Kenen takia sitä työtä tehdään?

Olen viime viikkoina yrittänyt kartoittaa graduni tutkimuskysymystä sekä empiirisen tutkimuksen lähestymistapaa. Tähän liittyen olen tehnyt taustatutkimusta tapausorganisaatiossa vallalla olevista mielipiteistä (sähköistä) asiakirjahallintaa ja arkistonmudostusta kohtaan sekä yrittänyt muutenkin kartoittaa (ensisijaisesti itseäni varten), millainen asiakirjahallinnallinen ja arkistonmuodostuksellinen historia organisaatiolla on takanaan. Se, että työskentelen itse samaisen organisaation riveissä auttaa kyllä huomattavasti asioiden hahmottamista, sillä ihan jokainen työpäivä tuo asioihin uusia näkökulmia.

Vasta hiljattain tajuntaani on alkanut todella iskostua, miten erilaiset näkemykset organisaation eri tasojen työntekijöillä voi ollakaan asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen tarpeellisuudesta ja käytännön toteuttamisesta. Luonnollisesti eri yksiköiden työntekijöillä on asioista eriäviä näkemyksiä, mutta oma yksikköni tuntuu ainakin olevan jokseenkin eri mieltä yleishallinnon ihmisten kanssa siitä, miten asiakirjahallintaa ja arkistonmuodostusta pitäisi toteuttaa – molemmilla ovat toki omat intressinsä etusijalla. Tämänhetkinen tilanne tuntuu kuitenkin erityisesti asianhallintajärjestelmään liittyen olevan tämä:

  1. Yleishallinnossa halutaan, että asianhallintajärjestelmää käytetään yksikkölähtöisesti, jotta järjestelmä voitaisiin nähdä nimenomaan yksikköjen oman toiminnan toteuttamisen työkaluna. Yleishallinnon rooli järjestelmän suhteen olisi ideaalitilassa nimensä mukaisesti ”yleishallinnoiva” – ts. valvojan rooli, höystettynä asioiden yleisellä ohjeistamisella, koulutuksella ja kehittämisellä. Asianhallintajärjestelmään dokumentoitaisiin rutiininomaisesti yksiköiden toimintaprosessit, ja järjestelmä olisi pääasiallinen työkalu kaikessa yksiköiden asioiden asiakirjahallinnallisella tasolla tapahtuvassa toiminnassa.
  2. Yksikössä ei asianhallintajärjestelmää haluttaisi kuitenkaan käyttää laisinkaan. Järjestelmä nähdään pikemminkin ylimääräisenä työtehtävänä, johon joudutaan minimaalisessa määrin panostamaan, koska yleishallinto velvoittaa tätä ja tarvitsee järjestelmää omaan työskentelyynsä. Mikäli yksikkö saisi päättää, voitaisiin järjestelmästä luopua vaikka kokonaan, sillä yksikön omat perinteiset ja totutut tavat hoitaa asioita toimivat heidän lähtökohdistaan katsottuna paremmin.

Toisin sanoen: Yleishallinnossa halutaan, että järjestelmää käytetään yksikkölähtöisesti. Yksikössä halutaan käyttää järjestelmää korkeintaan yleishallintolähtöisesti (mieluiten ei ollenkaan).

Lisäksi kuviossa pyörivät mukana muun muassa seuraavat realiteetit:

  1. Nykyisellään käytössä oleva asianhallintajärjestelmä on käytettävyydeltään jokseenkin epäystävällinen, mikä onnistuu jossain määrin myös karkoittamaan käyttäjiä.
  2. Järjestelmän käyttöön ei ole missään vaiheessa luotu selvää pakotetta (ts. virallista tähän velvoittavaa päätöstä ei ole tehty).
  3. Asianhallintajärjestelmän käyttöön ja tehokkaaseen arkistonmuodostukseen liittyvään aktiiviseen ohjeistukseen/koulutukseen/tiedotteisiin ei ole viime aikoina organisaatiossa panostettu. Jatkuva ja näkyvä koulutus puuttuu.
  4. Työntekijöiden vaihtuvuus vaivaa aktiivisen järjestelmän käyttöasteen ylläpitämistä.
  5. Organisaatiossa on käytössä monia muita (vakiintuneempia) tapoja/tiedotuskanavia, joiden avulla asioita hoidetaan ja käsitellään: organisaation intra, foorumiympäristöt, sähköpostilistat, jaetut kovalevyt, paperimuotoiset prosessit. Nämä keinot jättävät asianhallintajärjestelmän varjoonsa.
  6. Organisaatiokulttuurissa on vallalla tietynlainen akateemisen vapauden ajattelutapa niin hallintoa kuin organisaation koko toimintaakin kohtaan. Tällainen kulttuuri vaalii ajatustapaa, jonka mukaan ehdottomia velvoitteita ei ole, jos asiat on totuttu hoitamaan tietyllä tavalla (etenkin, jos virallisia velvoitteita ei ole annettu).
  7. Asiakirjahallinta ja arkistonmuodostus halutaan tyypillisesti hoitaa omilla totutuilla tavoilla ja siltä osin, kuin sille jää aikaa tai muita resursseja. Koko organisaation tapaa ei yleensä pidetä yksittäiselle yksikölle kaikkein optimaalisimpana tapana toimia.

Kahden tason haasteet:

  1. Kuinka saataisiin aktivoitua yksiköitä ymmärtämään, että asianhallinta, asianhallintajärjestelmä ja arkistonmuodostus halutaan kaikki toteuttaa, jollei nyt yksiköiden ehdoilla, niin ainakin yksiköiden tarpeita ajatellen? Kuinka saataisiin yksiköt innostumaan koko organisaation yhteisestä projektista, jossa asianhallintajärjestelmästä luotaisiin aidosti toimiva ja aktiivinen työkalu osaksi jokaisen yksikön toimintaa? (Tällä saavutettaisiin mm. yhtenäisyyttä kaikkien yksiköiden toimintaan ja varmuutta prosessien hoitoon sekä koko organisaation toimintaan; vähennettäisiin kaksinkertaisen työn tekemistä; vähennettäisiin erilaisten käytössä olevien järjestelmien lukumäärää; edistettäisiin tiedonkulkua ja suoraviivoitettaisiin hallinnon toteuttamista.)
  2. Kuinka saataisiin paremmin viestitettyä yleishallinnolle, ettei nykyinen asianhallintajärjestelmä palvele riittävällä tavalla yksiköiden erilaisia tarpeita? Kuinka saataisiin kehitettyä järjestelmää suoraviivaisemmaksi, selkeämmäksi, toimivammaksi ja joustavammaksi? Kuinka saataisiin järjestettyä tehokasta ja jatkuvaa koulutusta järjestelmän käyttöön? Kuinka saataisiin paremmin alleviivattua niitä hyötyjä, joita järjestelmän käyttäminen toisi yksiköille? Olisiko eri järjestelmien välille mahdollista saada lisää yhteentoimivuutta (ts. linkittää järjestelmiä yhteen ja luoda niiden välille keskusteluyhteys)? Saataisiinko asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen toteuttamiselle selkeät rajaviivat, maallikko-ohjeet ja viralliset velvoitteet? Saataisiinko ylipäätään koko organisaation yhtenäisen asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen hyödyt suhteutettua kouriintuntuvalla tavalla kaikkien yksiköiden käytännön työhön?
Mainokset

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s