Oman profession arvonmääritystä?

Kuinka sitä pitäisi tulevaisuudessa arvottaa omaa työtään suhteessa tiedonhaun ammattilaisiin?

  • Ovatko asiakirjahallinnan ja arkistoalan ihmiset niitä ”pahnan pohjimmaisia”, jotka tuottavat informaation sopivan kokoisiksi, muotoisiksi ja rakenteen omaaviksi kokonaisuuksiksi, joita sitten itse tiedonhaun ammattilaiset saavat alkaa työstämään ja testaamaan tosielämän tiedonhaullisissa tarkoituksissa?
  • Vai, ovatko tietämättömät tiedonhaun ihmiset niitä ainaisia kysyjiä, vailla vastauksia, joille itse asiakirjahallinnan ja arkistoalan ammattilaiset armollisesti tarjoavat vastauksia, taitavasti organisoitujen tiedonlähteiden muodossa?

Kumpi sakki vetää pidemmän korren? (Perinteisesti varmasti nuo tiedonhaun porukat – but is that necessarily the right way to look at it?)

Mainokset

2013 – mitähän tästäkin tulee?

Välillä aika kuluu äärettömän nopeasti (toisinaan taas hitaasti). Arvelisin, että tämä alkava vuosi tulee kiitämään ohi yhdessä vilauksessa – pelottava ajatus. En ole taikauskoinen, mutta vuosi -13 ei jostain syystä kuulosta lupaavalta. Pitänee vain päättää toisin. Tavoitteita, tehtäviä, muutoksia ja uusia haasteita on ainakin  jo nyt kasautunut tälle vuodelle varsin runsaasti:

  • kirjaston työharjoittelu on päättynyt
  • uusi määräaikainen työtehtävä alkanut Informaatiotieteiden yksikön riveissä
  • pitkäaikaisempi (mutta satunnaista työpanosta vaativa) käännösprojekti harkinnassa
  • graduprojektin oma tavoitteellinen valmistumisaika: kevät 2013 (oma ehdoton takaraja heinäkuu-elokuu 2013)
  • maisteriopinnoista valmistuminen syksyyn 2013 mennessä
  • ja kaikki onkin sitten täysin avoinna syksystä 2013 eteenpäin – kalenteri tyhjänä, opinnot lopussa, työsuhde päättynyt. Minnekähän sitä lähtisi tai mitä tekisi? Jäänee nähtäväksi.

Tämän hetken tilanne on kuitenkin se, että kalenterin täyttää suhteellisen tehokkaasti osa-aikainen yksikön ”jokapaikanhöylätyypin” pesti ja viime syksyltä aloitettu graduprojekti (jonka eteneminen on ollut liian vapauttavan joululoman jäljiltä aikalailla jäissä). Olen pohtinut, että nyt olisi syytä laatia viikoittainen aikataulu gradun teoriaosuuden kirjoittamiselle. Tähän mennessä olen kirjoitellut lähes mielivaltaisessa järjestyksessä välillä yhtä alalukua ja toisinaan toista. Periaatteen tasolla olen kuitenkin ehdottomasti järjestelmällisyyttä vaaliva ihminen, joten prosessin hallittu eteneminen olisi tässäkin projektissa tavoitteena (vai olisiko elämä kaikkien tavoitteiden saavuttamisen jälkeen liian selkeää ja yksinkertaista?). Syksyn graduseminaareissa kehotettiin laatimaan alustava aikataulutus graduprosessille, mutta itse laatimaani aikatauluun en ole sen jälkeen palannut kuin kertaalleen syksyn kuluessa. Nyt lienee syytä aikatauluttaa kevät entistä tarkemmin (nythän koko prosessin etenemisestä on jo olemassa parempi käsitys kuin alkusyksystä). Teoriaosiot on kirjoitettava kasaan, empiirinen tutkimus suunniteltava yksityiskohtaisesti, tutkimuksen koekaniinit värvättävä (hyvissä ajoin) ja näiden mahdolliset ”varakaniinit” kartoitettava, tutkimuksen toteutusaikataulut sovittava, pari haastattelua lyötävä lukkoon, haastattelukysymykset tarkistettava ja täydennettävä, empiirinen tutkimus toteutettava, tutkimuksen tulokset kirjattava ja analysoitava, gradun empiirisen tutkimuksen osuus kirjoitettava, gradu viimeisteltävä, palautettava se, painatusasiat hoidettava ja kypsyysnäyte kirjotettava (mikä on mielestäni varsin naurettava osa koko yliopistomaailmaa: jos olet osannut kirjoittaa hyvää kieltä ja analyyttista ajattelukykyä osoittavan tutkielman, eikö riittävä kielitaito ja intellektuaalisuuden taso ole jo sitä kautta osoitettu – miksi täytyy järjestää vielä erillinen esseekoe, jossa näitä testataan vielä erikseen?)

Lisäksi opintorekisteristäni puuttuu vielä virallisesti 1 ainokainen opintopiste, joten ainakin sen verran kurssisuorituksia minun täytyy kevään kuluessa suorittaa.

Mitä tulee uuteen työsuhteeseeni, minulle tarjoutui yllättäen mahdollisuus saada jalkani oven väliin tänne oman yksikkömme puolelle, mistä olin erittäin innoissani. Pesti on kuitenkin määräaikainen (luonnollisesti), joten tilanteeseen ei pääse turhia tuudittautumaan. Kyseessä on kuitenkin loistava tilaisuus, josta aion parhaan kykyni mukaan ottaa kaiken irti. Yliopistomaailman hallinnollisten kiemuroiden selvittely ja prosessien pinnalla pitäminen on osoittautunut parin viikon työskentelyn jälkeen erittäin mielenkiintoiseksi. Lisäksi on kiinnostavaa oppia tuntemaan yliopistomaailman eri tasoja, sillä jokaisella tasolla ihmisten suhtautuminen koko instituutioon ja sen toimintaan on varsin erilaista. Itse olen sitten siitä onnekkaassa asemassa, että olen päässyt kokeilemaan vähän jokaisella tasolla mukana olemista: opiskelija, yksikön työntekijä, johtoporras. Opetushenkilökunnan tasolla olemista en toki ole kokeillut, mutta jo sivusta seuraamalla olen saanut selkeän käsityksen siitä, että myös heillä on omanlaisensa suhtautuminen yliopistomaailmaan.

Asiakirjahallinnan ja arkistoalan opiskelijan näkemys alan käytännöistä yliopistomaailmassa olivat varsin idealistisia, teoreettisia ja osittain aika naivejakin. Itse kuvittelin, että yliopistomme asiakirjahallinto ja arkistonmuodostus olisivat suurelta osin erityisen korkeatasoista – opetetaanhan kyseisessä opinahjossa juuri tätä alaa. Todellisuudessa suutarin lapsella ei edelleenkään ole kenkiä (tai ainakaan massasta erottuvia, erityisen koreita sellaisia) – joskin on silti todettava, että käytännön toteutus toimii kuitenkin niin hyvin että asiat rullaavat eteenpäin ja pulju pysyy pystyssä. Uskoakseni tämä on juuri aivan riittävä toiminnan taso useimpien perus-rivityöntekijöiden mielestä, joilla ei ole omakohtaisesti erityisiä intohimoja ko. asiaan. Sehän toimii, kun se toimii – ja se riittää. Ihanan yksinkertaista. Toisinaan sitä ehkä itsekin kyseenalaistaa kaiken tämän asiakirjahallintaan ja arkistomaailmaan kiinteästi liittyvän täydellisyyden tavoittelun. Tarvitaanko sitä täydellisyyttä nyt niin ehdottomasti – etenkään, kun sen ”täydellisyyden tilan” määrittely on meille aina ongelmallista ja erilaisia eturistiriitoja täynnä? Taas toisaalta, jollei täydellisyyttä edes tavoitella, on todennäköistä, että asiat repsahtaisivat pahemman kerran huolenpidon puutteesta. Kun kissa on poissa niin hiiret hyppivät pöydällä.

Aloittaessani tässä uudessa työssäni olen saanut pariinkin kertaan (useammalta eri henkilöltä) kehotuksen esittää parannusehdotuksia (ja myöskin toteuttaa niitä), mikäli satun huomaamaan yksikkömme (ja koko yliopistonkin toiminnassa) epäkohtia tai epäjohdonmukaisuuksia, joihin minulla olisi tuoda uutta ja tuoretta näkökulmaa. Olen henkilökohtaisesti todella mielissäni siitä, että mahdollisille ehdotuksilleni oltaisiin jo etukäteen petaamassa näinkin positiivista asennetta. En kuitenkaan ole yleensä niitä ihmisiä, joille neronleimaukset putkahtavat päähän tuosta vaan yllättäen ja täysin spontaanisti (toisinaan toki näinkin on, muttei yleensä). Jos jään odottamaan sitä idean pinnalle pulpahtamista, saan odottaa maailman tappiin saakka. Etenkin tällaisten käytännön toimintaa ja toimintatapoihin liittyviä parannuksia täytyy kunnolla ryhtyä pohtimaan, jotta minkäänlaisia parannusehdotuksia olisi esittää. Onnekseni olen saanut tutustua sekä siihen johtoportaan työympäristöön että lähempänä käytännön arjen pyörittämistä olevan yksikön maailmaan, joten minulla on ehkä jonkinlainen käsitys siitä, millaisia muutoksia ko. organisaatiossa voitaisiin ylipäätään realistisesti ajatella toteutettavan. Yksikön tasolta voitaisiin ehkä spontaanisti ehdottaa ”eikö sitä AMS:ia voitaisi suunnitella uudelleen vähän paremmin”. Johtoportaan tasolla (etenkin nykyisten resurssien asettamissa rajoissa) tällainen ajatus olisi aika absurdi, jolloin todennäköisesti todettaisiin pikemminkin, että ”kyllä yksiköissä voidaan muokata toimintaa niin, että paperit saadaan AMS:n mukaiseen järjestykseen – valmis käsikirjoitushan on jo tarjolla”.

Ensimmäisen viikon aikana (kun yksinomaan johtoportaan näkemykset olivat koulineet harjaantumatonta mieltäni), ajattelin muutamassa kohdin yksikön toimintaan tutustuessani, että ”eihän tämän nyt näin pidä mennä”. Tiesin kuitenkin, etten todellisuudessa voi sanoa vielä yhtään mitään, ennen kuin tutustun kunnolla siihen, MIKSI yksikössä näin oikein tehdään. Jo toisen viikon lopulla olen huomannut sulautuneeni entistä paremmin sisälle yksikön toimintaan (vaikka olenkin silti edelleen varsin uusi siirrännäinen, joka on vasta hiljattain saatu tikattua paikalleen). Ymmärrän kuitenkin jo nyt (erityisesti oman työni kautta), miksi ne ”kopion kopion kopiot” voivat olla ihan käteviä, silloin kun sen tieto (joskus ihan pieni ja mitätön, kuten päivämäärä tms.) tarvitsisi kaivaa suht. nopeasti esille. Kyllähän se toimintaa sujuvoittaa, jos kopion kopion kopio on oman työhuoneen hyllyssä käden ulottuvilla eikä alkuperäiskappaleena organisaation omassa päätearkistossa, toisessa rakennuksessa ja tavoitettavissa vain päätearkistonhoitajan kautta sähköpostitse esimerkiksi tunnin tai parin (ehkä jopa päivän) viiveellä, jos hän on kiireinen tai estynyt.

Taas toisaalta tunnen edelleen hienoista ja itsepintaista vastenmielisyyttä ottaessani omin pikku kätösin niitä kopion kopion kopioita useammalle eri kollegalle ja kehotuksesta vielä varmuuden vuoksi myös työskentelykopiot minulle itselleni. Lisäksi skannaan asiakirjoista sähköiset kopiot, jotka lisätään useampaan eri resurssiin yksikön työntekijöille vapaasti tarjolle. Jos sähköinenkin kopio on tarjolla muutaman hiiren näppäimen painalluksella, mihin tarvitsen omaa paperikopiota ennen kuin (= jos) TODELLA tarvitsen sitä? Vastauksen voisin saada omasta eilisestä esimerkistäni, jossa heitin sähköisen kopion roskikseen ennen kuin huomasin tarvitsevani sitä vielä. Paperikopion saatoin kaivaa paperikoristani edelleenkin ja käydä skannaamassa sen uudelleen sähköiseen muotoon. Sen sijaan sähköinen kopio oli jo kadonnut sähköisen roskakorin pohjattomiin sähköisiin syövereihin, joista sen esiin kaivaminen olisi ollut minulle mahdotonta. (Jotten nyt tässä yhteydessä antaisi itsestäni täysin leväperäistä vaikutelmaa, todettakoon, että kyseessä oli suhteellisen triviaali asiakirja, jonka pois heittämisestä olisi aiheutunut pientä mielipahaa ja minimaalista lisätyötä vain minulle itselleni.) Tästä esimerkistä huolimatta, kopion kopion kopioille en ole vieläkään lämmennyt – ja toivon, ettei niin tulekaan käymään.

Toivoisin sen sijaan, että omaksuisin työssäni sopivassa suhteessa sekä johtoportaan että yksikön työntekijöiden näkemyksiä, jolloin voisin kenties keksiä molempia osapuolia tyydyttäviä ja oikeasti toimivia ja realistisia parannusehdotuksia yliopiston asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen toteutukseen. (Tämäkin jää nähtäväksi.)

Moi, MoReq2010. Miten menee?

Osallistuin syksyllä 2011 informaatiotutkimuksen opintoihin vapaaehtoisena opintojaksona kuuluvalle MoReq2010-kurssille – vaikka olin tuolloin erittäin tuore tulokas informaatiotutkimuksen (ja sitä myöten myös asiakirjahallinnan) opintojen parissa. Tuon syksyn jälkeen en ole suonut kovinkaan montaa ajatusta MoReq2010-määritykselle (Modular Requirements for Records Systems).

[Info: Kyseessä on siis DLM Forumin kehittämä asiakirjahallintajärjestelmien optimaaliseen toimivuuteen tähtäävä määritys, jonka tarkoituksena on tarjota yhtenäiset ohjeet modulaarisiin toimintoihin perustuvan asianhallinnan ja asiakirjajärjestelmän kehittämiselle. MoReq2010 on siis ulkomainen (Euroopan komission sponssaama) määritys, jonka suomalaisena vastineena voidaan periaatteessa pitää Sähke2-määritystä.]

MoReq2010-opintojaksollamme perehdyttiin sekä Sähke2-määritykseen että MoReq2010:een – ja itse henkilökohtaisesti kuulin molemmista ensi kertaa vasta tuolla kyseisellä kurssilla. Näin jälkeenpäin voin vain miettiä, kuinka edes uskaltauduin ilmoittautumaan ”Asiakirjahallinnan ammatillinen projekti” -kurssille täysin nollatason lähtökohdista aloittavana. Kurssimme ohjaajan näkökulmasta ryhmämme kokonaistyöpanos jäi varmasti odotettua laihemmaksi, sillä ryhmän jäsenistä käsittääkseni vain yhdellä opiskelijalla oli edes kohtuullinen määrä kokemusta asiakirjahallinnan opinnoista ja käytännön työtehtävistä. Itse koin kurssin silti oman kehittymiseni kannalta erittäin intensiiviseksi ja hyödylliseksi. Toisin sanoen, vaikkei muu ryhmä tai kurssin ohjaaja ehkä suuremmin hyötynytkään kurssin kokonaistuotoksista, itse koen saaneeni paljon. Sähke2 osoittautui mielestäni MoReq2010:een verrattuna todelliseksi ”nysäksi” ja varsin suppeaksi yleismääritykseksi. MoReq2010:een kohdennettu työpanos oli selkeästi eri sfääreissä kuin Sähke2:n ja modulaarisuuden joustavuus vaikutti varsin hyvältä idealta. Valitettavasti MoReq2010 on esittäytynyt asiakirjahallinnan alalle niin myöhäisessä vaiheessa, että ainakin Suomessa Sähke2:n jalansija on jo sen verran vankka, ettei MoReq2010:n integroimiseen varmasti ryhdytä tuosta vain, iltapuhteina.  Voitaisiinko Sähke2:sta kuitenkin muokata MoReq2010:n suuntaan ja risteyttää molempien parhaat puolet keskenään, mikäli MoReq saavuttaisi todellista hyväksyntää asiakirjahallinnan alalla?

*****

Kurssin aikana tutustuin erityisesti MoReq2010-määrityksen elinkaarimalliin liittyviin asioihin, ja kurssin puolivälin paikkeilla otin myös kontolleni määrityksen johdanto-osion kääntämisen suomen kielelle. Tämän ansiosta uskon saaneeni jopa muita kurssilaisia jonkin verran laajemman kokonaiskuvan koko MoReq2010:stä, sillä lähempi tutustuminen määrityksen elinkaarimallista kertovaan päälukuun sekä tarkkuutta vaativa johdantoluvun käännöstyö takasivat sen, että MoReq2010-määrityksen perimmäiseen ideaan tutustuminen oli välttämätöntä. Jo käännöksen onnistuminen vaati tavanomaista suurempaa perehtymistä määrityksen sisältöön. Kurssin päättyessä käännös itsessään oli toki vielä kaukana täydellisestä eikä itse määrityksenkään syvällinen ymmärtäminen ollut vielä kaikilta osin hallussa, mutta kattava kokonaiskuva asioista oli ehdottomasti jo kasassa.

Muistan kurssin aikana kaivanneeni epätoivoisesti käytännön kokemusta mm. asianhallintajärjestelmistä. (Tuohon mennessä en ollut myöskään eläessäni nähnyt saati käyttänyt ainuttakaan asianhallintajärjestelmää.) Järjestelmien toimivuuden teoretisoiminen ja MoReq2010:n tarjoaman ”uuden modulaarisen näkökulman”analysoiminen olivat ajoittain erittäinkin korkealentoisia aiheita täysin kokemattomalle noviisille, joka n. puoli vuotta takaperin oli vielä keskittynyt analysoimaan yksinomaan Mary Wollstonecraftin identiteettien koostumista ja muuntumista tämän 1800-luvun skandinaaviseen ympäristöön sijoittuvan matkakertomuksen (”travelogue”) rivien välistä (ts. kandidaatin tutkielman aihe poikkesi siis melkoisesti asiakirjahallinnan ympyröistä).

*****

Miksi mietin näitä nyt?
Syitä on kaksi:

A) Gradua työstäessäni olen alkanut pohtia, kuinka pitkälle olen oikeastaan päässyt puolessatoista vuodessa informaatiotutkimuksen opintojen saralla. Kyseessä on ollut melkoinen intensiivikurssi (eikä se toki ole vielä lähellekään ohitse). Gradun valmistuttua saan todellisen varmistuksen siitä, kuinka tehokkaasti olen onnistunut omaksumaan asiakirjahallinnan alan teoreettista puolta ja kuinka helposti entinen englantilaisen filologian opiskelija on onnistunut ”vaihtamaan uskontoaan”. Gradun työstövaiheessa herää tietysti mieleen kysymys myös siitä, onko kaikki oppiminen tapahtunut liian nopeasti. Onko oppiminen ollut ylipäätään tehokasta näin nopeassa tahdissa? Osaanko tarpeeksi, että saisin edes aikaan laadukasta gradua? Ja entä itse MoReq2010-kurssi: kuinka paljon enemmän minulla olisikaan annettavaa kurssille nyt, tänä päivänä – 116 INFIM-opintopisteen ja käytännön kirjaamo- ja arkistoharjoittelun jälkeen? Kuinka paljon enemmän olisin itse saanut irti kyseiseltä kurssilta, jos olisin tuolloin osannut näinkin ”paljon”? Olisin ainakin osannut tehdä paremman johdantoluvun käännöksen, jollen muuta.

B) Annoin MoReq2010-kurssin päätteeksi ohjaajallemme luvan käyttää valmista käännöstäni ”MoReq-porukan tulevassa työssä”. Se, millaiseen tarkoitukseen käännökseni on lopulta päätynyt (tai onko ylipäätään), on jäänyt minulle mysteeriksi. Toivon mukaan käännöksestä on ollut hyötyä seuraaville määrityksen idean työstäjille (joskin toivon, ettei käännöstäni ole hyödynnetty copyright-periaatteen sijaan copyleft-mentaliteetilla). Kuten aiemmin totesin, kurssimme päättymisen jälkeen en ole juurikaan ajatellut MoReq2010-määritystä – mutten toisaalta ole myöskään kuullut mitään uutta siihen liittyen. ”Mitä sitten tapahtui?” -kysymys onkin hiljalleen alkanut nostaa päätään. Missä menee MoReq2010 tällä hetkellä – erityisesti täällä Suomessa? Onko MoReq2010:n analyysia jatkettu enää täällä meillä (eikai asian pohtiminen sentään jäänyt pelkästään meidän opiskelijoiden 2011-vuoden kurssin työpanoksen varaan)? (MoReq-työryhmän viimeaikaiset päivitykset esim. kyseisen määrityksen käännöstilanteesta eivät suo uteliaalle paljoakaan lisäinformaatiota.) Onko MoReq2010 siis kuollut ja kuopattu kaikessa hiljaisuudessa?

Käsiteviidakossa

Viime viikot ovat allekirjoittaneella kuluneet melkolailla gradumateriaalien parissa ja kirjastoharjoittelun kiemuroissa. Kirjastossa olen viimeiset kaksi viikkoa kuluttanut tutustumalla kaukopalvelun saloihin, kun taas graduprojekti on tähän mennessä pitänyt sisällään lähinnä relevantin kirjallisuuden etsiskelyä, johon on oman mausteensa tuonut asiakirjojen luokitustapoihin liittyvä käsitesekamelska.

Luokitus: Suomalaisessa kontekstissa asia tuntuu valitsemani aiheen kannalta olevan ”plain and simple” – käsite on ’tehtäväluokitus’. Ongelmana tosin on, ettei suomenkielistä akateemista kirjallisuutta tunnu tehtäväluokituksista aivan hevillä löytyvän. Tästä syystä olen siis jo alusta lähtien asennoitunut siihen, että verkot tulee heittää laajemmille vesille ( = englanninkielisen aineiston sekaan). Hienoiseksi ongelmaksi tuntui kuitenkin, erityisesti tiedonhaun alkuvaiheessa, muodostuvan oikeiden hakusanojen ja -käsitteiden määrittely. Yksinkertaisesti: ”Mitä on ’tehtäväluokitus’ englanniksi?” Vastaus osoittautui vähemmän yksinkertaiseksi, sillä yhtä oikeaa vastausta ei tuntunutkaan tähän kysymykseen olevan. (Uskomatonta, etten ole edes opintojen kuluessa pahemmin tiedostanut tätä asiaa, vaikka oppiaineessa onkin tehokkaasti teroitettu suomalaisten ja ulkomaisten käytäntöjen eroista yleensä!) Ensimmäinen esiin kaivamani hakusana ”functional classification” tuotti nihkeästi tuloksia – jopa oman aiheeni kannalta täysin virheellisiä sellaisia: terveys/lääketieteeseen liittyvät lähteet tuskin auttavat oman graduni edistymistä. Vaikka asiakirjahallintoon liittyviä kirjallisuuslähteitä löytäisikin, lähteitä lueskelemalla on ajoittain haasteellista päästä käsitykseen siitä, vastaako teksteissä mainittu ”function-based classification”, ”business classification” tai yleisemmin ”records classification” edes lähimainkaan suomalaista käsitystä tehtäväluokituksesta, vaiko ihan jotain muuta luokitustapaa. Vaihtoehtoisesti aiheesta saatetaan myös puhua esimerkiksi termeillä ”record plan”,”file plan” tai yksinkertaisesti vain ”records classification scheme”. …Ja kuitenkin kaikista näistä erilaisista käsitteistä huolimatta, yli puolet jo tähän mennessä löytämistäni tehtäväluokituksiin liittyvistä kirjallisuuslähteistä ovat löytyneet ihan muunlaisten hakusanojen ja lähikäsitteiden takaa kuten ”ERMS”, ”records management”, ”knowledge organization” tai vaikkapa ”records management system”.

Kaukopalvelu: Vastapainoksi asiakirjahallinto- ja arkistopainotteiselle gradumaailmalle olen saanut tilaisuuden perehtyä kirjastoharjoittelussa kaukopalvelun yllättävän monimutkaiseen mutta mielenkiintoiseen maailmaan. Kahden viikon kaukopalvelujakson jälkeen päällimmäisiä ajatuksia on kaksi: 1. ”Asiakkaille kaukopalvelu on todellakin ERITTÄIN vaivaton, nopea ja tehokas palvelumuoto: ’sen kun pyydät niin saat’.” ja 2. ”Kaukopalvelu vaatii käsittämättömän määrän työtä, joka ei lopulta näy asiakkaalle mitenkään: ’vastaus tulee kuin apteekin hyllyltä’.” Asiahan ei toimi niin, että kaukopalvelua hoitava kirjastoammattilainen saa artikkelitilauksen asiakkaalta, kirjoittaa kaikkivoipaisen tietokannan hakukenttään artikkelin nimen, painaa hakunäppäintä, lataa löytyneen artikkelin tietokannasta ja lähettää sen lopuksi sähköpostitse tai paperitulosteena asiakkaalle 10 minuutissa. Karumpi todellisuus on sitä, että kirjastoammattilainen metsästää ensin oikeaa, kyseisen artikkelin julkaissutta lehteä lukemattomista eri tietokannoista (eri kielillä, eri käyttöliittymissä, erilaisia tietoja hyödyntäen) sekä Suomesta että ulkomailta, hylkää useita lähteitä esimerkiksi kalliiden hintojen, hitaiden toimitustapojen tai kenties vaativien tilausprosessien ja -muodollisuuksien tähden, punnitsee mielessään parasta vaihtoehtoa eri toimittajien kesken ja lopulta tilaa artikkelin yhdestä paikasta hinnalla X, mutta joutuu kuitenkin laskuttamaan asiakasta hinnalla Y (riippuen tilanteesta, erilaisista käytännöistä yms. seikoista). Olennaista on pitää silmällä sekä asiakkaan että kirjaston etua, tasapainotellen jatkuvasti palvelun kannattavuuden kanssa (toisinaan kuitenkin jälkimmäisen tahon kustannuksella). Asiakkaalle artikkeli saapuu kuitenkin kaikesta tästä taustatyöstä huolimatta usein ripeästi tilausta seuraavan päivän aikana (toisinaan jo myöhemmin samana tilauspäivänä), jolloin asiakas toteaa varmaankin mielessään ”Olipa nopea ja kivuton juttu. Kiitos, näkemiin.”

*****

Tulevalla viikolla olisi tarkoitus A) alkaa lukemaan ja analysoimaan löytämiäni kirjallisuuslähteitä ja B) perehtyä kirjaston hankinta- ja poistopalveluihin. …Jännittävää?

Asiakirjahallinan koulutuksella tähdätään käytäntöön?

Viittaanpa jälleen kerran professorimme P. Henttosen ”Asiakirjahallinnan reunamerkintöjä” -blogiin, sillä silmiini osui sieltä varsin mielenkiintoinen keskustelunaihe: asiakirjahallinnan vieraantuminen akateemisesta tutkimustyöstä ja kohdistuminen entistä enemmän käytännön työtehtäviin. Lisäksi kirjoituksessa kommentoitiin alan opetuksen nykytilaa, joka on ilmeisesti Kansallisarkistolaisten (ja Henttosen itsensäkin) mielestä valitettavan pirstaloitunutta, hajanaista ja resurssipulan kourissa.

Oma näkemykseni alan koulutuksen tilasta: Alan tuoreena opiskelijana olen todella kokenut asiakirjahallinnan opetuksen toteutuksen osittain erittäinkin omituiseksi lähinna kahdesta eri syystä: a) ainakin Tampereen yliopistossa asiakirjahallinnan opintoihin on mahdollista keskittyä periaatteessa vasta maisterivaiheen syventävissä opinnoissa, sillä aineopintojen puolella asiakirjahallinnan kursseja ei ole tarjolla käytännössä ollenkaan ja b) mikä kummallisinta, maisterivaiheen asiakirjahallinnan kursseista huomattavan suuri osa on lisäksi itseopiskelukursseja (ts. kirjatenttejä). Molemmat aspektit ovat mielestäni erittäin valitettavia, sillä nykyisellä tarjolla olevien kurssien määrällä ja ”opetuksen” toteutuksella alan opiskelija saa pahimmillaan todella kapea-alaisen näkökulman asiakirjahallintaan. Koska alan opinnot pystyy toden teolla aloittamaan vasta maisterivaiheessa, kaivattaisiin mielestäni nykyistä enemmän kontaktiopetusta jo ihan siitäkin syystä, ettei asiakirjahallinnan ala ole mielestäni helpoimmasta päästä hahmottaa – varsinkaan yksin tenttikirjoja läpi kahlatessa. Tilannetta hankaloittaa entisestään vielä se, että alan tutkimusta ei juurikaan ole tehty suomeksi, eikä ulkomainenkaan kirjallisuus välttämättä paljon lisäarvoa tarjoa, sillä Suomen käytännöt eroavat ulkomaisista varsin radikaalisti. Mikä siis ratkaisuksi? Enemmän rahoitusta asiakirjahallinnan opetuksen kehittämiseen ja laajentamiseen? ….Vaan kuka avaisi kukkaron nyörejään?

Oma näkemykseni asiakirjahallinnan alan vieraantumiseen tutkimustyöstä: Mistä johtuu, että asiakirjahallinnan alan opiskelijoiden painopiste on (ilmeisesti) kääntymässä kohti käytännön asioiden problematiikkaa ja vieraantumassa tutkimukseen liittyvistä motivaatioista? Itse en ainakaan henkilökohtaisesti allekirjoita tätä yleistystä, sillä itse kyllä tähtäisin kernaasti tutkijan pallille, mikäli tällaiseen aikanaan mahdollisuuden saisin. Uskon kuitenkin, että käytännön työn aspekteihin liittyvä vetovoima on todellista, sillä olen itsekin opintojeni kuluessa useampaankin otteeseen kaivannut sitä käytännön kokemusta ja näkemystä asioihin. Teoretisoivana noviisina on nimittäin erittäin vaikeaa edes kuvitella ryhtyvänsä tutkimaan asiakirjahallinnan laajaa alaa ilman pienintäkään käsitystä siitä, mitä asiakirjahallinnan käytännön työ todellisuudessa pitää sisällään. Näin ollen en täysin käsitä, miksi käytännön työhön suuntaavia tavoitteita pidettäisiin huonona asiana. Faktahan on kuitenkin se, että ”insinööri, joka ei tiedä hitustakaan mekaanikon käytännön työstä, ei osaa suunnitella erinomaista autoa”. Lisäksi asiaa pohdiskeltaessa tulisi varmasti ottaa huomioon myös asiakirjahallinnan alan sähköistyminen. Sähköistä asiakirjahallintaa sekä siihen liittyvää problematiikkaa ja erityisominaisuuksia ei ainakaan tällä hetkellä välttämättä opita kirjoja lukemalla. Ulottuvuutena se on niin uusi ja jatkuvan kehityspaineen alla, mistä syystä alan opiskelija kokee varmasti suorastaan välttämättömäksi päästä näkemään ja kokemaan sähköistä asiakirjahallintaa käytännössä. Eikö käytännön työkokemuksesta olisi näin ollen vain etua alan tutkijalle? Eikö käytännön työn kautta kartutettaisi nimenomaan laajempaa ja perustellumpaa näkökulmaa asioihin? Eikö käytännön työn ja sen kautta kohdattujen ongelmien konkretisoituminen edistäisi tutkijan työtä merkittävästi? …Onko ongelmana siksi niinkään itse käytännön työhön suuntautuminen vai pikemminkin se, ettei käytännön työn pariin liimautuneita alan ammattilaisia saada houkuteltua takaisin akateemikkojen pariin? Mikäli näin on, olisi varmasti syytä kysyä, miksei tutkijan/opettajan työtä koeta tarpeeksi vetovoimaiseksi tai mitkä muut seikat saavat alan ammattilaiset karttamaan tutkijan/opettajan työtä. Arvomaailmojen muutokset? Resurssipula? Raha?

Tiedoksi asiakirjahallinnan & arkistoalan silmäätekeville ammattilaisille ja alan päättäjille: Käytännön työ tarjoaa arvokkaita näkökulmia. Perustakaa lisää tutkijan palleja niin kyllä allekirjoittanutkin olisi valmis taistelemaan yhden itselleen. Tarjotkaa varma työtulevaisuus – nykypäivän korkeakouluopiskelijoidenkin tulevaisuus näyttää keikkahommien ja vuokratöiden runtelemalta. Tarjoaako tänä päivänä asiakirjahallinnan käytännön työ yhä enenevässä määrin tutkijan pestiä vakaampaa tienestiä?

Mistä gradu?

Vasta ensimmäisen vuoden informaatiotutkimuksen opiskelija, ja nyt jo miettimässä sopivia gradun aiheita? Näinpä kyllä, mutta opintoja on silti kohta kasassa jo sen verran, että valmistumista voisi alkaa pikku hiljaa haikailla (kandi kun on suoritettu jo aiemmasta pääaineesta, eng. filologiasta). Infimin opinnot ovat kyllä olleet kuin kaksiteräinen miekka. Opinnot ovat suunnattoman mielenkiinnon siivittämänä edenneet aikamoisella aikataululla, mutta samalla on takaraivossa jäytänyt kysymys siitä, edetäänkö tässä nyt liian nopeasti. Intressejä valmistua nopealla aikataululla olisi enemmän kuin tarpeeksi, mutta opintoja ja yliopiston ilmapiiriä rakastavan ei ole niin helppoa päästää irti, sitten kun se valmistumisen aika viimein koittaa. Ja sehän näyttäisi koittavan ensi lukuvuoden lopussa, mikäli asiat menevät suunnitelmien mukaan ja saan edes sen lopullisen tutkinto-oikeuden infimin maisteriohjelmaan.

No entäs se gradu sitten? Mistä kirjoittaa ja mihin keskittyä? Keneltä kysyä neuvoa, vai kysyisikö lainkaan (kun sattuu olemaan näitä ”minä-itse-tutkin” -ihmisiä)? Olen koittanut pohtia kuumeisesti, olisiko kirjasto-, arkisto- vai asiakirjahallinnan ala sopivin maaperä gradun kirjoittamista varten, mutta tulevaisuuden työllistymisnäkymien kannalta ei haluasi yhtäkään sulkea pois. Mitä tästä nyt sitten voi päätellä? Joko kirjoitan 3 gradua (!!) tai ”hirtän sydämeni” ja rajaan tiukalla linjalla pois 2 vähiten kiinnostavaa. Jätetään se vielä auki ensi syksyyn asti, sillä en tunne osaavani vielä tehdä perusteltua valintaa.

Jos nyt kuitenkin aloitan spekuloinnin asiakirjahallinnan aihepiiristä. Olen jonkin verran etsiskellyt osviittaa tähän erään opettajamme kirjoittelemasta blogista ”Asiakirjahallinnan reunamerkintöjä”, ja ilmeisesti esimerkiksi tehtäväluokituksista tehtävälle tutkimukselle olisi tarvetta (toki asiakirjahallinnasta tehtyä suomenkielistä tutkimusta tuntuu olevan muutenkin sen verran rajatusti, että lähes mikä tahansa alan kirjoitelma otettaisiin vastaan sormet syyhyten). Tehtäväluokitusten muodostamisen ja käytön tutkimus saattaisi tosiaan olla mielenkiintoista – kenties suhteessa äskettäisellä kurssilla pintapuolisesti käsiteltyyn kuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen. Jokin tällaisessa tutkimusaiheen asettelussa ei kuitenkaan syystä tai toisesta puhuttele minua. Kaipaan erikoisempaa näkökulmaa tutkimukseen, ja kenties englannin opinnoista takaraivooni jäänyt kaipuu suomalaisuuden ulkopuoliseen tutkimukseen aiheuttaa levottomuuden tunteita pelkästään Suomeen ja suomalaisiin käytäntöihin liittyvään tutkimukseen ryhtymisestä. Miten olisi se kuuluisa Australia? Tai Saksa? Olisiko näistä maista löydettävissä tehtäväluokituksen tyylisiä toteutuksia? Entä voitaisiinko tehdä käyttötutkimusta Suomen tehtäväluokituksesta ja esim. juuri Saksan vastaavasta – ja vertailla näitä keskenään: mitä hyvää & mitä huonoa? Kenties kahden esimerkkiorganisaation käyttäjätutkimusta tähän liittyen? …Heti alkaa kuulostaa ainakin omaan korvaani kutkuttavan jännittävältä haasteelta. Vaikka suuruudenhulluus kai tästä päällimmäisenä nousee mieleen.

Tweb-järjestelmästä en varmaankaan halua graduani raapustaa. Ensinnäkin kyseisestä järjestelmästä on ainakin jokunen gradu jo kirjoitettu, ja toisekseen viime maanantainen Pirkanmaan ELY-keskuksessa tehty Tweb-haastatteluvierailu latisti kyllä ainakin allekirjoittaneen kiinnostusta kyseisen järjestelmän toimivuutta kohtaan. Tähän mennessä en ole yhdeltäkään organisaatiolta (saati opetushenkilökunnaltamme) vielä kuullut erityisen positiivisia kommentteja koko Twebiin liittyen. Ilmeisesti järjestelmä on ainakin suhteellisen toimiva ”karvalakkijärjestelmä”, josta halutessaan voi muokata omia tarpeitaan kohtuullisen hyvin vastaavan kokonaisuuden, mutta innovatiiviseksi tai mielenkiintoa herättäväksi kyseistä järjestelmää ei silti voi parhaalla tahdollakaan kuvailla (tämä kuitenkin täysin väheksymättä järjestelmän kehittänyttä Triplan Oy:tä). Näin ollen herääkin vain yksi kysymys: miksi niinkin laimeaa kiinnostusta herättävää järjestelmää sitten ylipäätään tyydytään käyttämään? Totta, kyseessä on julkisen sektorin laajasti hyödyntämä järjestelmä, ja sen vaihtaminen täysin uuteen järjestelmäpakettiin olisi varmasti aivosolut verille raastava hanke – mutta eikö juuri nyt olisi se yhdestoista hetki muutokselle, jos sellaista ylipäätään haluttaisiin alkaa kaavailemaan? Sähköinen asiakirjahallinta on entistä enemmän ottamassa tuulta alleen ja paperiaineistoista luopumiseen haluaisivat tähdätä jo entistä useammat toimijat (mm. ELY:n kirjaamolaiset olivat tätä mieltä). Eli: ”Nyt tai ei koskaan!” ja ”’Etiäppäin!’, sanoi mummo lumessa”. ….Olisiko tästä muutosvastaisuudesta (tai laiskuudesta?) Twebiin liittyen ehkä sittenkin nyhdettävissä jonkinlainen gradun aihe? Käyttäjäkokemuksista ei ainakaan pitäisi olla pulaa…