Kenen takia sitä työtä tehdään?

Olen viime viikkoina yrittänyt kartoittaa graduni tutkimuskysymystä sekä empiirisen tutkimuksen lähestymistapaa. Tähän liittyen olen tehnyt taustatutkimusta tapausorganisaatiossa vallalla olevista mielipiteistä (sähköistä) asiakirjahallintaa ja arkistonmudostusta kohtaan sekä yrittänyt muutenkin kartoittaa (ensisijaisesti itseäni varten), millainen asiakirjahallinnallinen ja arkistonmuodostuksellinen historia organisaatiolla on takanaan. Se, että työskentelen itse samaisen organisaation riveissä auttaa kyllä huomattavasti asioiden hahmottamista, sillä ihan jokainen työpäivä tuo asioihin uusia näkökulmia.

Vasta hiljattain tajuntaani on alkanut todella iskostua, miten erilaiset näkemykset organisaation eri tasojen työntekijöillä voi ollakaan asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen tarpeellisuudesta ja käytännön toteuttamisesta. Luonnollisesti eri yksiköiden työntekijöillä on asioista eriäviä näkemyksiä, mutta oma yksikköni tuntuu ainakin olevan jokseenkin eri mieltä yleishallinnon ihmisten kanssa siitä, miten asiakirjahallintaa ja arkistonmuodostusta pitäisi toteuttaa – molemmilla ovat toki omat intressinsä etusijalla. Tämänhetkinen tilanne tuntuu kuitenkin erityisesti asianhallintajärjestelmään liittyen olevan tämä:

  1. Yleishallinnossa halutaan, että asianhallintajärjestelmää käytetään yksikkölähtöisesti, jotta järjestelmä voitaisiin nähdä nimenomaan yksikköjen oman toiminnan toteuttamisen työkaluna. Yleishallinnon rooli järjestelmän suhteen olisi ideaalitilassa nimensä mukaisesti ”yleishallinnoiva” – ts. valvojan rooli, höystettynä asioiden yleisellä ohjeistamisella, koulutuksella ja kehittämisellä. Asianhallintajärjestelmään dokumentoitaisiin rutiininomaisesti yksiköiden toimintaprosessit, ja järjestelmä olisi pääasiallinen työkalu kaikessa yksiköiden asioiden asiakirjahallinnallisella tasolla tapahtuvassa toiminnassa.
  2. Yksikössä ei asianhallintajärjestelmää haluttaisi kuitenkaan käyttää laisinkaan. Järjestelmä nähdään pikemminkin ylimääräisenä työtehtävänä, johon joudutaan minimaalisessa määrin panostamaan, koska yleishallinto velvoittaa tätä ja tarvitsee järjestelmää omaan työskentelyynsä. Mikäli yksikkö saisi päättää, voitaisiin järjestelmästä luopua vaikka kokonaan, sillä yksikön omat perinteiset ja totutut tavat hoitaa asioita toimivat heidän lähtökohdistaan katsottuna paremmin.

Toisin sanoen: Yleishallinnossa halutaan, että järjestelmää käytetään yksikkölähtöisesti. Yksikössä halutaan käyttää järjestelmää korkeintaan yleishallintolähtöisesti (mieluiten ei ollenkaan).

Lisäksi kuviossa pyörivät mukana muun muassa seuraavat realiteetit:

  1. Nykyisellään käytössä oleva asianhallintajärjestelmä on käytettävyydeltään jokseenkin epäystävällinen, mikä onnistuu jossain määrin myös karkoittamaan käyttäjiä.
  2. Järjestelmän käyttöön ei ole missään vaiheessa luotu selvää pakotetta (ts. virallista tähän velvoittavaa päätöstä ei ole tehty).
  3. Asianhallintajärjestelmän käyttöön ja tehokkaaseen arkistonmuodostukseen liittyvään aktiiviseen ohjeistukseen/koulutukseen/tiedotteisiin ei ole viime aikoina organisaatiossa panostettu. Jatkuva ja näkyvä koulutus puuttuu.
  4. Työntekijöiden vaihtuvuus vaivaa aktiivisen järjestelmän käyttöasteen ylläpitämistä.
  5. Organisaatiossa on käytössä monia muita (vakiintuneempia) tapoja/tiedotuskanavia, joiden avulla asioita hoidetaan ja käsitellään: organisaation intra, foorumiympäristöt, sähköpostilistat, jaetut kovalevyt, paperimuotoiset prosessit. Nämä keinot jättävät asianhallintajärjestelmän varjoonsa.
  6. Organisaatiokulttuurissa on vallalla tietynlainen akateemisen vapauden ajattelutapa niin hallintoa kuin organisaation koko toimintaakin kohtaan. Tällainen kulttuuri vaalii ajatustapaa, jonka mukaan ehdottomia velvoitteita ei ole, jos asiat on totuttu hoitamaan tietyllä tavalla (etenkin, jos virallisia velvoitteita ei ole annettu).
  7. Asiakirjahallinta ja arkistonmuodostus halutaan tyypillisesti hoitaa omilla totutuilla tavoilla ja siltä osin, kuin sille jää aikaa tai muita resursseja. Koko organisaation tapaa ei yleensä pidetä yksittäiselle yksikölle kaikkein optimaalisimpana tapana toimia.

Kahden tason haasteet:

  1. Kuinka saataisiin aktivoitua yksiköitä ymmärtämään, että asianhallinta, asianhallintajärjestelmä ja arkistonmuodostus halutaan kaikki toteuttaa, jollei nyt yksiköiden ehdoilla, niin ainakin yksiköiden tarpeita ajatellen? Kuinka saataisiin yksiköt innostumaan koko organisaation yhteisestä projektista, jossa asianhallintajärjestelmästä luotaisiin aidosti toimiva ja aktiivinen työkalu osaksi jokaisen yksikön toimintaa? (Tällä saavutettaisiin mm. yhtenäisyyttä kaikkien yksiköiden toimintaan ja varmuutta prosessien hoitoon sekä koko organisaation toimintaan; vähennettäisiin kaksinkertaisen työn tekemistä; vähennettäisiin erilaisten käytössä olevien järjestelmien lukumäärää; edistettäisiin tiedonkulkua ja suoraviivoitettaisiin hallinnon toteuttamista.)
  2. Kuinka saataisiin paremmin viestitettyä yleishallinnolle, ettei nykyinen asianhallintajärjestelmä palvele riittävällä tavalla yksiköiden erilaisia tarpeita? Kuinka saataisiin kehitettyä järjestelmää suoraviivaisemmaksi, selkeämmäksi, toimivammaksi ja joustavammaksi? Kuinka saataisiin järjestettyä tehokasta ja jatkuvaa koulutusta järjestelmän käyttöön? Kuinka saataisiin paremmin alleviivattua niitä hyötyjä, joita järjestelmän käyttäminen toisi yksiköille? Olisiko eri järjestelmien välille mahdollista saada lisää yhteentoimivuutta (ts. linkittää järjestelmiä yhteen ja luoda niiden välille keskusteluyhteys)? Saataisiinko asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen toteuttamiselle selkeät rajaviivat, maallikko-ohjeet ja viralliset velvoitteet? Saataisiinko ylipäätään koko organisaation yhtenäisen asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen hyödyt suhteutettua kouriintuntuvalla tavalla kaikkien yksiköiden käytännön työhön?

2013 – mitähän tästäkin tulee?

Välillä aika kuluu äärettömän nopeasti (toisinaan taas hitaasti). Arvelisin, että tämä alkava vuosi tulee kiitämään ohi yhdessä vilauksessa – pelottava ajatus. En ole taikauskoinen, mutta vuosi -13 ei jostain syystä kuulosta lupaavalta. Pitänee vain päättää toisin. Tavoitteita, tehtäviä, muutoksia ja uusia haasteita on ainakin  jo nyt kasautunut tälle vuodelle varsin runsaasti:

  • kirjaston työharjoittelu on päättynyt
  • uusi määräaikainen työtehtävä alkanut Informaatiotieteiden yksikön riveissä
  • pitkäaikaisempi (mutta satunnaista työpanosta vaativa) käännösprojekti harkinnassa
  • graduprojektin oma tavoitteellinen valmistumisaika: kevät 2013 (oma ehdoton takaraja heinäkuu-elokuu 2013)
  • maisteriopinnoista valmistuminen syksyyn 2013 mennessä
  • ja kaikki onkin sitten täysin avoinna syksystä 2013 eteenpäin – kalenteri tyhjänä, opinnot lopussa, työsuhde päättynyt. Minnekähän sitä lähtisi tai mitä tekisi? Jäänee nähtäväksi.

Tämän hetken tilanne on kuitenkin se, että kalenterin täyttää suhteellisen tehokkaasti osa-aikainen yksikön ”jokapaikanhöylätyypin” pesti ja viime syksyltä aloitettu graduprojekti (jonka eteneminen on ollut liian vapauttavan joululoman jäljiltä aikalailla jäissä). Olen pohtinut, että nyt olisi syytä laatia viikoittainen aikataulu gradun teoriaosuuden kirjoittamiselle. Tähän mennessä olen kirjoitellut lähes mielivaltaisessa järjestyksessä välillä yhtä alalukua ja toisinaan toista. Periaatteen tasolla olen kuitenkin ehdottomasti järjestelmällisyyttä vaaliva ihminen, joten prosessin hallittu eteneminen olisi tässäkin projektissa tavoitteena (vai olisiko elämä kaikkien tavoitteiden saavuttamisen jälkeen liian selkeää ja yksinkertaista?). Syksyn graduseminaareissa kehotettiin laatimaan alustava aikataulutus graduprosessille, mutta itse laatimaani aikatauluun en ole sen jälkeen palannut kuin kertaalleen syksyn kuluessa. Nyt lienee syytä aikatauluttaa kevät entistä tarkemmin (nythän koko prosessin etenemisestä on jo olemassa parempi käsitys kuin alkusyksystä). Teoriaosiot on kirjoitettava kasaan, empiirinen tutkimus suunniteltava yksityiskohtaisesti, tutkimuksen koekaniinit värvättävä (hyvissä ajoin) ja näiden mahdolliset ”varakaniinit” kartoitettava, tutkimuksen toteutusaikataulut sovittava, pari haastattelua lyötävä lukkoon, haastattelukysymykset tarkistettava ja täydennettävä, empiirinen tutkimus toteutettava, tutkimuksen tulokset kirjattava ja analysoitava, gradun empiirisen tutkimuksen osuus kirjoitettava, gradu viimeisteltävä, palautettava se, painatusasiat hoidettava ja kypsyysnäyte kirjotettava (mikä on mielestäni varsin naurettava osa koko yliopistomaailmaa: jos olet osannut kirjoittaa hyvää kieltä ja analyyttista ajattelukykyä osoittavan tutkielman, eikö riittävä kielitaito ja intellektuaalisuuden taso ole jo sitä kautta osoitettu – miksi täytyy järjestää vielä erillinen esseekoe, jossa näitä testataan vielä erikseen?)

Lisäksi opintorekisteristäni puuttuu vielä virallisesti 1 ainokainen opintopiste, joten ainakin sen verran kurssisuorituksia minun täytyy kevään kuluessa suorittaa.

Mitä tulee uuteen työsuhteeseeni, minulle tarjoutui yllättäen mahdollisuus saada jalkani oven väliin tänne oman yksikkömme puolelle, mistä olin erittäin innoissani. Pesti on kuitenkin määräaikainen (luonnollisesti), joten tilanteeseen ei pääse turhia tuudittautumaan. Kyseessä on kuitenkin loistava tilaisuus, josta aion parhaan kykyni mukaan ottaa kaiken irti. Yliopistomaailman hallinnollisten kiemuroiden selvittely ja prosessien pinnalla pitäminen on osoittautunut parin viikon työskentelyn jälkeen erittäin mielenkiintoiseksi. Lisäksi on kiinnostavaa oppia tuntemaan yliopistomaailman eri tasoja, sillä jokaisella tasolla ihmisten suhtautuminen koko instituutioon ja sen toimintaan on varsin erilaista. Itse olen sitten siitä onnekkaassa asemassa, että olen päässyt kokeilemaan vähän jokaisella tasolla mukana olemista: opiskelija, yksikön työntekijä, johtoporras. Opetushenkilökunnan tasolla olemista en toki ole kokeillut, mutta jo sivusta seuraamalla olen saanut selkeän käsityksen siitä, että myös heillä on omanlaisensa suhtautuminen yliopistomaailmaan.

Asiakirjahallinnan ja arkistoalan opiskelijan näkemys alan käytännöistä yliopistomaailmassa olivat varsin idealistisia, teoreettisia ja osittain aika naivejakin. Itse kuvittelin, että yliopistomme asiakirjahallinto ja arkistonmuodostus olisivat suurelta osin erityisen korkeatasoista – opetetaanhan kyseisessä opinahjossa juuri tätä alaa. Todellisuudessa suutarin lapsella ei edelleenkään ole kenkiä (tai ainakaan massasta erottuvia, erityisen koreita sellaisia) – joskin on silti todettava, että käytännön toteutus toimii kuitenkin niin hyvin että asiat rullaavat eteenpäin ja pulju pysyy pystyssä. Uskoakseni tämä on juuri aivan riittävä toiminnan taso useimpien perus-rivityöntekijöiden mielestä, joilla ei ole omakohtaisesti erityisiä intohimoja ko. asiaan. Sehän toimii, kun se toimii – ja se riittää. Ihanan yksinkertaista. Toisinaan sitä ehkä itsekin kyseenalaistaa kaiken tämän asiakirjahallintaan ja arkistomaailmaan kiinteästi liittyvän täydellisyyden tavoittelun. Tarvitaanko sitä täydellisyyttä nyt niin ehdottomasti – etenkään, kun sen ”täydellisyyden tilan” määrittely on meille aina ongelmallista ja erilaisia eturistiriitoja täynnä? Taas toisaalta, jollei täydellisyyttä edes tavoitella, on todennäköistä, että asiat repsahtaisivat pahemman kerran huolenpidon puutteesta. Kun kissa on poissa niin hiiret hyppivät pöydällä.

Aloittaessani tässä uudessa työssäni olen saanut pariinkin kertaan (useammalta eri henkilöltä) kehotuksen esittää parannusehdotuksia (ja myöskin toteuttaa niitä), mikäli satun huomaamaan yksikkömme (ja koko yliopistonkin toiminnassa) epäkohtia tai epäjohdonmukaisuuksia, joihin minulla olisi tuoda uutta ja tuoretta näkökulmaa. Olen henkilökohtaisesti todella mielissäni siitä, että mahdollisille ehdotuksilleni oltaisiin jo etukäteen petaamassa näinkin positiivista asennetta. En kuitenkaan ole yleensä niitä ihmisiä, joille neronleimaukset putkahtavat päähän tuosta vaan yllättäen ja täysin spontaanisti (toisinaan toki näinkin on, muttei yleensä). Jos jään odottamaan sitä idean pinnalle pulpahtamista, saan odottaa maailman tappiin saakka. Etenkin tällaisten käytännön toimintaa ja toimintatapoihin liittyviä parannuksia täytyy kunnolla ryhtyä pohtimaan, jotta minkäänlaisia parannusehdotuksia olisi esittää. Onnekseni olen saanut tutustua sekä siihen johtoportaan työympäristöön että lähempänä käytännön arjen pyörittämistä olevan yksikön maailmaan, joten minulla on ehkä jonkinlainen käsitys siitä, millaisia muutoksia ko. organisaatiossa voitaisiin ylipäätään realistisesti ajatella toteutettavan. Yksikön tasolta voitaisiin ehkä spontaanisti ehdottaa ”eikö sitä AMS:ia voitaisi suunnitella uudelleen vähän paremmin”. Johtoportaan tasolla (etenkin nykyisten resurssien asettamissa rajoissa) tällainen ajatus olisi aika absurdi, jolloin todennäköisesti todettaisiin pikemminkin, että ”kyllä yksiköissä voidaan muokata toimintaa niin, että paperit saadaan AMS:n mukaiseen järjestykseen – valmis käsikirjoitushan on jo tarjolla”.

Ensimmäisen viikon aikana (kun yksinomaan johtoportaan näkemykset olivat koulineet harjaantumatonta mieltäni), ajattelin muutamassa kohdin yksikön toimintaan tutustuessani, että ”eihän tämän nyt näin pidä mennä”. Tiesin kuitenkin, etten todellisuudessa voi sanoa vielä yhtään mitään, ennen kuin tutustun kunnolla siihen, MIKSI yksikössä näin oikein tehdään. Jo toisen viikon lopulla olen huomannut sulautuneeni entistä paremmin sisälle yksikön toimintaan (vaikka olenkin silti edelleen varsin uusi siirrännäinen, joka on vasta hiljattain saatu tikattua paikalleen). Ymmärrän kuitenkin jo nyt (erityisesti oman työni kautta), miksi ne ”kopion kopion kopiot” voivat olla ihan käteviä, silloin kun sen tieto (joskus ihan pieni ja mitätön, kuten päivämäärä tms.) tarvitsisi kaivaa suht. nopeasti esille. Kyllähän se toimintaa sujuvoittaa, jos kopion kopion kopio on oman työhuoneen hyllyssä käden ulottuvilla eikä alkuperäiskappaleena organisaation omassa päätearkistossa, toisessa rakennuksessa ja tavoitettavissa vain päätearkistonhoitajan kautta sähköpostitse esimerkiksi tunnin tai parin (ehkä jopa päivän) viiveellä, jos hän on kiireinen tai estynyt.

Taas toisaalta tunnen edelleen hienoista ja itsepintaista vastenmielisyyttä ottaessani omin pikku kätösin niitä kopion kopion kopioita useammalle eri kollegalle ja kehotuksesta vielä varmuuden vuoksi myös työskentelykopiot minulle itselleni. Lisäksi skannaan asiakirjoista sähköiset kopiot, jotka lisätään useampaan eri resurssiin yksikön työntekijöille vapaasti tarjolle. Jos sähköinenkin kopio on tarjolla muutaman hiiren näppäimen painalluksella, mihin tarvitsen omaa paperikopiota ennen kuin (= jos) TODELLA tarvitsen sitä? Vastauksen voisin saada omasta eilisestä esimerkistäni, jossa heitin sähköisen kopion roskikseen ennen kuin huomasin tarvitsevani sitä vielä. Paperikopion saatoin kaivaa paperikoristani edelleenkin ja käydä skannaamassa sen uudelleen sähköiseen muotoon. Sen sijaan sähköinen kopio oli jo kadonnut sähköisen roskakorin pohjattomiin sähköisiin syövereihin, joista sen esiin kaivaminen olisi ollut minulle mahdotonta. (Jotten nyt tässä yhteydessä antaisi itsestäni täysin leväperäistä vaikutelmaa, todettakoon, että kyseessä oli suhteellisen triviaali asiakirja, jonka pois heittämisestä olisi aiheutunut pientä mielipahaa ja minimaalista lisätyötä vain minulle itselleni.) Tästä esimerkistä huolimatta, kopion kopion kopioille en ole vieläkään lämmennyt – ja toivon, ettei niin tulekaan käymään.

Toivoisin sen sijaan, että omaksuisin työssäni sopivassa suhteessa sekä johtoportaan että yksikön työntekijöiden näkemyksiä, jolloin voisin kenties keksiä molempia osapuolia tyydyttäviä ja oikeasti toimivia ja realistisia parannusehdotuksia yliopiston asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen toteutukseen. (Tämäkin jää nähtäväksi.)

Näkymättömät ja sekavat arkistot

Tulevan työharjoittelupaikkani tutustumispäivän jälkeen olen pohtinut arkistoja ja niiden käytettävyyttä entistä enemmän. Jo pelkän tutustumiskäynnin perusteella sain arkistoista varsin erilaisen kuvan kuin yliopiston teoreettisten luentojen kautta. Tämä oli toki odotettavissakin, minkä vuoksi odotin suurella uteliaisuudella ensimmäistä käyntiäni tulevan harjoittelupaikkani arkistossa. (Kuten olen jo aiemmin muistaakseni maininnutkin, kyseessä oli myös allekirjoittaneen ihka ensimmäinen tutustuminen arkistoihin – mikä tietysti alan opiskelijalta on varsin surkuhupaisaa.) Tutustumisen tuloksena itse arkistotila vaikutti odotettua pienemmältä – mutta sisältö sitäkin sekalaisemmalta. Mikäli kyseessä olisi ollut suurempi arkisto (esim. Hämeenlinnan maakunta-arkisto tms.), arkistoista olisi kenties välittynyt paljonkin hallitumpi ja ehjempi kokonaiskuva, mutta suhteellisen pienenä arkistona jokseenkin hallitsemattomien arkistokokonaisuuksien kirjo oli yllättävä. Vaikka harjoittelupaikkani on organisaationa suhteellisen suuri Suomen mittakaavassa, sen toimintaan liittyvät arkistot eivät selkeästikään ole toiminnan oleellisena painopisteenä (tästä kertoo myös organisaation asiakirjahallinnon työntekijöiden minimaalinen lukumäärä). Arkistoista saamani ensivaikutelma ei siis harjoittelupaikkani arkiston perusteella ole kovinkaan ruusuinen, mutta otan sen kuitenkin vastaan mielenkiintoisena haasteena: kaipaan työharjoittelultani nimenomaan haasteita, ja haluan ehdottomasti saada realistisen ja kaunistelemattoman kuvan siitä, mitä arkistot todellisuudessa ovat. Tämän uskon minulle varmasti selkiytyvän kesän harjoittelujakson aikana. Mikä mielenkiintoisinta – tässä nimenomaisessa arkistossa uskon voivani todella olla hyödyksi päästyäni ensin jyvälle siitä, kuinka syvissä vesissä siellä tällä hetkellä uiskennellaan.

Kuinka myrskyisiltä nämä vedet sitten näyttivät näin ensi kerta turvallisesti rannalta käsin tarkasteltuna?

Kyseisessä arkistossa oli mielestäni varsin siistiä, ja tyhjiä hyllyvälejä oli vielä suhteellisen runsaasti jäljellä, mikä heti kumosi stereotypisen käsitykseni täyteen ahdetuista ja sidoksistaan pullistelevista arkistoista. Tavaran paljous ei siis vielä tällä hetkellä näyttänyt vaivaavan kyseistä arkistoa (joskin mieleen heräsi oitis kysymys siitä, millainen tulevaisuus kyseistä arkistoa odottaa, sillä arkistotilan laajennusmahdollisuuksia ei pienehkön takahuoneen lisäksi näyttänyt juurikaan olevan tarjolla). Sisällöllisesti arkisto vaikutti sen sijaan hiukan sekalaisemmalta. Arkiston lattialla ja sivupöydillä lojui muutamia laatikoita ilmeisen lajittelematonta materiaalia, joka näytti odottavan läpikäyntiä ja hyllyihin järjestämistä. Näihin ongelmallisiin materiaaleihin kuului muun muassa kansioittain valokuvia, joiden metatiedot puuttuivat käytännöllisesti katsoen täysin (ts. kuka on tässä kuvassa? onko hän (ollut) organisaation palveluksessa? miltä vuodelta kuva on? missä yhteydessä se on otettu? …..onko se edes arkistoinnin arvoinen?). Arkistoon oli muutenkin rahdattu melkoinen määrä omituista materiaalia, jonka arkistosäilytys oli ylipäätään varsin kyseenalaista — kuuluvatko taidemaalaukset arkistoon? entä kasa tyhjiä (& osittain vääntyneitä) mappeja? Muun muassa nämä ja monet muut vastaavanlaiset materiaalit osoittivat, että arkistoa on jossain määrin (epätietoisesti?) käytetty tietynlaisena varastohuoneena (esimieheni on kuitenkin ilmeisesti jo jonkin verran onnistunut karsimaan ja järjestämään arkistoon tuotuja materiaaleja). Kyseinen arkisto oli myös mielestäni erinomainen osoitus siitä, miten menneiden vuosikymmenien aikana vallalla olleet toimintaperiaatteet ovat vaihtuneet ja kehittyneet aikojen saatossa: osa vanhoista materiaalikokonaisuuksista oli muodostettu perinteisen arkistokaavan mukaan, kun taas uudemmat noudattivat nykyistä tehtäväpohjaista luokitusta. Lisäksi osa vanhoista aineistokokonaisuuksista oli aikoinaan lähetetty Hämeenlinnan maakunta-arkistoon säilytykseen, mutta loput kyseiseen kokonaisuuteen liittyvät aineistot olivat syystä tai toisesta jääneet lähettämättä – aineistot ovat siis osittain vielä tänäkin päivänä eri arkistoissa (nyt näitä pois lähetettyjä aineistoja pyritäänkin sitten haalimaan takaisin). Näiden pulmallisten epäkohtien lisäksi arkisto näytti kaipaavan hyllyjärjestysten uudelleen organisointia ja aineistokokonaisuuksien ryhmittelyä loogisella tavalla. Ajan ja muiden resurssien puute näkyikin varsin kipeällä tavalla arkisto-ressukan ulkomuodosta. Harjoitteluni aikana pääsen toivon mukaan vielä entistä paremmin jyvälle siitä, millaista aineistoa arkiston sisuksista todellisuudessa löytyy ja millainen (epä?)järjestyksen tila arkistofondien sisällä vallitsee.

 ***

Vierailuuni liittyen aloin myöhemmin pohtia arkistojen käyttömahdollisuuksia sekä vierailemassani arkistossa että kaikenlaisissa arkistoissa ylipäätään. Varsin koomista (toisaalta lähes traagista) on jo se, että itse alan opiskelijanakaan en ollut aiemmin edes vieraillut arkistossa (tämän en usko olevan harvinaista suuremman yleisön tai edes alan opiskelijoiden keskuudessa). Ennen alalle siirtymistäni (englantilaisen filologian opiskelijana) en ollut suuremmin pohtinut arkistoja tai niiden merkitystä. Toki tiesin niiden olemassa olosta ”siellä jossain”, ja olin aina mieltänyt arkistot suhteellisen kiinnostaviksi, salaperäisiksi ja labyrintinomaisiksi paikoiksi – toisin sanoen käsitykseni arkistoista oli varsin stereotypinen. Engl. fil. kandin tutkielmaa suunnitellessani ei mielessäni edes vilahtanut mahdollisuutta siitä, että arkistojakin voisi kenties käyttää tutkielman tiedonlähteinä. Eikä tätä mahdollisuutta todellakaan tuotu yliopiston opettajien taholta esille – vaikka yliopiston omissa riveissä sentään opiskellaan tätäkin alaa, vieläpä laajimmin (?) koko Suomessa. Olin toisin sanoen onnellisen (?) tietämätön arkistoissa piilevistä tiedonmurusista. (Arkistojen tarjoamat tietovarannot olisivat todennäköisesti olleet suhteellisen rajatut omaan tutkimusaiheeseeni liittyen, mutta tällaisen tiedonlähteen olemassa olon tiedostaminen tuossa vaiheessa olisi voinut tarjota uusia näkökulmia tutkielman suunnitteluun.)

Työharjoittelupaikkani kaltainen arkisto olisi kuitenkin asiaan perehtymättömälle opiskelijalle ollut varmasti liiankin haastava ja vaikeaselkoinen tiedolähde. Arkiston hakumahdollisuuksia kun ei kyseisessä arkistossa ollut käytännössä ollenkaan, ja tutkijoille varatut ”tutkimustilat” (lue: työpöytä arkiston nurkassa) olivat erittäin askeettiset – jopa luotaantyöntävät. Millaista relevanttia tietoa tällaisesta arkistosta siis voidaan uuttaa arkistojen toiminnasta mitään tietämättömälle tutkielmaansa suunnittelevalle opiskelijalle? Tuskin juuri minkäänlaista – ainakaan ilman ”kädestä-pitäen”-opastusta arkiston asiantuntijalta.

Miksi arkistoaineistojen muodostamiseen vaadittavat periaatteet sitten ovat ylipäätään niin pitkällisesti suunniteltuja ja arkistolaitoksen tarkkaan valvomia, jos tuloksena on kuitenkin tämän kaltaisia, suuremmalle käyttäjäyleisölle täysin käsittämättömän muotoisia ja käytettävyydeltään epäkiitollisia arkistoja? Eikö ole perin paradoksaalista, että arkistojen muodostuksen ohjenuorana ovat provenienssiperiaate sekä yleisemmin arkistojen eheyden, muuttumattomuuden, totuudenmukaisuuden, kokonaisvaltaisuuden ja ymmärrettävyyden säilyttämisen periaatteet – ja silti, ulkopuolinen käyttäjä ei kykene arkistoja hyödyntämään? Luonnollisesti alan opinnoissa tähdennetään sitä, ettei arkistoja voida muodostaa tutkija- tai käyttäjäyleisön tarpeita ajatellen, vaan tavoitteena on pyrkiä toimimaan autenttisena yhteiskunnan kokonaisvaltaisen toiminnan todisteena. Arkistojen halutaan toimivan puplueettomana ja objektiivisena yhteiskunnan muistina, joka todistaa tasapuolisella ja sitä kautta oikeudenmukaisella tavalla toteutuneesta toiminnasta. Käyttäjien ja tutkijoiden tarpeet ovat vasta toissijaisia asioita.

Eikö toiminnan todisteena oleminenkin sisällä kuitenkin ajatuksen siitä, että arkistoaineistot säilyvät ymmärrettävänä todisteena jollekulle niitä tarkastelevalle taholle (oli kyseessä sitten tutkija tai joku muu arkiston käyttäjä)? Mikäli asiaa tarkastellaan tältä kannalta, tällöin arkistojahan muodostetaan aina erilaista käyttöä (ja sitä myöten myös käyttäjiä) varten. Eihän arkistojen tarkkoja mudostusperiaatteitakaan olisi olemassa, mikäli aineistojen käytettävyyttä ei käyttäjän näkökulmasta haluttaisi varmistaa. Näin ollen olisi mielestäni varsin perusteltua sanoa, että arkistonmuodostuksen on oltava käyttäjälähtöistä. Ja tällöin  voitaisiin varmasti kysyä, miksi käyttettävyyden periaatteiden tarkka noudattaminen lopetetaan arkistoissa siihen, että aineistokokonaisuudet ovat kasassa ja toimitettu arkistoihin (oikeille paikoilleen). Miksi arkiston toimintaa ei viedä ”loppuun saakka” ja markkinoida nyt arkistoissa valmiina olevaa, käytettäväksi (?) muodostettua aineistoa ulkopuolisille potentiaalisille käyttäjille? Millaista käyttäjäpotentiaalia olisikaan tarjolla eri yliopistojen opiskelijoissa, jotka pohtivat relevantteja tiedonlähteitä joko kandidaatti- tai varsinkin maisterivaiheen tutkielmiinsa? Miksei tällaisia käyttäjäryhmiä houkutella aktiivisesti tutustumaan arkistoihin, miksei heille tarjota opastettua tutustumiskäyntiä tai arkiston käyttöön liittyvää opastusta ja tiedonhaun avustusta? Miksei arkistoaineistoille arkistonmuodostusperiaatteiden avulla luotua käytettävyyttä osoiteta ulkopuolisille käyttäjille? Miksei arkistojen olemassa oloa ja yhteiskunnallista merkitystä turvata markkinoimalla arkistoja suurten käyttäjäryhmien käytettäväksi? Mikseivät arkistot halua turvata tulevaisuuttaan tätä kautta? Ja mikseivät edes asiakirjahallinnon ja arkistoalan opiskelijat ole välttämättä edes koskaan tutustuneet arkistoihin käytännön kautta – tai harkinneet niiden hyödyntämistä omissa gradututkielmissaan? …. Onko vika arkistojen näkyvyydessä, vai vain minussa itsessäni, ja kaikki muut alan opiskelijat ovat jo erittäinkin kokeneita arkistojen käyttäjiä?