Kenen takia sitä työtä tehdään?

Olen viime viikkoina yrittänyt kartoittaa graduni tutkimuskysymystä sekä empiirisen tutkimuksen lähestymistapaa. Tähän liittyen olen tehnyt taustatutkimusta tapausorganisaatiossa vallalla olevista mielipiteistä (sähköistä) asiakirjahallintaa ja arkistonmudostusta kohtaan sekä yrittänyt muutenkin kartoittaa (ensisijaisesti itseäni varten), millainen asiakirjahallinnallinen ja arkistonmuodostuksellinen historia organisaatiolla on takanaan. Se, että työskentelen itse samaisen organisaation riveissä auttaa kyllä huomattavasti asioiden hahmottamista, sillä ihan jokainen työpäivä tuo asioihin uusia näkökulmia.

Vasta hiljattain tajuntaani on alkanut todella iskostua, miten erilaiset näkemykset organisaation eri tasojen työntekijöillä voi ollakaan asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen tarpeellisuudesta ja käytännön toteuttamisesta. Luonnollisesti eri yksiköiden työntekijöillä on asioista eriäviä näkemyksiä, mutta oma yksikköni tuntuu ainakin olevan jokseenkin eri mieltä yleishallinnon ihmisten kanssa siitä, miten asiakirjahallintaa ja arkistonmuodostusta pitäisi toteuttaa – molemmilla ovat toki omat intressinsä etusijalla. Tämänhetkinen tilanne tuntuu kuitenkin erityisesti asianhallintajärjestelmään liittyen olevan tämä:

  1. Yleishallinnossa halutaan, että asianhallintajärjestelmää käytetään yksikkölähtöisesti, jotta järjestelmä voitaisiin nähdä nimenomaan yksikköjen oman toiminnan toteuttamisen työkaluna. Yleishallinnon rooli järjestelmän suhteen olisi ideaalitilassa nimensä mukaisesti ”yleishallinnoiva” – ts. valvojan rooli, höystettynä asioiden yleisellä ohjeistamisella, koulutuksella ja kehittämisellä. Asianhallintajärjestelmään dokumentoitaisiin rutiininomaisesti yksiköiden toimintaprosessit, ja järjestelmä olisi pääasiallinen työkalu kaikessa yksiköiden asioiden asiakirjahallinnallisella tasolla tapahtuvassa toiminnassa.
  2. Yksikössä ei asianhallintajärjestelmää haluttaisi kuitenkaan käyttää laisinkaan. Järjestelmä nähdään pikemminkin ylimääräisenä työtehtävänä, johon joudutaan minimaalisessa määrin panostamaan, koska yleishallinto velvoittaa tätä ja tarvitsee järjestelmää omaan työskentelyynsä. Mikäli yksikkö saisi päättää, voitaisiin järjestelmästä luopua vaikka kokonaan, sillä yksikön omat perinteiset ja totutut tavat hoitaa asioita toimivat heidän lähtökohdistaan katsottuna paremmin.

Toisin sanoen: Yleishallinnossa halutaan, että järjestelmää käytetään yksikkölähtöisesti. Yksikössä halutaan käyttää järjestelmää korkeintaan yleishallintolähtöisesti (mieluiten ei ollenkaan).

Lisäksi kuviossa pyörivät mukana muun muassa seuraavat realiteetit:

  1. Nykyisellään käytössä oleva asianhallintajärjestelmä on käytettävyydeltään jokseenkin epäystävällinen, mikä onnistuu jossain määrin myös karkoittamaan käyttäjiä.
  2. Järjestelmän käyttöön ei ole missään vaiheessa luotu selvää pakotetta (ts. virallista tähän velvoittavaa päätöstä ei ole tehty).
  3. Asianhallintajärjestelmän käyttöön ja tehokkaaseen arkistonmuodostukseen liittyvään aktiiviseen ohjeistukseen/koulutukseen/tiedotteisiin ei ole viime aikoina organisaatiossa panostettu. Jatkuva ja näkyvä koulutus puuttuu.
  4. Työntekijöiden vaihtuvuus vaivaa aktiivisen järjestelmän käyttöasteen ylläpitämistä.
  5. Organisaatiossa on käytössä monia muita (vakiintuneempia) tapoja/tiedotuskanavia, joiden avulla asioita hoidetaan ja käsitellään: organisaation intra, foorumiympäristöt, sähköpostilistat, jaetut kovalevyt, paperimuotoiset prosessit. Nämä keinot jättävät asianhallintajärjestelmän varjoonsa.
  6. Organisaatiokulttuurissa on vallalla tietynlainen akateemisen vapauden ajattelutapa niin hallintoa kuin organisaation koko toimintaakin kohtaan. Tällainen kulttuuri vaalii ajatustapaa, jonka mukaan ehdottomia velvoitteita ei ole, jos asiat on totuttu hoitamaan tietyllä tavalla (etenkin, jos virallisia velvoitteita ei ole annettu).
  7. Asiakirjahallinta ja arkistonmuodostus halutaan tyypillisesti hoitaa omilla totutuilla tavoilla ja siltä osin, kuin sille jää aikaa tai muita resursseja. Koko organisaation tapaa ei yleensä pidetä yksittäiselle yksikölle kaikkein optimaalisimpana tapana toimia.

Kahden tason haasteet:

  1. Kuinka saataisiin aktivoitua yksiköitä ymmärtämään, että asianhallinta, asianhallintajärjestelmä ja arkistonmuodostus halutaan kaikki toteuttaa, jollei nyt yksiköiden ehdoilla, niin ainakin yksiköiden tarpeita ajatellen? Kuinka saataisiin yksiköt innostumaan koko organisaation yhteisestä projektista, jossa asianhallintajärjestelmästä luotaisiin aidosti toimiva ja aktiivinen työkalu osaksi jokaisen yksikön toimintaa? (Tällä saavutettaisiin mm. yhtenäisyyttä kaikkien yksiköiden toimintaan ja varmuutta prosessien hoitoon sekä koko organisaation toimintaan; vähennettäisiin kaksinkertaisen työn tekemistä; vähennettäisiin erilaisten käytössä olevien järjestelmien lukumäärää; edistettäisiin tiedonkulkua ja suoraviivoitettaisiin hallinnon toteuttamista.)
  2. Kuinka saataisiin paremmin viestitettyä yleishallinnolle, ettei nykyinen asianhallintajärjestelmä palvele riittävällä tavalla yksiköiden erilaisia tarpeita? Kuinka saataisiin kehitettyä järjestelmää suoraviivaisemmaksi, selkeämmäksi, toimivammaksi ja joustavammaksi? Kuinka saataisiin järjestettyä tehokasta ja jatkuvaa koulutusta järjestelmän käyttöön? Kuinka saataisiin paremmin alleviivattua niitä hyötyjä, joita järjestelmän käyttäminen toisi yksiköille? Olisiko eri järjestelmien välille mahdollista saada lisää yhteentoimivuutta (ts. linkittää järjestelmiä yhteen ja luoda niiden välille keskusteluyhteys)? Saataisiinko asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen toteuttamiselle selkeät rajaviivat, maallikko-ohjeet ja viralliset velvoitteet? Saataisiinko ylipäätään koko organisaation yhtenäisen asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen hyödyt suhteutettua kouriintuntuvalla tavalla kaikkien yksiköiden käytännön työhön?

Moi, MoReq2010. Miten menee?

Osallistuin syksyllä 2011 informaatiotutkimuksen opintoihin vapaaehtoisena opintojaksona kuuluvalle MoReq2010-kurssille – vaikka olin tuolloin erittäin tuore tulokas informaatiotutkimuksen (ja sitä myöten myös asiakirjahallinnan) opintojen parissa. Tuon syksyn jälkeen en ole suonut kovinkaan montaa ajatusta MoReq2010-määritykselle (Modular Requirements for Records Systems).

[Info: Kyseessä on siis DLM Forumin kehittämä asiakirjahallintajärjestelmien optimaaliseen toimivuuteen tähtäävä määritys, jonka tarkoituksena on tarjota yhtenäiset ohjeet modulaarisiin toimintoihin perustuvan asianhallinnan ja asiakirjajärjestelmän kehittämiselle. MoReq2010 on siis ulkomainen (Euroopan komission sponssaama) määritys, jonka suomalaisena vastineena voidaan periaatteessa pitää Sähke2-määritystä.]

MoReq2010-opintojaksollamme perehdyttiin sekä Sähke2-määritykseen että MoReq2010:een – ja itse henkilökohtaisesti kuulin molemmista ensi kertaa vasta tuolla kyseisellä kurssilla. Näin jälkeenpäin voin vain miettiä, kuinka edes uskaltauduin ilmoittautumaan ”Asiakirjahallinnan ammatillinen projekti” -kurssille täysin nollatason lähtökohdista aloittavana. Kurssimme ohjaajan näkökulmasta ryhmämme kokonaistyöpanos jäi varmasti odotettua laihemmaksi, sillä ryhmän jäsenistä käsittääkseni vain yhdellä opiskelijalla oli edes kohtuullinen määrä kokemusta asiakirjahallinnan opinnoista ja käytännön työtehtävistä. Itse koin kurssin silti oman kehittymiseni kannalta erittäin intensiiviseksi ja hyödylliseksi. Toisin sanoen, vaikkei muu ryhmä tai kurssin ohjaaja ehkä suuremmin hyötynytkään kurssin kokonaistuotoksista, itse koen saaneeni paljon. Sähke2 osoittautui mielestäni MoReq2010:een verrattuna todelliseksi ”nysäksi” ja varsin suppeaksi yleismääritykseksi. MoReq2010:een kohdennettu työpanos oli selkeästi eri sfääreissä kuin Sähke2:n ja modulaarisuuden joustavuus vaikutti varsin hyvältä idealta. Valitettavasti MoReq2010 on esittäytynyt asiakirjahallinnan alalle niin myöhäisessä vaiheessa, että ainakin Suomessa Sähke2:n jalansija on jo sen verran vankka, ettei MoReq2010:n integroimiseen varmasti ryhdytä tuosta vain, iltapuhteina.  Voitaisiinko Sähke2:sta kuitenkin muokata MoReq2010:n suuntaan ja risteyttää molempien parhaat puolet keskenään, mikäli MoReq saavuttaisi todellista hyväksyntää asiakirjahallinnan alalla?

*****

Kurssin aikana tutustuin erityisesti MoReq2010-määrityksen elinkaarimalliin liittyviin asioihin, ja kurssin puolivälin paikkeilla otin myös kontolleni määrityksen johdanto-osion kääntämisen suomen kielelle. Tämän ansiosta uskon saaneeni jopa muita kurssilaisia jonkin verran laajemman kokonaiskuvan koko MoReq2010:stä, sillä lähempi tutustuminen määrityksen elinkaarimallista kertovaan päälukuun sekä tarkkuutta vaativa johdantoluvun käännöstyö takasivat sen, että MoReq2010-määrityksen perimmäiseen ideaan tutustuminen oli välttämätöntä. Jo käännöksen onnistuminen vaati tavanomaista suurempaa perehtymistä määrityksen sisältöön. Kurssin päättyessä käännös itsessään oli toki vielä kaukana täydellisestä eikä itse määrityksenkään syvällinen ymmärtäminen ollut vielä kaikilta osin hallussa, mutta kattava kokonaiskuva asioista oli ehdottomasti jo kasassa.

Muistan kurssin aikana kaivanneeni epätoivoisesti käytännön kokemusta mm. asianhallintajärjestelmistä. (Tuohon mennessä en ollut myöskään eläessäni nähnyt saati käyttänyt ainuttakaan asianhallintajärjestelmää.) Järjestelmien toimivuuden teoretisoiminen ja MoReq2010:n tarjoaman ”uuden modulaarisen näkökulman”analysoiminen olivat ajoittain erittäinkin korkealentoisia aiheita täysin kokemattomalle noviisille, joka n. puoli vuotta takaperin oli vielä keskittynyt analysoimaan yksinomaan Mary Wollstonecraftin identiteettien koostumista ja muuntumista tämän 1800-luvun skandinaaviseen ympäristöön sijoittuvan matkakertomuksen (”travelogue”) rivien välistä (ts. kandidaatin tutkielman aihe poikkesi siis melkoisesti asiakirjahallinnan ympyröistä).

*****

Miksi mietin näitä nyt?
Syitä on kaksi:

A) Gradua työstäessäni olen alkanut pohtia, kuinka pitkälle olen oikeastaan päässyt puolessatoista vuodessa informaatiotutkimuksen opintojen saralla. Kyseessä on ollut melkoinen intensiivikurssi (eikä se toki ole vielä lähellekään ohitse). Gradun valmistuttua saan todellisen varmistuksen siitä, kuinka tehokkaasti olen onnistunut omaksumaan asiakirjahallinnan alan teoreettista puolta ja kuinka helposti entinen englantilaisen filologian opiskelija on onnistunut ”vaihtamaan uskontoaan”. Gradun työstövaiheessa herää tietysti mieleen kysymys myös siitä, onko kaikki oppiminen tapahtunut liian nopeasti. Onko oppiminen ollut ylipäätään tehokasta näin nopeassa tahdissa? Osaanko tarpeeksi, että saisin edes aikaan laadukasta gradua? Ja entä itse MoReq2010-kurssi: kuinka paljon enemmän minulla olisikaan annettavaa kurssille nyt, tänä päivänä – 116 INFIM-opintopisteen ja käytännön kirjaamo- ja arkistoharjoittelun jälkeen? Kuinka paljon enemmän olisin itse saanut irti kyseiseltä kurssilta, jos olisin tuolloin osannut näinkin ”paljon”? Olisin ainakin osannut tehdä paremman johdantoluvun käännöksen, jollen muuta.

B) Annoin MoReq2010-kurssin päätteeksi ohjaajallemme luvan käyttää valmista käännöstäni ”MoReq-porukan tulevassa työssä”. Se, millaiseen tarkoitukseen käännökseni on lopulta päätynyt (tai onko ylipäätään), on jäänyt minulle mysteeriksi. Toivon mukaan käännöksestä on ollut hyötyä seuraaville määrityksen idean työstäjille (joskin toivon, ettei käännöstäni ole hyödynnetty copyright-periaatteen sijaan copyleft-mentaliteetilla). Kuten aiemmin totesin, kurssimme päättymisen jälkeen en ole juurikaan ajatellut MoReq2010-määritystä – mutten toisaalta ole myöskään kuullut mitään uutta siihen liittyen. ”Mitä sitten tapahtui?” -kysymys onkin hiljalleen alkanut nostaa päätään. Missä menee MoReq2010 tällä hetkellä – erityisesti täällä Suomessa? Onko MoReq2010:n analyysia jatkettu enää täällä meillä (eikai asian pohtiminen sentään jäänyt pelkästään meidän opiskelijoiden 2011-vuoden kurssin työpanoksen varaan)? (MoReq-työryhmän viimeaikaiset päivitykset esim. kyseisen määrityksen käännöstilanteesta eivät suo uteliaalle paljoakaan lisäinformaatiota.) Onko MoReq2010 siis kuollut ja kuopattu kaikessa hiljaisuudessa?

Mistä gradu? (3.)

Kesä (ja sitä myöten myös kirjaamo-/arkistoharjoitteluni) on hupenemassa uskomattoman nopeaa tahtia – pian on enää kuukausi harjoitteluaikaa jäljellä. Kesän edetessä kohti syksyä lähestyvät samalla myös tulevan lukuvuoden opinnot (jotka allekirjoittaneen kohdalla pitävät sisällään lähes yksinomaan gradun parissa ahertamista). ”Mistä gradu?” -kysymys alkaa siis tulla aina vain ajankohtaisemmaksi. Tähän mennessä kirjaamo- ja arkistotyöskentelyn arkipäiväiset rutiinit ovat mielestäni suhteellisen kokonaisvaltaisella tavalla ehtineet selkiytyä harjoittelussani, mutta prosessien syvällisen tuntemuksen pohjalta kumpuavat näkemykset alan mielenkiintoisista ongelmakohdista ja kehittämishaasteista vaatisivat varmasti vielä pidempää työharjoittelurupeamaa ennen kuin useampia sellaisia nousisi polttavina kielen päälle. Tokihan harjoittelijalle ehtii muodostaa monenlaisia (isompia ja suurempia) mielipiteitä erilaisista asioista harjoittelun aikana, mutta ”Mistä gradu?” -kysymys ei kuitenkaan ole laajuutensa vuoksi niitä helpoimpia – etenkään, jos tavoitteena on turhankin kunnianhimoisesti kehitellä täydellisyyttä hipovan inspiroiva ja suurta uutuusarvoa omaava graduaihe. Realistina kuitenkin käsitän, ettei täydellisen tutkimusaiheen mieleen pulpahtamista voi toiveikkaana odotella liian pitkiä aikoja (a watched kettle never boils, so to speak), vaan olennaista olisi itse osoittaa harrastuneisuutta alaa kohtaan ja tehdä aktiivista alustavaa tutkimustyötä inspiroivien aiheiden kartoittamiseksi. Heinäkuuta on kuitenkin vielä jäljellä, mistä syystä allekirjoittaneella on vielä laatimansa aikataulun puitteissa varaa ottaa rauhallisesti ja vain satunnaisesti pyöritellä mielen päällä sekä mahdollisia että niitä vähemmän mahdollisia graduaiheita impulssinomaisten ideoiden tasolla. (Elokuussa olisi tarkoitus aloittaa sitten systemaattisemmat tutkimusretket graduaiheviidakossa.)

Pohdiskellessani mahdollisia aiheita, tulin ajatelleeksi ideointiin liittyvää ajatusprosessia aiempaa analyyttisemmin. Kenties inspiroivan aiheen valintaa ei tulisi ajatella niinkään perinteisenä ”aiheen valintana”, vaan olennaista olisi kenties kysyä ”mistä haluaisin itse tietää lisää?” tai ”mitä kokonaisuutta en ymmärrä ja miksi?” Ainakin omasta mielestäni ne kaikkein vaikeimmat ja hankalimmin hahmotettavat aihekokonaisuudet tarjoavat mielenkiintoisia lähtökohtia potentiaalisten tutkimusaiheiden ideointiin. Lisäksi yleensä omat hankaluudet aiheen/kokonaisuuden hahmottamisesta usein kielivät siitä, että ongelma saattaisi suurella todennäköisyydellä olla sama (ellei jopa haastavampi) myös muille ulkopuolisille tahoille (esim. asianhallintajärjestelmien käyttäjät/arkistojen asiakkaat yms.) Seuraavana siis muutamia itseäni mietityttäviä/mietityttäneitä asioita, joista haluaisin joka tapauksessa ainakin tietää lisää (sellaisenaan ko. mietelmistä tuskin olisikaan gradun aiheiksi, ja ehkä niin onkin parempi):

Miten nykyajan Google-sukupolven edustajat sopeutuvat paperiarkistojen ”manuaaliseen” maailmaan? Kuinka orpo olo sähköisiin tietokantoihin ja erilaisten hakukoneiden käyttöön tottuneella ikäpolvella on perinteisissä paperiarkistoissa tänä päivänä – saati tulevaisuudessa? Asia varmasti kulminoituu entisestään arkistojen asiakkaiden kohdalla, ei välttämättä niinkään arkistoammattilaisella, jolla on kokemusta ja näkemystä arkistoista. Toisin sanoen, mikäli arkistojen asiakkailla on tiedonhaullisia hankaluuksia jo nykypäivänäkin, millainen on tulevaisuuden arkistojen asiakas? Entä millaisia olisivat Google-sukupolven kehittämät arkistot? Todennäköisesti ainakin täysin sähköisiä, mutta voidaanko sähköiseen ulottuvuuteen ikinä luottaa siinä määrin, että se voitaisiin hallita täysin ja siten luokitella arkistokelpoiseksi ulottuvuudeksi?

Mitä Tweb ja muut asianhallintajärjestelmät ovat arkistojen kannalta esim. 20 vuoden päästä? Millainen tietomäärä on varastoitu näihin järjestelmiin, ja onko se enää lähimainkaan hallinnassa? Esimerkiksi Tweb ei osaa automaattisesti hallinnoida sopimusasiakirjojen tilaa (voimassa/päättynyt) edes järjestelmään valmiiksi syötettyjen voimassaoloaikojen avulla, vaan sopimuksen tilan päivittäminen on käyttäjän vastuulla. Omassa harjoittelupaikassani pelkästään järjestelmään tallennettujen sopimusten voimassaoloaikojen manuaalinen hallinnointi olisi jo nyt loputon päivittämisurakka – miten onkaan vielä tulevaisuudessa kun sopimuksia on järjestelmässä kenties satojen sijaan tuhansia? (Ja tässä siis kyse pelkästään sopimuksista ja vain yhdestä niihin liittyvistä metaelementeistä.) Sähköisillä järjestelmillä saavutetaan varmasti korvaamattomia tiedonhaullisia hyötyjä, mutta millä tavoin hallitaan näitä sähköisessä muodossa olevia tietomääriä ja niiden metatietoja – vai hallitaanko? Tuleeko automaatio tässäkin lopulta avuksi – vai kuinka sokeasti sen varaan uskallettaisiin heittäytyä? Kerääntyykö sähköistä tieto- ja asiakirja-aineistoa järjestelmiin loputtomasti muistikapasiteettien alati kehittyessä laajemmiksi ja laajemmiksi? Tuleeko raja koskaan vastaan – mitä jos / mitä jos ei? Entä pitäisikö tulevaisuuden (ja jo nykyisyydenkin) valtaisassa tietoavaruudessa arkistoida jo esimerkiksi hakutermejä tms. tietoainesta, jotta ”reitit” tiedon luokse voitaisiin sähköisessä ulottuvuudessa säilyttää? (Sillä miten käy tiedolle, jonka löytämiseksi ei enää muisteta oikeita hakutermejä, kansiopolkuja tai asiasanoja?)

***

Lopuksi: Kuinka vakava ongelma ovat kaksi kuollutta, arkistoasiakirjojen väliin arkistoitunutta sokeritoukkaa? Onko kyseessä vain sattumien summa (ja otukset ovat tavalla tai toisella kulkeutuneet aineistojen mukana arkistoon) vai onko pikemminkin niin, että where there’s one, there will be more? Itse haluaisin päättäväisesti uskoa ensin mainittuun vaihtoehtoon, (ainakin kunnes toisin todistetaan, mikäli arkistosta löytyy vielä elävä yksilö). (Huom. Graduasioihinhan nämä loppukaneetit eivät toki liity millään tavoin, mikäli joku kiinnitti tähän huomionsa!)