Asiakirjahallinto vs. arkistonhoito

Olli Alm kommentoi Elkan ”Arkin kulmilta” -blogissa P. Henttosen blogipostauksesta virinnyttä keskustelua asiakirjahallinnon kiistellystä tulkinnasta joko records managementtina tai record keepinginä. Almin näkökulma edustaa arkistonhoidollista näkemystä asiaan, sillä hän tarkastelee asiakirjahallinnon merkitystä erityisesti arkistonhoidon näkökulmasta.

Parhaillaan käynnissä olevan työharjoitteluni aikana olen jo saanut tutustua niin asiakirjahallinnon kuin arkistonhoidonkin maailmaan, ja voin todeta täysin yhtyväni Almin blogikirjoituksesta välittyvään näkemykseen, jonka mukaan arkistonhoidollisten ja asiakirjahallinnollisten intressien kohtaaminen ole sen paremmin mielekästä kuin ylipäätään mahdollistakaan. Almin näkemyksen mukaan asiakirjahallinnon motivaattorina on (ja tulisikin olla) ennen kaikkea organisaation oman toiminnan tehokas mahdollistaminen, kun taas arkistonhoidolliset intressit nojaavat erilaisten asiakirjojen ja aineistokokonaisuuksien laajempaan organisatoriseen ja yhteiskunnalliseen merkitykseen pitkällä aikavälillä. Näin ollen organisaation toiminnan kannalta tiettynä hetkenä välttämättömät asiakirjat eivät välttämättä ole arkistojen näkökulmasta tärkeää pysyvästi säilytettävää aineistoa. Asiakirjahallinto on dynaamista, alati muuttuvaa ja ajan hermolla elävää organisaation tehokkaan toiminnan varmistavaa tukitoimintaa, kun taas arkistonhoito on yhteiskunnallisen ja organisatorisen muistia kartuttavaa stabiilimpaa, ”kerroksittaista”, vähä-vähältä kehittyvää (voisiko sanoa kumulatiivista?), tulevaisuuden (tutkimuksen) kannalta merkittävää ja aineistokokonaisuuksia viimeistelevää toimintaa. Asiakirjahallinto on siis toisin sanoen pakettilähetysten nopeatempoista käsittelyä tehdaslinjastolla, kun taas arkistonhoito on erityisen arvokkaiksi todettujen lähetysten huolellista varastointia, kultivointia, säilyttämistä ja hoitoa. Onko siis ihmekään, jolleivät näin erilaisista lähtökohdista toimivat tahot suhtaudu näiden ”pakettien” käsittelyyn samalla tavalla tai arvota itse käsittelyprosesseja ja prosessien lopputuotteita identtisellä tavalla? Tuskin yksikään organisaatio voisi toteuttaa toimintaansa tehokkaalla tavalla, jos asiakirjahallinto pyrittäisiin korvaamaan arkistonhoidolla. Toisaalta ei myöskään voitaisi puhua enää arkistonhoidosta, mikäli tätä toimintaa alettaisiin toteuttaa asiakirjahallinnon näkökulmasta.

Olen Almin kanssa yhtä mieltä siitä, että näiden eri tahojen tehokasta yhteistyötä tarvitaan aina (ja todennäköisesti yhä enenevässä määrin sähköisen asiakirjahallinnon yleistymisen myötä). Sekä arkistonhoitaja että asiakirjahallinnon työntekijä (esim. kirjaaja) tarvitsevat yhteistä vuorovaikutusta, ja yhteisten pelisääntöjen kartoittaminen on molempien tehokkaan toiminnan edellytys. Näin siis teoriassa – käytännössä olen jo näinkin lyhyen työrupeaman aikana todennut, etteivät teoreettiset pelisäännöt ole vedenpitäviä käytännön kenttätyössä (mikä yllätys). (Yhä edelleen uskon, että tässäkin asiassa ajan puute on yksi ilkeimmin kenkää hiertävistä kivistä: ”Miksi teillä tehdään näin eikä niinkuin teoriassa on sovittu?” ”Jaa, no hyvä kysymys. Ollaanhan mekin sitä mietitty, pitäisi joskus ehtiä vähän kattoon uusiksi nämä prosessit ja keskustelemaan sen X-henkilön kanssa, mutta tehdään nyt vielä näin, kun kerta näin on totuttu käytännössä tekemään, vaikka jos oikein ”oikeasti” haluttais tehdä niin tehtäisiin tietysti tavalla X…”) — Mitä edes on tämä ”oikeasti” ja kenen kannalta ”oikeasti”?

Alm toteaa: ”Kun asiakirjahallinto on kunnossa, niin sen jälkeen arkistonhoitajan on helppo napata (capture) sieltä se pysyväisen tiedontarpeen kannalta olennaisin aineisto talteen.”

Itse kuitenkin totean: ”Näin siis teoriassa.” Käytännössähän asiakirjahallinto ei taida ikinä olla niin kunnossa, että arkistonhoitajan olisi sieltä helppo vain ”napata” (capture) se pysyvän tiedontarpeen kannalta olennaisin aineisto. Ainakin oman työharjoitteluni aikana olen pannut merkille, ettei itse arkistoasiantuntijakaan anna eri toimijoille musta-valkoisia ohjeita siitä, mikä on säilyttämisen arvoista ja mikä ei – tarvitaan toimijoiden itsensä näkemystä avuksi, sillä he ovat oman aineistonsa todellisia asiantuntijoita (ainakin jossain määrin). Näin ollen jopa pysyvästi säilytettävän aineiston ”nappaamiseen” kaivattaisiin mieluusti sekä asiakirjahallinnon että arkistojen edustajien työpanosta (arkistonhoitajilta yleiset linjaukset ja raamit – asiakirjahallinnon työntekijöiltä spesifit, organisaatiokohtaiset yksityiskohdat). Se siitä nappaamisesta?

Siteeraisinko siis Tapani Kansaa? :

Käymme yhdessä ain
Käymme aina rinnakkain
Vaikka esteitä on
Joskus tiellä kohtalon
Voimme kaikki ne voittaa
Kun kuljemme vain
Tiemme yhdessä näin rinnakkain

Mainokset

Gradusta…

Mietelmiä:

Gradu-tutkielman mahdollisia aiheita pohdiskellessani olen havainnut työharjoittelupaikkani myös tältä osin varsin hyödylliseksi. Käytännön työn kautta ei pelkästään omaksu uusia näkökulmia erilaisiin aiheisiin, vaan muutamissa käytännön työtehtävissä olen saanut mielenkiintoisen mahdollisuuden tarkastella sivusilmällä myös menneiden vuosien graduja sekä niiden arvosteluja. Aika ei työn ohessa luonnollisesti riitä tutustumaan arvosteluperusteisiin kovinkaan perusteellisesti – kaiken lisäksi itse kokisin tällaisen toiminnan ”lunttaamisena” ja siten moraalisesti epäsovinnaisena. Lisäksi gradut, joihin olen työn ohessa tullut törmänneeksi, ovat olleet aihepiireiltään varsin kaukana omista kiinnostuksen kohteistani. Tästä huolimatta on kuitenkin ollut mielenkiintoista lueskella muutamia lauselmia eräidenkin gradujen saamista arvosteluista (erityisesti kritiikki on osoittautunut hedelmälliseksi tiedonlähteeksi). (Omaksi yllätyksekseni tulin törmänneeksi jopa erään luennoitsijamme gradun arviointiasiakirjoihin – näihin jätin kuitenkin arvosanaa lukuun ottamatta tutustumatta.)

Eri tasoisten gradujen saaman rakentavan palautteen pohjalta on käynyt varsin selväksi, että tutkielman kirjoittajalta odotettaisiin ennen kaikkea akateemista ajattelukykyä (itsestäänselvää), innovatiivista tutkimuskysymyksen asettelua sekä laaja-alaista pohdintaa ja eri näkökulmien perusteltua problematisointia. (Eikä fokuksena tulisi omasta mielestäni luonnollisestikaan olla se, mitä kirjoittajalta ja tutkielmalta odotetaan, vaan se, että tutkielman kirjoittaja todella yltää parhaimpaan suoritukseensa ja kykenee sitä kautta todistamaan – myös itselleen – oman asiatuntijuutensa ja potentiaalisten kykyjensä tason.) Gradun kirjoittajalle toki koetetaan teroittaa monesta suunnasta,  että saatuasi maisterin paperit kouraasi ”ketään ei tulevaisuudessa enää kiinnosta gradusi ja siitä saamasi arvosana – kukaan ei todennäköisesti tule ikinä edes lukemaan graduasia (ohjaajaasi lukuun ottamatta)”. Tästä huolimatta aion ainakin itse asettaa riman korkealle – nimenomaan juuri itseni takia. Todennäköisesti gradua laajempaa tutkielmaa en koskaan enää tule kirjoittamaan (ellen sitten päädy tutkijan ammattiin – mikä sekin olisi erittäin miellyttävä tulevaisuuden näkymä), ja sen vuoksi haluaisin mielelläni todistaa itselleni akateemiset ajattelu- ja tutkimuskykyni.

Selaillessani taas pitkästä aikaa P. Henttosen blogia törmäsin hänen näkemyksiinsä tämän kevään asiakirjahallinnan gradujen tasosta ja hyvän tutkielman kriteereistä. Henttosen mukaan tämän kevään gradut ovat asiakirjahallinnon puolella poikkeuksellisen korkeatasoisia, mutta ilmeisesti aihepiireiltään turhan kapea-alaisia. Henttosen näkemyksien mukaan gradujen aiheita käsitteleviä tiedonlähteitä on haettu pääasiassa vain suomalaisesta ja kyseiseen alaan/aihepiiriin tiukasti liittyvästä kirjallisuudesta. Ulkomaisia lähteitä ja oman aihepiirin rajat ylittäviä kirjallisuuslähteitä on käytetty varsin niukalti. Itseäni erityisesti ulkomaisten lähteiden käytön vähyys yllätti erityisen paljon – kenties juuri siksi, että olen itse varsin tottunut nimenomaan englanninkielisten lähteiden käytössä (tästä kiittäminen aiempaa pääainettani sekä englanninkielistä kandidaatin tutkielmaa). Olen todennäköisesti paljon epävarmempi kotimaisten lähteiden käytössä!

Ymmärrän kuitenkin tavallaan lähteiden käytön rajoittuneisuuden, sillä alan opinnoissa on tyypillisesti aina alleviivattu suomalaisten käytäntöjen eroja ulkomaisiin verrattuna (tästä syystä kotimaisia käytäntöjä on ollut turhaa yrittää oppia ulkomaisesta kirjallisuudesta). Lisäksi suomenkielistä tutkimusta on alasta tehty varsin rajallisesti. Näin ollen on mielestäni varsin haastavaa aloittaa laaja-alaista tutkimusta aiheesta, jonka kansallisia piirteitä voidaan löytää vain harvalukuisesta kotimaisesta kirjallisuudesta, eikä alaan liittyvää käytännön työkokemuksen kautta saatavaa näkemystäkään ole usein vielä juurikaan karttunut. Käytännönssä gradun kirjoittajalla on siis pohjanaan alan opinnoista hankittu peruskehikko ja tämän tukena parhaimmillaan yksi tai kaksi alan työharjoittelua sekä kotimainen niukahko kirjallisuusperusta. Oman maan rajojen ulkopuolella oleva maailma on varmasti tällaisista lähtökohdista tarkasteltuna varsin hämmentävä, käsittämättömän laajalle levittyvä ja hankalasti hahmotettavissa (kun omankaan maan käytännöt eivät ole välttämättä täysin selviä). Tästä syystä sekä ulkomaisen että oman aihepiirin ulkopuolelta haalittavien tietolähteiden suhteuttaminen ja vertaaminen suomalaisiin näkökulmiin on varmasti haastavaa.

Itse en kuitenkaan lähtökohtaisesti säikkyisi turhaan tätä tosiasiaa, vaan ottaisin sen mielellään vastaan mielenkiintoisena haasteena. Aika näyttää löydänkö relevantteja lähteitä, osaanko analysoida niitä tarpeeksi kriittisesti ja kykenenkö vertailemaan niiden kautta nousevia erilaisia näkökulmia riittävän perustellulla ja laaja-alaisen objektiivisella tavalla. Sitä ennen täytyisi myös päättää se lopullinen aihe…

Aikapula arkistossa

Varmasti kaikki eri ammattien harjoittajat hokevat toisinaan sitä tuttuakin tutumpaa ”ei ole aikaa” -mantraa.

Vielä jokseenkin lyhyen työurani aikana olen kokenut kiireen todelliseksi ongelmaksi useissakin eri ammateissa. Koskaan aiemmin en kuitenkaan ole kamppaillut aikapulan kanssa näin pian vasta aloitettuani jossakin pestissä. Arkistoharjoitteluni on jo viikon työrupeaman jälkeen alkanut vaikuttaa työltä, joka ”ei koskaan tule valmiiksi” ja johon ”ei koskaan tule olemaan riittävästi aikaa tai muitakaan resursseja”. Olen varsin yllättynyt näinkin ahdistavista aikapulan kokemuksistani, enkä koe täysin osaavani asennoitua tilanteeseen, jossa työaika ei ihan oikeasti tunnu riittävän yhtään mihinkään.

Työharjoittelupaikassani on näkemykseni mukaan käsittämättömän vähälukuinen asiakirjahallinnon ja arkistopuolen työkaarti siihen nähden, kuinka suuri organisaatio on kuitenkin loppujen lopuksi kyseessä. Organisaation kirjaamossa työskentelee tasan kaksi henkilöä – ja arkistossa yksi. Jo viikon työrupeaman jälkeen on käynyt varsin ilmeiseksi se tosiasia, että yksi arkistotyöntekijä on käytännöllisesti katsoen tilanteessa, jossa koko monitahoisen organisaation asiakirjavuorten seulonta ja säilytys sekä arkiston järjestyksen hallinnointi olisivat 10 ihmiselämän pituinen haaste. Harjoitteluorganisaationi arkistotyöntekijän vastuulle ei kaiken lisäksi kuulu pelkästään arkistoaineiston käsittely, vaan työssä vaaditaan aktiivista yhteydenpitoa arkistonmuodostajiin mm. koulutustilaisuuksien, ohjeistusten ja tapaamisten muodossa. Lisäksi arkistonhoitoon liittyviä prosesseja, toimintoja, ohjelmia yms. on kyettävä jatkuvasti kehittämään ja pitämään ajantasalla. Näiden toimien ohessa olisi kyettävä kontrolloimaan arkistoon lopulta päätyvää aineistoa sekä määrällisestä että laadullisesta näkökulmasta. Onko siis ihmekään, että päivittäinen kahdeksan tunnin työpäivä tuntuu hupenevan jo yhden palaverin ja kahden paperinipun läpi käymiseen? (Samaan aikaan kalenteri täyttyy sovituista tapaamisista ja arkiston eteinen pullistelee laatikoittain läpikäymättömiä materiaaleja.)

Itse olen päässyt kokemaan varsin läheltä tätä arkistotyöntekijän arkea, sillä vapaina hetkinä olen kahlannut läpi kotelokaupalla erilaisia päätöksiä ja pöytäkirjoja (pyrkien seulomaan tarpeettomat materiaalit pois pysyvästi säilytettävien joukosta – mikä onkin varsin hidasta kokemuksen ja näkemyksen puutteen vuoksi). Muina hetkinä olen kipittänyt arkistotyöntekijän kannoilla mitä erilaisimmissa tapaamisissa aina koulutustilaisuuksista myyntineuvotteluihin: viimeisen 6 työpäivän aikana olemme osallistuneet 3 eri (useampien tuntien pituiseen) tapaamiseen eri puolilla kaupunkia – huomenna on luvassa yksi ja keskiviikkona vielä kaksi muuta. En saata uskoa tämän aikapulan musertavuutta! Arkistoasiantuntijan työ kyseisessä organisaatiossa vaatii selkeästikin paineensietokykyä sekä valmiutta sietää keskeytyksiä ja työn edistymisen hitautta. Itse olen aina ollut luonteeltani täsmällinen, eivätkä ”roikkumaan” jääneet työtehtävät tyypillisesti jätä minua rauhaan. Tästä syystä olen aina kokenut tarpeelliseksi viimeistellä yhden projektin kerrallaan hallitusti ja suunnitelmallisesti. Vastuu tällaisesta jatkuvasti vaiheessa olevasta arkistotyöstä on sen tähden minulle stressaava – mutta ehdottomasti myös opettavainen ja mielenkiintoinen – kokemus. Onnekseni tällainen suunnittelemattomuuden ja säännöttömyyden tila yleensä motivoi minua (alun epätoivon hetken jälkeen) varsin tehokkaasti, jolloin olen henkilökohtaisesti valmis tarttumaan määrätietoisesti ohjaksiin valjastaakseni tilanteen etenemään oikeille raiteilleen hallitussa järjestyksessä.

Tilanteessani on kuitenkin yksi ongelma: harjoittelijan statuksella minulla ei käytännöllisesti katsoen ole päätäntävaltaa asioiden suhteen. En voi tehdä päätöksiä, muutoksia tai parannuksia – korkeintaan perusteltuja ehdotuksia toiminnan parantamiseksi, mikä on tietysti omiaan luomaan turhautumisen tunteita. Kaiken lisäksi on myönnettävä, etten todennäköisesti vielä tällä työkokemuksella edes osaisi tehdä perusteltuja parannuksia toimintaan, sillä koen jo aineistojen seulonnan toisinaan suuria eturistiriitoja aiheuttavaksi pulmaksi. Epävarmana harjoittelijana vieraassa arkistossa en myöskään koe voivani tehdä päätöstä minkään aineiston hävittämisestä varmistamatta asiaa ensin esimieheltäni (arkistoasiantuntijalta). Ja toisaalta koen ainaisen konsultoinnin turhauttavana epävarmuutena ja aikaavievänä ratkaisuna, mistä syystä haluan ehdottomasti hankkia varmuutta itsenäiseen työntekoon ja päätöksentekoon.

Riittääkö arkistossa kuitenkaan aika, jotta ehtisen kehittyä tarpeeksi eteväksi? ….Kahtena seuraavana päivänä ei ainakaan taida olla aikaa. Ehkä torstaina?

Kesän kirjaamo/arkistotyöharjoittelu: alkutunnelmia

Niin koitti kesäkuu ja alkoi myös erään informaatiotutkimuksen opiskelijan kesän pituinen työharjoittelujakso tunnetun organisaation kirjaamossa/arkistossa. Jo aiempien tutustumiskäyntien perusteella työharjoittelun aloittaminen vaikutti varsin mielenkiintoiselta haasteelta, ja asianomaisen organisaation työyhteisö erittäinkin innokkaalta ottamaan alan harjoittelijan kesän ajaksi riveihinsä. Nimenomaan harjoittelijan näkökulmasta tällaisen positiivisen vastaanoton merkitystä ei kannata mielestäni turhaan vähätellä, sillä on toki päivänselvää, että juuri tämän työyhteisön kautta välittyy alan työtehtävissä vielä varsin kokemattomalle harjoittelijalle se perustavanlaatuisin ensivaikutelma koko alasta. Parhaimmillaan kyseinen työyhteisö voi joko kannustaa tuoretta harjoittelijaa eteenpäin valitsemallaan polulla – tai vaihtoehtoisesti karkottaa hänet alalta lopullisesti. Luonnollisesti työyhteisön ohella ovat myös itse työtehtävät vähintään yhtä ratkaisevassa asemassa, mistä syystä harjoittelijalle annettavien työtehtävien sisältöönkin olisi harjoittelupaikan syytä kiinnittää tosissaan huomiota. Pelkkään kahvin keittoon ei toivon mukaan enää nykyään harjoittelijoita usuteta missään – saati ainakaan yliopistotason harjoittelupaikoissa.

Kahden työpäivän perusteella olen itse onnekseni tainnut osua mielekkään organisaation palvelukseen: työyhteisössä tuntuu huumori kukkivan, ja sen verran sopivassa määrin, että työtehtäviin osataan silti paneutua riittävän asiallisella ja asiantuntevalla otteella. Mikä tärkeintä, työyhteisön jäsenet tuntuvat todella arvostavan omaa työtään ja omaavan siten riittävästi itsekunnioitusta omaa työpanostaan kohtaan – työtehtävien merkityksen vähättelyyn en usko siis tässä organisaatiossa törmääväni (kuin korkeintaan kahvihuonekeskustelujen humoristisissa heitoissa). (Aiemmissa työpaikoissani olen kohdannut erilaisiakin asenteita.)

Oman oppimiseni ja työkokemukseni kannalta olen tähän mennessä ollut varsin tyytyväinen harjoittelijalle annetujen työtehtävien ja vastuuttamisen suhteen: jo kahden päivän aikana olen saanut tutustua niin arkiston kuin kirjaamonkin työhön (sekä kädestä pitäen että itsenäisesti), ja saman linjan toivon jatkuvan vastaisuudessakin. Alaan liittyvien käytännön työtehtävien parissa konkretisoituvat aivan erityisellä tavalla juuri ne käytännön työhön liittyvät ongelmat ja haasteet, jotka oppikirjoista luettuna voivat helposti kuulostaa mitättömiltä detaljeilta tai helposti ratkaistavissa olevilta kysymyksiltä. Oman työn kautta harjaantuu myös niin asiakirjahallintoon ja arkistonhoitoon liittyvät rutiinit kuin ongelmaratkaisu- ja päättelytaidotkin, joita ei riittävällä tavalla voida mielestäni omaksua teoreettisen opetuksen kautta.

Eräällä tämän kevään informaatiotutkimuksen kurssillamme problematisoitiin organisaatiomuutosten vaikutusta asiakirjahallinnon käytännön työhön varsin teoreettisesta näkökulmasta. Omassa harjoittelupaikassani ollaankin alkavana syksynä siirtymässä hiljattaisen organisaatiomuutoksen myötä uuteen toimintatapaan, jolla on vaikutusta esimerkiksi organisaation arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS). Muutosten myötä muun muassa erilaiset osastot ja yksiköt ovat sulauttaneet toimintojaan yhteen, jolloin toimijat ovat nimellisesti muuttaneet muotoaan sekä tehtäväkokonaisuuksiensa koostumusta, kuitenkin siten, että vanhat tehtävät ovat edelleen olemassa – niitä vain hoidetaan eri toimijoiden toimesta. AMS:n rukkaaminen nimeämällä yksiköitä uudelleen ja siirtelemällä muutamia toimintoja eri kategorioihin kuulostaisi teoreettiselta kannalta katsottuna suhteellisen yksinkertaiselta toimenpiteeltä (niinkuin aiemmilla luennoillamme pohdittiin). Kuitenkin työstettyämme esimieheni kanssa keskustelemalla tätä ajatusta, on käynyt nopeasti varsin selväksi, etteivät muutokset ole käytännössä läheskään yhtä suppeita pikku muokkauksia, vaan niiden vaikutukset organisaation asiakirjahallintaan ja arkistonhoitoon ovat varsin merkittäviä. Organisaation AMS:n rukkaamisella olisi välittömät vaikutukset niin arkistonmuodostukseen kuin kirjaamotyöhönkin (AMS yhteydessä organisaation asianhallintajärjestelmään, Twebiin): uuden AMS:n suora päivittäminen vanhan AMS:n tilalle olisi katastrofaalista arkistolle, joka koostuu nimenomaan kaikista näistä ”menneistä maailmoista” – toisaalta ”menneiden maailmojen” aktiivinen säilyttäminen jokapäiväisessä käytössä olevissa ohjausjärjestelmissä luo päivittäiseen asiakirjahallinnon työhön liikaa sekavuutta, hitautta ja toimimattomuutta. Kuinka yhdistää uusi ja vanha, kun AMS:n kategoriat ovat kankeita ja jo entuudestaan täysiä, kokonaan uuden rinnakkaisen AMS:n luominen kestäisi pahimmillaan vuosia ja käytännön työn kannalta toimivia ratkaisuja kaivattaisiin HETI eikä hetken päästä?

Käytännön työssä olen lisäksi päässyt kaivautumaan arkistojen ihmeelliseen maailmaan luetteloimalla, seulomalla ja kronologisesti järjestelemällä muutaman vuosikymmenen takaisia aineistoja, joita organisaatiomme arkistoon on toimitettu Hämeenlinnan maakunta-arkistosta. Aineistokokonaisuudet pitivät sisällään kansioittain johtajan päätöksiä, erilaisia pöytäkirjoja, postikirjoja, muutamia valokuvia ja lisäksi laatikollisen historiallista aineistoa (mm. lehtileikkeitä, lehtisiä, seminaariaineistoja, ohjelmalehtisiä, kuvia yms.) Muun muassa johtajan päätösten arkistointiin olen näiden kahden päivän kuluessa ehtinyt paneutua jo useampien tuntien ajan (aika tuntuu hupenevan käsittämätöntä vauhtia). Työn ohessa onkin syntynyt moninaisia ajatuksia paperiaineistojen arkistointiin, seulontaan ja järjestämiseen liittyen, mm.: ”Aiemmin ei paperiliittimiä ja niittejä tullut ajatelleeksi viheliäisinä kapistuksina!”, ”Mahdetaanko arkistojen ulkopuolella todella kiinnittää kovinkaan suurta huomiota säilytysaikojen merkitykseen – vai ovatko seulonnan kriteerit muuttuneet paljonkin kahden vuosikymmenen aikana?”, ”Onko ’Sticky-Notes’:eilla pysyvää säilytysarvoa, jos niiden sisältämä informaatio vaikuttaa kontekstin kannalta melko olennaiselta?”, ”Mitä on tapahtunut näille ’puuttuville päätöksille nro:t 52 ja 54′”?, ”Kuka on tämä ’Hanna’ tai ’Elisa’, jolla puuttuvat päätökset ovat – pitäisikö häntä alkaa metsästämään?”, ”Onko jossain muualla säilytyksessä lisää tällaisia päätöksiä (tai niiden kopioita)?” ja ”Olisipa käden ulottuvilla tiivistetty lista erilaisten asiakirjatyyppien säilytysajoista!” Erilaisia pohdintoja ja kysymyksiä pulpahtelee työn ohessa automaattisesti mieleen tasaisin väliajoin – kun taas teoreettisten tekstien äärellä omaa pohdintaa täytyy useimmiten aktiivisesti stimuloida.

Huomenna luvassa on kenties enemmän kirjaamon puolelle painottuvaa työntekoa – ja ilmeisesti vielä yksi monista kesän aikana eteen tulevista esittelytilaisuuksista, joissa käyminen kuuluu erityisesti esimieheni (lähes viikottaiseen) työnkuvaan: tällä kertaa luvassa sähköisen rekrytointijärjestelmän esittelytuokio.

Näiden kahden päivän perusteella uskoisin todella saavani kesän aikana varsin monipuolisen kuvan asiakirjahallinnosta ja arkistotyöstä, mikäli työtehtävät jatkuvat samoilla linjoilla. Tästä on ainakin erinomaisen hyvä jatkaa!