuus ja ymmärrettävyys ole aivan erinomaisen ala-arvoisella tasolla.

Summa summarum: Olen tämän käännöksen suhteen tyytyväinen jos…

  • …raportin latauskertoja karttuu TamPubiin mukava määrä
  • …käännöksen kielellisestä ilmaisusta ei kuulu sen kummempia kommentteja keneltäkään

Joka tapauksessa käännöstyöt ovat aina yhtä koukuttavia, joten näitä tekisin mieluusti lisää tulevaisuudessakin!

Kuinka hyviä sitä sitten ollaan?

Lueskelin gradumatskuihin liittyen Özgür Külcün laatimaa tutkimusta (Records Management Practices in Universities: A Comparative Study of Examples in Canada and Turkey) turkkilaisten ja kanadalaisten vertailuyliopistojen asiakirjahallinnan tilanteesta.

Ihan asiakirjahallintaan liittymättömänä huomiona, panin merkille Külcün tutkimuksessaan taulukoimat vertailuyliopistojen rankingit.

”Löytyisiköhän Tampereen yliopistonkin ranking netistä?”

Löytyyhän se. Rankkauksen tarjoaa ainakin topuniversities.com

Mitä tulee Tampereen yliopiston yleisrankingiin (Overall), tuorein sijoituksemme (vuodelta 2012) näyttää olevan 395. Parhaimmillaan yliopistomme on näköjään kirinyt sijalle 319 vuonna 2007. Onko tästä pääteltävä, että aiemmin oltiin älykkäämpiä, tehokkaampia ja laadullisesti korkeatasoisempia vai että nykyään on parempia (ja kenties useampiakin) kilpakumppaneita?

Kuten arvata saattaa, Helsingin yliopiston ranking painii ihan eri kategoriassa: vuoden 2012 sijoitus 78. Kyseisen yliopiston viime vuosien paras sijoitus on puolestaan vuodelta 2010: sijoitus 75.

Mitenkäs se oli, kun Suomen koulujärjestelmän piti olla huippuluokkaa? Mielestäni ihan kelpo sijoitukset tämän kokoiselle maalle, mutta ei kai näillä rankingeilla ihan kultamitalista kamppailla (ainakaan siis yliopistotasolla)?

2013 – mitähän tästäkin tulee?

Välillä aika kuluu äärettömän nopeasti (toisinaan taas hitaasti). Arvelisin, että tämä alkava vuosi tulee kiitämään ohi yhdessä vilauksessa – pelottava ajatus. En ole taikauskoinen, mutta vuosi -13 ei jostain syystä kuulosta lupaavalta. Pitänee vain päättää toisin. Tavoitteita, tehtäviä, muutoksia ja uusia haasteita on ainakin  jo nyt kasautunut tälle vuodelle varsin runsaasti:

  • kirjaston työharjoittelu on päättynyt
  • uusi määräaikainen työtehtävä alkanut Informaatiotieteiden yksikön riveissä
  • pitkäaikaisempi (mutta satunnaista työpanosta vaativa) käännösprojekti harkinnassa
  • graduprojektin oma tavoitteellinen valmistumisaika: kevät 2013 (oma ehdoton takaraja heinäkuu-elokuu 2013)
  • maisteriopinnoista valmistuminen syksyyn 2013 mennessä
  • ja kaikki onkin sitten täysin avoinna syksystä 2013 eteenpäin – kalenteri tyhjänä, opinnot lopussa, työsuhde päättynyt. Minnekähän sitä lähtisi tai mitä tekisi? Jäänee nähtäväksi.

Tämän hetken tilanne on kuitenkin se, että kalenterin täyttää suhteellisen tehokkaasti osa-aikainen yksikön ”jokapaikanhöylätyypin” pesti ja viime syksyltä aloitettu graduprojekti (jonka eteneminen on ollut liian vapauttavan joululoman jäljiltä aikalailla jäissä). Olen pohtinut, että nyt olisi syytä laatia viikoittainen aikataulu gradun teoriaosuuden kirjoittamiselle. Tähän mennessä olen kirjoitellut lähes mielivaltaisessa järjestyksessä välillä yhtä alalukua ja toisinaan toista. Periaatteen tasolla olen kuitenkin ehdottomasti järjestelmällisyyttä vaaliva ihminen, joten prosessin hallittu eteneminen olisi tässäkin projektissa tavoitteena (vai olisiko elämä kaikkien tavoitteiden saavuttamisen jälkeen liian selkeää ja yksinkertaista?). Syksyn graduseminaareissa kehotettiin laatimaan alustava aikataulutus graduprosessille, mutta itse laatimaani aikatauluun en ole sen jälkeen palannut kuin kertaalleen syksyn kuluessa. Nyt lienee syytä aikatauluttaa kevät entistä tarkemmin (nythän koko prosessin etenemisestä on jo olemassa parempi käsitys kuin alkusyksystä). Teoriaosiot on kirjoitettava kasaan, empiirinen tutkimus suunniteltava yksityiskohtaisesti, tutkimuksen koekaniinit värvättävä (hyvissä ajoin) ja näiden mahdolliset ”varakaniinit” kartoitettava, tutkimuksen toteutusaikataulut sovittava, pari haastattelua lyötävä lukkoon, haastattelukysymykset tarkistettava ja täydennettävä, empiirinen tutkimus toteutettava, tutkimuksen tulokset kirjattava ja analysoitava, gradun empiirisen tutkimuksen osuus kirjoitettava, gradu viimeisteltävä, palautettava se, painatusasiat hoidettava ja kypsyysnäyte kirjotettava (mikä on mielestäni varsin naurettava osa koko yliopistomaailmaa: jos olet osannut kirjoittaa hyvää kieltä ja analyyttista ajattelukykyä osoittavan tutkielman, eikö riittävä kielitaito ja intellektuaalisuuden taso ole jo sitä kautta osoitettu – miksi täytyy järjestää vielä erillinen esseekoe, jossa näitä testataan vielä erikseen?)

Lisäksi opintorekisteristäni puuttuu vielä virallisesti 1 ainokainen opintopiste, joten ainakin sen verran kurssisuorituksia minun täytyy kevään kuluessa suorittaa.

Mitä tulee uuteen työsuhteeseeni, minulle tarjoutui yllättäen mahdollisuus saada jalkani oven väliin tänne oman yksikkömme puolelle, mistä olin erittäin innoissani. Pesti on kuitenkin määräaikainen (luonnollisesti), joten tilanteeseen ei pääse turhia tuudittautumaan. Kyseessä on kuitenkin loistava tilaisuus, josta aion parhaan kykyni mukaan ottaa kaiken irti. Yliopistomaailman hallinnollisten kiemuroiden selvittely ja prosessien pinnalla pitäminen on osoittautunut parin viikon työskentelyn jälkeen erittäin mielenkiintoiseksi. Lisäksi on kiinnostavaa oppia tuntemaan yliopistomaailman eri tasoja, sillä jokaisella tasolla ihmisten suhtautuminen koko instituutioon ja sen toimintaan on varsin erilaista. Itse olen sitten siitä onnekkaassa asemassa, että olen päässyt kokeilemaan vähän jokaisella tasolla mukana olemista: opiskelija, yksikön työntekijä, johtoporras. Opetushenkilökunnan tasolla olemista en toki ole kokeillut, mutta jo sivusta seuraamalla olen saanut selkeän käsityksen siitä, että myös heillä on omanlaisensa suhtautuminen yliopistomaailmaan.

Asiakirjahallinnan ja arkistoalan opiskelijan näkemys alan käytännöistä yliopistomaailmassa olivat varsin idealistisia, teoreettisia ja osittain aika naivejakin. Itse kuvittelin, että yliopistomme asiakirjahallinto ja arkistonmuodostus olisivat suurelta osin erityisen korkeatasoista – opetetaanhan kyseisessä opinahjossa juuri tätä alaa. Todellisuudessa suutarin lapsella ei edelleenkään ole kenkiä (tai ainakaan massasta erottuvia, erityisen koreita sellaisia) – joskin on silti todettava, että käytännön toteutus toimii kuitenkin niin hyvin että asiat rullaavat eteenpäin ja pulju pysyy pystyssä. Uskoakseni tämä on juuri aivan riittävä toiminnan taso useimpien perus-rivityöntekijöiden mielestä, joilla ei ole omakohtaisesti erityisiä intohimoja ko. asiaan. Sehän toimii, kun se toimii – ja se riittää. Ihanan yksinkertaista. Toisinaan sitä ehkä itsekin kyseenalaistaa kaiken tämän asiakirjahallintaan ja arkistomaailmaan kiinteästi liittyvän täydellisyyden tavoittelun. Tarvitaanko sitä täydellisyyttä nyt niin ehdottomasti – etenkään, kun sen ”täydellisyyden tilan” määrittely on meille aina ongelmallista ja erilaisia eturistiriitoja täynnä? Taas toisaalta, jollei täydellisyyttä edes tavoitella, on todennäköistä, että asiat repsahtaisivat pahemman kerran huolenpidon puutteesta. Kun kissa on poissa niin hiiret hyppivät pöydällä.

Aloittaessani tässä uudessa työssäni olen saanut pariinkin kertaan (useammalta eri henkilöltä) kehotuksen esittää parannusehdotuksia (ja myöskin toteuttaa niitä), mikäli satun huomaamaan yksikkömme (ja koko yliopistonkin toiminnassa) epäkohtia tai epäjohdonmukaisuuksia, joihin minulla olisi tuoda uutta ja tuoretta näkökulmaa. Olen henkilökohtaisesti todella mielissäni siitä, että mahdollisille ehdotuksilleni oltaisiin jo etukäteen petaamassa näinkin positiivista asennetta. En kuitenkaan ole yleensä niitä ihmisiä, joille neronleimaukset putkahtavat päähän tuosta vaan yllättäen ja täysin spontaanisti (toisinaan toki näinkin on, muttei yleensä). Jos jään odottamaan sitä idean pinnalle pulpahtamista, saan odottaa maailman tappiin saakka. Etenkin tällaisten käytännön toimintaa ja toimintatapoihin liittyviä parannuksia täytyy kunnolla ryhtyä pohtimaan, jotta minkäänlaisia parannusehdotuksia olisi esittää. Onnekseni olen saanut tutustua sekä siihen johtoportaan työympäristöön että lähempänä käytännön arjen pyörittämistä olevan yksikön maailmaan, joten minulla on ehkä jonkinlainen käsitys siitä, millaisia muutoksia ko. organisaatiossa voitaisiin ylipäätään realistisesti ajatella toteutettavan. Yksikön tasolta voitaisiin ehkä spontaanisti ehdottaa ”eikö sitä AMS:ia voitaisi suunnitella uudelleen vähän paremmin”. Johtoportaan tasolla (etenkin nykyisten resurssien asettamissa rajoissa) tällainen ajatus olisi aika absurdi, jolloin todennäköisesti todettaisiin pikemminkin, että ”kyllä yksiköissä voidaan muokata toimintaa niin, että paperit saadaan AMS:n mukaiseen järjestykseen – valmis käsikirjoitushan on jo tarjolla”.

Ensimmäisen viikon aikana (kun yksinomaan johtoportaan näkemykset olivat koulineet harjaantumatonta mieltäni), ajattelin muutamassa kohdin yksikön toimintaan tutustuessani, että ”eihän tämän nyt näin pidä mennä”. Tiesin kuitenkin, etten todellisuudessa voi sanoa vielä yhtään mitään, ennen kuin tutustun kunnolla siihen, MIKSI yksikössä näin oikein tehdään. Jo toisen viikon lopulla olen huomannut sulautuneeni entistä paremmin sisälle yksikön toimintaan (vaikka olenkin silti edelleen varsin uusi siirrännäinen, joka on vasta hiljattain saatu tikattua paikalleen). Ymmärrän kuitenkin jo nyt (erityisesti oman työni kautta), miksi ne ”kopion kopion kopiot” voivat olla ihan käteviä, silloin kun sen tieto (joskus ihan pieni ja mitätön, kuten päivämäärä tms.) tarvitsisi kaivaa suht. nopeasti esille. Kyllähän se toimintaa sujuvoittaa, jos kopion kopion kopio on oman työhuoneen hyllyssä käden ulottuvilla eikä alkuperäiskappaleena organisaation omassa päätearkistossa, toisessa rakennuksessa ja tavoitettavissa vain päätearkistonhoitajan kautta sähköpostitse esimerkiksi tunnin tai parin (ehkä jopa päivän) viiveellä, jos hän on kiireinen tai estynyt.

Taas toisaalta tunnen edelleen hienoista ja itsepintaista vastenmielisyyttä ottaessani omin pikku kätösin niitä kopion kopion kopioita useammalle eri kollegalle ja kehotuksesta vielä varmuuden vuoksi myös työskentelykopiot minulle itselleni. Lisäksi skannaan asiakirjoista sähköiset kopiot, jotka lisätään useampaan eri resurssiin yksikön työntekijöille vapaasti tarjolle. Jos sähköinenkin kopio on tarjolla muutaman hiiren näppäimen painalluksella, mihin tarvitsen omaa paperikopiota ennen kuin (= jos) TODELLA tarvitsen sitä? Vastauksen voisin saada omasta eilisestä esimerkistäni, jossa heitin sähköisen kopion roskikseen ennen kuin huomasin tarvitsevani sitä vielä. Paperikopion saatoin kaivaa paperikoristani edelleenkin ja käydä skannaamassa sen uudelleen sähköiseen muotoon. Sen sijaan sähköinen kopio oli jo kadonnut sähköisen roskakorin pohjattomiin sähköisiin syövereihin, joista sen esiin kaivaminen olisi ollut minulle mahdotonta. (Jotten nyt tässä yhteydessä antaisi itsestäni täysin leväperäistä vaikutelmaa, todettakoon, että kyseessä oli suhteellisen triviaali asiakirja, jonka pois heittämisestä olisi aiheutunut pientä mielipahaa ja minimaalista lisätyötä vain minulle itselleni.) Tästä esimerkistä huolimatta, kopion kopion kopioille en ole vieläkään lämmennyt – ja toivon, ettei niin tulekaan käymään.

Toivoisin sen sijaan, että omaksuisin työssäni sopivassa suhteessa sekä johtoportaan että yksikön työntekijöiden näkemyksiä, jolloin voisin kenties keksiä molempia osapuolia tyydyttäviä ja oikeasti toimivia ja realistisia parannusehdotuksia yliopiston asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen toteutukseen. (Tämäkin jää nähtäväksi.)

What do people actually want to know?

Yllättäen aikaa onkin ehtinyt kulua jo aikamoisesti sitten viime postaukseni. Koko syksy on muutenkin tuntunut menevän todella nopeasti – ehkä työharjoitteluilla on ollut oma vaikutuksensa loppuvuoden kulumiseen. ”Poissa ollessani” blogiani on näköjään käyty silti jonkin verran selailemassa (mikä on toki ilahduttavaa). WordPressin loistavien statsien ansiosta epäilen kuitenkin, etteivät blogiini eksyneet lukijat ole silti löytäneet vastauksia mieltään oikeasti kuluttaneisiin kysymyksiin – ainakin mikäli on uskominen tilastoissa listattuja hakukonetermejä, joita ihmiset ovat näköjään käyttäneet päätyessään blogiini. Statseja on varsin mielenkiintoista seurata, sillä välillä ihmiset ovat tuntuneet päätyvän blogini sivulle mitä erilaisimpia hakusanoja käyttämällä. Hakusanat ovat lisäksi aivan erityisen kiinnostavia siksi, että ne kertovat kaunistelematonta kieltä siitä, millaisista asioista blogianikin selailevat ihmiset haluaisivat lukea tai mistä he etsivät tietoa. Statseista bongaamieni hakusanojen perusteella uskallan puolestaan väittää, ettei blogini sisältö ole tainnut oikein vastata näiden ihmisten toiveita. En ole todennäköisesti osannut kirjoittaa niistä asioista, josta ihmiset oikeasti haluaisivat lukea (vaikka minulla toisinaan olisi jopa rahkeita ja tarvittavaa kokemustakin niistä kirjoittamiseen). Noin viimeisen kuukauden ajalta kertyneet hakusanat näyttävät yhteen listattuna tältä (osaa hakusanoista on käytetty useammankin kerran):

  • arkiston ja kirjaston ero
  • miten tullaan arkistonhoitajaksi
  • provenienssiperiaate
  • arkistokäytännöt
  • marc21 formaatti informaatiotutkimus
  • kirjaamon työnkuva
  • tweb asianhallintajärjestelmä
  • kirjastostrategia
  • kirjaaja työpaikka
  • arkistonhoitaja
  • kirjaamotyö
  • kirjastoharjoittelu
  • arkistonhoito
  • ”tweb” triplan
  • lentoposti historia
  • graduaihe
  • asiakirja määritelmä
  • tarkkuutta vaativat työt
  • saksan tehtäväluokitus

Osa hakusanoista edustaa niitä asioita, joista olen aikoinaan itsekin pyrkinyt hakemaan tietoa. Näistä kärkisijoilla olisivat itselläni ehdottomasti kirjaamoihin ja arkistoihin liittyvät käytännön työt. Mitä kirjaamotyö tai arkistonhoito on käytännössä? Mitä ovat ne päivittäiset työtehtävät, joista kyseiset ammatit todellisuudessa muodostuvat? Mitä on esimerkiksi ”seulonta” tai ”diarointi” ihan käytännön tasolla? Itse koin (ja koen yhä) ongelmalliseksi sen, ettei arkistonhoidon tai kirjaamotyön käytännön työn konkreettista kuvaa saa kuulla tai lukea yhtään mistään. Noviisille ”seulonta” tai ”diarointi” ei sano mitään, vaikka esimerkiksi luennoilla ylimalkaisesti todettaisiinkin, mitä niillä tarkoitetaan. Noviisi kaipaa konkreettista mielikuvaa siitä, miten kyseiset työprosessit oikeasti etenevät ja mistä vaiheista nuo prosessit koostuvat.

Noviisit haluavat kuulla, että käytännön seulontatyö voi yksityiskohtaisen seulonnan tasolla alkaa esimerkiksi mapillisesta tiettyyn asiaan liittyviä papereita (asiakirjoja), jotka on järjestelty arkistonmuodostajan (käytännössä siis esim. organisaation työntekijän) toimesta hänen parhaaksi katsomaansa järjestykseen. Mappi sisältää todennäköisesti kaikenlaisia lippuja ja lappuja, joista osa voi jo ensi silmäyksellä vaikuttaa turhalta. Mapin sisältö käydään kuitenkin kokonaisuudessaan läpi, jotta seulontatyötä tekevä työntekijä saa kokonaiskuvan koko aineistosta ennen kuin turhilta vaikuttavat paperit voidaan seuloa aineistosta pois. Koko seulontatyön haasteellisuutta ja vaikeutta ei kuitenkaan voida tälläkään tavalla välittää lukijalle, sillä tähän liittyvä ymmärrys karttuu vasta käytännön työn kautta. Silti noviisit haluaisivat kuulla tällaisia kertomuksia käytännön työstä. Muuten esimerkiksi juuri arkistotyön todellinen olemus jää noviisille aika hämäräksi.

Vaikka olen viime kuukausina pyrkinyt kirjoittamaan työtehtävistäni sekä kirjaamo-, arkisto- että kirjastotöidenkin parissa, huomaan, etten ole kyennyt edes itse kirjoittamaan sellaisia kuvauksia, joita olisin itse vielä esimerkiksi vuosi sitten halunnut epätoivoisesti kuulla. Käytännön työ tuntuu sokeuttavan myös minut tässä suhteessa, enkä enää muista, kuinka teoreettisia aiemmat käsitykseni näistä ammateista todellisuudessa olivat. Nyt osa aiemmin hämäräksi jääneistä käsitteistä ja käytännöistä tuntuu melkein itsestäänselviltä. Opintoihimme liittyneillä vierailevien luennoitsijoiden luennoilla muistan kuitenkin toivoneeni, että he kerrankin kertoisivat todella konkreettisella ja yksityiskohtaisella tasolla esimerkiksi edellisestä työpäivästään. Kuinka he aloittivat työpäivänsä? Mitä töitä he tekivät klo 10.20? Mikä oli päivän haastavin työtehtävä? jne. Hekään eivät kuitenkaan tainneet ymmärtää, kuinka pikkutarkkoja kuvauksia me noviisit olisimme todellisuudessa halunneet kuulla, vaan luennoijat tyytyivät listaamaan työtehtäviään yleisellä tasolla.

Jos opiskelijoilta kysyttäisiin mielipidettä tähän, uskon vahvasti, että asiaan kaivattaisiin kipeästi muutosta. Vai olenkohan itse ainut todellinen noviisi, joka on tätä mieltä?

”Turhan eliminointi ja tekemättä jätettävän työn maksimointi”

Eräällä viime viikon luennolla koin, yllättävää kyllä, jopa pieniä provosoitumisen tuntemuksia vierailevan luennoitsijamme johtajuusfilosofioihin liittyen. Tämänkertainen luennoitsijamme, TTY:n kirjastonjohtaja, esitteli kuulijoilleen nk. Agile-manifestin sekä tähän liittyvät periaatteet, jotka luennoitsijamme kertoi itse kokevansa erittäin hyödylliseksi ohjenuoraksi niin johtajuuden kuin tiimityönkin näkökulmasta. Kyseistä manifestia ja sen mukaisia periaatteita luennoitsijamme ei kuulemma täysin kiistattomasti allekirjoita, mutta luennolla esitettyjen argumenttien, kommenttien ja näkemysten perusteella on varsin ilmeistä, että luennoitsijamme ei vaikuta tarkastelevan johtajuuden merkitystä ja käytäntöjä kovinkaan kirjastokeskeisestä näkökulmasta. Ripauksia asiakirjahallinto- ja arkistokeskeisestä näkökulmasta ei tunnu olevan edes senkään vertaa. Ennen kaikkea luennoitsijamme kommenteista kuultaa vahvasti läpi hänen teknillinen ammattitaustansa. Kirjastoalalla tuskin ollaan laajalti edes kuultu Agile-periaatteista, sillä nekin pohjautuvat nimenomaan teknisiin toimintaympäristöihin. Luennoitsijamme mukaan periaatteet ovat kuitenkin hyvin sovellettavissa muihinkin ympäristöihin.

Itse henkilökohtaisesti koen, että Agile-periaatteissa todella on paljonkin positiivisia aspekteja: mm. asiakaslähtöisyys, muutosmyönteisyys, yhteistyöhön ja suoraan kommunikaatioon pyrkiminen, kestäviin toimintatapoihin kannustaminen, laadun varmistus ja jatkuva analyysi sekä toiminnan yksinkertaisuuden säilyttämispyrkimykset. Kaikkiin Agile-manifestin periaatteisiin on sisällytetty yllättävänkin suoraviivainen, rehellinen ja tehokkuutta tavoitteleva sävy, joka omasta mielestäni toisinaan puuttuu esim. humanistisesta näkökulmasta laadituista korulauseisista ja abstrakteista periaatteista. Näin ollen Agile-periaatteet kumpuavat aidosti konkreettisista ja käytännönläheisistä ajatusmalleista, joista on karsittu pois turha aineettomuus ja tieteellisyys. Tästä syystä en lainkaan ihmettele, miksi luennoitsijamme kokee kyseiset periaatteet hyödylliseksi ohjenuoraksi nimenomaan toiminnan suunnittelua ja toteuttamista varten. Voitaneen varmasti myös olettaa, että aiemman työtaustansa sanelemana luennoitsijamme on tottunut tarkastelemaan myös kirjastomaailmaa ja siihen liittyvää johtajuutta varsin suoraviivaisesta, koruttomasta, tehokkaasta ja yrityspainotteisesta näkökulmasta.

Agile-periaatteet sekä luennoitsijamme piinaavan tehokkaat ja yrittäjähenkiset näkemykset särähtävät kuitenkin ajoittain kaltaiseni (vannoutuneen) kirjasto-, asiakirjahallinto- ja arkistoalan opiskelijan korvaan – eikä humanismin ”romanttista” taustavaikutuskaan saa helposti suhteutettua teknillisistä lähtökohdista kantautuviin teräksisen asiapitoisiin johtajuusnäkemyksiin. (Note: itse edustaisin kaiketi nk. ”pehmeää johtajuutta”, kun taas luennoitsijamme vaikuttaa työelämän kokemustensa kautta muotoutuneen enemmän lähemmäs ”kovaa johtajuutta” kuin hänen kirjallisuuspainotteinen opiskelutaustansa olisi kenties antanut olettaa.) Erityisesti vielä kasvuvaiheessa oleva arkistonhoitaja sisälläni haukkoo terävästi henkeä luennoitsijamme todetessa, että asiakaspalveluperiaatteen jälkeen ehdottomasti tärkeimpänä ohjenuorana voidaan pitää Agile-periaatteiden mukaista ”turhan eliminointi” -käytäntöä. Tästä esimerkkinä hän toteaa nimittäin ahnaasti, ettei kaiken kattavassa asioiden dokumentaatiossa ja yksityiskohtaisessa arkistointityössä ole ”käytännön kannalta mitään järkeä”. Toisin sanoen turhasta työstä, mm. juuri yksityiskohtaisesta arkistoinnista, olisi päästävä eroon.

Myönnettävästi, arkisto- ja asiakirjahallinnan alan ongelmana todella on luennoitsijamme kuvaaman kaltainen tilanne, jossa organisaatioissa päädytään arkistoimaan ja säilyttämään nk. ”turhaa” aineistoa – parhaimmillaan vielä lukuisina kopioina. Lisäksi erilaisia rekistereitä tai asianhallinta- ja dokumentaatiokäytäntöjä saatetaan pitää yllä jopa täysin käsittämättömistä syistä (esim. ”koska näin on aina ennenkin tehty”). Näin ollen on varmasti aiheellistakin asettaa kyseenalaiseksi tällaisten ”turhien käytäntöjen ja aineistojen käsittely” – erityisesti tilanteissa, joissa tällaiseen kuluva arvokas aika voitaisiin käyttää tehokkaamminkin hyödyksi.  Agile-periaatteen mukaan ”tekemättä jätettävän työn maksimointi on oleellista”, jolloin resursseja vapautuu tehokkaampaan käyttöön ja turhan työn tekemiseltä vältytään. Mikä tässä siis saa asiakirjahallinnan ja arkistoalan opiskelijan vääntelehtimään niin evottomasti tuolillaan?

Se, mikä saa ainakin minut haukkomaan henkeäni, liittyy lähinnä luennoitsijamme kommenteista välittyvään asenteeseen arkistoalaa ja asiakirjahallintaa kohtaan. Asianhallinta- ja dokumentointikäytännöissä on varmasti epäkohtia useissakin organisaatioissa, mutta huomionarvoista luennoitsijamme näkemyksissä on kuitenkin se, että hän kokee nimenomaan asiakirjahallinnan ja arkistokäytäntöjen olevan niitä toimintoja, joihin turhan eliminointi organisaatioissa ensimmäiseksi kohdistuu. Tämä siksi, että arkistointikäytännöissä ei ole ”mitään järkeä käytännön kannalta”. Asiakirjahallinto ja arkistotyö ilmeisesti ovat niitä toimialueita, joista resurssipulan vaivatessa voidaan ensimmäiseksi löytää eliminoinnin ja supistamisen arvoisia epäkohtia. Tottahan on, että arkistojen muodostamisella ei tyypillisesti olekaan nykyhetken toiminnan kannalta juuri minkäänlaista merkitystä. Arkistojen muodostaminen voidaan siten varmasti nähdä resurssien käytön kannalta melkoisena uhkapelinä, sillä arkistojen painoarvo konkretisoituu joko vasta tulevaisuudessa (organisaatiolle itselleen tai esim. tutkijoille) – tai sitten muodostetuilla arkistoilla ei tule koskaan olemaan yhtään mitään käyttöä (jolloin niihin panostetut resurssit ovat siis organisaation kannalta kaivoon heitettyä aikaa, rahaa, työtä, energiaa – you name it).

Nykyhetken toimintaan kiinteästi panostava käytännönläheinen johtaja ei siis todennäköisesti näe arkistojen muodostamisessa mitään järkeä tilanteissa, joissa resurssien käytön priorisointi on tehokkaan toiminnan kannalta välttämätöntä. Tulisiko arkistoihmisen siis huolestua tällaisesta johtajuudesta? Vai onko tällainen pikemminkin vain järkevää ja korkeaa tuottavuutta tavoittelevaa johtajuutta (jonka kautta ylipäätään koko organisaation menestyminen ja markkinoilla säilyminen on taattu)? Onko käytännön priorisoiminen arkistotyöhön panostamisen sijaan viisas veto resurssi- ja markkinatietoiselta johtajalta? …….

Itse olisin ehkä kuitenkin arkistotyön ja asiakirjahallinnan kehittämisen ja tehostamisen kannalla, joten pitäisikö ennemmin siis puhua ”kehittämisestä ja tehostamisesta” ”turhan eliminoinnin” sijaan? VAI: onko kyseessä vain todiste siitä, että humanistitaustaista infim-opiskelijaa vaivaa nimenomaan tuo edellä mainittu abstrakteihin ja korulauseisiin periaatteisiin kangistuminen – joka saa suorasukaiset ja tehokkaat Agile-periaatteet vaikuttamaan liian rehellisiltä ja……. yksinkertaisilta?

Mielipide: Luentoaikatauluihin suunnitelmallisuutta

Opetushenkilökunnalla vaikeuksia ajankäytön suunnittelussa? Täällä INFIM:n puolella olen havainnut lukuvuoden aikana kaksi mielenkiintoista ilmiötä oppiaineen luentoihin liittyen (verrattuna ”entisen” tiedekuntani englantilaisen filologian luentoihin): a) INFIM:n luennot ovat pääsääntöisesti innovatiivisempia, aihepiireiltään hyvin rajattuja ja sanalla sanoen mielenkiintoisempia (tästä kiitos siis sekä oppinaineelle itselleen että ennen kaikkea mielenkiintoiselle luennoitsijakaartille) — MUTTA b) INFIM:n luennoitsijoiden ajankäytössä olisi sen sijaan (valitettavasti) rutkastikin parantamisen varaa. Luentoaiheet ovat tyypillisesti mielenkiintoisia, monipuolisia ja vierailevat luennoitsijat tuovat monella kurssilla huomattavasti lisäarvoa luentosarjojen kokonaiskuvaan. Valitettavaa kyllä, liiankin monet luennoitsijat (niin laitoksen omat kuin vierailevat tähdetkin) aloittavat luentonsa verkkaiseen tahtiin hahmottelemalla ensin tarkastelemansa aihealueen yleisiä näkökulmia ja toimintaperiaatteita. Eipä aikaakaan kun tähän yleispätevään esittelyjohdantoon on äkkiä tuhrautunut parhaimmillaan (yli) puolet varatusta luentoajasta. Tämän huomatessaan luennoitsijan kaulavaltimo alkaa yleensä tykyttää ripeämmin, kun on todettava (jälleen kerran), että ”jahas, meillähän onkin tässä vain enää ½ tuntia käytettävänä — yritetäänpä vähän pistää vauhtia”. Tämän jälkeen itse luentosarjan perusteellisin anti käydään läpi powerpoint-diat vilisten, hajanaisesti lauselmasta toiseen hyppelehtien ja irrelevanttien diojen yli poukkoillen – hädin tuskin muistetaan henkeä vetää välissä. Lopussa seisoo sitten se ”Kiitos! Oliko kenelläkään herännyt kysymyksiä?” Tässä vaiheessa typertynyt yleisö joko tuijottaa lasittunein katsein luennoitsijaa tai yrittää vielä kiireesti raapustaa luentomuistiinpanojen viimeisiä rippeitä paperiliuskan alakulmaan, enne kuin se viimeinenkin dia katoaa takaisin luennoitsijan muistitikun uumeniin.

Mikä tässä sitten on harmillista? Ei niinkään se, että luennoitsijan ajankäytön hallinta sinällään olisi se valitettavin pikkuseikka, vaan pikemminkin se, että aidosti mielenkiintoiset luentoaiheet joudutaan kiireessä käsittelemään sellaisella vauhdilla, että kuulijoilla on parhaimmillaan kärjistetysti n. 2 sekuntia aikaa muodostaa luennoitsijan toteamuksista koherentti lauselma, ja kirjata se ylös muistiinpanoihinsa. Sen sijaan, että luennolla olisi alusta alkaen pureuduttu suoraan asian ytimeen, tuhlataan alussa tyypillisesti kallisarvoista aikaa maalailemalla taivaan rantaa yleispätevillä linjanvedoilla, terminologiaan liittyvillä problematisoinneilla tai poikkitieteellisillä kannanotoilla. Ei sillä, etteivätkö esimerkiksi terminologiset erot olisi aiheellista ottaa esille, mutta vastaavia asioita pohditaan tyypillisesti jokaisen luennoitsijan luentosarjan johdanto-osioissa. Ajankäytön suunnittelemattomuudesta johtuen luentojen tosiasiallinen anti jää liian usein vain pintaraapaisun tasolle, kun loppua kohden joudutaan kiirehtimään kuin Idän pikajunan kyydissä. Ymmärrettävistä syistä luennoitsijat ovat tyypillisesti kaikenlaisten resurssipaineiden alla, sillä ylempien tahojen vaatimuksesta opetussuunnitelmien sisältöjä karsitaan, luentojen tuntimääriä supistetaan ja osallistujamääriä kasvatetaan. Silti olisi kyettävä tarjoamaan jopa laadukkaampaa ja entistä kattavampaa opetusta koko satapäiselle yleisölle. Nämä seikat eivät silti kuitenkaan tuo oikeutusta sille, että yksi toisensa jälkeen luennoitsijat katsahtavat luentosarjansa loppupuolella salin toisella laidalla naksuttavaa aikarautaa ja möläyttävät tuhranneensa ”vähän enemmän aikaa tähän kuin oli tarkoitus”. Resurssipaineiden alla ajankäytön suunnittelun olisi kaikkien luennoitsijoiden otettava vakavasti. Toisinaan minuutteja kuluu ylenpalttisesti kenties ihan siitä viattomasta syystä, että aihe itsessään innoittaa luennoitsijaa itseäänkin siinä määrin, että siitä riittäisi asiaa vaikka toisenkin luentosarjan verran. Yleensä myös yleisö olisi todella aidosti kiinnostunut kuulemaan enemmän juuri näistä luennoitsijaa innoittavista näkökulmista, mutta vastuullinen luennoitsija kunnioittaa tällaisissa tilanteissa myös toisenlaisten kuulijoidensa aikatauluja : usein mielenkiintoiseltakin luennolta on jo ripeästi riennettävä edellisen luennoitsijan kollegan aloittelemalle seuraavalle luennolle naapurirakennukseen. Näin ollen ajankäytön hallintaa vaaditaan niin kuulijalta kuin puhujaltakin. Ajankäytön suunnitelmallisuus on toisen osapuolen roolin ja työn kunnioitusta – lisää tätä kiitos.