Muutama oivallus ja pari probleemaa…

Gradun aihe on selvillä. Aihe tuntuu laajenevan, mitä enemmän asiasta löytyy luettavaa. Lähdeluetteloiden lukeminen tuntuu lunttaamiselta, vaikkei sitä olekaan. Aihe muuttuu koko ajan kiinnostavammaksi ja entistä vaikeammaksi rajata. En haluaisi jättää mitään mielenkiintoista pois. Tehtäväluokituksista löytyykin mielin määrin lähdemateriaalia. Suurin osa lähdeaineistosta on jollakin tapaa aiheen vierestä. Tehtäväluokituksista ei löydy juuri mitään suomen kielellä. Aiheesta on kirjoitettu valtavasti lehtiartikkeleita. Luettuaan niistä lukuisia, on vaikeaa muistaa, missä artikkelissa sanottiin mitäkin. Kirjoja on vähemmän. Kirjoissa kuvataan asiakirjahallintaa/-hallintoa tai tiedonhallintaa. Kirjoissa ei keskitytä pelkkiin tehtäväluokituksiin. Huomaan erilaisten vertaisarvioitujen (lue: lähdemateriaaliksi hyväksyttävien) lehtien määrän olevan järkyttävän suppea. En halua siteerata Records Management Journalin jokaista artikkelia. En myöskään Archival Sciencen. Minun on ehkä pakko. Yritän pyristellä kliseisten/liian kulutettujen tutkimusten/teosten siteeraamista vastaan. Haluan löytää jotain uutta. En halua aloittaa niin alusta, että joudun määrittelemään, mikä on ”asiakirja”. Case-tutkimuksia on paljon. Myös tehtäväluokitusten käytettävyydestä. Yksikään ei kuitenkaan näköjään vastaa siihen yksinkertaisimpaan kysymykseen suoraan ja selkeästi: ”Osaavatko työntekijät käyttää tehtäväluokitusta?”  Vai onko ”not user-friendly”, ”confusing” tai esimerkiksi ”time-consuming” (Gunnlaugsdottir  2012) sama asia kuin vastaus ”eivät osaa”? Pitäisikö tästä siis päätellä, että käyttäjät eivät todella OSAA käyttää tehtäväluokituksia ollenkaan vai osaavat jotenkuten (ts. suoriutuvat asiasta välttävästi), mutta eivät vain pidä luokituksen käytöstä eivätkä pidä sitä käytettävyydeltään houkuttelevana, helppona, selkeänä tai muuten optimaalisesti suunniteltuna? Toisaalta, mikä lasketaan ”välttäväksi suoriutumiseksi” tai osaamiseksi ”jotenkuten” – todennäköisesti kaikki osaavat tehdä edes JONKINLAISEN luokittamisyrityksen? Ja tähän liittyen: minkä tasoista osaamattomuutta voidaan sitten tehtäväluokitusten käyttöön liittyen sietää ja hyväksyä ”normaalin rajoissa olevaksi”? Minkälainen osaaminen on sen verran riittävää, ettei siihen tarvitse puuttua? (Sillä ei kai voida olettaa, että organisaation jokainen työntekijä osaa luokittamisen täydellisesti ja  virheettömästi – etenkin, kun yhtä oikeaa luokkaa ei kaikille asiakirjoille välttämättä koskaan voida määritellä, vaan tulkintoja voi olla useita?) ….En myöskään tiedä, mistä aloittaisin gradun kirjoittamisen. En tiedä, olisiko syytä kirjoittaa jokaisen luetun artikkelin jälkeen jonkin verran tekstiä (silloin päätyisin varmasti kirjoittamaan liikaa yhdestä artikkelista). Vai lukisinko ensin ”kaiken” ja aloittaisin sitten (”kaiken” jälkeen en ehkä enää muista mitään tarkasti)?

Käsiteviidakossa

Viime viikot ovat allekirjoittaneella kuluneet melkolailla gradumateriaalien parissa ja kirjastoharjoittelun kiemuroissa. Kirjastossa olen viimeiset kaksi viikkoa kuluttanut tutustumalla kaukopalvelun saloihin, kun taas graduprojekti on tähän mennessä pitänyt sisällään lähinnä relevantin kirjallisuuden etsiskelyä, johon on oman mausteensa tuonut asiakirjojen luokitustapoihin liittyvä käsitesekamelska.

Luokitus: Suomalaisessa kontekstissa asia tuntuu valitsemani aiheen kannalta olevan ”plain and simple” – käsite on ’tehtäväluokitus’. Ongelmana tosin on, ettei suomenkielistä akateemista kirjallisuutta tunnu tehtäväluokituksista aivan hevillä löytyvän. Tästä syystä olen siis jo alusta lähtien asennoitunut siihen, että verkot tulee heittää laajemmille vesille ( = englanninkielisen aineiston sekaan). Hienoiseksi ongelmaksi tuntui kuitenkin, erityisesti tiedonhaun alkuvaiheessa, muodostuvan oikeiden hakusanojen ja -käsitteiden määrittely. Yksinkertaisesti: ”Mitä on ’tehtäväluokitus’ englanniksi?” Vastaus osoittautui vähemmän yksinkertaiseksi, sillä yhtä oikeaa vastausta ei tuntunutkaan tähän kysymykseen olevan. (Uskomatonta, etten ole edes opintojen kuluessa pahemmin tiedostanut tätä asiaa, vaikka oppiaineessa onkin tehokkaasti teroitettu suomalaisten ja ulkomaisten käytäntöjen eroista yleensä!) Ensimmäinen esiin kaivamani hakusana ”functional classification” tuotti nihkeästi tuloksia – jopa oman aiheeni kannalta täysin virheellisiä sellaisia: terveys/lääketieteeseen liittyvät lähteet tuskin auttavat oman graduni edistymistä. Vaikka asiakirjahallintoon liittyviä kirjallisuuslähteitä löytäisikin, lähteitä lueskelemalla on ajoittain haasteellista päästä käsitykseen siitä, vastaako teksteissä mainittu ”function-based classification”, ”business classification” tai yleisemmin ”records classification” edes lähimainkaan suomalaista käsitystä tehtäväluokituksesta, vaiko ihan jotain muuta luokitustapaa. Vaihtoehtoisesti aiheesta saatetaan myös puhua esimerkiksi termeillä ”record plan”,”file plan” tai yksinkertaisesti vain ”records classification scheme”. …Ja kuitenkin kaikista näistä erilaisista käsitteistä huolimatta, yli puolet jo tähän mennessä löytämistäni tehtäväluokituksiin liittyvistä kirjallisuuslähteistä ovat löytyneet ihan muunlaisten hakusanojen ja lähikäsitteiden takaa kuten ”ERMS”, ”records management”, ”knowledge organization” tai vaikkapa ”records management system”.

Kaukopalvelu: Vastapainoksi asiakirjahallinto- ja arkistopainotteiselle gradumaailmalle olen saanut tilaisuuden perehtyä kirjastoharjoittelussa kaukopalvelun yllättävän monimutkaiseen mutta mielenkiintoiseen maailmaan. Kahden viikon kaukopalvelujakson jälkeen päällimmäisiä ajatuksia on kaksi: 1. ”Asiakkaille kaukopalvelu on todellakin ERITTÄIN vaivaton, nopea ja tehokas palvelumuoto: ’sen kun pyydät niin saat’.” ja 2. ”Kaukopalvelu vaatii käsittämättömän määrän työtä, joka ei lopulta näy asiakkaalle mitenkään: ’vastaus tulee kuin apteekin hyllyltä’.” Asiahan ei toimi niin, että kaukopalvelua hoitava kirjastoammattilainen saa artikkelitilauksen asiakkaalta, kirjoittaa kaikkivoipaisen tietokannan hakukenttään artikkelin nimen, painaa hakunäppäintä, lataa löytyneen artikkelin tietokannasta ja lähettää sen lopuksi sähköpostitse tai paperitulosteena asiakkaalle 10 minuutissa. Karumpi todellisuus on sitä, että kirjastoammattilainen metsästää ensin oikeaa, kyseisen artikkelin julkaissutta lehteä lukemattomista eri tietokannoista (eri kielillä, eri käyttöliittymissä, erilaisia tietoja hyödyntäen) sekä Suomesta että ulkomailta, hylkää useita lähteitä esimerkiksi kalliiden hintojen, hitaiden toimitustapojen tai kenties vaativien tilausprosessien ja -muodollisuuksien tähden, punnitsee mielessään parasta vaihtoehtoa eri toimittajien kesken ja lopulta tilaa artikkelin yhdestä paikasta hinnalla X, mutta joutuu kuitenkin laskuttamaan asiakasta hinnalla Y (riippuen tilanteesta, erilaisista käytännöistä yms. seikoista). Olennaista on pitää silmällä sekä asiakkaan että kirjaston etua, tasapainotellen jatkuvasti palvelun kannattavuuden kanssa (toisinaan kuitenkin jälkimmäisen tahon kustannuksella). Asiakkaalle artikkeli saapuu kuitenkin kaikesta tästä taustatyöstä huolimatta usein ripeästi tilausta seuraavan päivän aikana (toisinaan jo myöhemmin samana tilauspäivänä), jolloin asiakas toteaa varmaankin mielessään ”Olipa nopea ja kivuton juttu. Kiitos, näkemiin.”

*****

Tulevalla viikolla olisi tarkoitus A) alkaa lukemaan ja analysoimaan löytämiäni kirjallisuuslähteitä ja B) perehtyä kirjaston hankinta- ja poistopalveluihin. …Jännittävää?