Aikapula arkistossa

Varmasti kaikki eri ammattien harjoittajat hokevat toisinaan sitä tuttuakin tutumpaa ”ei ole aikaa” -mantraa.

Vielä jokseenkin lyhyen työurani aikana olen kokenut kiireen todelliseksi ongelmaksi useissakin eri ammateissa. Koskaan aiemmin en kuitenkaan ole kamppaillut aikapulan kanssa näin pian vasta aloitettuani jossakin pestissä. Arkistoharjoitteluni on jo viikon työrupeaman jälkeen alkanut vaikuttaa työltä, joka ”ei koskaan tule valmiiksi” ja johon ”ei koskaan tule olemaan riittävästi aikaa tai muitakaan resursseja”. Olen varsin yllättynyt näinkin ahdistavista aikapulan kokemuksistani, enkä koe täysin osaavani asennoitua tilanteeseen, jossa työaika ei ihan oikeasti tunnu riittävän yhtään mihinkään.

Työharjoittelupaikassani on näkemykseni mukaan käsittämättömän vähälukuinen asiakirjahallinnon ja arkistopuolen työkaarti siihen nähden, kuinka suuri organisaatio on kuitenkin loppujen lopuksi kyseessä. Organisaation kirjaamossa työskentelee tasan kaksi henkilöä – ja arkistossa yksi. Jo viikon työrupeaman jälkeen on käynyt varsin ilmeiseksi se tosiasia, että yksi arkistotyöntekijä on käytännöllisesti katsoen tilanteessa, jossa koko monitahoisen organisaation asiakirjavuorten seulonta ja säilytys sekä arkiston järjestyksen hallinnointi olisivat 10 ihmiselämän pituinen haaste. Harjoitteluorganisaationi arkistotyöntekijän vastuulle ei kaiken lisäksi kuulu pelkästään arkistoaineiston käsittely, vaan työssä vaaditaan aktiivista yhteydenpitoa arkistonmuodostajiin mm. koulutustilaisuuksien, ohjeistusten ja tapaamisten muodossa. Lisäksi arkistonhoitoon liittyviä prosesseja, toimintoja, ohjelmia yms. on kyettävä jatkuvasti kehittämään ja pitämään ajantasalla. Näiden toimien ohessa olisi kyettävä kontrolloimaan arkistoon lopulta päätyvää aineistoa sekä määrällisestä että laadullisesta näkökulmasta. Onko siis ihmekään, että päivittäinen kahdeksan tunnin työpäivä tuntuu hupenevan jo yhden palaverin ja kahden paperinipun läpi käymiseen? (Samaan aikaan kalenteri täyttyy sovituista tapaamisista ja arkiston eteinen pullistelee laatikoittain läpikäymättömiä materiaaleja.)

Itse olen päässyt kokemaan varsin läheltä tätä arkistotyöntekijän arkea, sillä vapaina hetkinä olen kahlannut läpi kotelokaupalla erilaisia päätöksiä ja pöytäkirjoja (pyrkien seulomaan tarpeettomat materiaalit pois pysyvästi säilytettävien joukosta – mikä onkin varsin hidasta kokemuksen ja näkemyksen puutteen vuoksi). Muina hetkinä olen kipittänyt arkistotyöntekijän kannoilla mitä erilaisimmissa tapaamisissa aina koulutustilaisuuksista myyntineuvotteluihin: viimeisen 6 työpäivän aikana olemme osallistuneet 3 eri (useampien tuntien pituiseen) tapaamiseen eri puolilla kaupunkia – huomenna on luvassa yksi ja keskiviikkona vielä kaksi muuta. En saata uskoa tämän aikapulan musertavuutta! Arkistoasiantuntijan työ kyseisessä organisaatiossa vaatii selkeästikin paineensietokykyä sekä valmiutta sietää keskeytyksiä ja työn edistymisen hitautta. Itse olen aina ollut luonteeltani täsmällinen, eivätkä ”roikkumaan” jääneet työtehtävät tyypillisesti jätä minua rauhaan. Tästä syystä olen aina kokenut tarpeelliseksi viimeistellä yhden projektin kerrallaan hallitusti ja suunnitelmallisesti. Vastuu tällaisesta jatkuvasti vaiheessa olevasta arkistotyöstä on sen tähden minulle stressaava – mutta ehdottomasti myös opettavainen ja mielenkiintoinen – kokemus. Onnekseni tällainen suunnittelemattomuuden ja säännöttömyyden tila yleensä motivoi minua (alun epätoivon hetken jälkeen) varsin tehokkaasti, jolloin olen henkilökohtaisesti valmis tarttumaan määrätietoisesti ohjaksiin valjastaakseni tilanteen etenemään oikeille raiteilleen hallitussa järjestyksessä.

Tilanteessani on kuitenkin yksi ongelma: harjoittelijan statuksella minulla ei käytännöllisesti katsoen ole päätäntävaltaa asioiden suhteen. En voi tehdä päätöksiä, muutoksia tai parannuksia – korkeintaan perusteltuja ehdotuksia toiminnan parantamiseksi, mikä on tietysti omiaan luomaan turhautumisen tunteita. Kaiken lisäksi on myönnettävä, etten todennäköisesti vielä tällä työkokemuksella edes osaisi tehdä perusteltuja parannuksia toimintaan, sillä koen jo aineistojen seulonnan toisinaan suuria eturistiriitoja aiheuttavaksi pulmaksi. Epävarmana harjoittelijana vieraassa arkistossa en myöskään koe voivani tehdä päätöstä minkään aineiston hävittämisestä varmistamatta asiaa ensin esimieheltäni (arkistoasiantuntijalta). Ja toisaalta koen ainaisen konsultoinnin turhauttavana epävarmuutena ja aikaavievänä ratkaisuna, mistä syystä haluan ehdottomasti hankkia varmuutta itsenäiseen työntekoon ja päätöksentekoon.

Riittääkö arkistossa kuitenkaan aika, jotta ehtisen kehittyä tarpeeksi eteväksi? ….Kahtena seuraavana päivänä ei ainakaan taida olla aikaa. Ehkä torstaina?

Advertisements

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s