2013 – mitähän tästäkin tulee?

Välillä aika kuluu äärettömän nopeasti (toisinaan taas hitaasti). Arvelisin, että tämä alkava vuosi tulee kiitämään ohi yhdessä vilauksessa – pelottava ajatus. En ole taikauskoinen, mutta vuosi -13 ei jostain syystä kuulosta lupaavalta. Pitänee vain päättää toisin. Tavoitteita, tehtäviä, muutoksia ja uusia haasteita on ainakin  jo nyt kasautunut tälle vuodelle varsin runsaasti:

  • kirjaston työharjoittelu on päättynyt
  • uusi määräaikainen työtehtävä alkanut Informaatiotieteiden yksikön riveissä
  • pitkäaikaisempi (mutta satunnaista työpanosta vaativa) käännösprojekti harkinnassa
  • graduprojektin oma tavoitteellinen valmistumisaika: kevät 2013 (oma ehdoton takaraja heinäkuu-elokuu 2013)
  • maisteriopinnoista valmistuminen syksyyn 2013 mennessä
  • ja kaikki onkin sitten täysin avoinna syksystä 2013 eteenpäin – kalenteri tyhjänä, opinnot lopussa, työsuhde päättynyt. Minnekähän sitä lähtisi tai mitä tekisi? Jäänee nähtäväksi.

Tämän hetken tilanne on kuitenkin se, että kalenterin täyttää suhteellisen tehokkaasti osa-aikainen yksikön ”jokapaikanhöylätyypin” pesti ja viime syksyltä aloitettu graduprojekti (jonka eteneminen on ollut liian vapauttavan joululoman jäljiltä aikalailla jäissä). Olen pohtinut, että nyt olisi syytä laatia viikoittainen aikataulu gradun teoriaosuuden kirjoittamiselle. Tähän mennessä olen kirjoitellut lähes mielivaltaisessa järjestyksessä välillä yhtä alalukua ja toisinaan toista. Periaatteen tasolla olen kuitenkin ehdottomasti järjestelmällisyyttä vaaliva ihminen, joten prosessin hallittu eteneminen olisi tässäkin projektissa tavoitteena (vai olisiko elämä kaikkien tavoitteiden saavuttamisen jälkeen liian selkeää ja yksinkertaista?). Syksyn graduseminaareissa kehotettiin laatimaan alustava aikataulutus graduprosessille, mutta itse laatimaani aikatauluun en ole sen jälkeen palannut kuin kertaalleen syksyn kuluessa. Nyt lienee syytä aikatauluttaa kevät entistä tarkemmin (nythän koko prosessin etenemisestä on jo olemassa parempi käsitys kuin alkusyksystä). Teoriaosiot on kirjoitettava kasaan, empiirinen tutkimus suunniteltava yksityiskohtaisesti, tutkimuksen koekaniinit värvättävä (hyvissä ajoin) ja näiden mahdolliset ”varakaniinit” kartoitettava, tutkimuksen toteutusaikataulut sovittava, pari haastattelua lyötävä lukkoon, haastattelukysymykset tarkistettava ja täydennettävä, empiirinen tutkimus toteutettava, tutkimuksen tulokset kirjattava ja analysoitava, gradun empiirisen tutkimuksen osuus kirjoitettava, gradu viimeisteltävä, palautettava se, painatusasiat hoidettava ja kypsyysnäyte kirjotettava (mikä on mielestäni varsin naurettava osa koko yliopistomaailmaa: jos olet osannut kirjoittaa hyvää kieltä ja analyyttista ajattelukykyä osoittavan tutkielman, eikö riittävä kielitaito ja intellektuaalisuuden taso ole jo sitä kautta osoitettu – miksi täytyy järjestää vielä erillinen esseekoe, jossa näitä testataan vielä erikseen?)

Lisäksi opintorekisteristäni puuttuu vielä virallisesti 1 ainokainen opintopiste, joten ainakin sen verran kurssisuorituksia minun täytyy kevään kuluessa suorittaa.

Mitä tulee uuteen työsuhteeseeni, minulle tarjoutui yllättäen mahdollisuus saada jalkani oven väliin tänne oman yksikkömme puolelle, mistä olin erittäin innoissani. Pesti on kuitenkin määräaikainen (luonnollisesti), joten tilanteeseen ei pääse turhia tuudittautumaan. Kyseessä on kuitenkin loistava tilaisuus, josta aion parhaan kykyni mukaan ottaa kaiken irti. Yliopistomaailman hallinnollisten kiemuroiden selvittely ja prosessien pinnalla pitäminen on osoittautunut parin viikon työskentelyn jälkeen erittäin mielenkiintoiseksi. Lisäksi on kiinnostavaa oppia tuntemaan yliopistomaailman eri tasoja, sillä jokaisella tasolla ihmisten suhtautuminen koko instituutioon ja sen toimintaan on varsin erilaista. Itse olen sitten siitä onnekkaassa asemassa, että olen päässyt kokeilemaan vähän jokaisella tasolla mukana olemista: opiskelija, yksikön työntekijä, johtoporras. Opetushenkilökunnan tasolla olemista en toki ole kokeillut, mutta jo sivusta seuraamalla olen saanut selkeän käsityksen siitä, että myös heillä on omanlaisensa suhtautuminen yliopistomaailmaan.

Asiakirjahallinnan ja arkistoalan opiskelijan näkemys alan käytännöistä yliopistomaailmassa olivat varsin idealistisia, teoreettisia ja osittain aika naivejakin. Itse kuvittelin, että yliopistomme asiakirjahallinto ja arkistonmuodostus olisivat suurelta osin erityisen korkeatasoista – opetetaanhan kyseisessä opinahjossa juuri tätä alaa. Todellisuudessa suutarin lapsella ei edelleenkään ole kenkiä (tai ainakaan massasta erottuvia, erityisen koreita sellaisia) – joskin on silti todettava, että käytännön toteutus toimii kuitenkin niin hyvin että asiat rullaavat eteenpäin ja pulju pysyy pystyssä. Uskoakseni tämä on juuri aivan riittävä toiminnan taso useimpien perus-rivityöntekijöiden mielestä, joilla ei ole omakohtaisesti erityisiä intohimoja ko. asiaan. Sehän toimii, kun se toimii – ja se riittää. Ihanan yksinkertaista. Toisinaan sitä ehkä itsekin kyseenalaistaa kaiken tämän asiakirjahallintaan ja arkistomaailmaan kiinteästi liittyvän täydellisyyden tavoittelun. Tarvitaanko sitä täydellisyyttä nyt niin ehdottomasti – etenkään, kun sen ”täydellisyyden tilan” määrittely on meille aina ongelmallista ja erilaisia eturistiriitoja täynnä? Taas toisaalta, jollei täydellisyyttä edes tavoitella, on todennäköistä, että asiat repsahtaisivat pahemman kerran huolenpidon puutteesta. Kun kissa on poissa niin hiiret hyppivät pöydällä.

Aloittaessani tässä uudessa työssäni olen saanut pariinkin kertaan (useammalta eri henkilöltä) kehotuksen esittää parannusehdotuksia (ja myöskin toteuttaa niitä), mikäli satun huomaamaan yksikkömme (ja koko yliopistonkin toiminnassa) epäkohtia tai epäjohdonmukaisuuksia, joihin minulla olisi tuoda uutta ja tuoretta näkökulmaa. Olen henkilökohtaisesti todella mielissäni siitä, että mahdollisille ehdotuksilleni oltaisiin jo etukäteen petaamassa näinkin positiivista asennetta. En kuitenkaan ole yleensä niitä ihmisiä, joille neronleimaukset putkahtavat päähän tuosta vaan yllättäen ja täysin spontaanisti (toisinaan toki näinkin on, muttei yleensä). Jos jään odottamaan sitä idean pinnalle pulpahtamista, saan odottaa maailman tappiin saakka. Etenkin tällaisten käytännön toimintaa ja toimintatapoihin liittyviä parannuksia täytyy kunnolla ryhtyä pohtimaan, jotta minkäänlaisia parannusehdotuksia olisi esittää. Onnekseni olen saanut tutustua sekä siihen johtoportaan työympäristöön että lähempänä käytännön arjen pyörittämistä olevan yksikön maailmaan, joten minulla on ehkä jonkinlainen käsitys siitä, millaisia muutoksia ko. organisaatiossa voitaisiin ylipäätään realistisesti ajatella toteutettavan. Yksikön tasolta voitaisiin ehkä spontaanisti ehdottaa ”eikö sitä AMS:ia voitaisi suunnitella uudelleen vähän paremmin”. Johtoportaan tasolla (etenkin nykyisten resurssien asettamissa rajoissa) tällainen ajatus olisi aika absurdi, jolloin todennäköisesti todettaisiin pikemminkin, että ”kyllä yksiköissä voidaan muokata toimintaa niin, että paperit saadaan AMS:n mukaiseen järjestykseen – valmis käsikirjoitushan on jo tarjolla”.

Ensimmäisen viikon aikana (kun yksinomaan johtoportaan näkemykset olivat koulineet harjaantumatonta mieltäni), ajattelin muutamassa kohdin yksikön toimintaan tutustuessani, että ”eihän tämän nyt näin pidä mennä”. Tiesin kuitenkin, etten todellisuudessa voi sanoa vielä yhtään mitään, ennen kuin tutustun kunnolla siihen, MIKSI yksikössä näin oikein tehdään. Jo toisen viikon lopulla olen huomannut sulautuneeni entistä paremmin sisälle yksikön toimintaan (vaikka olenkin silti edelleen varsin uusi siirrännäinen, joka on vasta hiljattain saatu tikattua paikalleen). Ymmärrän kuitenkin jo nyt (erityisesti oman työni kautta), miksi ne ”kopion kopion kopiot” voivat olla ihan käteviä, silloin kun sen tieto (joskus ihan pieni ja mitätön, kuten päivämäärä tms.) tarvitsisi kaivaa suht. nopeasti esille. Kyllähän se toimintaa sujuvoittaa, jos kopion kopion kopio on oman työhuoneen hyllyssä käden ulottuvilla eikä alkuperäiskappaleena organisaation omassa päätearkistossa, toisessa rakennuksessa ja tavoitettavissa vain päätearkistonhoitajan kautta sähköpostitse esimerkiksi tunnin tai parin (ehkä jopa päivän) viiveellä, jos hän on kiireinen tai estynyt.

Taas toisaalta tunnen edelleen hienoista ja itsepintaista vastenmielisyyttä ottaessani omin pikku kätösin niitä kopion kopion kopioita useammalle eri kollegalle ja kehotuksesta vielä varmuuden vuoksi myös työskentelykopiot minulle itselleni. Lisäksi skannaan asiakirjoista sähköiset kopiot, jotka lisätään useampaan eri resurssiin yksikön työntekijöille vapaasti tarjolle. Jos sähköinenkin kopio on tarjolla muutaman hiiren näppäimen painalluksella, mihin tarvitsen omaa paperikopiota ennen kuin (= jos) TODELLA tarvitsen sitä? Vastauksen voisin saada omasta eilisestä esimerkistäni, jossa heitin sähköisen kopion roskikseen ennen kuin huomasin tarvitsevani sitä vielä. Paperikopion saatoin kaivaa paperikoristani edelleenkin ja käydä skannaamassa sen uudelleen sähköiseen muotoon. Sen sijaan sähköinen kopio oli jo kadonnut sähköisen roskakorin pohjattomiin sähköisiin syövereihin, joista sen esiin kaivaminen olisi ollut minulle mahdotonta. (Jotten nyt tässä yhteydessä antaisi itsestäni täysin leväperäistä vaikutelmaa, todettakoon, että kyseessä oli suhteellisen triviaali asiakirja, jonka pois heittämisestä olisi aiheutunut pientä mielipahaa ja minimaalista lisätyötä vain minulle itselleni.) Tästä esimerkistä huolimatta, kopion kopion kopioille en ole vieläkään lämmennyt – ja toivon, ettei niin tulekaan käymään.

Toivoisin sen sijaan, että omaksuisin työssäni sopivassa suhteessa sekä johtoportaan että yksikön työntekijöiden näkemyksiä, jolloin voisin kenties keksiä molempia osapuolia tyydyttäviä ja oikeasti toimivia ja realistisia parannusehdotuksia yliopiston asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen toteutukseen. (Tämäkin jää nähtäväksi.)

Advertisements

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s