Freshly baked Open Access -report!

Viime syksyn kirjastoharjoittelun aikana laatimani Tampereen yliopiston kirjaston rinnakkaistallennusraportin englanninkielinen käännös on viimein ilmestynyt ja lisätty TamPub-arkistoon vapaasti saataville! Linkki kirjaston nettisivujen tiedotteeseen tässä KLIK!, ja linkki itse raporttiin tässä KLIK!

Oman käännöksen ”julkaiseminen” muiden luettavaksi on aina yhtä jännittävää  ja hermostuttavaa yhtä aikaa. Kääntäjänä sitä katsoo ja analysoi aina omaa tekstiään niin kriittisesti – ja kuitenkaan en tietääkseni ole laatinut vielä yhtään sellaista käännöstä, josta ei itse tekstin sanoma välittyisi lukijalle aivan tarpeeksi ymmärrettävässä muodossa. Täydellisyyteen haluan kuitenkin aina pyrkiä. Kääntäjän työ on kuitenkin siinä suhteessa epäkiitollista, ettei kääntäjän työpanosta tyypillisesti edes huomata – ellei tekstin luettavuus ja ymmärrettävyys ole aivan erinomaisen ala-arvoisella tasolla.

Summa summarum: Olen tämän käännöksen suhteen tyytyväinen jos…

  • …raportin latauskertoja karttuu TamPubiin mukava määrä
  • …käännöksen kielellisestä ilmaisusta ei kuulu sen kummempia kommentteja keneltäkään

Joka tapauksessa käännöstyöt ovat aina yhtä koukuttavia, joten näitä tekisin mieluusti lisää tulevaisuudessakin!

Mainokset

Aijaa, mitäs sä siellä kirjastossa teet?

Ajattelin päivittää tänne blogin puolelle hieman kirjastotyöharjoittelun toimenkuvaani, sillä viimeisimmän aiheeseen liittyneen postauksen aikoihin olin ehtinyt tutustua vasta alan kaavamaisimpien perustehtävien rutiineihin (mm. asiakaspalvelu, asiakastietojärjestelmän päivittäminen, poistokirjojen perkaaminen sekä aineiston hyllyttäminen ja aakkostaminen). Sen sijaan tähän päivään mennessä työtehtävien kirjo on laajentunut huomattavasti, sillä olen saanut mahdollisuuden kokeilla lähes kaikkien osastokirjastomme työntekijöiden työtehtäviä, joihin lukeutuvat esimerkiksi kaukopalvelu, sisällönkuvailu, luokittaminen ja aineistojen poistot järjestelmistä. Ainoastaan aineistojen hankintaan, elektronisten aineistojen ylläpitoon ja TAYS:n henkilökunnalle räätälöityjen palveluiden toteuttamiseen en ole päässyt omakohtaisesti tutustumaan (toki näihinkin liittyen olen saanut kollegoilta täsmällistä informaatiota prosessien kulusta). Myöskään kirjaston järjestämään opetukseen ja ”Tilaa informaatikko” -palvelun käytännön työhön en ole itse osallistunut omalla työpanoksellani (joskaan opetustehtävät eivät edes muutenkaan ole suurimpia mielenkiinnon kohteitani).
Kuinka sitten kuvailisin näitä monipuolisia työtehtäviä, joihin olen saanut itsenäisestikin tutustua harjoitteluni aikana?

  • kaukopalvelu: Vaatii ehdottomasti hyviä tiedonhaun taitoja, sillä pyydettyjen artikkeleiden/teosten metsästäminen voi toisinaan olla erittäinkin haastavaa ja vaatia useampien erilaisten (ulkomaisten) välittäjien sivustojen hyödyntämistä – tästä johtuen myös kaukopalvelutyöntekijän kielitaidot korostuvat (nettisivut ja tietokannat eivät välttämättä aina ole tarjolla edes englanniksi). Toisinaan myös kryptisten artikkelitilausten tulkitseminen saattaa olla haastavaa – ja lisäksi kaukopalvelun toteuttamisen taloudelliset aspektit on pidettävä koko ajan mielessä: ”voidaanko täältä tilata, mitä maksaa, saadaanko PDF:nä, saako muualta halvemmalla, tuleeko liian kalliiksi, millainen on toimitusaika, entä sopimusehdot, jne.?”
  • sisällönkuvailu: Parhaimmillaan jopa luovaa työtä, joka innoittaa oman päättelykyvyn kartuttamiseen. Sisällönkuvailua suorittavan työntekijän ehdottomiin valtteihin kuuluu esimerkiksi asiasanastojen hyvä tuntemus (myös käytettävän asiasanaston asettamien rajoitteiden tuntemus ja niistä selviytyminen luovalla ja oivaltavalla tavalla on olennaista). Lisäksi oman kirjaston kokoelmien kokoelmakartan ja kokoelman luokkien jakautumisen sekä painotusten tuntemus korostuu merkittävästi. Sisällönkuvailu on ainakin omasta mielestäni osoittautunut tähän mennessä kenties kaikkein mielenkiintoisimmaksi kirjastoalan työksi – juuri luovuutensa takia. Jokainen kuvailtava kirja on erilainen ja mielenkiintoinen haaste: ”millä sanoilla kuvaisin tätä teosta niin että asiakas tai oma kollega sen tulevaisuudessa löytäisi luomani asiasanoituksen kautta?”
  • luokittaminen: Erittäin teknistä, erilaisiin järjestelmiin ja kuvailuformaattien yksityiskohtaiseen tuntemukseen painottuvaa työtä, joka vaatii tekijältään sekä tarkuutta että ripeyttä (muuten yhden teoksen luokittamiseen saattaa tuhraantua tovi jos toinenkin, tai vastaavasti, valmista voi tulla nopeasti, mutta työn jälki on virheitä pullollaan). Luokittaminen onkin osoittautunut oman kokemukseni mukaan yllättävänkin haastavaksi, mutta samalla mielenkiintoiseksi kirjastoalan työksi. Käytännön kokemuksen kautta olen vasta alkanut ymmärtää, miten turhaa INFIM:n luennoilla on ollut ”pintaraapaista” luokittamista aiheena, sillä esim. MARC 21 -formaattiin ei taatusti pääse kunnolla sisälle, ellei saa tiiviisti seurata ammattilaisen työtä siihen liittyen oikean järjestelmän luomassa toimintaympäristössä. Mikäli koskaan tulen luokittamisen todelliseksi ammattilaiseksi voin rehellisesti olla ylpeä omasta osaamisestani. Tähän liittyvä järjestelmäkehitys olisi enemmän kuin mielenkiintoista – jos tällaista osaamista itselläni joku päivä vielä olisi!
  • aineistojen poistot järjestelmästä: Aineistojen poisto liittyy tiiviisti sekä luokittamiseen että tietyllä tavalla myös tiedonhakuun. Lisäksi aineistojen poistopäätöksen tekeminen vaatii kokoelmien kokonaiskuvan hyvää hahmottamista ja kykyä evaluoida aineiston ajankohtaisuutta ja tarpeellisuutta objektiivisella tavalla. Itse teoksen poistaminen itse järjestelmistä vaatii puolestaan tarkkuutta, sillä kerran järjestelmästä poistetun aineiston sinne palauttaminen vaatisi jälleen uusien sisällönkuvailujen ja luokitusten tekemistä (tosin sanoen aikaa ja vaivaa useammalta ammattilaisilta) – lisäksi väärien tietojen poistamisesta voi koitua suurtakin haittaa (pahimmillaan jopa useille kirjastoille yhteisten järjestelmien takia). Aineistojen poistaminen järjestelmistä vaatii siten etenkin huolellisuutta ja tarkkuutta.

Edellä mainittujen tehtävien lisäksi olen eräänlaisena sivutyönä saanut vastuulleni myös Tampereen yliopiston kirjaston keväällä 2012 tekemän Open Access -kyselytutkimuksen kääntämisen englanniksi. Tämä oli minulle erittäin mieluinen työtehtävä harjoittelun varsinaisten työtehtävien lomassa, sillä aiempiin englantilaisen filologian opintojen innoittamana käännöstyö on aina ollut sydäntäni lähellä. Kyseinen OA-käännös alkaa jo piakkoin olla valmiskin, joten tulen sen kenties lähitulevaisuudessa ”julkaisemaan” myös täällä blogin puolella (tai vähintäänkin linkittämään kyseisen tutkimuksen tänne blogiin). Aihe on varsin ajankohtainen ja tutkimuksen tulokset itsessään mielenkiintoista luettavaa. Lisäksi muun muass Jyväskylän yliopiston kirjaston aiemmin tekemän vastaavanlaisen tutkimuksen tulosraportista on kuulemma useampaankin otteeseen kysytty englanninkielistä versiota (jota ei siis ilmeisesti ole kuin lyhyenä tiivistelmänä), joten toivon mukaan tälle omalle käännökselleni löytyisi myös muutama kiinnostunut lukijakin. Aika näyttää. (Huom. tutkimuksen suomenkielinen alkuperäisversio on jo julkaistu ja luettavissa täältä!)

Kirjastoharjoittelu ja graduseminaari aluillaan

Kirjastoharjoitteluni alkoi viime viikon torstaina. Graduseminaari viime torstaina. Torstait ovat siis viimeisen parin viikon aikana olleet ”toivoa (ja jännittyneisyyttä) täynnä”!

Arkisto- ja kirjaamomaailmasta oli mukava vaihteeksi siirtyä tutustumaan myös kirjastoalan ympyröihin (vaikka edellisessä harjoittelupaikassa olisi viihtynyt mieluusti pidempäänkin). Kirjastoalasta minulla ei ole aiempaa käytännön kokemusta vaan kaikki tieto on tähän mennessä omaksuttu yksinomaan teoreettisista oppikirjoista, joiden perusteella ei mielestäni saa kovinkaan totuudenmukaista kuvaa itse työnteosta. Teoriat ovat kyllä ominta maailmaa juuri minulle, ja viihtyisin varmasti teoreettisella puolella oikein tyytyväisenä. Uskon kuitenkin, että ilman käytännön kokemusta ei teoreettiseen puoleenkaan saa koskaan kunnon tuntumaa, mistä syystä odotinkin (ja odotan yhä edelleen) suurella mielenkiinnolla, millä tavoin ja missä määrin käytännön kirjastoharjoittelu tulee muuttamaan mielikuvaani koko alasta ja suhtautumistani alan teoreettiseen maailmaan.

Harjoitteluorganisaationi on suhteellisen pieni ja rauhallinen terveystieteisiin erikoistunut osastokirjasto. Kyseisen kirjaston kokoelmat ovat suurelta osin sähköisessä muodossa eikä painettua ainestoa ole sen paremmin kirjojen, hakuteosten, tutkielmien kuin lehtienkään osalta juuri nimeksikään. Sähköistä aineistoa on sen sijaan erittäinkin runsaasti, mikä tekee tästä nimenomaisesta osastokirjastosta erikoisen ”ATK- ja e-henkisen”. Jo muutamien työpäivien kuluessa olen ehtinyt useaan otteeseen kiinnittää huomiota informaatikkojen yllättävän suureen rooliin kyseisessä kirjastossa: henkilökunnasta lähes puolet on titteliltään informaatikkoja tai muita tiedonhakuun ja -hankintaan liittyviä asiantuntijoita. Kirjaston asiakkaista päätellen heille on myös käyttöä. Kaiken kaikkiaan sähköinen tietokanta- ja tiedonhakukulttuuriin perustuva kirjastomaailma tuntuu täällä näyttelevän erittäinkin keskeistä osaa, mikä on jo sinällään onnistunut yllättämään minut – ja yllättävän positiivisella tavalla, vaikka itse olen perinteisten painettujen kirjojen ja lehtien ystävä (päädyin kuitenkin jopa hankkimaan e-kirjan lukulaitteen harjoitteluni alettua!). Kirjastoharjoitteluita pohtiessani toivoin pääseväni nimenomaan jonkin alan erikoiskirjastoon, ja olinkin sen tähden tästä tarjoutuneesta tilaisuudesta erittäin iloinen – huolimatta siitä, etten sinällään tiedä terveys-, lääke- tai hoitotieteistä juuri mitään. Tähän mennessä en ainakaan ole joutunut katumaan.

Kirjastokollegojeni monipuoliseen työhön tutustumisen ohella (joka muuten on aikataulutettu ja suunniteltu yllättävänkin yksityiskohtaisesti koko harjoitteluajalle) olen saanut itsenäisesti tutustua niihin rutiininomaisempiin kirjastoalan työtehtäviin kuten aineistojen aakkostaminen ja hyllytys, asiakaspalvelu ja asiakaspalvelujärjestelmän käyttö (Voyager – uskomattoman kankea järjestelmä, mutta tästä lisää kenties myöhemmin!), asiakasrekisterin päivitys, poistokirjojen käsittely ja kirjastojen nettisivujen toimivuuden ja linkitysten tarkistaminen. Rutiininomaista työtä on ihan riittämiin myös tällä alalla, mutta toivon mukaan saan tulevina kuukausina mahdollisuuksia kokeilla myös haastavampia alan tehtäviä tai projekteja. Odotan mielenkiinnolla, millaisten tehtävien ääreen minut istutetaan – fyysisen aineiston vähyyden vuoksi voisin kuvitella työtehtävien painottuvan sähköiseen ympäristöön tai asiakaspalveluun. Ainoastaan ryhmäopetustilanteet ovat niitä, jotka eivät työtehtävinä suoranaisesti herätä mielenkiintoani. Nekin kuuluvat kuitenkin erottamasti kirjastoalaan, joten sen mukainen asennoituminen lienee välttämätöntä.

Kirjastomaailmaan tutustumisen lomassa täytyi vastapainoksi yrittää mietiskellä viime torstaihin mennessä myös mahdollisia graduaiheita (kuten pyrkimys on ollut koko viime kesän aikana). Olisin kiinnostunut kovinkin erilaisista aihealueista ja pikku kysymyksistä, mutta ennen graduseminaarin alkua koin aiheen rajaamisen kovin vaikeaksi. Viimeistään seminaarihuoneessa istuessani ja kuunnellessani sekä ohjaajan että muiden opiskelijoiden pohdintoja potentiaalisista aiheista minulle kävi selväksi, että olen mielessäni pohdiskellut ja pyöritellyt liian suppeita ja turhan yksityiskohtaisia aiheita tai mielenkiintoisia kysymyksiä, joista ei kuitenkaan olisi riittänyt taustamateriaalia tai ehkä kirjoitettavaakaan graduksi asti. Kenties useampiakin mielessäni pyörineitä kiinnostavia kysymyksiä olisi voinut integroida osaksi laajempaa aihetta, mutta varmasti suurin osa olisi joutanut roskakoriin gradumaailmassa. Tästä huolimatta ne ovat kaikki yhä kysymyksiä, joihin haluaisin vielä jossain vaiheessa mieluusti saada vastauksia tai joihin haluaisin perehtyä edes omasta mielenkiinnostani. Tässä vaiheessa kysymys kuitenkin kuuluu, onko yhdessäkään aiheessa oikeasti hyvän gradun ainesta. Paino on sanalla ’hyvän’, sillä tavoitteenani olisi ehdottomasti saada kasaan keskivertoa parempi gradu (syinä tähän ovat lähinnä allekirjoittaneessa asuva pieni perfektionismin poikanen sekä toisaalta myös mielenkiintoni jatko-opintoja kohtaan). Ilmeisesti olin graduryhmässämme ainoa, joka oli edes jollain tavalla harkinnut jatko-opintoja maisterin tutkinnon jälkeen – mikä oli jokseenkin surkuhupaisaa, sillä ryhmässämme tuntui olevan monia muitakin, jotka kenties osaamisensa, kokemuksensa ja tietojensa perusteella olisivat olleet minua huomattavasti potentiaalisempia opiskelijaehdokkaita jatko-opintoja ajatellen. Noh, tässä vaiheessa lienee kuitenkin viisaampi keskittyä vain seuraavaan lyhyen tähtäimen tavoitteeseen – eli graduun ja sitä myötä maisterin tutkintoon.

Graduohjaajamme tarjosi minulle seminaariluennon päätteeksi mielenkiintoista aihetta AMS:ien tehtäväluokitusten käytettävyyteen liittyen – ei hassumpi idea (harmi, etten itse keksinyt vastaavaa, mutta sitä varten kai graduohjaajan tuki on olemassa, jotta voi kysyä neuvoa ja ideoita – ja itsehän pyysin). Viikonlopun kuluessa tulen kyllä pyörittelemään näitä aiheita mielessäni useampaankin otteeseen (mm. viime yönä klo kahteen saakka), sillä ensi viikon seminaaria silmällä pitäen jokaisen tulisi laatia muutaman sivun pituinen kirjoitelma potentiaalisesta aiheestaan. Vaikka kyseessä onkin vain ”potentiaalinen” aihe, lienee kuitenkin selvää, ettei kovinkaan moni opiskelija tule enää radikaalisti vaihtamaan aihettaan tällaisen kirjoitelman jälkeen – toisin sanoen kirjoittamaton olettamus onkin se, että ensi torstaihin mennessä aihepiirin valinta on suurelta osin jo tehty (pientä hiomista lukuun ottamatta). …Valitsenko siis graduohjaajani suosituksen vai vieläkö jatkan tätä aiheiden vellomista (tähän ei kuulemma kannusteta liiallisessa määrin)?

Entä millaisia pienempiä ja vähän suurempia aiheita olin sitten ehtinyt pyöritellä mielessäni ennen ensimmäiseen graduseminaariluentoon osallistumista? Jos jonkinlaisia:

  • Sähköpostien arkistointikäytännöt ja -ohjeistus: nykyiset käytännö ja ajatusmaailmat; käyttäjien näkemykset; ohjeistuksen riittävyys; mitä AMS:eissa sanotaan tästä (vai sanotaanko pikemminkin mitään)?
  • Arkistolaitoksen ja arkistonmuodostajan välinen toiminta: käytännön tarkastustoiminta ja sen tulokset; AMS:ien tarkastus – millaiset prosessit ja mikä tarkistuksessa kestää niin kauan; millaisia kokemuksia AMS:ien muodostamisesta?
  • Asiakirjajulkisuusperiaatteen toteutuminen: julkisen tiedon (esim. AMS) tietoinen pimittäminen, suojelu ja vastahakoinen tietopalvelu organisaatioissa
  • Hybridijärjestelmät: sähkö- ja paperimaailmat rinnakkain; asiakirjojen arkistointi- ja jakelukäytännöt — kopion, kopion, kopiot?
  • Pysyvä sähköinen säilyttäminen Suomessa (+ ulkomailla): miten pysyvän sähköisen säilyttämisluvan saaneet organisaatiot (Tekes, Maanmittauslaitos, Kuluttajavirasto tai Rautatievirasto) onnistuvat tässä? Miten tehdään ulkomailla?
  • AMS on aina kesken – mutta kuinka kesken ja mistä syistä?
  • Arkistolaki ja sen kehitys (mitä vastaavaa on ulkomailla?)
  • Arkistokelpoisten materiaalien käytön toteutuminen organisaatioissa
  • Asiakirjavarkaudet Suomessa ja ulkomailla
  • Tietokantojen arvonmääritys

Monenlaiset asiat siis kiinnostaisivat. Ongelmana lienee kuitenkin se, että olen aiheissani tavoitellut kenties liiallista omaleimaisuutta tai uutuusarvoa (jota ei ohjaajamme mukaan kuitenkaan graduilta vielä odoteta – parhaimmat ideat tulisi kuulemma säästää väitöskirjaan). Itse en kuitenkaan haluaisi ajatella gradua minkäänlaisena monipuolisimman ja laadukkaimman kirjallisuuden yhteenvetona turvallisesta aiheesta. Uteliaana ja opinnoissa jonkin sorttista täydellisyyttä tavoittelevana opiskelijana haluaisin pikemminkin löytää uusia näkökulmia ja kehittää uusia ajatuksia sekä tutkia uusia asioita (toki realistisissa mittasuhteissa, sillä varsinaisen tutkijan statukseenhan olisi vielä pitkä matka). Ehkä täytyisi kuitenkin asettaa rimaa hiukan alemmaksi, sillä valitsemalla liian erikoisen aiheen aiheutan itselleni todennäköisesti vain hankaluuksia (mistä löytää lähdekirjallisuutta? millä tavalla tehdä tutkimusta? mitä jos en osaakaan analysoida tutkimustuloksia riittävän tehokkaasti? mitä jos kokonaisuudesta ei kuitenkaan tule edes kiinnostava? mitä jos tutkielmasta näkee, että olen yrittänyt liikaa? mitä jos kyllästyn koko touhuun?)

Kysyn siis toisen kerran: Valitsenko siis graduohjaajani suosituksen vai vieläkö jatkan tätä aiheiden vellomista (tähän ei kuulemma kannusteta liiallisessa määrin – nyt ymmärrän miksi)?

PS: Onko tehtäväluokituksista kirjoitettu juuri mitään?

Kesä ohi – harjoittelu ohi

Allekirjoittaneen ensimmäinen harjoittelu on nyt sitten tullut päätökseen (oikeastaan jo viime maanantaina), mutta en ole saanut aikaiseksi tulla toteamaan sitä myös täällä blogitodellisuudessa – kenties siksi, etten haluaisi ajatella mukavan harjoittelukokemuksen tulleen näin pian päätökseensä? Näin jälkeenpäin on ehkä jo hyvä tuoda esille, minkälaisessa harjoittelupaikassa olen kesäni viettänyt (vaikka se on kenties käynytkin jo selville aiemmista kirjoituksistani). Kyseessä oli siis Tampereen yliopisto, eli omalla tavallaan tuttu ja turvallinen ympäristö. Näin jälkeenpäin tuntuu edelleen jokseenkin käsittämättömältä, että niinkin ison ja moniulotteisen organisaation asiakirjahallinnossa työskentelee pääasiallisesti vain 2 työntekijää, puhumattakaan arkistopuolesta, jonka laajaa reviiriä vartioi vain 1 työntekijä. Tästä huolimatta harjoittelupaikkani asiakirjahallinto- ja arkistoasiat tuntuivat olevan huomattavasti paremmalla tolalla kuin esimerkiksi viime kevään Tweb-kurssilla oman pienryhmäni haastattelemalla ELY-keskuksella, jonka asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tilanne antoi alan tuoreelle opiskelijalle jo puolessa tunnissa lähestulkoon epätoivoisen kuvan koko alasta. Omaan harjoitteluuni en tästä syystä uskaltanut tulla turhan ruusuisin mielikuvin varusteltuna – joskin todellisuus onneksi osoittautui lopulta varsin mielenkiintoiseksi ja jopa innostavaksi, vaikka myös alan haasteet kävivät harjoittelun myötä varsin ilmeisiksi. Omalla kohdallani alan haasteista jäivät kenties päällimmäisinä mieleen tietynlaiset ajoittaiset ”voimattomuuden” tuntemukset, sillä asiakirjahallinnon/arkistotoimen aloilla joutuu näköjään mitä ilmeisemmin tottumaan tietynlaiseen altavastaajan asemaan. Tämä siksi, ettei alan keskeisimpiä aspekteja välttämättä arvoteta kovinkaan korkealle organisaation muiden työntekijöiden keskuudessa. Tuntuu olevan valtava saavutus jo sinällään, mikäli oman organisaation johtoporras saadaan edes vakuuttuneeksi arkistotoimen ja asiakirjahallinnon arvosta saati sitten ajamaan näiden periaatteiden toteutumista organisaatiossa laajemminkin. Tampereen yliopistolla tunnuttiin arvostavan arkistotointa kohtuullisessa määrin, joskin loppupeleissä kenties vähemmän kuin asiakirjahallintoa – (tämä lienee yleinen tendenssi, sillä asiakirjahallinto koetaan varmasti dynaamisemmaksi ja tähän päivään aktiivisemmin kuuluvaksi toiminnoksi, kun taas arkistotoimi näyttäytyy ulkopuolisen silmissä pikemminkin unohdettuna ja vähemmän tärkeänä taustaprosessina, johon panostetaan, jos aikaa, tilaa ja taloudellisia resursseja jää muilta tärkeämmiltä toiminnoilta). Koin varsin positiiviseksi sen, ettei harjoitteluorganisaatiossani vallinnut turhan hierarkinen ilmapiiri, vaan jokaisen työnkuvaa arvostettiin aina siivoojista rehtoriin saakka. Luonnollisestikaan en kuvittele saaneeni kokonaisvaltaista kuvaa niinkin suuresta organisaatiosta vaivaisen kolmen kuukauden työpyrähdyksen aikana, mutta koen silti tulkinneeni vallitsevaa ilmapiiriä suhteellisen oikealla tavalla: suuressa organisaatiossa lienee jopa pienoinen pakko arvostaa työtoverin työpanosta, sillä tämän kokoisissa organisaatioissa yksilön oma työpanos on auttamattomasti (enemmän tai vähemmän) sidoksissa kollegoiden työpanokseen – yhteistyön tärkeys korostui mielestäni erityisesti kirjaamotyön informaatiopalveluluonteessa, mutta myös arkistotyössä, sillä arkistoitavat materiaalithan ovat juuri kaikkien muiden paitsi arkistotyöntekijän itsensä tuottamia (hyvän yhteistyön tuloksena materiaalit ensinnäkin toimitetaan arkistoihin asti ja toisekseen ne saapuvat asianmukaisessa kunnossa). Erityisesti oma esimieheni tuntui korostavan kommunikaatio- ja yhteistyötaitojen merkitystä arkistoalalla (varsin yllättäviä ominaisuuksia, joita ei varmasti suoralta kädeltä osaisi odottaa stereotypiseltä arkistotyöntekijältä?). Yliopistolla hallintoihmisten välinen kommunikaatio ja yhteistyö tuntuikin oman näkemykseni mukaan sujuvan varsin mallikkaasti, enkä ainakaan itse kohdannut kirjaamotyöntekijänä hankaluuksia tämän suhteen. (Sen sijaan ilmeisesti hallintoihmisten ja opetushenkilöstöön kuuluvien välillä on kollegojeni mukaan toisinaan aistittavissa ajatusmaailmojen erilaisuudesta johtuvia erimielisyyksiä ja eturistiriitoja – joskin omasta mielestäni kyseisen kaltaista tilannetta on mahdoton välttää. Onhan luonnollista että eri ammattien edustajat puolustavat omia näkemyksiään, tarvittaessa myös muiden kustannuksella, sillä kaiken takana on lopulta aina joukko perusitsekkäitä ihmisiä. Tästä syystä lienee turhaa tapella liian hanakasti tuulimyllyjä vastaan, vaan tarvitaan omaperäisempiä lähestymistapoja. Parhaimmassakin tapauksessa voidaan vain pyrkiä epäitsekkyyteen ja joustavuuteen, joiden kautta voi lopulta luonnistua myös se yhteistyö – mieluiten omaperäisellä, innostavalla ja osallistavalla tavalla.) Vakituiset työntekijät toki kohtaavat työssään huomattavasti enemmän haastavia tilanteita, kuin muutaman kuukauden verran organisaation pikkuapulaisena työskentelevä harjoittelija, mutta tästä huolimatta koin kuitenkin organisaatiossa olevat haasteet mielenkiintoisina ja sopivalla tavalla vaativina – ja olisinkin mielelläni jäänyt niitä ratkomaan, jos siihen olisi ollut mahdollisuuksia. Toivon mukaan samalla tavalla inspiroivia työtehtäviä ja työyhteisöjä löytyy myös tulevaisuudessa, sillä harjoittelun myötä jäi minulle ainakin varsin positiivinen kuva sekä asiakirjahallinnosta että arkistoalasta. (Todennäköisesti olin lähimpien kollegojeni mielestä joko virkistävällä (?) tai liian naiivilla tavalla vihreä innokkuudessani ja kärsimättömyydessäni päästä ratkomaan aloihin liittyviä haasteita, mutta itse kuitenkin toivon, etten koskaan menettäisi tätä liiallista (?) innokkuuttani ja omaksuisi sen sijaan rutinoitunutta, leipääntynyttä, alistuvaa tai muuten vain ”laimentunutta” asennetta alaa kohtaan, vaan haluaisin ehdottomasti kokea samanlaista intoa ja mielenkiintoa mahdollisimman pitkään.) Harjoittelupaikaltani en olisi varmasti voinut toivoa enempää – joskin arkistotyöhön liittyviä tiedonhakutehtäviä olisin mieluusti tehnyt harjoitteluni aikana enemmänkin (olisiko pitänyt pyytää esimieheltä tekaistuja tiedonhakuharjoituksia?). Kirjaamotyössä sainkin sitten tehdä jos jonkinlaista tiedonhakua huomattavasti enemmän. Tähän liittyen koin myös harjoittelussani yllätyksekseni pienimuotoisen asennemuutoksen: asiakaspalvelutehtävät osoittautuivat tällä alalla jopa mukaviksi ja erittäinkin kiinnostaviksi työtehtäviksi (täydellinen vastakohta kaupanalan asiakaspalvelutehtäviin, joiden pariin palaisin enää pitkin hampain ja korkeintaan kausiluontoisesti pakon edessä). Kaikin puolin olin siis varsin tyytyväinen harjoittelija koko kesän ja iloinen siitä, että pääsin tutustumaan myös yliopistojen toisenlaiseen, opintojen ulkopuoliseen maailmaan. Sekä työtehtävät että kollegat tekivät harjoittelustani ikimuistoisen. Mukavaa siis oli – jopa hauskaa!

Entä miten elämä jatkuu tästä eteenpäin?

Ensi viikon torstaina alkaakin sitten seuraava harjoitteluni, tällä kertaa kirjastomaailman poluilla. (Nähtäväksi jää, kuinka sujuvasti arkistokengät pystyy jättämään tien poskeen ja vetämään tilalle uudet kirjastomaailman tohvelit.) Piakkoin täytyisi myös aloitella jälleen opiskelujan todellisuutta yliopistolla graduseminaarin muodossa. ”Mistä gradu?” painaa siis taas mieltä entistä vaativammin. Onneksi olen kesän mittaan pallotellut muutamia ideoita mielessäni, enemmän tai vähemmän vakavissani, mutta tästä lisää kenties myöhemmin. Sen voin kuitenkin todeta, että monet potentiaalisista aihekukkasista ovat kuitenkin nimenomaan harjoittelun myötä mieleen pulpahtaneet, joten jo pelkästään tästä syystä voisin lämpimästi suositella työharjoittelua kaikille korkeakouluopiskelijoille – erityisesti juuri sen graduseminaarin kynnyksellä!

Kirjaamon arkea kolmessa viikossa

Viimeiset kolme viikkoa olen saanut työharjoittelussani viettää harjoitteluorganisaationi kirjaamossa, mikä onkin osoittautunut varsinaiseksi intensiivikurssiksi asiakirjahallinnon ja kirjaamotyön jokapäiväiseen arkeen. Kesäkuun loppu ja erityisesti heinäkuun alkuviikot ovat näköjään jopa kirjaamossa jokseenkin rauhallista aikaa – ainakin eri tahojen yhteydenotoissa ja tiedusteluissa mitattuna. Tästä huolimatta työt eivät kirjaamossa kuitenkaan lopu kesälläkään (kuten ei myöskään arkistossa), vaan esimieheni sanoja lainatakseni ”Aina on vaan jotakin…aina.” Mielestäni tällainen n. kuukauden mittainen ja suhteellisen hidastempoinen suvantovaihe on kuitenkin täydellinen aika alan tuoreelle harjoittelijalle tutustua ja perehtyä syvemmin asiakirjahallinnon ja kirjaamotyön arkeen. Alkukesän hektisempinä aikoina kaikilta osin jopa hyödylliseksi todetulle harjoittelijalle tuntui ajoittain olevan suhteellisen vaikeaa löytää aikaa opastukseen ja neuvontaan kirjaamon toimekkaassa arjessa. Sen sijaan nyt, kun suurin osa hallinnon työntekijöistä on siirtynyt kesälaitumille, eikä pytinkiä ole harjoittelijan lisäksi pitämässä pystössä kuin korkeintaan muutama vakituinen työntekijä (viime viikolla olimme kirjaajan kanssa kaksin koko hallintokäytävällä), aikaa kirjaamon työprosessien ja -tehtävien tarkasteluun sekä niihin perehtymiseen löytyy kaksin verroin enemmän. Lisäksi olen ilokseni voinut huomata, että tällainen kirjaamoharjoittelija on vakituisten työntekijöiden keskuudessa harjoittelun kuluessa todettu  jopa erittäin hyödylliseksi ja tarpeelliseksi. Harjoitteluorganisaatiossani on vuosittain töissä useitakin korkeakouluharjoittelijoita, mutta asiakirjahallinnon ja arkistonhoidon puolella olen kuulemani mukaan ensimmäinen laatuaan. Tästä syystä on toki erityisen mukavaa voida osoittaa olevansa hyödyllinen lisä organisaation työtiimissä – vaikkakin valitettavasti väliaikainen sellainen. Erityisen raukeina kesäpäivinä on kirjaamossa jopa ehditty viettää muutama minuutti keskustellen alan kouluksesta, vakituisen työntekijän näkemyseroista alan opiskelijan vastaaviin verrattuna – sekä ennen kaikkea alan kehitystarpeista (joka on sekä minulle harjoittelijana, että samanhenkiselle kirjaaja-kollegalle erittäin hedelmällinen keskustelunaihe). Lisäksi käytännön työn ohessa on mielenkiintoista tehdä havaintoja nykyisten käytäntöjen toimivuudesta (tai toimimattomuudesta) ja keskustella niistä talon vakituisen henkilöstön kanssa. Uutuuden intoa ja tarmoa puhkuvalle harjoittelijalle on vain ajoittain vaikeaa hyväksyä muutoksen aikaansaamisen hitaus, joka mitä ilmeisemmin vaivaa kaikkia suurempia ja monitahoisia toimijoita kattavia organisaatioita. Vakituinen työntekijäkaarti osaa jo suhtautua siihen, että asiat ottavat oman aikansa, eikä prosessin nopeuttaminen ole koskaan yhden työntekijän käsissä. (Itse en suostu kuitenkaan nielemään tätä vielä, sillä alan kehitysmahdollisuudet ovat minua eteenpäin ajava voima. En myöskään usko lammasmaisen alistuvaan ajattelutapaan asioissa, joiden kehityksen eteenpäin viemisessä haluasin ehdottomasti olla mukana. Roomaa ei toki rakenettu päivässä – mutta rakennustyöt olisivat varmasti kestäneet 10 kertaa kauemmin, ellei joku motivoitunut kiihkomieli olisi asettanut tavoitteekseen urakan loppuun saattamista juuri tuossa absurdissa ajassa.)

Kirjaamon arki on konkretisoinut minulle asiakirjahallinnon todellista olemusta paljon merkityksellisemmällä tavalla, kuin mitä oppikirjojen ja kurssiluentojen kautta olen alasta lukenut. Sama pätee myös arkistonhoitoon (vaikka koenkin tässä varmasti olevan suurta vaihtelua eri tyyppisten arkistojen välillä). Käytännön työn kautta saamani näkökulman perusteella koen myös ymmärtäväni ja omaksuvani paljon enemmän alan oppikirjoista kuin aikaisemmin, jolloin minulla ei vielä ollut minkäänlaista kontaktia käytännön työhön. Luen parhaillaan Hämeenlinnan maakunta-arkiston (käsittääkseni entisen) johtajan ja kumppaneiden kirjoittamaa arkistotoimen ja asiakirjahallinnon oppikirjaa (vuodelta 2006), johon olen yllätyksekseni törmännyt vasta yliopisto-opintoihin kuuluvien kurssien ulkopuolella (muistaakseni teoksesta on ohimennen mainittu muutamilla kursseilla, mutta kurssisuoritusvaatimuksiin kyseinen teos ei ainakaan toistaiseksi suorittamillani kursseilla ole kuulunut). Kyseessä on arkistolaitoksen tuottama teos, joka on mielestäni erityisesti alan opiskelijoiden kannalta katsottuna julkaistu erittäin esimerkillisellä tavalla – sähköisessä muodossa.  Joka tapauksessa asia on joko niin, että teos todella on erittäin hyvä, kattava ja selkokielinen alan perusteos – tai harjoittelusta saamani käytännön tuntuman ansiosta teoksessa käsiteltävät asiat saavat tätä nykyä mielessäni paljon syvempiä merkityksiä, kun voin viimein todella yhdistää teoreettiset asiat käytännön kokemuksiin. Uskoakseni molemmat vaihtoehdot pitävät aika hyvin paikkansa, joten voin ehdottomasti suositella kyseistä teosta erityisesti kaikille alan opiskelijoille (jo pelkästään siitäkin syystä, ettei suomenkielistä alan kirjallisuutta ole kahmalokaupalla saatavilla muutenkaan) – kenties teosta olisi syytä suositella hankittavaksi alan opiskelijoiden kirjahyllyihin (tai virtuaaliseen sellaiseen): Jari Lybeck et al. ”Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti” – Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja Luonnollisesti voin näillä puheilla suositella myös alan organisaatiossa suoritettavaa työharjoittelua kaikille alan opiskelijoille – mieluusti vielä suhteellisen varhaisessa vaiheessa opintoja, jotta harjoittelusta saatuja kokemuksia voisi myöhemmin suhteuttaa vielä opintojen teoreettiseen sisältöön. (Toisaalta liian aikainen harjoitteluajankohta ei varmasti olisi riittävän hedelmällinen opiskelijalle, joka ei vielä kunnolla tunne edes alan teoreettista perustaa.)

Millaisiin työtehtäviin olen sitten kirjaamossa saanut viimeisen kolmen viikon kuluessa  tutustua? Kirjaamotyö on ollut minulle kaikin tavoin uuden oppimista – joskin Tweb-asianhallintajärjestelmään olen saanut tilaisuuden tutustua jo eräällä informaatiotutkimuksen opintojen ammatillisella kurssillamme. Tweb onkin osoittautunut harjoitteluorganisaatiossani erittäin keskeiseksi työvälineeksi. Työtehtäviini on kuulunut mitä erilaisempien asioiden ja asiakirjojen kirjaamista järjestelmään (mm. tehtävän täytöt, hakemukset, päätökset, oikaisupyynnöt, tarjoukset, sopimukset yms.) Lisäksi olen jonkin verran tutustunut myös kirjaamon asiakaspalveluun ja tietopalveluun liittyviin tehtäviin – yllättäen myös englannin kielellä (aiempi kandin tutkintoni osoittautui siis jo ensi metreillä tässäkin suhteessa hyödylliseksi). Toisen viikon ohjelmaan liittyi myös ei-valituille hakijoille ilmoittamista yms. tehtävän täyttöprosesseihin liittyviä mekaanisia työtehtäviä. Kirjaamossa on tämän lisäksi käsitelty myös organisaatioon saapuva posti (erityisesti epäselvä sellainen). Varsin nopeasti  olenkin oppinut huomaamaan, että kirjaamotyöntekijälle on erinomaisen tärkeää kyky hallita laajoja kokonaisuuksia, suhtautua luontevasti eri sidosryhmien/muiden tahojen/yksiköiden kanssa toimimiseen sekä tietynlainen kiireen ja erilaisten keskeytysten sietokyky. Ilman organisaation, sen toimintaprosessien ja organisaatiossa työskentelevien eri henkilöiden perinpohjaista tuntemusta kirjaamon työ on hyvin vaikeaa – jopa mahdotonta. Tästä syystä harjoittelija, jolta luonnollisesti puuttuu kaikki tämä syväluotaava tietoaines, tuntee itsensä alkuun tuskallisenkin kädettömäksi ja kyvyttömäksi. Tällaisessa tilanteessa on olennaista osata kysyä, mutta monipuoliset tiedonhankintataidot (yksi informaatiotutkimuksen pääsuuntauksista) ovat erittäin tärkeässä osassa myös tässä työssä. (Ja tässäkin kohtaa voitaisiin taas päivitellä, mitä olisikaan tiedonhankinta – saati koko yhteiskuntamme ja sen hallinnolliset prosessit nykypäivänä ilman tietokoneita, internettiä ja intranettejä. Varmasti tuolloin elettäisiin edelleen mm. käsidiaarien maailmassa, joka muuten on yhä edelleen joiltain osin osa vielä nykypäivänkin kirjaamotyötä – huomaan ma.)

Ensi viikolla olenkin kirjaamossa sitten yksin. Hallintokäytävä on edelleen typötyhjä, lukuun ottamatta esimiestäni ja yhtä sihteeriä. But, I’m totally ready – I’m planning on building ”the Rome”, in one week only!

Aikapula arkistossa

Varmasti kaikki eri ammattien harjoittajat hokevat toisinaan sitä tuttuakin tutumpaa ”ei ole aikaa” -mantraa.

Vielä jokseenkin lyhyen työurani aikana olen kokenut kiireen todelliseksi ongelmaksi useissakin eri ammateissa. Koskaan aiemmin en kuitenkaan ole kamppaillut aikapulan kanssa näin pian vasta aloitettuani jossakin pestissä. Arkistoharjoitteluni on jo viikon työrupeaman jälkeen alkanut vaikuttaa työltä, joka ”ei koskaan tule valmiiksi” ja johon ”ei koskaan tule olemaan riittävästi aikaa tai muitakaan resursseja”. Olen varsin yllättynyt näinkin ahdistavista aikapulan kokemuksistani, enkä koe täysin osaavani asennoitua tilanteeseen, jossa työaika ei ihan oikeasti tunnu riittävän yhtään mihinkään.

Työharjoittelupaikassani on näkemykseni mukaan käsittämättömän vähälukuinen asiakirjahallinnon ja arkistopuolen työkaarti siihen nähden, kuinka suuri organisaatio on kuitenkin loppujen lopuksi kyseessä. Organisaation kirjaamossa työskentelee tasan kaksi henkilöä – ja arkistossa yksi. Jo viikon työrupeaman jälkeen on käynyt varsin ilmeiseksi se tosiasia, että yksi arkistotyöntekijä on käytännöllisesti katsoen tilanteessa, jossa koko monitahoisen organisaation asiakirjavuorten seulonta ja säilytys sekä arkiston järjestyksen hallinnointi olisivat 10 ihmiselämän pituinen haaste. Harjoitteluorganisaationi arkistotyöntekijän vastuulle ei kaiken lisäksi kuulu pelkästään arkistoaineiston käsittely, vaan työssä vaaditaan aktiivista yhteydenpitoa arkistonmuodostajiin mm. koulutustilaisuuksien, ohjeistusten ja tapaamisten muodossa. Lisäksi arkistonhoitoon liittyviä prosesseja, toimintoja, ohjelmia yms. on kyettävä jatkuvasti kehittämään ja pitämään ajantasalla. Näiden toimien ohessa olisi kyettävä kontrolloimaan arkistoon lopulta päätyvää aineistoa sekä määrällisestä että laadullisesta näkökulmasta. Onko siis ihmekään, että päivittäinen kahdeksan tunnin työpäivä tuntuu hupenevan jo yhden palaverin ja kahden paperinipun läpi käymiseen? (Samaan aikaan kalenteri täyttyy sovituista tapaamisista ja arkiston eteinen pullistelee laatikoittain läpikäymättömiä materiaaleja.)

Itse olen päässyt kokemaan varsin läheltä tätä arkistotyöntekijän arkea, sillä vapaina hetkinä olen kahlannut läpi kotelokaupalla erilaisia päätöksiä ja pöytäkirjoja (pyrkien seulomaan tarpeettomat materiaalit pois pysyvästi säilytettävien joukosta – mikä onkin varsin hidasta kokemuksen ja näkemyksen puutteen vuoksi). Muina hetkinä olen kipittänyt arkistotyöntekijän kannoilla mitä erilaisimmissa tapaamisissa aina koulutustilaisuuksista myyntineuvotteluihin: viimeisen 6 työpäivän aikana olemme osallistuneet 3 eri (useampien tuntien pituiseen) tapaamiseen eri puolilla kaupunkia – huomenna on luvassa yksi ja keskiviikkona vielä kaksi muuta. En saata uskoa tämän aikapulan musertavuutta! Arkistoasiantuntijan työ kyseisessä organisaatiossa vaatii selkeästikin paineensietokykyä sekä valmiutta sietää keskeytyksiä ja työn edistymisen hitautta. Itse olen aina ollut luonteeltani täsmällinen, eivätkä ”roikkumaan” jääneet työtehtävät tyypillisesti jätä minua rauhaan. Tästä syystä olen aina kokenut tarpeelliseksi viimeistellä yhden projektin kerrallaan hallitusti ja suunnitelmallisesti. Vastuu tällaisesta jatkuvasti vaiheessa olevasta arkistotyöstä on sen tähden minulle stressaava – mutta ehdottomasti myös opettavainen ja mielenkiintoinen – kokemus. Onnekseni tällainen suunnittelemattomuuden ja säännöttömyyden tila yleensä motivoi minua (alun epätoivon hetken jälkeen) varsin tehokkaasti, jolloin olen henkilökohtaisesti valmis tarttumaan määrätietoisesti ohjaksiin valjastaakseni tilanteen etenemään oikeille raiteilleen hallitussa järjestyksessä.

Tilanteessani on kuitenkin yksi ongelma: harjoittelijan statuksella minulla ei käytännöllisesti katsoen ole päätäntävaltaa asioiden suhteen. En voi tehdä päätöksiä, muutoksia tai parannuksia – korkeintaan perusteltuja ehdotuksia toiminnan parantamiseksi, mikä on tietysti omiaan luomaan turhautumisen tunteita. Kaiken lisäksi on myönnettävä, etten todennäköisesti vielä tällä työkokemuksella edes osaisi tehdä perusteltuja parannuksia toimintaan, sillä koen jo aineistojen seulonnan toisinaan suuria eturistiriitoja aiheuttavaksi pulmaksi. Epävarmana harjoittelijana vieraassa arkistossa en myöskään koe voivani tehdä päätöstä minkään aineiston hävittämisestä varmistamatta asiaa ensin esimieheltäni (arkistoasiantuntijalta). Ja toisaalta koen ainaisen konsultoinnin turhauttavana epävarmuutena ja aikaavievänä ratkaisuna, mistä syystä haluan ehdottomasti hankkia varmuutta itsenäiseen työntekoon ja päätöksentekoon.

Riittääkö arkistossa kuitenkaan aika, jotta ehtisen kehittyä tarpeeksi eteväksi? ….Kahtena seuraavana päivänä ei ainakaan taida olla aikaa. Ehkä torstaina?

Kesän kirjaamo/arkistotyöharjoittelu: alkutunnelmia

Niin koitti kesäkuu ja alkoi myös erään informaatiotutkimuksen opiskelijan kesän pituinen työharjoittelujakso tunnetun organisaation kirjaamossa/arkistossa. Jo aiempien tutustumiskäyntien perusteella työharjoittelun aloittaminen vaikutti varsin mielenkiintoiselta haasteelta, ja asianomaisen organisaation työyhteisö erittäinkin innokkaalta ottamaan alan harjoittelijan kesän ajaksi riveihinsä. Nimenomaan harjoittelijan näkökulmasta tällaisen positiivisen vastaanoton merkitystä ei kannata mielestäni turhaan vähätellä, sillä on toki päivänselvää, että juuri tämän työyhteisön kautta välittyy alan työtehtävissä vielä varsin kokemattomalle harjoittelijalle se perustavanlaatuisin ensivaikutelma koko alasta. Parhaimmillaan kyseinen työyhteisö voi joko kannustaa tuoretta harjoittelijaa eteenpäin valitsemallaan polulla – tai vaihtoehtoisesti karkottaa hänet alalta lopullisesti. Luonnollisesti työyhteisön ohella ovat myös itse työtehtävät vähintään yhtä ratkaisevassa asemassa, mistä syystä harjoittelijalle annettavien työtehtävien sisältöönkin olisi harjoittelupaikan syytä kiinnittää tosissaan huomiota. Pelkkään kahvin keittoon ei toivon mukaan enää nykyään harjoittelijoita usuteta missään – saati ainakaan yliopistotason harjoittelupaikoissa.

Kahden työpäivän perusteella olen itse onnekseni tainnut osua mielekkään organisaation palvelukseen: työyhteisössä tuntuu huumori kukkivan, ja sen verran sopivassa määrin, että työtehtäviin osataan silti paneutua riittävän asiallisella ja asiantuntevalla otteella. Mikä tärkeintä, työyhteisön jäsenet tuntuvat todella arvostavan omaa työtään ja omaavan siten riittävästi itsekunnioitusta omaa työpanostaan kohtaan – työtehtävien merkityksen vähättelyyn en usko siis tässä organisaatiossa törmääväni (kuin korkeintaan kahvihuonekeskustelujen humoristisissa heitoissa). (Aiemmissa työpaikoissani olen kohdannut erilaisiakin asenteita.)

Oman oppimiseni ja työkokemukseni kannalta olen tähän mennessä ollut varsin tyytyväinen harjoittelijalle annetujen työtehtävien ja vastuuttamisen suhteen: jo kahden päivän aikana olen saanut tutustua niin arkiston kuin kirjaamonkin työhön (sekä kädestä pitäen että itsenäisesti), ja saman linjan toivon jatkuvan vastaisuudessakin. Alaan liittyvien käytännön työtehtävien parissa konkretisoituvat aivan erityisellä tavalla juuri ne käytännön työhön liittyvät ongelmat ja haasteet, jotka oppikirjoista luettuna voivat helposti kuulostaa mitättömiltä detaljeilta tai helposti ratkaistavissa olevilta kysymyksiltä. Oman työn kautta harjaantuu myös niin asiakirjahallintoon ja arkistonhoitoon liittyvät rutiinit kuin ongelmaratkaisu- ja päättelytaidotkin, joita ei riittävällä tavalla voida mielestäni omaksua teoreettisen opetuksen kautta.

Eräällä tämän kevään informaatiotutkimuksen kurssillamme problematisoitiin organisaatiomuutosten vaikutusta asiakirjahallinnon käytännön työhön varsin teoreettisesta näkökulmasta. Omassa harjoittelupaikassani ollaankin alkavana syksynä siirtymässä hiljattaisen organisaatiomuutoksen myötä uuteen toimintatapaan, jolla on vaikutusta esimerkiksi organisaation arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS). Muutosten myötä muun muassa erilaiset osastot ja yksiköt ovat sulauttaneet toimintojaan yhteen, jolloin toimijat ovat nimellisesti muuttaneet muotoaan sekä tehtäväkokonaisuuksiensa koostumusta, kuitenkin siten, että vanhat tehtävät ovat edelleen olemassa – niitä vain hoidetaan eri toimijoiden toimesta. AMS:n rukkaaminen nimeämällä yksiköitä uudelleen ja siirtelemällä muutamia toimintoja eri kategorioihin kuulostaisi teoreettiselta kannalta katsottuna suhteellisen yksinkertaiselta toimenpiteeltä (niinkuin aiemmilla luennoillamme pohdittiin). Kuitenkin työstettyämme esimieheni kanssa keskustelemalla tätä ajatusta, on käynyt nopeasti varsin selväksi, etteivät muutokset ole käytännössä läheskään yhtä suppeita pikku muokkauksia, vaan niiden vaikutukset organisaation asiakirjahallintaan ja arkistonhoitoon ovat varsin merkittäviä. Organisaation AMS:n rukkaamisella olisi välittömät vaikutukset niin arkistonmuodostukseen kuin kirjaamotyöhönkin (AMS yhteydessä organisaation asianhallintajärjestelmään, Twebiin): uuden AMS:n suora päivittäminen vanhan AMS:n tilalle olisi katastrofaalista arkistolle, joka koostuu nimenomaan kaikista näistä ”menneistä maailmoista” – toisaalta ”menneiden maailmojen” aktiivinen säilyttäminen jokapäiväisessä käytössä olevissa ohjausjärjestelmissä luo päivittäiseen asiakirjahallinnon työhön liikaa sekavuutta, hitautta ja toimimattomuutta. Kuinka yhdistää uusi ja vanha, kun AMS:n kategoriat ovat kankeita ja jo entuudestaan täysiä, kokonaan uuden rinnakkaisen AMS:n luominen kestäisi pahimmillaan vuosia ja käytännön työn kannalta toimivia ratkaisuja kaivattaisiin HETI eikä hetken päästä?

Käytännön työssä olen lisäksi päässyt kaivautumaan arkistojen ihmeelliseen maailmaan luetteloimalla, seulomalla ja kronologisesti järjestelemällä muutaman vuosikymmenen takaisia aineistoja, joita organisaatiomme arkistoon on toimitettu Hämeenlinnan maakunta-arkistosta. Aineistokokonaisuudet pitivät sisällään kansioittain johtajan päätöksiä, erilaisia pöytäkirjoja, postikirjoja, muutamia valokuvia ja lisäksi laatikollisen historiallista aineistoa (mm. lehtileikkeitä, lehtisiä, seminaariaineistoja, ohjelmalehtisiä, kuvia yms.) Muun muassa johtajan päätösten arkistointiin olen näiden kahden päivän kuluessa ehtinyt paneutua jo useampien tuntien ajan (aika tuntuu hupenevan käsittämätöntä vauhtia). Työn ohessa onkin syntynyt moninaisia ajatuksia paperiaineistojen arkistointiin, seulontaan ja järjestämiseen liittyen, mm.: ”Aiemmin ei paperiliittimiä ja niittejä tullut ajatelleeksi viheliäisinä kapistuksina!”, ”Mahdetaanko arkistojen ulkopuolella todella kiinnittää kovinkaan suurta huomiota säilytysaikojen merkitykseen – vai ovatko seulonnan kriteerit muuttuneet paljonkin kahden vuosikymmenen aikana?”, ”Onko ’Sticky-Notes’:eilla pysyvää säilytysarvoa, jos niiden sisältämä informaatio vaikuttaa kontekstin kannalta melko olennaiselta?”, ”Mitä on tapahtunut näille ’puuttuville päätöksille nro:t 52 ja 54′”?, ”Kuka on tämä ’Hanna’ tai ’Elisa’, jolla puuttuvat päätökset ovat – pitäisikö häntä alkaa metsästämään?”, ”Onko jossain muualla säilytyksessä lisää tällaisia päätöksiä (tai niiden kopioita)?” ja ”Olisipa käden ulottuvilla tiivistetty lista erilaisten asiakirjatyyppien säilytysajoista!” Erilaisia pohdintoja ja kysymyksiä pulpahtelee työn ohessa automaattisesti mieleen tasaisin väliajoin – kun taas teoreettisten tekstien äärellä omaa pohdintaa täytyy useimmiten aktiivisesti stimuloida.

Huomenna luvassa on kenties enemmän kirjaamon puolelle painottuvaa työntekoa – ja ilmeisesti vielä yksi monista kesän aikana eteen tulevista esittelytilaisuuksista, joissa käyminen kuuluu erityisesti esimieheni (lähes viikottaiseen) työnkuvaan: tällä kertaa luvassa sähköisen rekrytointijärjestelmän esittelytuokio.

Näiden kahden päivän perusteella uskoisin todella saavani kesän aikana varsin monipuolisen kuvan asiakirjahallinnosta ja arkistotyöstä, mikäli työtehtävät jatkuvat samoilla linjoilla. Tästä on ainakin erinomaisen hyvä jatkaa!