The (un)importance of defining a ’record’

Mikä on asiakirja?

Tämähän lukeutuu niihin ensimmäisiin kysymyksiin, joihin kuulijan naamaa hierotaan huolella tämän alan ensimmäisillä (ja useilla seuraavillakin) luennoilla. Asiakirjan arkkityyppiähän edustaa varmasti kaikille se valkoinen A4-arkki, johon on painettu tärkeää informaatiota esim. organisaation toiminnasta. Tällaisten asiakirjojen kotihan on luonnollisesti toimiston kirjahyllyllä, siististi rei’itettynä ja pölyttyneisiin mappeihin ladottuna. Tällaisia mappeja onkin sitten hyllykaupalla, konttorit pullollaan.

Herätys ihmiset, 2000-luku (jopa 2010-luku, no less!) on täällä, joten asiakirja on nykypäivänä paljon muutakin. Luen tällä hetkellä Sari Mäkisen & Pekka Henttosen kirjoittamaa artikkelia ”Motivations for records management in mobile work”, jossa myöskin pyritään määrittelemään, mikä asiakirja on. Tässä tukeudutaan (suomalaisille tyypilliseen tapaan) lainsäädäntöön ym. määräyksiin, ja artikkelissa onkin päädytty siteeraamaan ISO 15489-1 -standardia, jonka mukaan asiakirja on  “information created, received and
maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of
legal obligations or in the transaction of business”. Määritelmä on varmasti laadukas, mutta kuitenkin vain yksi muiden joukossa. Lukuisia muitakin on listattu opintojeni aikana mitä erilaisimpien tietolähteiden ja henkilöiden toimesta.

Erilaisia määritelmiä asiakirjalle on itse asiassa kuultu jo sen verran, että nykyään ensireaktioni asiakirjan määritelmiä kohdatessani on varsin luotaantyöntävä. Mikäli asiakirjaksi voitaisiin periaatteessa laskea jo kuvia, sähköposteja, esineitä, videomateriaalia, mp3-tiedostoja yms. materiaalia (joka ei sähköisen ulottuvuuden ansiosta enää välttämättä ole edes käsin kosketeltavassa muodossa), herää kysymys siitä, onko asiakirjan käsitteen tarkka määrittely edes ylipäätään mahdollista? Lisäksi määritelmien takana on luonnollisesti aina inhimillinen olento, joka objektiivisuuteen pyrkiessään ei kuitenkaan koskaan voi täysin eliminoida määritelmistään subjektiivisuutensa sekä henkilökohtaisten tulkintojensa ja näkemystensä välillistä vaikutusta. Eikö silloin ole niin, että asiakirja on loppupeleissä aina eri asioita eri ihmisille? Vaikka asiakirjaksi määriteltäisiin kaikki organisaation toimintaan liittyvä tieto, olisi se kuitenkin kaikkien organisaation toimijoiden henkilökohtainen mielipidekysymys: kahviautomaatin hankinta taukotilaan ilmentää organisaation tekemiä päätöksiä sen varojen käyttöön liittyen, mutta kuitenkin kyseessä on vain kahvittelumahdollisuuden tarjoaminen organisaation työntekijöille – onko kyseessä siis asian dokumentoinnin ja sitä myöden asiakirjan arvoinen investointi vai ei?

Oma määritelmäni asiakirjalle: dokumentoitu ja tulkitsijalleen merkityksellinen informaatio.

’Dokumentoitu’ siksi, että esimerkiksi implisiittinen tieto/informaatio koettaisiin usein arvokkaaksi ja säilyttämisen arvoiseksi, mutta ollessaan aineettomassa ajatuksen tilassa, sitä ei vielä voida tulkita asiakirjaksi. Kohteen tulee siis olla jollakin tavoin näkyväksi dokumentoituna.

’Tulkitsijalleen merkityksellinen’ siksi, että asiakirjallisuus on jokaisen henkilökohtainen tulkinta ja merkityksellinen automaattisesti silloin, jos kohde on tulkittu asiakirjan tittelin arvoiseksi.

’Informaatio’ siksi, että kyseessä on merkityksen omaava kokonaisuus (eli enemmän kuin merkityksetön ’data’), muttei välttämättä ’tietoa’ (eli perusteltu tosi uskomus).

Määritelmät ovat tärkeitä, sillä ilman niiden luomia yhteisiä käsitekokonaisuuksia järjellinen ja vastavuoroinen kommunikaatio eri yksilöiden kesken ei olisi mahdollista. Voiko määritelmistä tulla kuitenkin fiksaatio, jollei konsensukseen tunnuta pääsevän? Asiakirja on asiakirja. Piste. Jokainen muodostakoon oman käsityksensä. Vai voiko todellinen akateemikko/tutkija sanoa näin ja todella malttaa jättää määritelmät sikseen?

Advertisements

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s