Kirjaamon arkea kolmessa viikossa

Viimeiset kolme viikkoa olen saanut työharjoittelussani viettää harjoitteluorganisaationi kirjaamossa, mikä onkin osoittautunut varsinaiseksi intensiivikurssiksi asiakirjahallinnon ja kirjaamotyön jokapäiväiseen arkeen. Kesäkuun loppu ja erityisesti heinäkuun alkuviikot ovat näköjään jopa kirjaamossa jokseenkin rauhallista aikaa – ainakin eri tahojen yhteydenotoissa ja tiedusteluissa mitattuna. Tästä huolimatta työt eivät kirjaamossa kuitenkaan lopu kesälläkään (kuten ei myöskään arkistossa), vaan esimieheni sanoja lainatakseni ”Aina on vaan jotakin…aina.” Mielestäni tällainen n. kuukauden mittainen ja suhteellisen hidastempoinen suvantovaihe on kuitenkin täydellinen aika alan tuoreelle harjoittelijalle tutustua ja perehtyä syvemmin asiakirjahallinnon ja kirjaamotyön arkeen. Alkukesän hektisempinä aikoina kaikilta osin jopa hyödylliseksi todetulle harjoittelijalle tuntui ajoittain olevan suhteellisen vaikeaa löytää aikaa opastukseen ja neuvontaan kirjaamon toimekkaassa arjessa. Sen sijaan nyt, kun suurin osa hallinnon työntekijöistä on siirtynyt kesälaitumille, eikä pytinkiä ole harjoittelijan lisäksi pitämässä pystössä kuin korkeintaan muutama vakituinen työntekijä (viime viikolla olimme kirjaajan kanssa kaksin koko hallintokäytävällä), aikaa kirjaamon työprosessien ja -tehtävien tarkasteluun sekä niihin perehtymiseen löytyy kaksin verroin enemmän. Lisäksi olen ilokseni voinut huomata, että tällainen kirjaamoharjoittelija on vakituisten työntekijöiden keskuudessa harjoittelun kuluessa todettu  jopa erittäin hyödylliseksi ja tarpeelliseksi. Harjoitteluorganisaatiossani on vuosittain töissä useitakin korkeakouluharjoittelijoita, mutta asiakirjahallinnon ja arkistonhoidon puolella olen kuulemani mukaan ensimmäinen laatuaan. Tästä syystä on toki erityisen mukavaa voida osoittaa olevansa hyödyllinen lisä organisaation työtiimissä – vaikkakin valitettavasti väliaikainen sellainen. Erityisen raukeina kesäpäivinä on kirjaamossa jopa ehditty viettää muutama minuutti keskustellen alan kouluksesta, vakituisen työntekijän näkemyseroista alan opiskelijan vastaaviin verrattuna – sekä ennen kaikkea alan kehitystarpeista (joka on sekä minulle harjoittelijana, että samanhenkiselle kirjaaja-kollegalle erittäin hedelmällinen keskustelunaihe). Lisäksi käytännön työn ohessa on mielenkiintoista tehdä havaintoja nykyisten käytäntöjen toimivuudesta (tai toimimattomuudesta) ja keskustella niistä talon vakituisen henkilöstön kanssa. Uutuuden intoa ja tarmoa puhkuvalle harjoittelijalle on vain ajoittain vaikeaa hyväksyä muutoksen aikaansaamisen hitaus, joka mitä ilmeisemmin vaivaa kaikkia suurempia ja monitahoisia toimijoita kattavia organisaatioita. Vakituinen työntekijäkaarti osaa jo suhtautua siihen, että asiat ottavat oman aikansa, eikä prosessin nopeuttaminen ole koskaan yhden työntekijän käsissä. (Itse en suostu kuitenkaan nielemään tätä vielä, sillä alan kehitysmahdollisuudet ovat minua eteenpäin ajava voima. En myöskään usko lammasmaisen alistuvaan ajattelutapaan asioissa, joiden kehityksen eteenpäin viemisessä haluasin ehdottomasti olla mukana. Roomaa ei toki rakenettu päivässä – mutta rakennustyöt olisivat varmasti kestäneet 10 kertaa kauemmin, ellei joku motivoitunut kiihkomieli olisi asettanut tavoitteekseen urakan loppuun saattamista juuri tuossa absurdissa ajassa.)

Kirjaamon arki on konkretisoinut minulle asiakirjahallinnon todellista olemusta paljon merkityksellisemmällä tavalla, kuin mitä oppikirjojen ja kurssiluentojen kautta olen alasta lukenut. Sama pätee myös arkistonhoitoon (vaikka koenkin tässä varmasti olevan suurta vaihtelua eri tyyppisten arkistojen välillä). Käytännön työn kautta saamani näkökulman perusteella koen myös ymmärtäväni ja omaksuvani paljon enemmän alan oppikirjoista kuin aikaisemmin, jolloin minulla ei vielä ollut minkäänlaista kontaktia käytännön työhön. Luen parhaillaan Hämeenlinnan maakunta-arkiston (käsittääkseni entisen) johtajan ja kumppaneiden kirjoittamaa arkistotoimen ja asiakirjahallinnon oppikirjaa (vuodelta 2006), johon olen yllätyksekseni törmännyt vasta yliopisto-opintoihin kuuluvien kurssien ulkopuolella (muistaakseni teoksesta on ohimennen mainittu muutamilla kursseilla, mutta kurssisuoritusvaatimuksiin kyseinen teos ei ainakaan toistaiseksi suorittamillani kursseilla ole kuulunut). Kyseessä on arkistolaitoksen tuottama teos, joka on mielestäni erityisesti alan opiskelijoiden kannalta katsottuna julkaistu erittäin esimerkillisellä tavalla – sähköisessä muodossa.  Joka tapauksessa asia on joko niin, että teos todella on erittäin hyvä, kattava ja selkokielinen alan perusteos – tai harjoittelusta saamani käytännön tuntuman ansiosta teoksessa käsiteltävät asiat saavat tätä nykyä mielessäni paljon syvempiä merkityksiä, kun voin viimein todella yhdistää teoreettiset asiat käytännön kokemuksiin. Uskoakseni molemmat vaihtoehdot pitävät aika hyvin paikkansa, joten voin ehdottomasti suositella kyseistä teosta erityisesti kaikille alan opiskelijoille (jo pelkästään siitäkin syystä, ettei suomenkielistä alan kirjallisuutta ole kahmalokaupalla saatavilla muutenkaan) – kenties teosta olisi syytä suositella hankittavaksi alan opiskelijoiden kirjahyllyihin (tai virtuaaliseen sellaiseen): Jari Lybeck et al. ”Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti” – Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja Luonnollisesti voin näillä puheilla suositella myös alan organisaatiossa suoritettavaa työharjoittelua kaikille alan opiskelijoille – mieluusti vielä suhteellisen varhaisessa vaiheessa opintoja, jotta harjoittelusta saatuja kokemuksia voisi myöhemmin suhteuttaa vielä opintojen teoreettiseen sisältöön. (Toisaalta liian aikainen harjoitteluajankohta ei varmasti olisi riittävän hedelmällinen opiskelijalle, joka ei vielä kunnolla tunne edes alan teoreettista perustaa.)

Millaisiin työtehtäviin olen sitten kirjaamossa saanut viimeisen kolmen viikon kuluessa  tutustua? Kirjaamotyö on ollut minulle kaikin tavoin uuden oppimista – joskin Tweb-asianhallintajärjestelmään olen saanut tilaisuuden tutustua jo eräällä informaatiotutkimuksen opintojen ammatillisella kurssillamme. Tweb onkin osoittautunut harjoitteluorganisaatiossani erittäin keskeiseksi työvälineeksi. Työtehtäviini on kuulunut mitä erilaisempien asioiden ja asiakirjojen kirjaamista järjestelmään (mm. tehtävän täytöt, hakemukset, päätökset, oikaisupyynnöt, tarjoukset, sopimukset yms.) Lisäksi olen jonkin verran tutustunut myös kirjaamon asiakaspalveluun ja tietopalveluun liittyviin tehtäviin – yllättäen myös englannin kielellä (aiempi kandin tutkintoni osoittautui siis jo ensi metreillä tässäkin suhteessa hyödylliseksi). Toisen viikon ohjelmaan liittyi myös ei-valituille hakijoille ilmoittamista yms. tehtävän täyttöprosesseihin liittyviä mekaanisia työtehtäviä. Kirjaamossa on tämän lisäksi käsitelty myös organisaatioon saapuva posti (erityisesti epäselvä sellainen). Varsin nopeasti  olenkin oppinut huomaamaan, että kirjaamotyöntekijälle on erinomaisen tärkeää kyky hallita laajoja kokonaisuuksia, suhtautua luontevasti eri sidosryhmien/muiden tahojen/yksiköiden kanssa toimimiseen sekä tietynlainen kiireen ja erilaisten keskeytysten sietokyky. Ilman organisaation, sen toimintaprosessien ja organisaatiossa työskentelevien eri henkilöiden perinpohjaista tuntemusta kirjaamon työ on hyvin vaikeaa – jopa mahdotonta. Tästä syystä harjoittelija, jolta luonnollisesti puuttuu kaikki tämä syväluotaava tietoaines, tuntee itsensä alkuun tuskallisenkin kädettömäksi ja kyvyttömäksi. Tällaisessa tilanteessa on olennaista osata kysyä, mutta monipuoliset tiedonhankintataidot (yksi informaatiotutkimuksen pääsuuntauksista) ovat erittäin tärkeässä osassa myös tässä työssä. (Ja tässäkin kohtaa voitaisiin taas päivitellä, mitä olisikaan tiedonhankinta – saati koko yhteiskuntamme ja sen hallinnolliset prosessit nykypäivänä ilman tietokoneita, internettiä ja intranettejä. Varmasti tuolloin elettäisiin edelleen mm. käsidiaarien maailmassa, joka muuten on yhä edelleen joiltain osin osa vielä nykypäivänkin kirjaamotyötä – huomaan ma.)

Ensi viikolla olenkin kirjaamossa sitten yksin. Hallintokäytävä on edelleen typötyhjä, lukuun ottamatta esimiestäni ja yhtä sihteeriä. But, I’m totally ready – I’m planning on building ”the Rome”, in one week only!

Mainokset

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s