”Turhan eliminointi ja tekemättä jätettävän työn maksimointi”

Eräällä viime viikon luennolla koin, yllättävää kyllä, jopa pieniä provosoitumisen tuntemuksia vierailevan luennoitsijamme johtajuusfilosofioihin liittyen. Tämänkertainen luennoitsijamme, TTY:n kirjastonjohtaja, esitteli kuulijoilleen nk. Agile-manifestin sekä tähän liittyvät periaatteet, jotka luennoitsijamme kertoi itse kokevansa erittäin hyödylliseksi ohjenuoraksi niin johtajuuden kuin tiimityönkin näkökulmasta. Kyseistä manifestia ja sen mukaisia periaatteita luennoitsijamme ei kuulemma täysin kiistattomasti allekirjoita, mutta luennolla esitettyjen argumenttien, kommenttien ja näkemysten perusteella on varsin ilmeistä, että luennoitsijamme ei vaikuta tarkastelevan johtajuuden merkitystä ja käytäntöjä kovinkaan kirjastokeskeisestä näkökulmasta. Ripauksia asiakirjahallinto- ja arkistokeskeisestä näkökulmasta ei tunnu olevan edes senkään vertaa. Ennen kaikkea luennoitsijamme kommenteista kuultaa vahvasti läpi hänen teknillinen ammattitaustansa. Kirjastoalalla tuskin ollaan laajalti edes kuultu Agile-periaatteista, sillä nekin pohjautuvat nimenomaan teknisiin toimintaympäristöihin. Luennoitsijamme mukaan periaatteet ovat kuitenkin hyvin sovellettavissa muihinkin ympäristöihin.

Itse henkilökohtaisesti koen, että Agile-periaatteissa todella on paljonkin positiivisia aspekteja: mm. asiakaslähtöisyys, muutosmyönteisyys, yhteistyöhön ja suoraan kommunikaatioon pyrkiminen, kestäviin toimintatapoihin kannustaminen, laadun varmistus ja jatkuva analyysi sekä toiminnan yksinkertaisuuden säilyttämispyrkimykset. Kaikkiin Agile-manifestin periaatteisiin on sisällytetty yllättävänkin suoraviivainen, rehellinen ja tehokkuutta tavoitteleva sävy, joka omasta mielestäni toisinaan puuttuu esim. humanistisesta näkökulmasta laadituista korulauseisista ja abstrakteista periaatteista. Näin ollen Agile-periaatteet kumpuavat aidosti konkreettisista ja käytännönläheisistä ajatusmalleista, joista on karsittu pois turha aineettomuus ja tieteellisyys. Tästä syystä en lainkaan ihmettele, miksi luennoitsijamme kokee kyseiset periaatteet hyödylliseksi ohjenuoraksi nimenomaan toiminnan suunnittelua ja toteuttamista varten. Voitaneen varmasti myös olettaa, että aiemman työtaustansa sanelemana luennoitsijamme on tottunut tarkastelemaan myös kirjastomaailmaa ja siihen liittyvää johtajuutta varsin suoraviivaisesta, koruttomasta, tehokkaasta ja yrityspainotteisesta näkökulmasta.

Agile-periaatteet sekä luennoitsijamme piinaavan tehokkaat ja yrittäjähenkiset näkemykset särähtävät kuitenkin ajoittain kaltaiseni (vannoutuneen) kirjasto-, asiakirjahallinto- ja arkistoalan opiskelijan korvaan – eikä humanismin ”romanttista” taustavaikutuskaan saa helposti suhteutettua teknillisistä lähtökohdista kantautuviin teräksisen asiapitoisiin johtajuusnäkemyksiin. (Note: itse edustaisin kaiketi nk. ”pehmeää johtajuutta”, kun taas luennoitsijamme vaikuttaa työelämän kokemustensa kautta muotoutuneen enemmän lähemmäs ”kovaa johtajuutta” kuin hänen kirjallisuuspainotteinen opiskelutaustansa olisi kenties antanut olettaa.) Erityisesti vielä kasvuvaiheessa oleva arkistonhoitaja sisälläni haukkoo terävästi henkeä luennoitsijamme todetessa, että asiakaspalveluperiaatteen jälkeen ehdottomasti tärkeimpänä ohjenuorana voidaan pitää Agile-periaatteiden mukaista ”turhan eliminointi” -käytäntöä. Tästä esimerkkinä hän toteaa nimittäin ahnaasti, ettei kaiken kattavassa asioiden dokumentaatiossa ja yksityiskohtaisessa arkistointityössä ole ”käytännön kannalta mitään järkeä”. Toisin sanoen turhasta työstä, mm. juuri yksityiskohtaisesta arkistoinnista, olisi päästävä eroon.

Myönnettävästi, arkisto- ja asiakirjahallinnan alan ongelmana todella on luennoitsijamme kuvaaman kaltainen tilanne, jossa organisaatioissa päädytään arkistoimaan ja säilyttämään nk. ”turhaa” aineistoa – parhaimmillaan vielä lukuisina kopioina. Lisäksi erilaisia rekistereitä tai asianhallinta- ja dokumentaatiokäytäntöjä saatetaan pitää yllä jopa täysin käsittämättömistä syistä (esim. ”koska näin on aina ennenkin tehty”). Näin ollen on varmasti aiheellistakin asettaa kyseenalaiseksi tällaisten ”turhien käytäntöjen ja aineistojen käsittely” – erityisesti tilanteissa, joissa tällaiseen kuluva arvokas aika voitaisiin käyttää tehokkaamminkin hyödyksi.  Agile-periaatteen mukaan ”tekemättä jätettävän työn maksimointi on oleellista”, jolloin resursseja vapautuu tehokkaampaan käyttöön ja turhan työn tekemiseltä vältytään. Mikä tässä siis saa asiakirjahallinnan ja arkistoalan opiskelijan vääntelehtimään niin evottomasti tuolillaan?

Se, mikä saa ainakin minut haukkomaan henkeäni, liittyy lähinnä luennoitsijamme kommenteista välittyvään asenteeseen arkistoalaa ja asiakirjahallintaa kohtaan. Asianhallinta- ja dokumentointikäytännöissä on varmasti epäkohtia useissakin organisaatioissa, mutta huomionarvoista luennoitsijamme näkemyksissä on kuitenkin se, että hän kokee nimenomaan asiakirjahallinnan ja arkistokäytäntöjen olevan niitä toimintoja, joihin turhan eliminointi organisaatioissa ensimmäiseksi kohdistuu. Tämä siksi, että arkistointikäytännöissä ei ole ”mitään järkeä käytännön kannalta”. Asiakirjahallinto ja arkistotyö ilmeisesti ovat niitä toimialueita, joista resurssipulan vaivatessa voidaan ensimmäiseksi löytää eliminoinnin ja supistamisen arvoisia epäkohtia. Tottahan on, että arkistojen muodostamisella ei tyypillisesti olekaan nykyhetken toiminnan kannalta juuri minkäänlaista merkitystä. Arkistojen muodostaminen voidaan siten varmasti nähdä resurssien käytön kannalta melkoisena uhkapelinä, sillä arkistojen painoarvo konkretisoituu joko vasta tulevaisuudessa (organisaatiolle itselleen tai esim. tutkijoille) – tai sitten muodostetuilla arkistoilla ei tule koskaan olemaan yhtään mitään käyttöä (jolloin niihin panostetut resurssit ovat siis organisaation kannalta kaivoon heitettyä aikaa, rahaa, työtä, energiaa – you name it).

Nykyhetken toimintaan kiinteästi panostava käytännönläheinen johtaja ei siis todennäköisesti näe arkistojen muodostamisessa mitään järkeä tilanteissa, joissa resurssien käytön priorisointi on tehokkaan toiminnan kannalta välttämätöntä. Tulisiko arkistoihmisen siis huolestua tällaisesta johtajuudesta? Vai onko tällainen pikemminkin vain järkevää ja korkeaa tuottavuutta tavoittelevaa johtajuutta (jonka kautta ylipäätään koko organisaation menestyminen ja markkinoilla säilyminen on taattu)? Onko käytännön priorisoiminen arkistotyöhön panostamisen sijaan viisas veto resurssi- ja markkinatietoiselta johtajalta? …….

Itse olisin ehkä kuitenkin arkistotyön ja asiakirjahallinnan kehittämisen ja tehostamisen kannalla, joten pitäisikö ennemmin siis puhua ”kehittämisestä ja tehostamisesta” ”turhan eliminoinnin” sijaan? VAI: onko kyseessä vain todiste siitä, että humanistitaustaista infim-opiskelijaa vaivaa nimenomaan tuo edellä mainittu abstrakteihin ja korulauseisiin periaatteisiin kangistuminen – joka saa suorasukaiset ja tehokkaat Agile-periaatteet vaikuttamaan liian rehellisiltä ja……. yksinkertaisilta?

Advertisements

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s