Mistä gradu? (3.)

Kesä (ja sitä myöten myös kirjaamo-/arkistoharjoitteluni) on hupenemassa uskomattoman nopeaa tahtia – pian on enää kuukausi harjoitteluaikaa jäljellä. Kesän edetessä kohti syksyä lähestyvät samalla myös tulevan lukuvuoden opinnot (jotka allekirjoittaneen kohdalla pitävät sisällään lähes yksinomaan gradun parissa ahertamista). ”Mistä gradu?” -kysymys alkaa siis tulla aina vain ajankohtaisemmaksi. Tähän mennessä kirjaamo- ja arkistotyöskentelyn arkipäiväiset rutiinit ovat mielestäni suhteellisen kokonaisvaltaisella tavalla ehtineet selkiytyä harjoittelussani, mutta prosessien syvällisen tuntemuksen pohjalta kumpuavat näkemykset alan mielenkiintoisista ongelmakohdista ja kehittämishaasteista vaatisivat varmasti vielä pidempää työharjoittelurupeamaa ennen kuin useampia sellaisia nousisi polttavina kielen päälle. Tokihan harjoittelijalle ehtii muodostaa monenlaisia (isompia ja suurempia) mielipiteitä erilaisista asioista harjoittelun aikana, mutta ”Mistä gradu?” -kysymys ei kuitenkaan ole laajuutensa vuoksi niitä helpoimpia – etenkään, jos tavoitteena on turhankin kunnianhimoisesti kehitellä täydellisyyttä hipovan inspiroiva ja suurta uutuusarvoa omaava graduaihe. Realistina kuitenkin käsitän, ettei täydellisen tutkimusaiheen mieleen pulpahtamista voi toiveikkaana odotella liian pitkiä aikoja (a watched kettle never boils, so to speak), vaan olennaista olisi itse osoittaa harrastuneisuutta alaa kohtaan ja tehdä aktiivista alustavaa tutkimustyötä inspiroivien aiheiden kartoittamiseksi. Heinäkuuta on kuitenkin vielä jäljellä, mistä syystä allekirjoittaneella on vielä laatimansa aikataulun puitteissa varaa ottaa rauhallisesti ja vain satunnaisesti pyöritellä mielen päällä sekä mahdollisia että niitä vähemmän mahdollisia graduaiheita impulssinomaisten ideoiden tasolla. (Elokuussa olisi tarkoitus aloittaa sitten systemaattisemmat tutkimusretket graduaiheviidakossa.)

Pohdiskellessani mahdollisia aiheita, tulin ajatelleeksi ideointiin liittyvää ajatusprosessia aiempaa analyyttisemmin. Kenties inspiroivan aiheen valintaa ei tulisi ajatella niinkään perinteisenä ”aiheen valintana”, vaan olennaista olisi kenties kysyä ”mistä haluaisin itse tietää lisää?” tai ”mitä kokonaisuutta en ymmärrä ja miksi?” Ainakin omasta mielestäni ne kaikkein vaikeimmat ja hankalimmin hahmotettavat aihekokonaisuudet tarjoavat mielenkiintoisia lähtökohtia potentiaalisten tutkimusaiheiden ideointiin. Lisäksi yleensä omat hankaluudet aiheen/kokonaisuuden hahmottamisesta usein kielivät siitä, että ongelma saattaisi suurella todennäköisyydellä olla sama (ellei jopa haastavampi) myös muille ulkopuolisille tahoille (esim. asianhallintajärjestelmien käyttäjät/arkistojen asiakkaat yms.) Seuraavana siis muutamia itseäni mietityttäviä/mietityttäneitä asioita, joista haluaisin joka tapauksessa ainakin tietää lisää (sellaisenaan ko. mietelmistä tuskin olisikaan gradun aiheiksi, ja ehkä niin onkin parempi):

Miten nykyajan Google-sukupolven edustajat sopeutuvat paperiarkistojen ”manuaaliseen” maailmaan? Kuinka orpo olo sähköisiin tietokantoihin ja erilaisten hakukoneiden käyttöön tottuneella ikäpolvella on perinteisissä paperiarkistoissa tänä päivänä – saati tulevaisuudessa? Asia varmasti kulminoituu entisestään arkistojen asiakkaiden kohdalla, ei välttämättä niinkään arkistoammattilaisella, jolla on kokemusta ja näkemystä arkistoista. Toisin sanoen, mikäli arkistojen asiakkailla on tiedonhaullisia hankaluuksia jo nykypäivänäkin, millainen on tulevaisuuden arkistojen asiakas? Entä millaisia olisivat Google-sukupolven kehittämät arkistot? Todennäköisesti ainakin täysin sähköisiä, mutta voidaanko sähköiseen ulottuvuuteen ikinä luottaa siinä määrin, että se voitaisiin hallita täysin ja siten luokitella arkistokelpoiseksi ulottuvuudeksi?

Mitä Tweb ja muut asianhallintajärjestelmät ovat arkistojen kannalta esim. 20 vuoden päästä? Millainen tietomäärä on varastoitu näihin järjestelmiin, ja onko se enää lähimainkaan hallinnassa? Esimerkiksi Tweb ei osaa automaattisesti hallinnoida sopimusasiakirjojen tilaa (voimassa/päättynyt) edes järjestelmään valmiiksi syötettyjen voimassaoloaikojen avulla, vaan sopimuksen tilan päivittäminen on käyttäjän vastuulla. Omassa harjoittelupaikassani pelkästään järjestelmään tallennettujen sopimusten voimassaoloaikojen manuaalinen hallinnointi olisi jo nyt loputon päivittämisurakka – miten onkaan vielä tulevaisuudessa kun sopimuksia on järjestelmässä kenties satojen sijaan tuhansia? (Ja tässä siis kyse pelkästään sopimuksista ja vain yhdestä niihin liittyvistä metaelementeistä.) Sähköisillä järjestelmillä saavutetaan varmasti korvaamattomia tiedonhaullisia hyötyjä, mutta millä tavoin hallitaan näitä sähköisessä muodossa olevia tietomääriä ja niiden metatietoja – vai hallitaanko? Tuleeko automaatio tässäkin lopulta avuksi – vai kuinka sokeasti sen varaan uskallettaisiin heittäytyä? Kerääntyykö sähköistä tieto- ja asiakirja-aineistoa järjestelmiin loputtomasti muistikapasiteettien alati kehittyessä laajemmiksi ja laajemmiksi? Tuleeko raja koskaan vastaan – mitä jos / mitä jos ei? Entä pitäisikö tulevaisuuden (ja jo nykyisyydenkin) valtaisassa tietoavaruudessa arkistoida jo esimerkiksi hakutermejä tms. tietoainesta, jotta ”reitit” tiedon luokse voitaisiin sähköisessä ulottuvuudessa säilyttää? (Sillä miten käy tiedolle, jonka löytämiseksi ei enää muisteta oikeita hakutermejä, kansiopolkuja tai asiasanoja?)

***

Lopuksi: Kuinka vakava ongelma ovat kaksi kuollutta, arkistoasiakirjojen väliin arkistoitunutta sokeritoukkaa? Onko kyseessä vain sattumien summa (ja otukset ovat tavalla tai toisella kulkeutuneet aineistojen mukana arkistoon) vai onko pikemminkin niin, että where there’s one, there will be more? Itse haluaisin päättäväisesti uskoa ensin mainittuun vaihtoehtoon, (ainakin kunnes toisin todistetaan, mikäli arkistosta löytyy vielä elävä yksilö). (Huom. Graduasioihinhan nämä loppukaneetit eivät toki liity millään tavoin, mikäli joku kiinnitti tähän huomionsa!)

Mainokset

Kirjaamon arkea kolmessa viikossa

Viimeiset kolme viikkoa olen saanut työharjoittelussani viettää harjoitteluorganisaationi kirjaamossa, mikä onkin osoittautunut varsinaiseksi intensiivikurssiksi asiakirjahallinnon ja kirjaamotyön jokapäiväiseen arkeen. Kesäkuun loppu ja erityisesti heinäkuun alkuviikot ovat näköjään jopa kirjaamossa jokseenkin rauhallista aikaa – ainakin eri tahojen yhteydenotoissa ja tiedusteluissa mitattuna. Tästä huolimatta työt eivät kirjaamossa kuitenkaan lopu kesälläkään (kuten ei myöskään arkistossa), vaan esimieheni sanoja lainatakseni ”Aina on vaan jotakin…aina.” Mielestäni tällainen n. kuukauden mittainen ja suhteellisen hidastempoinen suvantovaihe on kuitenkin täydellinen aika alan tuoreelle harjoittelijalle tutustua ja perehtyä syvemmin asiakirjahallinnon ja kirjaamotyön arkeen. Alkukesän hektisempinä aikoina kaikilta osin jopa hyödylliseksi todetulle harjoittelijalle tuntui ajoittain olevan suhteellisen vaikeaa löytää aikaa opastukseen ja neuvontaan kirjaamon toimekkaassa arjessa. Sen sijaan nyt, kun suurin osa hallinnon työntekijöistä on siirtynyt kesälaitumille, eikä pytinkiä ole harjoittelijan lisäksi pitämässä pystössä kuin korkeintaan muutama vakituinen työntekijä (viime viikolla olimme kirjaajan kanssa kaksin koko hallintokäytävällä), aikaa kirjaamon työprosessien ja -tehtävien tarkasteluun sekä niihin perehtymiseen löytyy kaksin verroin enemmän. Lisäksi olen ilokseni voinut huomata, että tällainen kirjaamoharjoittelija on vakituisten työntekijöiden keskuudessa harjoittelun kuluessa todettu  jopa erittäin hyödylliseksi ja tarpeelliseksi. Harjoitteluorganisaatiossani on vuosittain töissä useitakin korkeakouluharjoittelijoita, mutta asiakirjahallinnon ja arkistonhoidon puolella olen kuulemani mukaan ensimmäinen laatuaan. Tästä syystä on toki erityisen mukavaa voida osoittaa olevansa hyödyllinen lisä organisaation työtiimissä – vaikkakin valitettavasti väliaikainen sellainen. Erityisen raukeina kesäpäivinä on kirjaamossa jopa ehditty viettää muutama minuutti keskustellen alan kouluksesta, vakituisen työntekijän näkemyseroista alan opiskelijan vastaaviin verrattuna – sekä ennen kaikkea alan kehitystarpeista (joka on sekä minulle harjoittelijana, että samanhenkiselle kirjaaja-kollegalle erittäin hedelmällinen keskustelunaihe). Lisäksi käytännön työn ohessa on mielenkiintoista tehdä havaintoja nykyisten käytäntöjen toimivuudesta (tai toimimattomuudesta) ja keskustella niistä talon vakituisen henkilöstön kanssa. Uutuuden intoa ja tarmoa puhkuvalle harjoittelijalle on vain ajoittain vaikeaa hyväksyä muutoksen aikaansaamisen hitaus, joka mitä ilmeisemmin vaivaa kaikkia suurempia ja monitahoisia toimijoita kattavia organisaatioita. Vakituinen työntekijäkaarti osaa jo suhtautua siihen, että asiat ottavat oman aikansa, eikä prosessin nopeuttaminen ole koskaan yhden työntekijän käsissä. (Itse en suostu kuitenkaan nielemään tätä vielä, sillä alan kehitysmahdollisuudet ovat minua eteenpäin ajava voima. En myöskään usko lammasmaisen alistuvaan ajattelutapaan asioissa, joiden kehityksen eteenpäin viemisessä haluasin ehdottomasti olla mukana. Roomaa ei toki rakenettu päivässä – mutta rakennustyöt olisivat varmasti kestäneet 10 kertaa kauemmin, ellei joku motivoitunut kiihkomieli olisi asettanut tavoitteekseen urakan loppuun saattamista juuri tuossa absurdissa ajassa.)

Kirjaamon arki on konkretisoinut minulle asiakirjahallinnon todellista olemusta paljon merkityksellisemmällä tavalla, kuin mitä oppikirjojen ja kurssiluentojen kautta olen alasta lukenut. Sama pätee myös arkistonhoitoon (vaikka koenkin tässä varmasti olevan suurta vaihtelua eri tyyppisten arkistojen välillä). Käytännön työn kautta saamani näkökulman perusteella koen myös ymmärtäväni ja omaksuvani paljon enemmän alan oppikirjoista kuin aikaisemmin, jolloin minulla ei vielä ollut minkäänlaista kontaktia käytännön työhön. Luen parhaillaan Hämeenlinnan maakunta-arkiston (käsittääkseni entisen) johtajan ja kumppaneiden kirjoittamaa arkistotoimen ja asiakirjahallinnon oppikirjaa (vuodelta 2006), johon olen yllätyksekseni törmännyt vasta yliopisto-opintoihin kuuluvien kurssien ulkopuolella (muistaakseni teoksesta on ohimennen mainittu muutamilla kursseilla, mutta kurssisuoritusvaatimuksiin kyseinen teos ei ainakaan toistaiseksi suorittamillani kursseilla ole kuulunut). Kyseessä on arkistolaitoksen tuottama teos, joka on mielestäni erityisesti alan opiskelijoiden kannalta katsottuna julkaistu erittäin esimerkillisellä tavalla – sähköisessä muodossa.  Joka tapauksessa asia on joko niin, että teos todella on erittäin hyvä, kattava ja selkokielinen alan perusteos – tai harjoittelusta saamani käytännön tuntuman ansiosta teoksessa käsiteltävät asiat saavat tätä nykyä mielessäni paljon syvempiä merkityksiä, kun voin viimein todella yhdistää teoreettiset asiat käytännön kokemuksiin. Uskoakseni molemmat vaihtoehdot pitävät aika hyvin paikkansa, joten voin ehdottomasti suositella kyseistä teosta erityisesti kaikille alan opiskelijoille (jo pelkästään siitäkin syystä, ettei suomenkielistä alan kirjallisuutta ole kahmalokaupalla saatavilla muutenkaan) – kenties teosta olisi syytä suositella hankittavaksi alan opiskelijoiden kirjahyllyihin (tai virtuaaliseen sellaiseen): Jari Lybeck et al. ”Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti” – Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja Luonnollisesti voin näillä puheilla suositella myös alan organisaatiossa suoritettavaa työharjoittelua kaikille alan opiskelijoille – mieluusti vielä suhteellisen varhaisessa vaiheessa opintoja, jotta harjoittelusta saatuja kokemuksia voisi myöhemmin suhteuttaa vielä opintojen teoreettiseen sisältöön. (Toisaalta liian aikainen harjoitteluajankohta ei varmasti olisi riittävän hedelmällinen opiskelijalle, joka ei vielä kunnolla tunne edes alan teoreettista perustaa.)

Millaisiin työtehtäviin olen sitten kirjaamossa saanut viimeisen kolmen viikon kuluessa  tutustua? Kirjaamotyö on ollut minulle kaikin tavoin uuden oppimista – joskin Tweb-asianhallintajärjestelmään olen saanut tilaisuuden tutustua jo eräällä informaatiotutkimuksen opintojen ammatillisella kurssillamme. Tweb onkin osoittautunut harjoitteluorganisaatiossani erittäin keskeiseksi työvälineeksi. Työtehtäviini on kuulunut mitä erilaisempien asioiden ja asiakirjojen kirjaamista järjestelmään (mm. tehtävän täytöt, hakemukset, päätökset, oikaisupyynnöt, tarjoukset, sopimukset yms.) Lisäksi olen jonkin verran tutustunut myös kirjaamon asiakaspalveluun ja tietopalveluun liittyviin tehtäviin – yllättäen myös englannin kielellä (aiempi kandin tutkintoni osoittautui siis jo ensi metreillä tässäkin suhteessa hyödylliseksi). Toisen viikon ohjelmaan liittyi myös ei-valituille hakijoille ilmoittamista yms. tehtävän täyttöprosesseihin liittyviä mekaanisia työtehtäviä. Kirjaamossa on tämän lisäksi käsitelty myös organisaatioon saapuva posti (erityisesti epäselvä sellainen). Varsin nopeasti  olenkin oppinut huomaamaan, että kirjaamotyöntekijälle on erinomaisen tärkeää kyky hallita laajoja kokonaisuuksia, suhtautua luontevasti eri sidosryhmien/muiden tahojen/yksiköiden kanssa toimimiseen sekä tietynlainen kiireen ja erilaisten keskeytysten sietokyky. Ilman organisaation, sen toimintaprosessien ja organisaatiossa työskentelevien eri henkilöiden perinpohjaista tuntemusta kirjaamon työ on hyvin vaikeaa – jopa mahdotonta. Tästä syystä harjoittelija, jolta luonnollisesti puuttuu kaikki tämä syväluotaava tietoaines, tuntee itsensä alkuun tuskallisenkin kädettömäksi ja kyvyttömäksi. Tällaisessa tilanteessa on olennaista osata kysyä, mutta monipuoliset tiedonhankintataidot (yksi informaatiotutkimuksen pääsuuntauksista) ovat erittäin tärkeässä osassa myös tässä työssä. (Ja tässäkin kohtaa voitaisiin taas päivitellä, mitä olisikaan tiedonhankinta – saati koko yhteiskuntamme ja sen hallinnolliset prosessit nykypäivänä ilman tietokoneita, internettiä ja intranettejä. Varmasti tuolloin elettäisiin edelleen mm. käsidiaarien maailmassa, joka muuten on yhä edelleen joiltain osin osa vielä nykypäivänkin kirjaamotyötä – huomaan ma.)

Ensi viikolla olenkin kirjaamossa sitten yksin. Hallintokäytävä on edelleen typötyhjä, lukuun ottamatta esimiestäni ja yhtä sihteeriä. But, I’m totally ready – I’m planning on building ”the Rome”, in one week only!