Kuinka hyviä sitä sitten ollaan?

Lueskelin gradumatskuihin liittyen Özgür Külcün laatimaa tutkimusta (Records Management Practices in Universities: A Comparative Study of Examples in Canada and Turkey) turkkilaisten ja kanadalaisten vertailuyliopistojen asiakirjahallinnan tilanteesta.

Ihan asiakirjahallintaan liittymättömänä huomiona, panin merkille Külcün tutkimuksessaan taulukoimat vertailuyliopistojen rankingit.

”Löytyisiköhän Tampereen yliopistonkin ranking netistä?”

Löytyyhän se. Rankkauksen tarjoaa ainakin topuniversities.com

Mitä tulee Tampereen yliopiston yleisrankingiin (Overall), tuorein sijoituksemme (vuodelta 2012) näyttää olevan 395. Parhaimmillaan yliopistomme on näköjään kirinyt sijalle 319 vuonna 2007. Onko tästä pääteltävä, että aiemmin oltiin älykkäämpiä, tehokkaampia ja laadullisesti korkeatasoisempia vai että nykyään on parempia (ja kenties useampiakin) kilpakumppaneita?

Kuten arvata saattaa, Helsingin yliopiston ranking painii ihan eri kategoriassa: vuoden 2012 sijoitus 78. Kyseisen yliopiston viime vuosien paras sijoitus on puolestaan vuodelta 2010: sijoitus 75.

Mitenkäs se oli, kun Suomen koulujärjestelmän piti olla huippuluokkaa? Mielestäni ihan kelpo sijoitukset tämän kokoiselle maalle, mutta ei kai näillä rankingeilla ihan kultamitalista kamppailla (ainakaan siis yliopistotasolla)?

Mainokset

2013 – mitähän tästäkin tulee?

Välillä aika kuluu äärettömän nopeasti (toisinaan taas hitaasti). Arvelisin, että tämä alkava vuosi tulee kiitämään ohi yhdessä vilauksessa – pelottava ajatus. En ole taikauskoinen, mutta vuosi -13 ei jostain syystä kuulosta lupaavalta. Pitänee vain päättää toisin. Tavoitteita, tehtäviä, muutoksia ja uusia haasteita on ainakin  jo nyt kasautunut tälle vuodelle varsin runsaasti:

  • kirjaston työharjoittelu on päättynyt
  • uusi määräaikainen työtehtävä alkanut Informaatiotieteiden yksikön riveissä
  • pitkäaikaisempi (mutta satunnaista työpanosta vaativa) käännösprojekti harkinnassa
  • graduprojektin oma tavoitteellinen valmistumisaika: kevät 2013 (oma ehdoton takaraja heinäkuu-elokuu 2013)
  • maisteriopinnoista valmistuminen syksyyn 2013 mennessä
  • ja kaikki onkin sitten täysin avoinna syksystä 2013 eteenpäin – kalenteri tyhjänä, opinnot lopussa, työsuhde päättynyt. Minnekähän sitä lähtisi tai mitä tekisi? Jäänee nähtäväksi.

Tämän hetken tilanne on kuitenkin se, että kalenterin täyttää suhteellisen tehokkaasti osa-aikainen yksikön ”jokapaikanhöylätyypin” pesti ja viime syksyltä aloitettu graduprojekti (jonka eteneminen on ollut liian vapauttavan joululoman jäljiltä aikalailla jäissä). Olen pohtinut, että nyt olisi syytä laatia viikoittainen aikataulu gradun teoriaosuuden kirjoittamiselle. Tähän mennessä olen kirjoitellut lähes mielivaltaisessa järjestyksessä välillä yhtä alalukua ja toisinaan toista. Periaatteen tasolla olen kuitenkin ehdottomasti järjestelmällisyyttä vaaliva ihminen, joten prosessin hallittu eteneminen olisi tässäkin projektissa tavoitteena (vai olisiko elämä kaikkien tavoitteiden saavuttamisen jälkeen liian selkeää ja yksinkertaista?). Syksyn graduseminaareissa kehotettiin laatimaan alustava aikataulutus graduprosessille, mutta itse laatimaani aikatauluun en ole sen jälkeen palannut kuin kertaalleen syksyn kuluessa. Nyt lienee syytä aikatauluttaa kevät entistä tarkemmin (nythän koko prosessin etenemisestä on jo olemassa parempi käsitys kuin alkusyksystä). Teoriaosiot on kirjoitettava kasaan, empiirinen tutkimus suunniteltava yksityiskohtaisesti, tutkimuksen koekaniinit värvättävä (hyvissä ajoin) ja näiden mahdolliset ”varakaniinit” kartoitettava, tutkimuksen toteutusaikataulut sovittava, pari haastattelua lyötävä lukkoon, haastattelukysymykset tarkistettava ja täydennettävä, empiirinen tutkimus toteutettava, tutkimuksen tulokset kirjattava ja analysoitava, gradun empiirisen tutkimuksen osuus kirjoitettava, gradu viimeisteltävä, palautettava se, painatusasiat hoidettava ja kypsyysnäyte kirjotettava (mikä on mielestäni varsin naurettava osa koko yliopistomaailmaa: jos olet osannut kirjoittaa hyvää kieltä ja analyyttista ajattelukykyä osoittavan tutkielman, eikö riittävä kielitaito ja intellektuaalisuuden taso ole jo sitä kautta osoitettu – miksi täytyy järjestää vielä erillinen esseekoe, jossa näitä testataan vielä erikseen?)

Lisäksi opintorekisteristäni puuttuu vielä virallisesti 1 ainokainen opintopiste, joten ainakin sen verran kurssisuorituksia minun täytyy kevään kuluessa suorittaa.

Mitä tulee uuteen työsuhteeseeni, minulle tarjoutui yllättäen mahdollisuus saada jalkani oven väliin tänne oman yksikkömme puolelle, mistä olin erittäin innoissani. Pesti on kuitenkin määräaikainen (luonnollisesti), joten tilanteeseen ei pääse turhia tuudittautumaan. Kyseessä on kuitenkin loistava tilaisuus, josta aion parhaan kykyni mukaan ottaa kaiken irti. Yliopistomaailman hallinnollisten kiemuroiden selvittely ja prosessien pinnalla pitäminen on osoittautunut parin viikon työskentelyn jälkeen erittäin mielenkiintoiseksi. Lisäksi on kiinnostavaa oppia tuntemaan yliopistomaailman eri tasoja, sillä jokaisella tasolla ihmisten suhtautuminen koko instituutioon ja sen toimintaan on varsin erilaista. Itse olen sitten siitä onnekkaassa asemassa, että olen päässyt kokeilemaan vähän jokaisella tasolla mukana olemista: opiskelija, yksikön työntekijä, johtoporras. Opetushenkilökunnan tasolla olemista en toki ole kokeillut, mutta jo sivusta seuraamalla olen saanut selkeän käsityksen siitä, että myös heillä on omanlaisensa suhtautuminen yliopistomaailmaan.

Asiakirjahallinnan ja arkistoalan opiskelijan näkemys alan käytännöistä yliopistomaailmassa olivat varsin idealistisia, teoreettisia ja osittain aika naivejakin. Itse kuvittelin, että yliopistomme asiakirjahallinto ja arkistonmuodostus olisivat suurelta osin erityisen korkeatasoista – opetetaanhan kyseisessä opinahjossa juuri tätä alaa. Todellisuudessa suutarin lapsella ei edelleenkään ole kenkiä (tai ainakaan massasta erottuvia, erityisen koreita sellaisia) – joskin on silti todettava, että käytännön toteutus toimii kuitenkin niin hyvin että asiat rullaavat eteenpäin ja pulju pysyy pystyssä. Uskoakseni tämä on juuri aivan riittävä toiminnan taso useimpien perus-rivityöntekijöiden mielestä, joilla ei ole omakohtaisesti erityisiä intohimoja ko. asiaan. Sehän toimii, kun se toimii – ja se riittää. Ihanan yksinkertaista. Toisinaan sitä ehkä itsekin kyseenalaistaa kaiken tämän asiakirjahallintaan ja arkistomaailmaan kiinteästi liittyvän täydellisyyden tavoittelun. Tarvitaanko sitä täydellisyyttä nyt niin ehdottomasti – etenkään, kun sen ”täydellisyyden tilan” määrittely on meille aina ongelmallista ja erilaisia eturistiriitoja täynnä? Taas toisaalta, jollei täydellisyyttä edes tavoitella, on todennäköistä, että asiat repsahtaisivat pahemman kerran huolenpidon puutteesta. Kun kissa on poissa niin hiiret hyppivät pöydällä.

Aloittaessani tässä uudessa työssäni olen saanut pariinkin kertaan (useammalta eri henkilöltä) kehotuksen esittää parannusehdotuksia (ja myöskin toteuttaa niitä), mikäli satun huomaamaan yksikkömme (ja koko yliopistonkin toiminnassa) epäkohtia tai epäjohdonmukaisuuksia, joihin minulla olisi tuoda uutta ja tuoretta näkökulmaa. Olen henkilökohtaisesti todella mielissäni siitä, että mahdollisille ehdotuksilleni oltaisiin jo etukäteen petaamassa näinkin positiivista asennetta. En kuitenkaan ole yleensä niitä ihmisiä, joille neronleimaukset putkahtavat päähän tuosta vaan yllättäen ja täysin spontaanisti (toisinaan toki näinkin on, muttei yleensä). Jos jään odottamaan sitä idean pinnalle pulpahtamista, saan odottaa maailman tappiin saakka. Etenkin tällaisten käytännön toimintaa ja toimintatapoihin liittyviä parannuksia täytyy kunnolla ryhtyä pohtimaan, jotta minkäänlaisia parannusehdotuksia olisi esittää. Onnekseni olen saanut tutustua sekä siihen johtoportaan työympäristöön että lähempänä käytännön arjen pyörittämistä olevan yksikön maailmaan, joten minulla on ehkä jonkinlainen käsitys siitä, millaisia muutoksia ko. organisaatiossa voitaisiin ylipäätään realistisesti ajatella toteutettavan. Yksikön tasolta voitaisiin ehkä spontaanisti ehdottaa ”eikö sitä AMS:ia voitaisi suunnitella uudelleen vähän paremmin”. Johtoportaan tasolla (etenkin nykyisten resurssien asettamissa rajoissa) tällainen ajatus olisi aika absurdi, jolloin todennäköisesti todettaisiin pikemminkin, että ”kyllä yksiköissä voidaan muokata toimintaa niin, että paperit saadaan AMS:n mukaiseen järjestykseen – valmis käsikirjoitushan on jo tarjolla”.

Ensimmäisen viikon aikana (kun yksinomaan johtoportaan näkemykset olivat koulineet harjaantumatonta mieltäni), ajattelin muutamassa kohdin yksikön toimintaan tutustuessani, että ”eihän tämän nyt näin pidä mennä”. Tiesin kuitenkin, etten todellisuudessa voi sanoa vielä yhtään mitään, ennen kuin tutustun kunnolla siihen, MIKSI yksikössä näin oikein tehdään. Jo toisen viikon lopulla olen huomannut sulautuneeni entistä paremmin sisälle yksikön toimintaan (vaikka olenkin silti edelleen varsin uusi siirrännäinen, joka on vasta hiljattain saatu tikattua paikalleen). Ymmärrän kuitenkin jo nyt (erityisesti oman työni kautta), miksi ne ”kopion kopion kopiot” voivat olla ihan käteviä, silloin kun sen tieto (joskus ihan pieni ja mitätön, kuten päivämäärä tms.) tarvitsisi kaivaa suht. nopeasti esille. Kyllähän se toimintaa sujuvoittaa, jos kopion kopion kopio on oman työhuoneen hyllyssä käden ulottuvilla eikä alkuperäiskappaleena organisaation omassa päätearkistossa, toisessa rakennuksessa ja tavoitettavissa vain päätearkistonhoitajan kautta sähköpostitse esimerkiksi tunnin tai parin (ehkä jopa päivän) viiveellä, jos hän on kiireinen tai estynyt.

Taas toisaalta tunnen edelleen hienoista ja itsepintaista vastenmielisyyttä ottaessani omin pikku kätösin niitä kopion kopion kopioita useammalle eri kollegalle ja kehotuksesta vielä varmuuden vuoksi myös työskentelykopiot minulle itselleni. Lisäksi skannaan asiakirjoista sähköiset kopiot, jotka lisätään useampaan eri resurssiin yksikön työntekijöille vapaasti tarjolle. Jos sähköinenkin kopio on tarjolla muutaman hiiren näppäimen painalluksella, mihin tarvitsen omaa paperikopiota ennen kuin (= jos) TODELLA tarvitsen sitä? Vastauksen voisin saada omasta eilisestä esimerkistäni, jossa heitin sähköisen kopion roskikseen ennen kuin huomasin tarvitsevani sitä vielä. Paperikopion saatoin kaivaa paperikoristani edelleenkin ja käydä skannaamassa sen uudelleen sähköiseen muotoon. Sen sijaan sähköinen kopio oli jo kadonnut sähköisen roskakorin pohjattomiin sähköisiin syövereihin, joista sen esiin kaivaminen olisi ollut minulle mahdotonta. (Jotten nyt tässä yhteydessä antaisi itsestäni täysin leväperäistä vaikutelmaa, todettakoon, että kyseessä oli suhteellisen triviaali asiakirja, jonka pois heittämisestä olisi aiheutunut pientä mielipahaa ja minimaalista lisätyötä vain minulle itselleni.) Tästä esimerkistä huolimatta, kopion kopion kopioille en ole vieläkään lämmennyt – ja toivon, ettei niin tulekaan käymään.

Toivoisin sen sijaan, että omaksuisin työssäni sopivassa suhteessa sekä johtoportaan että yksikön työntekijöiden näkemyksiä, jolloin voisin kenties keksiä molempia osapuolia tyydyttäviä ja oikeasti toimivia ja realistisia parannusehdotuksia yliopiston asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen toteutukseen. (Tämäkin jää nähtäväksi.)

What do people actually want to know?

Yllättäen aikaa onkin ehtinyt kulua jo aikamoisesti sitten viime postaukseni. Koko syksy on muutenkin tuntunut menevän todella nopeasti – ehkä työharjoitteluilla on ollut oma vaikutuksensa loppuvuoden kulumiseen. ”Poissa ollessani” blogiani on näköjään käyty silti jonkin verran selailemassa (mikä on toki ilahduttavaa). WordPressin loistavien statsien ansiosta epäilen kuitenkin, etteivät blogiini eksyneet lukijat ole silti löytäneet vastauksia mieltään oikeasti kuluttaneisiin kysymyksiin – ainakin mikäli on uskominen tilastoissa listattuja hakukonetermejä, joita ihmiset ovat näköjään käyttäneet päätyessään blogiini. Statseja on varsin mielenkiintoista seurata, sillä välillä ihmiset ovat tuntuneet päätyvän blogini sivulle mitä erilaisimpia hakusanoja käyttämällä. Hakusanat ovat lisäksi aivan erityisen kiinnostavia siksi, että ne kertovat kaunistelematonta kieltä siitä, millaisista asioista blogianikin selailevat ihmiset haluaisivat lukea tai mistä he etsivät tietoa. Statseista bongaamieni hakusanojen perusteella uskallan puolestaan väittää, ettei blogini sisältö ole tainnut oikein vastata näiden ihmisten toiveita. En ole todennäköisesti osannut kirjoittaa niistä asioista, josta ihmiset oikeasti haluaisivat lukea (vaikka minulla toisinaan olisi jopa rahkeita ja tarvittavaa kokemustakin niistä kirjoittamiseen). Noin viimeisen kuukauden ajalta kertyneet hakusanat näyttävät yhteen listattuna tältä (osaa hakusanoista on käytetty useammankin kerran):

  • arkiston ja kirjaston ero
  • miten tullaan arkistonhoitajaksi
  • provenienssiperiaate
  • arkistokäytännöt
  • marc21 formaatti informaatiotutkimus
  • kirjaamon työnkuva
  • tweb asianhallintajärjestelmä
  • kirjastostrategia
  • kirjaaja työpaikka
  • arkistonhoitaja
  • kirjaamotyö
  • kirjastoharjoittelu
  • arkistonhoito
  • ”tweb” triplan
  • lentoposti historia
  • graduaihe
  • asiakirja määritelmä
  • tarkkuutta vaativat työt
  • saksan tehtäväluokitus

Osa hakusanoista edustaa niitä asioita, joista olen aikoinaan itsekin pyrkinyt hakemaan tietoa. Näistä kärkisijoilla olisivat itselläni ehdottomasti kirjaamoihin ja arkistoihin liittyvät käytännön työt. Mitä kirjaamotyö tai arkistonhoito on käytännössä? Mitä ovat ne päivittäiset työtehtävät, joista kyseiset ammatit todellisuudessa muodostuvat? Mitä on esimerkiksi ”seulonta” tai ”diarointi” ihan käytännön tasolla? Itse koin (ja koen yhä) ongelmalliseksi sen, ettei arkistonhoidon tai kirjaamotyön käytännön työn konkreettista kuvaa saa kuulla tai lukea yhtään mistään. Noviisille ”seulonta” tai ”diarointi” ei sano mitään, vaikka esimerkiksi luennoilla ylimalkaisesti todettaisiinkin, mitä niillä tarkoitetaan. Noviisi kaipaa konkreettista mielikuvaa siitä, miten kyseiset työprosessit oikeasti etenevät ja mistä vaiheista nuo prosessit koostuvat.

Noviisit haluavat kuulla, että käytännön seulontatyö voi yksityiskohtaisen seulonnan tasolla alkaa esimerkiksi mapillisesta tiettyyn asiaan liittyviä papereita (asiakirjoja), jotka on järjestelty arkistonmuodostajan (käytännössä siis esim. organisaation työntekijän) toimesta hänen parhaaksi katsomaansa järjestykseen. Mappi sisältää todennäköisesti kaikenlaisia lippuja ja lappuja, joista osa voi jo ensi silmäyksellä vaikuttaa turhalta. Mapin sisältö käydään kuitenkin kokonaisuudessaan läpi, jotta seulontatyötä tekevä työntekijä saa kokonaiskuvan koko aineistosta ennen kuin turhilta vaikuttavat paperit voidaan seuloa aineistosta pois. Koko seulontatyön haasteellisuutta ja vaikeutta ei kuitenkaan voida tälläkään tavalla välittää lukijalle, sillä tähän liittyvä ymmärrys karttuu vasta käytännön työn kautta. Silti noviisit haluaisivat kuulla tällaisia kertomuksia käytännön työstä. Muuten esimerkiksi juuri arkistotyön todellinen olemus jää noviisille aika hämäräksi.

Vaikka olen viime kuukausina pyrkinyt kirjoittamaan työtehtävistäni sekä kirjaamo-, arkisto- että kirjastotöidenkin parissa, huomaan, etten ole kyennyt edes itse kirjoittamaan sellaisia kuvauksia, joita olisin itse vielä esimerkiksi vuosi sitten halunnut epätoivoisesti kuulla. Käytännön työ tuntuu sokeuttavan myös minut tässä suhteessa, enkä enää muista, kuinka teoreettisia aiemmat käsitykseni näistä ammateista todellisuudessa olivat. Nyt osa aiemmin hämäräksi jääneistä käsitteistä ja käytännöistä tuntuu melkein itsestäänselviltä. Opintoihimme liittyneillä vierailevien luennoitsijoiden luennoilla muistan kuitenkin toivoneeni, että he kerrankin kertoisivat todella konkreettisella ja yksityiskohtaisella tasolla esimerkiksi edellisestä työpäivästään. Kuinka he aloittivat työpäivänsä? Mitä töitä he tekivät klo 10.20? Mikä oli päivän haastavin työtehtävä? jne. Hekään eivät kuitenkaan tainneet ymmärtää, kuinka pikkutarkkoja kuvauksia me noviisit olisimme todellisuudessa halunneet kuulla, vaan luennoijat tyytyivät listaamaan työtehtäviään yleisellä tasolla.

Jos opiskelijoilta kysyttäisiin mielipidettä tähän, uskon vahvasti, että asiaan kaivattaisiin kipeästi muutosta. Vai olenkohan itse ainut todellinen noviisi, joka on tätä mieltä?

Aijaa, mitäs sä siellä kirjastossa teet?

Ajattelin päivittää tänne blogin puolelle hieman kirjastotyöharjoittelun toimenkuvaani, sillä viimeisimmän aiheeseen liittyneen postauksen aikoihin olin ehtinyt tutustua vasta alan kaavamaisimpien perustehtävien rutiineihin (mm. asiakaspalvelu, asiakastietojärjestelmän päivittäminen, poistokirjojen perkaaminen sekä aineiston hyllyttäminen ja aakkostaminen). Sen sijaan tähän päivään mennessä työtehtävien kirjo on laajentunut huomattavasti, sillä olen saanut mahdollisuuden kokeilla lähes kaikkien osastokirjastomme työntekijöiden työtehtäviä, joihin lukeutuvat esimerkiksi kaukopalvelu, sisällönkuvailu, luokittaminen ja aineistojen poistot järjestelmistä. Ainoastaan aineistojen hankintaan, elektronisten aineistojen ylläpitoon ja TAYS:n henkilökunnalle räätälöityjen palveluiden toteuttamiseen en ole päässyt omakohtaisesti tutustumaan (toki näihinkin liittyen olen saanut kollegoilta täsmällistä informaatiota prosessien kulusta). Myöskään kirjaston järjestämään opetukseen ja ”Tilaa informaatikko” -palvelun käytännön työhön en ole itse osallistunut omalla työpanoksellani (joskaan opetustehtävät eivät edes muutenkaan ole suurimpia mielenkiinnon kohteitani).
Kuinka sitten kuvailisin näitä monipuolisia työtehtäviä, joihin olen saanut itsenäisestikin tutustua harjoitteluni aikana?

  • kaukopalvelu: Vaatii ehdottomasti hyviä tiedonhaun taitoja, sillä pyydettyjen artikkeleiden/teosten metsästäminen voi toisinaan olla erittäinkin haastavaa ja vaatia useampien erilaisten (ulkomaisten) välittäjien sivustojen hyödyntämistä – tästä johtuen myös kaukopalvelutyöntekijän kielitaidot korostuvat (nettisivut ja tietokannat eivät välttämättä aina ole tarjolla edes englanniksi). Toisinaan myös kryptisten artikkelitilausten tulkitseminen saattaa olla haastavaa – ja lisäksi kaukopalvelun toteuttamisen taloudelliset aspektit on pidettävä koko ajan mielessä: ”voidaanko täältä tilata, mitä maksaa, saadaanko PDF:nä, saako muualta halvemmalla, tuleeko liian kalliiksi, millainen on toimitusaika, entä sopimusehdot, jne.?”
  • sisällönkuvailu: Parhaimmillaan jopa luovaa työtä, joka innoittaa oman päättelykyvyn kartuttamiseen. Sisällönkuvailua suorittavan työntekijän ehdottomiin valtteihin kuuluu esimerkiksi asiasanastojen hyvä tuntemus (myös käytettävän asiasanaston asettamien rajoitteiden tuntemus ja niistä selviytyminen luovalla ja oivaltavalla tavalla on olennaista). Lisäksi oman kirjaston kokoelmien kokoelmakartan ja kokoelman luokkien jakautumisen sekä painotusten tuntemus korostuu merkittävästi. Sisällönkuvailu on ainakin omasta mielestäni osoittautunut tähän mennessä kenties kaikkein mielenkiintoisimmaksi kirjastoalan työksi – juuri luovuutensa takia. Jokainen kuvailtava kirja on erilainen ja mielenkiintoinen haaste: ”millä sanoilla kuvaisin tätä teosta niin että asiakas tai oma kollega sen tulevaisuudessa löytäisi luomani asiasanoituksen kautta?”
  • luokittaminen: Erittäin teknistä, erilaisiin järjestelmiin ja kuvailuformaattien yksityiskohtaiseen tuntemukseen painottuvaa työtä, joka vaatii tekijältään sekä tarkuutta että ripeyttä (muuten yhden teoksen luokittamiseen saattaa tuhraantua tovi jos toinenkin, tai vastaavasti, valmista voi tulla nopeasti, mutta työn jälki on virheitä pullollaan). Luokittaminen onkin osoittautunut oman kokemukseni mukaan yllättävänkin haastavaksi, mutta samalla mielenkiintoiseksi kirjastoalan työksi. Käytännön kokemuksen kautta olen vasta alkanut ymmärtää, miten turhaa INFIM:n luennoilla on ollut ”pintaraapaista” luokittamista aiheena, sillä esim. MARC 21 -formaattiin ei taatusti pääse kunnolla sisälle, ellei saa tiiviisti seurata ammattilaisen työtä siihen liittyen oikean järjestelmän luomassa toimintaympäristössä. Mikäli koskaan tulen luokittamisen todelliseksi ammattilaiseksi voin rehellisesti olla ylpeä omasta osaamisestani. Tähän liittyvä järjestelmäkehitys olisi enemmän kuin mielenkiintoista – jos tällaista osaamista itselläni joku päivä vielä olisi!
  • aineistojen poistot järjestelmästä: Aineistojen poisto liittyy tiiviisti sekä luokittamiseen että tietyllä tavalla myös tiedonhakuun. Lisäksi aineistojen poistopäätöksen tekeminen vaatii kokoelmien kokonaiskuvan hyvää hahmottamista ja kykyä evaluoida aineiston ajankohtaisuutta ja tarpeellisuutta objektiivisella tavalla. Itse teoksen poistaminen itse järjestelmistä vaatii puolestaan tarkkuutta, sillä kerran järjestelmästä poistetun aineiston sinne palauttaminen vaatisi jälleen uusien sisällönkuvailujen ja luokitusten tekemistä (tosin sanoen aikaa ja vaivaa useammalta ammattilaisilta) – lisäksi väärien tietojen poistamisesta voi koitua suurtakin haittaa (pahimmillaan jopa useille kirjastoille yhteisten järjestelmien takia). Aineistojen poistaminen järjestelmistä vaatii siten etenkin huolellisuutta ja tarkkuutta.

Edellä mainittujen tehtävien lisäksi olen eräänlaisena sivutyönä saanut vastuulleni myös Tampereen yliopiston kirjaston keväällä 2012 tekemän Open Access -kyselytutkimuksen kääntämisen englanniksi. Tämä oli minulle erittäin mieluinen työtehtävä harjoittelun varsinaisten työtehtävien lomassa, sillä aiempiin englantilaisen filologian opintojen innoittamana käännöstyö on aina ollut sydäntäni lähellä. Kyseinen OA-käännös alkaa jo piakkoin olla valmiskin, joten tulen sen kenties lähitulevaisuudessa ”julkaisemaan” myös täällä blogin puolella (tai vähintäänkin linkittämään kyseisen tutkimuksen tänne blogiin). Aihe on varsin ajankohtainen ja tutkimuksen tulokset itsessään mielenkiintoista luettavaa. Lisäksi muun muass Jyväskylän yliopiston kirjaston aiemmin tekemän vastaavanlaisen tutkimuksen tulosraportista on kuulemma useampaankin otteeseen kysytty englanninkielistä versiota (jota ei siis ilmeisesti ole kuin lyhyenä tiivistelmänä), joten toivon mukaan tälle omalle käännökselleni löytyisi myös muutama kiinnostunut lukijakin. Aika näyttää. (Huom. tutkimuksen suomenkielinen alkuperäisversio on jo julkaistu ja luettavissa täältä!)

Gradu ja kieliongelma

Olen viimein saanut kirjoitettua muutaman kappaleen verran tekstiä gradua varten – ja olen vähemmän kuin tyytymätön. Teksti vaatii paljon työstöä.
Kirjoitan tekstiäni (luonnollisesti) suomeksi, mutta aiemman kandin tutkinnon alitajuntaan leimaamat tottumukset eivät tahdo taipua suomenkielisen tutkielman kirjoittamiseen – etenkään, kun arviolta 90% gradun kirjallisuuslähteistä on englanninkielistä materiaalia ja englanninkielistä tekstiä tuntuisi irtoavan suomenkielistä tekstiä vaivattomammin.

Voisinko kesken kaiken vain kääntää kelkkani ja päättää kirjoittaa tutkielmani englanniksi?

En usko. Kirjoitan kuitenkin suomalaisesta kontekstista käsin, joten suomalaisten ilmiöiden, käsitteiden ja menetelmien kääntäminen englanninkielelle saattaisi osoittautua vaikeaksi (kokemattomalle).

Ja toisaalta, kuinka voin olla varma, että itse ymmärrän englanninkielisten lähteiden tarkoitusperät oikealla tavalla? Kuinka voin saada tutkielmaani edes suhteellisen neutraalin ja objektiivisen otteen, jos omat tietotaitoni ja kokemukseni ovat kerääntyneet vain yhdestä toimintakontekstista ja näkökulmani ovat siten väkisinkin tietyllä tavoin subjektiivisia?

Voinko siis kirjoittaa englanniksi ja olettaa käyttäväni termejä ja käsitteitä ”oikealla” tavalla, jotta lukija ymmärtää välittämäni sanoman tarkoittamallani tavalla?

Vai täytyykö minun kirjoittaa suomeksi toivoen, että olen itse ymmärtänyt ”oikealla” tavalla englanninkielisen lähdekirjallisuuden välittämän sanoman, jonka pohjalta rakennan omaa sanomaani?

Moi, MoReq2010. Miten menee?

Osallistuin syksyllä 2011 informaatiotutkimuksen opintoihin vapaaehtoisena opintojaksona kuuluvalle MoReq2010-kurssille – vaikka olin tuolloin erittäin tuore tulokas informaatiotutkimuksen (ja sitä myöten myös asiakirjahallinnan) opintojen parissa. Tuon syksyn jälkeen en ole suonut kovinkaan montaa ajatusta MoReq2010-määritykselle (Modular Requirements for Records Systems).

[Info: Kyseessä on siis DLM Forumin kehittämä asiakirjahallintajärjestelmien optimaaliseen toimivuuteen tähtäävä määritys, jonka tarkoituksena on tarjota yhtenäiset ohjeet modulaarisiin toimintoihin perustuvan asianhallinnan ja asiakirjajärjestelmän kehittämiselle. MoReq2010 on siis ulkomainen (Euroopan komission sponssaama) määritys, jonka suomalaisena vastineena voidaan periaatteessa pitää Sähke2-määritystä.]

MoReq2010-opintojaksollamme perehdyttiin sekä Sähke2-määritykseen että MoReq2010:een – ja itse henkilökohtaisesti kuulin molemmista ensi kertaa vasta tuolla kyseisellä kurssilla. Näin jälkeenpäin voin vain miettiä, kuinka edes uskaltauduin ilmoittautumaan ”Asiakirjahallinnan ammatillinen projekti” -kurssille täysin nollatason lähtökohdista aloittavana. Kurssimme ohjaajan näkökulmasta ryhmämme kokonaistyöpanos jäi varmasti odotettua laihemmaksi, sillä ryhmän jäsenistä käsittääkseni vain yhdellä opiskelijalla oli edes kohtuullinen määrä kokemusta asiakirjahallinnan opinnoista ja käytännön työtehtävistä. Itse koin kurssin silti oman kehittymiseni kannalta erittäin intensiiviseksi ja hyödylliseksi. Toisin sanoen, vaikkei muu ryhmä tai kurssin ohjaaja ehkä suuremmin hyötynytkään kurssin kokonaistuotoksista, itse koen saaneeni paljon. Sähke2 osoittautui mielestäni MoReq2010:een verrattuna todelliseksi ”nysäksi” ja varsin suppeaksi yleismääritykseksi. MoReq2010:een kohdennettu työpanos oli selkeästi eri sfääreissä kuin Sähke2:n ja modulaarisuuden joustavuus vaikutti varsin hyvältä idealta. Valitettavasti MoReq2010 on esittäytynyt asiakirjahallinnan alalle niin myöhäisessä vaiheessa, että ainakin Suomessa Sähke2:n jalansija on jo sen verran vankka, ettei MoReq2010:n integroimiseen varmasti ryhdytä tuosta vain, iltapuhteina.  Voitaisiinko Sähke2:sta kuitenkin muokata MoReq2010:n suuntaan ja risteyttää molempien parhaat puolet keskenään, mikäli MoReq saavuttaisi todellista hyväksyntää asiakirjahallinnan alalla?

*****

Kurssin aikana tutustuin erityisesti MoReq2010-määrityksen elinkaarimalliin liittyviin asioihin, ja kurssin puolivälin paikkeilla otin myös kontolleni määrityksen johdanto-osion kääntämisen suomen kielelle. Tämän ansiosta uskon saaneeni jopa muita kurssilaisia jonkin verran laajemman kokonaiskuvan koko MoReq2010:stä, sillä lähempi tutustuminen määrityksen elinkaarimallista kertovaan päälukuun sekä tarkkuutta vaativa johdantoluvun käännöstyö takasivat sen, että MoReq2010-määrityksen perimmäiseen ideaan tutustuminen oli välttämätöntä. Jo käännöksen onnistuminen vaati tavanomaista suurempaa perehtymistä määrityksen sisältöön. Kurssin päättyessä käännös itsessään oli toki vielä kaukana täydellisestä eikä itse määrityksenkään syvällinen ymmärtäminen ollut vielä kaikilta osin hallussa, mutta kattava kokonaiskuva asioista oli ehdottomasti jo kasassa.

Muistan kurssin aikana kaivanneeni epätoivoisesti käytännön kokemusta mm. asianhallintajärjestelmistä. (Tuohon mennessä en ollut myöskään eläessäni nähnyt saati käyttänyt ainuttakaan asianhallintajärjestelmää.) Järjestelmien toimivuuden teoretisoiminen ja MoReq2010:n tarjoaman ”uuden modulaarisen näkökulman”analysoiminen olivat ajoittain erittäinkin korkealentoisia aiheita täysin kokemattomalle noviisille, joka n. puoli vuotta takaperin oli vielä keskittynyt analysoimaan yksinomaan Mary Wollstonecraftin identiteettien koostumista ja muuntumista tämän 1800-luvun skandinaaviseen ympäristöön sijoittuvan matkakertomuksen (”travelogue”) rivien välistä (ts. kandidaatin tutkielman aihe poikkesi siis melkoisesti asiakirjahallinnan ympyröistä).

*****

Miksi mietin näitä nyt?
Syitä on kaksi:

A) Gradua työstäessäni olen alkanut pohtia, kuinka pitkälle olen oikeastaan päässyt puolessatoista vuodessa informaatiotutkimuksen opintojen saralla. Kyseessä on ollut melkoinen intensiivikurssi (eikä se toki ole vielä lähellekään ohitse). Gradun valmistuttua saan todellisen varmistuksen siitä, kuinka tehokkaasti olen onnistunut omaksumaan asiakirjahallinnan alan teoreettista puolta ja kuinka helposti entinen englantilaisen filologian opiskelija on onnistunut ”vaihtamaan uskontoaan”. Gradun työstövaiheessa herää tietysti mieleen kysymys myös siitä, onko kaikki oppiminen tapahtunut liian nopeasti. Onko oppiminen ollut ylipäätään tehokasta näin nopeassa tahdissa? Osaanko tarpeeksi, että saisin edes aikaan laadukasta gradua? Ja entä itse MoReq2010-kurssi: kuinka paljon enemmän minulla olisikaan annettavaa kurssille nyt, tänä päivänä – 116 INFIM-opintopisteen ja käytännön kirjaamo- ja arkistoharjoittelun jälkeen? Kuinka paljon enemmän olisin itse saanut irti kyseiseltä kurssilta, jos olisin tuolloin osannut näinkin ”paljon”? Olisin ainakin osannut tehdä paremman johdantoluvun käännöksen, jollen muuta.

B) Annoin MoReq2010-kurssin päätteeksi ohjaajallemme luvan käyttää valmista käännöstäni ”MoReq-porukan tulevassa työssä”. Se, millaiseen tarkoitukseen käännökseni on lopulta päätynyt (tai onko ylipäätään), on jäänyt minulle mysteeriksi. Toivon mukaan käännöksestä on ollut hyötyä seuraaville määrityksen idean työstäjille (joskin toivon, ettei käännöstäni ole hyödynnetty copyright-periaatteen sijaan copyleft-mentaliteetilla). Kuten aiemmin totesin, kurssimme päättymisen jälkeen en ole juurikaan ajatellut MoReq2010-määritystä – mutten toisaalta ole myöskään kuullut mitään uutta siihen liittyen. ”Mitä sitten tapahtui?” -kysymys onkin hiljalleen alkanut nostaa päätään. Missä menee MoReq2010 tällä hetkellä – erityisesti täällä Suomessa? Onko MoReq2010:n analyysia jatkettu enää täällä meillä (eikai asian pohtiminen sentään jäänyt pelkästään meidän opiskelijoiden 2011-vuoden kurssin työpanoksen varaan)? (MoReq-työryhmän viimeaikaiset päivitykset esim. kyseisen määrityksen käännöstilanteesta eivät suo uteliaalle paljoakaan lisäinformaatiota.) Onko MoReq2010 siis kuollut ja kuopattu kaikessa hiljaisuudessa?

Muutama oivallus ja pari probleemaa…

Gradun aihe on selvillä. Aihe tuntuu laajenevan, mitä enemmän asiasta löytyy luettavaa. Lähdeluetteloiden lukeminen tuntuu lunttaamiselta, vaikkei sitä olekaan. Aihe muuttuu koko ajan kiinnostavammaksi ja entistä vaikeammaksi rajata. En haluaisi jättää mitään mielenkiintoista pois. Tehtäväluokituksista löytyykin mielin määrin lähdemateriaalia. Suurin osa lähdeaineistosta on jollakin tapaa aiheen vierestä. Tehtäväluokituksista ei löydy juuri mitään suomen kielellä. Aiheesta on kirjoitettu valtavasti lehtiartikkeleita. Luettuaan niistä lukuisia, on vaikeaa muistaa, missä artikkelissa sanottiin mitäkin. Kirjoja on vähemmän. Kirjoissa kuvataan asiakirjahallintaa/-hallintoa tai tiedonhallintaa. Kirjoissa ei keskitytä pelkkiin tehtäväluokituksiin. Huomaan erilaisten vertaisarvioitujen (lue: lähdemateriaaliksi hyväksyttävien) lehtien määrän olevan järkyttävän suppea. En halua siteerata Records Management Journalin jokaista artikkelia. En myöskään Archival Sciencen. Minun on ehkä pakko. Yritän pyristellä kliseisten/liian kulutettujen tutkimusten/teosten siteeraamista vastaan. Haluan löytää jotain uutta. En halua aloittaa niin alusta, että joudun määrittelemään, mikä on ”asiakirja”. Case-tutkimuksia on paljon. Myös tehtäväluokitusten käytettävyydestä. Yksikään ei kuitenkaan näköjään vastaa siihen yksinkertaisimpaan kysymykseen suoraan ja selkeästi: ”Osaavatko työntekijät käyttää tehtäväluokitusta?”  Vai onko ”not user-friendly”, ”confusing” tai esimerkiksi ”time-consuming” (Gunnlaugsdottir  2012) sama asia kuin vastaus ”eivät osaa”? Pitäisikö tästä siis päätellä, että käyttäjät eivät todella OSAA käyttää tehtäväluokituksia ollenkaan vai osaavat jotenkuten (ts. suoriutuvat asiasta välttävästi), mutta eivät vain pidä luokituksen käytöstä eivätkä pidä sitä käytettävyydeltään houkuttelevana, helppona, selkeänä tai muuten optimaalisesti suunniteltuna? Toisaalta, mikä lasketaan ”välttäväksi suoriutumiseksi” tai osaamiseksi ”jotenkuten” – todennäköisesti kaikki osaavat tehdä edes JONKINLAISEN luokittamisyrityksen? Ja tähän liittyen: minkä tasoista osaamattomuutta voidaan sitten tehtäväluokitusten käyttöön liittyen sietää ja hyväksyä ”normaalin rajoissa olevaksi”? Minkälainen osaaminen on sen verran riittävää, ettei siihen tarvitse puuttua? (Sillä ei kai voida olettaa, että organisaation jokainen työntekijä osaa luokittamisen täydellisesti ja  virheettömästi – etenkin, kun yhtä oikeaa luokkaa ei kaikille asiakirjoille välttämättä koskaan voida määritellä, vaan tulkintoja voi olla useita?) ….En myöskään tiedä, mistä aloittaisin gradun kirjoittamisen. En tiedä, olisiko syytä kirjoittaa jokaisen luetun artikkelin jälkeen jonkin verran tekstiä (silloin päätyisin varmasti kirjoittamaan liikaa yhdestä artikkelista). Vai lukisinko ensin ”kaiken” ja aloittaisin sitten (”kaiken” jälkeen en ehkä enää muista mitään tarkasti)?