Asiakirjahallinto vs. arkistonhoito

Olli Alm kommentoi Elkan ”Arkin kulmilta” -blogissa P. Henttosen blogipostauksesta virinnyttä keskustelua asiakirjahallinnon kiistellystä tulkinnasta joko records managementtina tai record keepinginä. Almin näkökulma edustaa arkistonhoidollista näkemystä asiaan, sillä hän tarkastelee asiakirjahallinnon merkitystä erityisesti arkistonhoidon näkökulmasta.

Parhaillaan käynnissä olevan työharjoitteluni aikana olen jo saanut tutustua niin asiakirjahallinnon kuin arkistonhoidonkin maailmaan, ja voin todeta täysin yhtyväni Almin blogikirjoituksesta välittyvään näkemykseen, jonka mukaan arkistonhoidollisten ja asiakirjahallinnollisten intressien kohtaaminen ole sen paremmin mielekästä kuin ylipäätään mahdollistakaan. Almin näkemyksen mukaan asiakirjahallinnon motivaattorina on (ja tulisikin olla) ennen kaikkea organisaation oman toiminnan tehokas mahdollistaminen, kun taas arkistonhoidolliset intressit nojaavat erilaisten asiakirjojen ja aineistokokonaisuuksien laajempaan organisatoriseen ja yhteiskunnalliseen merkitykseen pitkällä aikavälillä. Näin ollen organisaation toiminnan kannalta tiettynä hetkenä välttämättömät asiakirjat eivät välttämättä ole arkistojen näkökulmasta tärkeää pysyvästi säilytettävää aineistoa. Asiakirjahallinto on dynaamista, alati muuttuvaa ja ajan hermolla elävää organisaation tehokkaan toiminnan varmistavaa tukitoimintaa, kun taas arkistonhoito on yhteiskunnallisen ja organisatorisen muistia kartuttavaa stabiilimpaa, ”kerroksittaista”, vähä-vähältä kehittyvää (voisiko sanoa kumulatiivista?), tulevaisuuden (tutkimuksen) kannalta merkittävää ja aineistokokonaisuuksia viimeistelevää toimintaa. Asiakirjahallinto on siis toisin sanoen pakettilähetysten nopeatempoista käsittelyä tehdaslinjastolla, kun taas arkistonhoito on erityisen arvokkaiksi todettujen lähetysten huolellista varastointia, kultivointia, säilyttämistä ja hoitoa. Onko siis ihmekään, jolleivät näin erilaisista lähtökohdista toimivat tahot suhtaudu näiden ”pakettien” käsittelyyn samalla tavalla tai arvota itse käsittelyprosesseja ja prosessien lopputuotteita identtisellä tavalla? Tuskin yksikään organisaatio voisi toteuttaa toimintaansa tehokkaalla tavalla, jos asiakirjahallinto pyrittäisiin korvaamaan arkistonhoidolla. Toisaalta ei myöskään voitaisi puhua enää arkistonhoidosta, mikäli tätä toimintaa alettaisiin toteuttaa asiakirjahallinnon näkökulmasta.

Olen Almin kanssa yhtä mieltä siitä, että näiden eri tahojen tehokasta yhteistyötä tarvitaan aina (ja todennäköisesti yhä enenevässä määrin sähköisen asiakirjahallinnon yleistymisen myötä). Sekä arkistonhoitaja että asiakirjahallinnon työntekijä (esim. kirjaaja) tarvitsevat yhteistä vuorovaikutusta, ja yhteisten pelisääntöjen kartoittaminen on molempien tehokkaan toiminnan edellytys. Näin siis teoriassa – käytännössä olen jo näinkin lyhyen työrupeaman aikana todennut, etteivät teoreettiset pelisäännöt ole vedenpitäviä käytännön kenttätyössä (mikä yllätys). (Yhä edelleen uskon, että tässäkin asiassa ajan puute on yksi ilkeimmin kenkää hiertävistä kivistä: ”Miksi teillä tehdään näin eikä niinkuin teoriassa on sovittu?” ”Jaa, no hyvä kysymys. Ollaanhan mekin sitä mietitty, pitäisi joskus ehtiä vähän kattoon uusiksi nämä prosessit ja keskustelemaan sen X-henkilön kanssa, mutta tehdään nyt vielä näin, kun kerta näin on totuttu käytännössä tekemään, vaikka jos oikein ”oikeasti” haluttais tehdä niin tehtäisiin tietysti tavalla X…”) — Mitä edes on tämä ”oikeasti” ja kenen kannalta ”oikeasti”?

Alm toteaa: ”Kun asiakirjahallinto on kunnossa, niin sen jälkeen arkistonhoitajan on helppo napata (capture) sieltä se pysyväisen tiedontarpeen kannalta olennaisin aineisto talteen.”

Itse kuitenkin totean: ”Näin siis teoriassa.” Käytännössähän asiakirjahallinto ei taida ikinä olla niin kunnossa, että arkistonhoitajan olisi sieltä helppo vain ”napata” (capture) se pysyvän tiedontarpeen kannalta olennaisin aineisto. Ainakin oman työharjoitteluni aikana olen pannut merkille, ettei itse arkistoasiantuntijakaan anna eri toimijoille musta-valkoisia ohjeita siitä, mikä on säilyttämisen arvoista ja mikä ei – tarvitaan toimijoiden itsensä näkemystä avuksi, sillä he ovat oman aineistonsa todellisia asiantuntijoita (ainakin jossain määrin). Näin ollen jopa pysyvästi säilytettävän aineiston ”nappaamiseen” kaivattaisiin mieluusti sekä asiakirjahallinnon että arkistojen edustajien työpanosta (arkistonhoitajilta yleiset linjaukset ja raamit – asiakirjahallinnon työntekijöiltä spesifit, organisaatiokohtaiset yksityiskohdat). Se siitä nappaamisesta?

Siteeraisinko siis Tapani Kansaa? :

Käymme yhdessä ain
Käymme aina rinnakkain
Vaikka esteitä on
Joskus tiellä kohtalon
Voimme kaikki ne voittaa
Kun kuljemme vain
Tiemme yhdessä näin rinnakkain

Advertisements

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s