Tulevan työharjoittelupaikkani tutustumispäivän jälkeen olen pohtinut arkistoja ja niiden käytettävyyttä entistä enemmän. Jo pelkän tutustumiskäynnin perusteella sain arkistoista varsin erilaisen kuvan kuin yliopiston teoreettisten luentojen kautta. Tämä oli toki odotettavissakin, minkä vuoksi odotin suurella uteliaisuudella ensimmäistä käyntiäni tulevan harjoittelupaikkani arkistossa. (Kuten olen jo aiemmin muistaakseni maininnutkin, kyseessä oli myös allekirjoittaneen ihka ensimmäinen tutustuminen arkistoihin – mikä tietysti alan opiskelijalta on varsin surkuhupaisaa.) Tutustumisen tuloksena itse arkistotila vaikutti odotettua pienemmältä – mutta sisältö sitäkin sekalaisemmalta. Mikäli kyseessä olisi ollut suurempi arkisto (esim. Hämeenlinnan maakunta-arkisto tms.), arkistoista olisi kenties välittynyt paljonkin hallitumpi ja ehjempi kokonaiskuva, mutta suhteellisen pienenä arkistona jokseenkin hallitsemattomien arkistokokonaisuuksien kirjo oli yllättävä. Vaikka harjoittelupaikkani on organisaationa suhteellisen suuri Suomen mittakaavassa, sen toimintaan liittyvät arkistot eivät selkeästikään ole toiminnan oleellisena painopisteenä (tästä kertoo myös organisaation asiakirjahallinnon työntekijöiden minimaalinen lukumäärä). Arkistoista saamani ensivaikutelma ei siis harjoittelupaikkani arkiston perusteella ole kovinkaan ruusuinen, mutta otan sen kuitenkin vastaan mielenkiintoisena haasteena: kaipaan työharjoittelultani nimenomaan haasteita, ja haluan ehdottomasti saada realistisen ja kaunistelemattoman kuvan siitä, mitä arkistot todellisuudessa ovat. Tämän uskon minulle varmasti selkiytyvän kesän harjoittelujakson aikana. Mikä mielenkiintoisinta – tässä nimenomaisessa arkistossa uskon voivani todella olla hyödyksi päästyäni ensin jyvälle siitä, kuinka syvissä vesissä siellä tällä hetkellä uiskennellaan.
Kuinka myrskyisiltä nämä vedet sitten näyttivät näin ensi kerta turvallisesti rannalta käsin tarkasteltuna?
Kyseisessä arkistossa oli mielestäni varsin siistiä, ja tyhjiä hyllyvälejä oli vielä suhteellisen runsaasti jäljellä, mikä heti kumosi stereotypisen käsitykseni täyteen ahdetuista ja sidoksistaan pullistelevista arkistoista. Tavaran paljous ei siis vielä tällä hetkellä näyttänyt vaivaavan kyseistä arkistoa (joskin mieleen heräsi oitis kysymys siitä, millainen tulevaisuus kyseistä arkistoa odottaa, sillä arkistotilan laajennusmahdollisuuksia ei pienehkön takahuoneen lisäksi näyttänyt juurikaan olevan tarjolla). Sisällöllisesti arkisto vaikutti sen sijaan hiukan sekalaisemmalta. Arkiston lattialla ja sivupöydillä lojui muutamia laatikoita ilmeisen lajittelematonta materiaalia, joka näytti odottavan läpikäyntiä ja hyllyihin järjestämistä. Näihin ongelmallisiin materiaaleihin kuului muun muassa kansioittain valokuvia, joiden metatiedot puuttuivat käytännöllisesti katsoen täysin (ts. kuka on tässä kuvassa? onko hän (ollut) organisaation palveluksessa? miltä vuodelta kuva on? missä yhteydessä se on otettu? …..onko se edes arkistoinnin arvoinen?). Arkistoon oli muutenkin rahdattu melkoinen määrä omituista materiaalia, jonka arkistosäilytys oli ylipäätään varsin kyseenalaista — kuuluvatko taidemaalaukset arkistoon? entä kasa tyhjiä (& osittain vääntyneitä) mappeja? Muun muassa nämä ja monet muut vastaavanlaiset materiaalit osoittivat, että arkistoa on jossain määrin (epätietoisesti?) käytetty tietynlaisena varastohuoneena (esimieheni on kuitenkin ilmeisesti jo jonkin verran onnistunut karsimaan ja järjestämään arkistoon tuotuja materiaaleja). Kyseinen arkisto oli myös mielestäni erinomainen osoitus siitä, miten menneiden vuosikymmenien aikana vallalla olleet toimintaperiaatteet ovat vaihtuneet ja kehittyneet aikojen saatossa: osa vanhoista materiaalikokonaisuuksista oli muodostettu perinteisen arkistokaavan mukaan, kun taas uudemmat noudattivat nykyistä tehtäväpohjaista luokitusta. Lisäksi osa vanhoista aineistokokonaisuuksista oli aikoinaan lähetetty Hämeenlinnan maakunta-arkistoon säilytykseen, mutta loput kyseiseen kokonaisuuteen liittyvät aineistot olivat syystä tai toisesta jääneet lähettämättä – aineistot ovat siis osittain vielä tänäkin päivänä eri arkistoissa (nyt näitä pois lähetettyjä aineistoja pyritäänkin sitten haalimaan takaisin). Näiden pulmallisten epäkohtien lisäksi arkisto näytti kaipaavan hyllyjärjestysten uudelleen organisointia ja aineistokokonaisuuksien ryhmittelyä loogisella tavalla. Ajan ja muiden resurssien puute näkyikin varsin kipeällä tavalla arkisto-ressukan ulkomuodosta. Harjoitteluni aikana pääsen toivon mukaan vielä entistä paremmin jyvälle siitä, millaista aineistoa arkiston sisuksista todellisuudessa löytyy ja millainen (epä?)järjestyksen tila arkistofondien sisällä vallitsee.
***
Vierailuuni liittyen aloin myöhemmin pohtia arkistojen käyttömahdollisuuksia sekä vierailemassani arkistossa että kaikenlaisissa arkistoissa ylipäätään. Varsin koomista (toisaalta lähes traagista) on jo se, että itse alan opiskelijanakaan en ollut aiemmin edes vieraillut arkistossa (tämän en usko olevan harvinaista suuremman yleisön tai edes alan opiskelijoiden keskuudessa). Ennen alalle siirtymistäni (englantilaisen filologian opiskelijana) en ollut suuremmin pohtinut arkistoja tai niiden merkitystä. Toki tiesin niiden olemassa olosta ”siellä jossain”, ja olin aina mieltänyt arkistot suhteellisen kiinnostaviksi, salaperäisiksi ja labyrintinomaisiksi paikoiksi – toisin sanoen käsitykseni arkistoista oli varsin stereotypinen. Engl. fil. kandin tutkielmaa suunnitellessani ei mielessäni edes vilahtanut mahdollisuutta siitä, että arkistojakin voisi kenties käyttää tutkielman tiedonlähteinä. Eikä tätä mahdollisuutta todellakaan tuotu yliopiston opettajien taholta esille – vaikka yliopiston omissa riveissä sentään opiskellaan tätäkin alaa, vieläpä laajimmin (?) koko Suomessa. Olin toisin sanoen onnellisen (?) tietämätön arkistoissa piilevistä tiedonmurusista. (Arkistojen tarjoamat tietovarannot olisivat todennäköisesti olleet suhteellisen rajatut omaan tutkimusaiheeseeni liittyen, mutta tällaisen tiedonlähteen olemassa olon tiedostaminen tuossa vaiheessa olisi voinut tarjota uusia näkökulmia tutkielman suunnitteluun.)
Työharjoittelupaikkani kaltainen arkisto olisi kuitenkin asiaan perehtymättömälle opiskelijalle ollut varmasti liiankin haastava ja vaikeaselkoinen tiedolähde. Arkiston hakumahdollisuuksia kun ei kyseisessä arkistossa ollut käytännössä ollenkaan, ja tutkijoille varatut ”tutkimustilat” (lue: työpöytä arkiston nurkassa) olivat erittäin askeettiset – jopa luotaantyöntävät. Millaista relevanttia tietoa tällaisesta arkistosta siis voidaan uuttaa arkistojen toiminnasta mitään tietämättömälle tutkielmaansa suunnittelevalle opiskelijalle? Tuskin juuri minkäänlaista – ainakaan ilman ”kädestä-pitäen”-opastusta arkiston asiantuntijalta.
Miksi arkistoaineistojen muodostamiseen vaadittavat periaatteet sitten ovat ylipäätään niin pitkällisesti suunniteltuja ja arkistolaitoksen tarkkaan valvomia, jos tuloksena on kuitenkin tämän kaltaisia, suuremmalle käyttäjäyleisölle täysin käsittämättömän muotoisia ja käytettävyydeltään epäkiitollisia arkistoja? Eikö ole perin paradoksaalista, että arkistojen muodostuksen ohjenuorana ovat provenienssiperiaate sekä yleisemmin arkistojen eheyden, muuttumattomuuden, totuudenmukaisuuden, kokonaisvaltaisuuden ja ymmärrettävyyden säilyttämisen periaatteet – ja silti, ulkopuolinen käyttäjä ei kykene arkistoja hyödyntämään? Luonnollisesti alan opinnoissa tähdennetään sitä, ettei arkistoja voida muodostaa tutkija- tai käyttäjäyleisön tarpeita ajatellen, vaan tavoitteena on pyrkiä toimimaan autenttisena yhteiskunnan kokonaisvaltaisen toiminnan todisteena. Arkistojen halutaan toimivan puplueettomana ja objektiivisena yhteiskunnan muistina, joka todistaa tasapuolisella ja sitä kautta oikeudenmukaisella tavalla toteutuneesta toiminnasta. Käyttäjien ja tutkijoiden tarpeet ovat vasta toissijaisia asioita.
Eikö toiminnan todisteena oleminenkin sisällä kuitenkin ajatuksen siitä, että arkistoaineistot säilyvät ymmärrettävänä todisteena jollekulle niitä tarkastelevalle taholle (oli kyseessä sitten tutkija tai joku muu arkiston käyttäjä)? Mikäli asiaa tarkastellaan tältä kannalta, tällöin arkistojahan muodostetaan aina erilaista käyttöä (ja sitä myöten myös käyttäjiä) varten. Eihän arkistojen tarkkoja mudostusperiaatteitakaan olisi olemassa, mikäli aineistojen käytettävyyttä ei käyttäjän näkökulmasta haluttaisi varmistaa. Näin ollen olisi mielestäni varsin perusteltua sanoa, että arkistonmuodostuksen on oltava käyttäjälähtöistä. Ja tällöin voitaisiin varmasti kysyä, miksi käyttettävyyden periaatteiden tarkka noudattaminen lopetetaan arkistoissa siihen, että aineistokokonaisuudet ovat kasassa ja toimitettu arkistoihin (oikeille paikoilleen). Miksi arkiston toimintaa ei viedä ”loppuun saakka” ja markkinoida nyt arkistoissa valmiina olevaa, käytettäväksi (?) muodostettua aineistoa ulkopuolisille potentiaalisille käyttäjille? Millaista käyttäjäpotentiaalia olisikaan tarjolla eri yliopistojen opiskelijoissa, jotka pohtivat relevantteja tiedonlähteitä joko kandidaatti- tai varsinkin maisterivaiheen tutkielmiinsa? Miksei tällaisia käyttäjäryhmiä houkutella aktiivisesti tutustumaan arkistoihin, miksei heille tarjota opastettua tutustumiskäyntiä tai arkiston käyttöön liittyvää opastusta ja tiedonhaun avustusta? Miksei arkistoaineistoille arkistonmuodostusperiaatteiden avulla luotua käytettävyyttä osoiteta ulkopuolisille käyttäjille? Miksei arkistojen olemassa oloa ja yhteiskunnallista merkitystä turvata markkinoimalla arkistoja suurten käyttäjäryhmien käytettäväksi? Mikseivät arkistot halua turvata tulevaisuuttaan tätä kautta? Ja mikseivät edes asiakirjahallinnon ja arkistoalan opiskelijat ole välttämättä edes koskaan tutustuneet arkistoihin käytännön kautta – tai harkinneet niiden hyödyntämistä omissa gradututkielmissaan? …. Onko vika arkistojen näkyvyydessä, vai vain minussa itsessäni, ja kaikki muut alan opiskelijat ovat jo erittäinkin kokeneita arkistojen käyttäjiä?
INFIMlotta 